Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Sosiaalisen raportoinnin työkalu

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Työkalun avulla kerätään SHL 7§:n mukaista tietoa sosiaalisesta hyvinvoinnista ja sosiaalisista ongelmista, asiakkaiden tarpeista ja niiden yhteiskunnallisista yhteyksistä, sekä sosiaalipalveluiden vaikutuksista ja hyvistä käytännöistä.  

Toimintaympäristö **

Sosiaalisen raportoinnin toimintaympäristönä on Varsinais-Suomen hyvinvointialue, joka on 490 000 (2021) asukasmäärällään kolmanneksi suurin ja noin 24 000 henkilöstömäärällään toiseksi suurin hyvinvointialue Suomessa. Alueella on 27 kuntaa ja kuntarakenne moninainen, mikä tekee palvelujärjestelmästä sirpaleisen (Varsinais-Suomen hyvinvointialue | Varha). Tämä on asettanut haasteensa sosiaalisen raportoinnin hyödyntämiselle. 

Yleisesti sosiaalisen raportoinnin toimintaympäristöön kuuluvat erityisesti sosiaalityön eri toimijat ja asiakkaat hyvinvointialueella, mutta laajasti ymmärrettynä myös muut hyvinvointialueen toimijat – sosiaalisiin kysymyksiin linkittyvät ammattilaiset ja päättäjät, alueen asukkaat, kunnat, alueella toimivat kolmannen sektorin toimijat, oppilaitokset jne. Lisäksi tärkeä on kehittää valtakunnallista yhteistyötä esimerkiksi THL:n ja STM:n kanssa. 

Varsinais-Suomen alueella sosiaalisen raportoinnin ja laajemminkin rakenteellisen sosiaalityön toteutuminen ja kehittäminen ollut pitkälti yksittäisten työntekijöiden kiinnostuksen ja oma-aloitteisuuden varassa, vaikka rakenteellinen sosiaalityö on sosiaalityössä sekä keskeinen että lakisääteinen tehtävä (sosiaalihuoltolaki 1301/2014). MoRa-hankkeen kartoituksen perusteella tilanne on valtakunnallisesti pitkälti vastaava. Resurssien ja selkeän rakenteen puute on merkittävästi vaikeuttanut sosiaalisen raportoinnin ja rakenteellisen sosiaalityön toteuttamista. Tilanne on kuitenkin muuttumassa, kun rakenteellista sosiaalityötä on vuosina 2023-2025 lähdetty THL:n johdolla kehittämään.  

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Rakenteellisen sosiaalityön lakisääteinen tehtävä toteutuu hyvinvointialueilla vielä vaatimattomasti, ja sen edistäminen tarvitsee tuekseen toimivia työmenetelmiä. Myös kokonaisuudessaan sote-uudistuksessa sosiaalihuollon rooli on vielä toistaiseksi näyttäytynyt liian kapeana ja palveluita tulisi kehittää paremmin asiakkaiden tarpeisiin vastaaviksi, mikä vahvistaisi myös hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen työtä. Sosiaalisen raportoinnin työkalu osaltaan vastaa näihin haasteisiin, mahdollistamalla sosiaalialan arjessa tehtävien havaintojen nostamisen laajempaan keskusteluun eri toimijoiden kesken. Raportointitiedon karttuessa aineistosta hahmottuu niin ajankohtaisia ilmiöitä kuin heikkoja signaalejakin, joihin hyvinvointialueella on mahdollista ennakoivastikin tarttua.

Sosiaalisen raportoinnin työkalu kehitettiin ja otettiin käyttöön alun perin aikuissosiaalityön kehittämiseen painottuneessa Pro SOS – uudenlaista sosiaalityötä kehittämässä –hankkeessa vuosina 2016-2019 tehdyn kehittämistyön perusteella. Jo tuolloin todettiin, että lakisääteinen rakenteellisen sosiaalityön tehtävä ei riittävässä määrin toteudu Varsinais-Suomessa.  Selvityksen tuloksena haluttiin alkaa pitkäjänteisesti kehittää kevyttä ja helppoa mallia rakenteellisen sosiaalityön edistämiseen.

Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Vasso on tämän jälkeen ilman erillisrahoitusta pitänyt yllä sosiaalista raportointia.  

Vuosina 2022-2023 mallin kehittämistä on jatkettu Tulsote –hankkeessa, keskittyen erityisesti raportoinnin käyttöönoton tukemiseen koko hyvinvointialueella, sekä tulosten hyödyntämiseen osana palveluiden kehittämistä ja päätöksentekoa. 

