Rakenteellisen sosiaalityön raportointi, menetelmänä sosiaalinen raportointi, Hyvaep (RRP, P4, I3)

Rakenteellisen sosiaalityön raportointia on kehitetty sosiaalisen raportoinnin prosessia jatkokehittämällä, kuvaamalla ja konkretisoimalla.

Prosessikuva havainnollistaa ja konkretisoi laadullisen ammattilaisten kokemustiedon käyttöä ja hyödyntämistä.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Toimintaympäristönä on Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen organisaatio.

Monialaisen tiedonkeruun myötä myös muut kuin sosiaalihuollon ammattihenkilöt osallistuvat tiedonkeruuseen ja tiedontuottamiseen. Sosiaalisen raportoinnin prosessiin osallistetaan terveydenhuollon, pelastus- ja poliisitoimen henkilöstöä, joitakin valtionhallinnon edustajia, seurakuntien, järjestöjen ja kuntien toimijoita.

Tiedon analysoinnin vaiheissa reflektiotyöpajoihin kutsutaan kolmannen sektorin - sekä kokemustoimijoita. Alueen päättäjille viedään sosiaalisen raportoinnin tuloksia keskusteluun, tiedoksi ja päätöksenteon tueksi.

Rakenteellisen sosiaalityön raportoinnin liittäminen osaksi organisaation TKIO- toimintaa, YTA-tason ja oppilaitosyhteistyön foorumeita edellyttää vielä selkeämpiä yhdessä sovittuja rakenteita.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Etelä-Pohjanmaalla on kehitetty sosiaalista raportointia pitkään sosiaalialan osaamiskeskus SONet BOTNIAn toimesta ja mm rakenneuudistushankkeen aikana (vuosina 2020-2021), (kuva alla).

Kehittämistyötä on jatkettu Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus - hankkeessa vuosina 2022-2023. Hankkeessa laadittiin mm toimintamalli-kortti sosiaalisen raportoinnin hyödyistä ja vaikuttavuudesta (kuva alla).

Sosiaalisen raportoinnin toimintamalli 2021

Sosiaalinen raportointi, toimintamalli -kortti

Sosiaalisen raportoinnin hyödyt ja vaikuttavuus on kuvattu oheiseen toimintamalli - korttiin asiakkaan, ammattilaisen, kustannushyödyn, laadun, vaikuttavuuden ja monitoimijuuden näkökulmasta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Rakenteellisen sosiaalityön raportointi toteutuu ammattilaisten toimesta webropol-kyselyyn kirjaamalla asiakastyössä esiin tulevia havaintoja ja ilmiöitä. Asiakastyötä tekevät ammattilaiset tuottavat tiedon suoraan asiakkaiden tilanteissa näyttäytyvistä havainnoista, jolloin välitetty tieto on aitoa ja realistisesti asiakkaan arkea ja elämäntilannetta kuvaavaa.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallissa kuvataan sosiaalisen raportoinnin prosessi. Konkreettisesti sovitut vastuut ja toimenpiteet on kirjattu prosessikuvaan. Kuvauksen mukaan toimittaessa sosiaalisen raportoinnin tuottama laadullinen asiantuntijatieto tulee hyödynnetyksi organisaation ja palvelujärjestelmän johtamisessa ja kehittämisessä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Sosiaalisen raportoinnin juurtuminen osaksi sosiaalihuollon tiedontuotannon prosessia edellyttää toteuttajien resurssien pysyvyyttä ja työnjaon selkeyttä. Sosiaalihuollon ammattihenkilöiden ja tietohallinnon asiantuntijoiden kesken tulee käydä vuoropuhelua siten, että sosiaalisella raportoinnilla tuotettu laadullinen tieto tullaan huomioimaan määrällisen tiedon rinnalla, sosiaalihuollon asiakkaiden, palvelujen ja resurssien tilannekuvan muodostamiseksi.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on sovellettavissa muihin organisaatioihin. Vastuutahojen nimeäminen organisaatiokohtaiseksi toimivaksi kokonaisuudeksi voi vaihdella riippuen organisaatioiden erilaisista rakenteista.

Toimintamallin laajuus (palvelutehtävä/ sosiaalihuolto / monialainen tiedonkeruu) on sovittavissa kullakin tiedonkeruun syklillä, organisaation tiedontarpeista riippuen.

Rakenteellisen sosiaalityön kehittämisryhmä/-ryhmiä on hyvä olla perustettuna sen tasoisesti että tulosten analysointi ja hyödyntäminen on mahdollista oikea-aikaisesti ja riittävän tarkalla sovitulla tasolla. Prosessit tiedonkulkuun tiedonhyödyntämisen tulee olla myös sovittu, esim. tiedottamis-/viestintävastuu.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Etelä-Pohjanmaalla on pitkään toteutettu sosiaalista raportointia ja siitä saatu kuntakohtainen tieto on otettu vaihtelevasti käyttöön. Raportoijatahot ovat myös vaihdelleet.

Hyvinvointialueelle siirtymisen myötä sosiaalisen raportoinnin tulosten hyödyntäminen koko alueen palvelujen yhdenvertaisuuden ja väestön tarpeiden esiin nostamiseksi edellyttää systemaattisempaa tiedon keruuta ja tiedon analysoinnin prosessin sopimista.

Laaditulla sosiaalisen raportoinnin prosessikuvalla pyritään havainnollistamaan toimijoiden vastuut ja roolit sekä konkreettiset toimenpiteet tiedontuotannon eri vaiheissa siten, että sosiaalinen raportointi asettuu yhdeksi säännölliseksi tiedontuotannon tavaksi ja sen tuottama tieto on hyödynnettävissä sekä palveluyksikkötasolla suoraan asiakastyössä että organisaation päätöksenteon tasolla tiedolla johtamisena.

Sosiaalisen raportoinnin toteuttaminen kuvatun prosessin mukaan on tiedon keruun ja tiedon analysoinnin osalta toteutunut "pilottina" kevään 2024 aikana. Tulokset lähetettiin käsittelyyn palvelualueille perhe- ja sosiaalipalveluiden johtoryhmän kautta. Toimenpide-ehdotusten ja sora tulosten käsittely palvelualueilla koettiin haasteelliseksi aikataulun puitteissa. Sora tulosten koostaneet toimijat toimittivat tulokset luokiteltuina palvelualuejohdolle mutta tulosten jatkotyöstämiseksi toivottiin tiivistetympää koostetta. Hyödyllisen tiedonkeruun varmistamiseksi sovittiin, että kevään 2024 tulokset tulkitaan ja reflektoidaan tulkintatyöpajoissa syksyn 2024 aikana. Työikäisten palveluja koskevat tulokset käsiteltiin aikuissosiaalityön klubissa (9/2024), vammaispalveluita koskevat tulokset käytiin läpi vammaissosiaalityön klubissa (10/2024) ja kaikkia palvelualueita ja palvelujärjestelmää koskevat tulokset käydään läpi tulkinta- ja reflektiotyöpajassa joka järjestetään yhteistyössä järjestö- ja kokemustoimijoiden kanssa marraskuussa 2024. Joulukuulle 2024 on suunnitteilla lapsi- ja perhepalveluiden osalta tilaisuus/kokous jossa sora tulokset esitellään ja/tai tulkitaan.