Sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen, Pirkanmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I3)
Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tavoitteena Pirkanmaan hyvinvointialueella on tiedon laadun ja luotettavuuden parantaminen toimeenpanemalla Tiedon laadun parantamisen hallintamallia ja hyödyntäen kansallisia ohjeistuksia.
Sosiaalihuollossa tulee seuraavien vuosien aikana ottaa käyttöön Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen määrittämät kansalliset asiakirjarakenteet (Sosmeta) ja siirtyä asiakastiedon rakenteiseen kirjaamiseen, jonka johdosta sosiaalihuollon yhtenäisiä kirjaamiskäytäntöjä tulee vahvistaa. Lisäksi tulee huomioida yhtenäisen asiakastietojärjestelmän mahdollisuudet tiedon tuottamisessa. THL kehittää alati muuttuvan lainsäädännön puitteissa kirjaamiseen ja tiedonhallintaan liittyviä ohjeistuksia, jotka päivitetään aina kvartaaleittain julkaistavaan oppaaseen "Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille".
Pirkanmaan sirpaleisen potilas- ja asiakastietojärjestelmärakenteen ja siten vaihtelevien kirjaamiskäytäntöjen hyvinvointialueella on tarve yhtenäistää kirjattua tietoa ja sen laatua. Yhdenmukainen kirjaaminen on ollut kehittämiskohteena jo aiemmin Tulevaisuuden sotekeskushankkeissa ja työtä on tehty tiiviissä yhteistyössä THL:n kanssa. Sosiaalihuollon osalta yhtenäinen kirjaaminen on myös osana uuden yhteisen asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa. Kirjaaminen ja sen kehittäminen tiedolla johtamisen viitekehyksessä on kirjattu myös Pirkanmaan hyvinvointialueen strategian toimeenpanon yhdeksi kärkiteemaksi.
Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisellä tavoitellaan luotettavan tiedon avulla tapahtuvaa toiminnan laadun arviointia, vaikuttavuutta ja kehittämistä, mutta ennen kaikkea sujuvaa asiakastyötä ja asiakasturvallisuuden parantumista.
Sosiaalihuollon tavoitteiden mittaaminen on ajoittain haastavaa. Uuden loppuvuodesta 2025 käyttöönotettava koko hyvinvointialueen yhtenäinen asiakastietojärjestelmä tulee mahdollistamaan tiedon laadun arviointia aiempaa paremmin. Lisäksi kansallinen THL:n ylläpitämä sosiaalihuollon seurantarekisteri tuo toivottavasti yhtenäisiä laatuindikaattoreita, jota vasten yksittäisen hyvinvointialueen toimia voi verrata.
Kohderyhmään kuuluvat kaikki Pirkanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollossa työskentelevät ammattilaiset, jotka työtehtävissään johtavat tai toteuttavat sosiaalipalvelua sekä sote-tietoa työssään hyödyntävät organisaation johtohenkilöt. Sosiaalihuollon ammattilaisista koostuvan kirjaamisasiantuntijaverkoston jäsenet ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri yksiköissä.
Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäminen ja yhdenmukaisten toimintatapojen saavuttaminen perustuu Pirkanmaan hyvinvointialueen valmistelutyössä valmistuneeseen Tiedon laadun parantamisen hallintamalliin. Kehittämistyössä on luotu hallintamallissa oleviin rakenteisiin sisältöjä.
Kuva
Sosiaalihuollon kirjaamisen ja koulutuksen toimintamallin kehittäminen on tapahtunut Tiedon laadun parantamisen hallintamallia toimeenpanemalla. Tämä on tarkoittanut Pirkanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen työryhmän perustamista (hallintamallin taso III). Työryhmän tehtävänä on ohjata ja kehittää sosiaalihuollon kirjaamista sekä vahvistaa yhtenäisten kirjaamiskäytäntöjen muodostumista. Lisäksi tulee määritellä ja kehittää sosiaalihuoltoa koskevia tietotarpeita. Hallintamallin toimeenpanon näkökulmasta on tärkeää, että työryhmän toiminta on vakiintunutta.
Kirjaamisen työryhmän lisäksi sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijoista koostuvan verkoston vakiinnuttaminen on tärkeää, jotta kirjaamisen ajankohtaisuudet ja kehittämisen muutokset tavoittaisivat toiminnan mahdollisimman nopeasti. Tämä sijoittuu hallintamallissa tasolle IV (sote-kirjaamisen verkostot). Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijaverkoston toiminnan vakiinnuttaminen vaatii mandaattia toiminnalle esimerkiksi tehtäväkuvia ja työn sisältöjä kirkastamalla.
Esihenkilöiden ja ammattilaisten itsenäisen oppimisen ja opiskelun tueksi on valmisteltu kaksi sähköistä oppimateriaalipakettia hyvinvointialueen Moodle-ympäristöön: 1) Sosiaalihuollon kirjaaminen -kurssi, jossa käydään läpi yleisiä asioita sosiaalihuollon kirjaamiseen liittyen sekä 2) Sosiaalihuollon Saga -kurssi, jossa perehdytään kirjaamiseen tulevan yhtenäisen asiakastietojärjestelmän näkökulmasta. Nämä tukevat myös tason IV toimeenpanoa Tiedon laadun parantamisen hallintamallissa.
Sosiaalihuollon kirjaamisen työryhmätyöskentely on aloitettu toukokuussa 2023 ja vuoden 2024 aikana toimintaa on vielä kehitetty. Vuoden 2025 alusta työryhmä on aloittanut uudistetulla kokoonpanolla ja käyttöön on otettu ammattilaisille suunnattu Forms-lomake, jolla he voivat esittää kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä sekä työryhmän yhteissähköposti.
Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijaverkosto on myös aloittanut toimintansa keväällä 2023 ja sen toimintasisältöjä on kehitetty koko ajan. Vuodelle 2025 verkosto itse toivoi tapaamisten harventamisia (aiemmin 6 viikon välein, vuonna 2025 2-3 tapaamista kevät- ja syyskaudella). Verkoston toiminnalle tarvitaan vahvaa mandaattia.
Sosiaalihuollon kirjaamisen Moodle-kurssi on lisätty välttämättömien koulutusten listalle, joka tarkoittaa, että suoritettava kurssi on työntekijälle pakollinen, mikäli se liittyy hänen työtehtäviinsä. Esihenkilöiden tulee seurata koulutusten toteutumia. Kurssi avattiin marraskuussa 2023 ja sitä on kesäkuuhun 2025 mennessä suorittanut yhteensä yli 5500 henkilöä.