Sosiaalisen raportoinnin kehittäminen osaltaan kytkeytyy lisäksi kestävän kasvun RRP-rahoituksella vuosina 2023-2025 toteutuvaan laajempaan rakenteellisen sosiaalityön tiedontuotannon kehittämiseen. Sosiaalinen raportointi on yksi osa rakenteellisen sosiaalityön tiedontuotannon kokonaisuutta. 

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Sosiaalinen raportointi on syntynyt tarpeesta vastata rakenteellisen sosiaalityön lakisääteiseen tehtävään - nostaa esiin ja jäsentää sosiaalityön arjessa kertyvää tietoa sekä asiantuntemusta, ja tämän kautta pystyä vaikuttamaan rakenteellisiin tekijöihin sosiaalisten ongelmien taustalla.

Asiakkaiden näkökulmasta asiakasosallisuutta tulee sosiaalisessa raportoinnissa kehittää, mutta nykyisessäkin muodossaan raportoinnin kautta pystytään nostamaan esiin asiakkaiden tarpeita, ja siten kehittää palvelujärjestelmää paremmin näihin tarpeisiin vastaaviksi.

Hyvinvointialueen ja yhteiskunnan näkökulmasta asiakkaiden ja kansalaisten tarpeiden parempi tunnistaminen ja sosiaalihuollon asiantuntemuksen hyödyntäminen ovat keskeisiä elementtejä kestävän ja hyvinvointia tukevan palvelujärjestelmän ja yhteiskunnan rakentamisessa. Sosiaalinen raportointi tarjoaa tähän konkreettisen työkalun.

Tavoiteltu muutos

Sosiaalinen raportointi on mukana tukemassa laajempaa rakenteellisen sosiaalityön muutosta, jossa yksilöllisen tuen rinnalla pystytään paremmin vaikuttamaan myös yhteisöjen ja yhteiskunnan tasolla sosiaalisten ongelmien rakenteellisiin syihin. Sosiaalisen raportoinnin kautta yksilölliset havainnot on mahdollista hahmottaa osana laajempia kokonaisuuksia, tunnistaa niin myönteisiä kuin kielteisiäkin heikkoja signaaleja ja laajempia ilmiöitä, ja vaikuttaa tällä tasolla.

Tavoitteena on, että rakenteellinen sosiaalityö olisi aidosti osa jokaisen sosiaalityöntekijän työnkuvaa, ja sosiaalisen asiantuntemuksella olisi vaikuttava paikkansa yhteiskunnan kehittämisessä.

Tulsote-hankkeessa toteutettu rakenteellisen ja yhteisöllisen sosiaalityön mainosvideo.
Muutoksen mittaaminen

1) Ensimmäinen tavoite on saada työkalu käyttöön mahdollisimman laajasti hyvinvointialueen sosiaalityössä. Tämän tavoitteen osalta seurataan raportointimääriä ja sitä, mistä alueilta raportteja on saatu.

2) Työkalun tuottaman tiedon ja sen käsittelyn yhteiskunnallista vaikuttavuutta tulee alkaa mitata, alkuun esimerkiksi keräämällä tietoa esityslistoista ja päätöspöytäkirjoista.

Toteutussuunnitelma

Työkalun käyttöönotto on osa valtakunnallisen sosiaalialan osaamiskeskusten verkoston toimintaa. 

Sosiaalisen raportoinnin ja rakenteellisen sosiaalityön edistämisen tavoitteista ja toimenpiteistä on laadittu työpaperi, jonka viimeisin versio löytyy Vasson nettisivuilta. Työpaperi toimii pohjana Kestävän kasvun hankkeessa laadittavalle rakenteellisen sosiaalityön toteuttamissuunnitelmalle.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Sosiaalinen raportointi on tarkoitettu Varsinais-Suomen hyvinvointialueen sosiaalityöntekijöille, sosiaaliohjaajille ja kuraattoreille. Keskusteluita on pitkään käyty raportoinnin laajentamisesta myös muihin toimijoihin, ja keinoja mietitään erityisesti asiakkaiden kokemusten ja näkemysten esiin nostamiseen. Varsinais-Suomessa sosiaalisen raportoinnin kehittämisessä on ollut mukana kaksi kokemuskumppania. 

Raportoinnin keskeinen tavoite on tukea sosiaalityölle ja rakenteelliselle sosiaalityölle sosiaalihuoltolaissa asetettuja tehtäviä hyvinvoinnin, osallisuuden ja sosiaalisen turvallisuuden edistämisestä, eriarvoisuuden vähentämisestä, tarpeenmukaisista ja laadukkaista palveluista, sekä yhteistyön edistämisestä näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Siten välillisesti raportoinnin kohderyhmänä ovat siis sosiaalihuollon asiakkaat, hyvinvointialueen asukkaat, sekä muut hyvinvointialueen toimijat ja yhteistyökumppanit. Rakenteellinen sosiaalityö tukee monilta osin myös hyvinvointialueen strategiaa. 

Asiakkaiden tarpeista kerätään tietoa sosiaalisen raportoinnin kautta. Raporttien perusteella hyvinvointialueen palveluiden saatavuudessa, jatkuvuudessa ja integraatiossa on haasteita, eivätkä palvelut riittävässä määrin vastaa asiakkaiden tarpeisiin. Näihin haasteisiin pyritään vastaamaan nostamalla raportointituloksia, niin haasteita kuin onnistumisiakin, yhteiseen keskusteluun. 

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Sosiaalisen raportoinnin kehittämisen alkuvaiheessa käytiin läpi muut sosiaalisen raportoinnin mallit, ja hyödynnettiin niitä kehittämistyössä. Haasteeksi havaittiin se, että mallit oli kehitetty toimimaan rajatusti tietyissä instituutioissa, paikassa ja rakenteessa. Siten haluttiin kehittää kevyt työkalu, joka soveltuu jokaiseen sosiaalihuollon yksikköön. 

Jatkokehittämisen kannalta kiinnostavaa inspiraatiota tarjoaa Itlan kehittämä, tekoälyä hyödyntävä Näkymä-työkalu.

Ideointi

Sosiaalisen raportoinnin ja rakenteellisen sosiaalityön kehittämistä jatketaan Varsinais-Suomen alueella seminaarien, rakenteellisen sosiaalityön verkoston ja työpajojen kautta. Eri toimijoiden mahdollisimman laaja osallistaminen on tärkeää työskentelyyn sitoutumisen kannalta.

Ratkaisun perusidea **

Sosiaalinen raportointi on sosiaalihuoltolain 7§:n mukaista rakenteellista sosiaalityötä tukeva työkalu, jolla kerätään sosiaalialan ammattilaisilta tietoa sosiaalisesta hyvinvoinnista ja sosiaalisista ongelmista – havaintoja sosiaalityön arjesta, tietoa asiakkaiden tarpeista ja niiden yhteiskunnallisista yhteyksistä, sekä sosiaalipalveluiden vaikutuksista ja hyvistä käytännöistä. Sosiaalisen raportoinnin lomake on auki ympäri vuoden ja kerätystä tiedosta koostetaan yhteenvedot säännöllisin väliajoin. 

Tulokset on tarkoitettu ennen kaikkea sosiaalialan ammattilaisten käytettäväksi rakenteellisen sosiaalityön toteuttamisessa, mutta niitä voivat hyödyntää laajasti eri toimijat – raportointitulokset ja niiden perusteella laadittavat materiaalit julkaistaan sekä hyvinvointialueen intrassa että Vasson nettisivuilla.  

Sosiaalisen raportoinnin vaiheet ovat jaoteltavissa rakenteellisen sosiaalityön osa-alueita (Hirvonen, Kilpeläinen, Piirainen, Surakka, Tanttu & Tuikka 2021) mukaillen kolmen vaiheeseen: 

1) rakenteellisessa työssä tarvittava tieto ja sen kokoaminen – jotta sosiaalisesta raportoinnista saadaan riittävän kattavasti tietoa, se edellyttää mallin markkinoimista, sekä tiedon keräämisen integroimista hyvinvointialueen rakenteisiin. Tavoitteena Varsinais-Suomessa on, että raportointi olisi esimerkiksi säännöllinen osa käytännön työtä tekevien tiimien työskentelyä.  

2) rakenteellisen työn tietojen työstäminen käyttöä varten - kattavan tiedonkeruun rinnalla hyvin keskeistä on se, miten kerättyä tietoa ymmärretään ja jäsennetään. Osa havainnoista voi olla nopeammin ratkaistavia konkreettisia pulmia, kun taas laajemmat ilmiöt vaativat moninäkökulmaista ja pitkäjänteistä systeemistä työskentelyä. Kokonaiskuvan hahmottamiseksi sosiaalisessa raportoinnissa kertyvä tieto on tärkeä kytkeä muuhun alueella kerättävään tietoon, kuten esimerkiksi indikaattoreihin, asiakaspalautteeseen, sosiaaliasiamiehen raportteihin sekä ajantasaiseen tutkimustietoon. 

3) rakenteellisella tiedolla vaikuttaminen – jotta raportointi on mielekästä ja ihmiset haluavat siihen sitoutua, on tärkeä kiinnittää huomiota siihen, miten tiedolla vaikutetaan ja miten tehdystä työstä viestitään. Hyvinvointialueella on suositeltavaa rakentaa vaikuttamisen verkostoa ja pysyviä rakenteita, joissa tieto kulkee molempiin suuntiin. Työntekijät voivat vapaasti hyödyntää materiaalia vaikuttamistyössä niin oman organisaationsa sisällä kuin ulkopuolellakin, esimerkiksi kehittämistyössä ja mediavaikuttamisessa. 

Kaikessa sosiaalisen raportoinnin ja rakenteellisen sosiaalityön kehittämisessä on tärkeä huomioida kytkentä hyvinvointialueen muuhun toimintaan. Varsinais-Suomessa tähän pyritään esimerkiksi linkittämällä sosiaalinen raportointi SHQS-laatujärjestelmään ja asiakaspalautteen käsittelyyn, sekä kehittämällä vaikuttamisen ja viestinnän rakenteita yhdessä eri toimijoiden kanssa, joista keskeisiä ovat työntekijöiden ja esimiesten lisäksi tietojohtaminen sekä hyte-tiimi. Vaikuttamisen rakenteiden luominen on Varsinais-Suomessa kuitenkin vielä hyvin kesken. Syksyllä 2023 käynnistyi syksyllä 2023 rakenteellisen sosiaalityön verkosto, jossa yhdistyvät aiheesta kiinnostuneiden kokemuskumppanien, työntekijöiden, esimiesten ja tutkijoiden näkemykset. Raportointitulokset nostetaan jatkossa vuosittain tietojohtamisen seinälle intrassa sekä käsitellään hyvinvointialueen johtoryhmissä.  

Jatkossa on tärkeää moninäkökulmaisuuden kehittäminen edelleen, sekä esimerkiksi päättäjien kytkeminen mukaan työskentelyyn. Toistaiseksi rakenteita vielä kehitetään ja ylläpidetään hanketyöllä, mutta tavoitteena on luoda työskentelytapa, jossa hyvinvointialueen työntekijät ovat sitoutuneita rakenteelliseen sosiaalityöhön, ja hyvinvointialueelle on nimetty henkilö, joka pystyy koordinoimaan toimintaa.  

Sosiaalisen raportoinnin infovideo
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **
  • Sosiaalisen raportoinnin toimivuuden ja käyttöönoton edellytyksenä on, että toiminnasta vastaa ainakin yksi ihminen, jolla on mahdollisuus käyttää työaikaa prosessin koordinointiin. On samalla tärkeä huomioida, että raportoinnille rakennetaan riittävän leveät hartiat, eikä se jää yksittäisen työntekijän vastuulle, jolloin prosessi on vielä varsin haavoittuvainen. 
  • Työkalun käyttöönotto vaatii raportointiohjelman (esimerkiksi surveypal, webropol, questback), jolla sosiaalisen raportoinnin kysely luodaan. Kyselyä luodessa on tärkeä miettiä, millaisia perustietoja vastaajilta kysytään, ja miten raportointituloksia saa jäsenneltyä jatkossa. Varsinais-Suomessa kysytään raportoijalta esimerkiksi nimi ja palvelutehtävä, mutta on myös alueita, joilla raportteja pystyvät tekemään laajasti eri toimijat, myös anonyymisti. Muistathan myös rekisteri- ja tietosuojalomakkeen!
  • Sosiaalisen raportoinnin käyttöönotossa tulee lisäksi luoda rakenteet niin tiedon keräämiselle, käsittelylle kuin tiedolla vaikuttamisellekin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tiedon keräämiselle on selkeät rakenteet ja arjen käytännöt, kuten tiimikokoukset ja kehittämispäivät, sekä mahdollisuuksien mukaan kytkentä muuhun tiedonkeruuseen, kuten laatujärjestelmiin. Tieto tulee myös käsitellä säännöllisesti eri foorumeilla, joita voivat olla esimerkiksi hyvinvointialueen johtoryhmät ja rakenteellisen sosiaalityön verkosto, sekä erilaiset seminaarit ja koulutukset. Käytäntöjä kannattaa ideoida ja kehittää yhdessä kaikkien keskeisten toimijoiden kanssa, esimerkiksi työpajatyöskentelyn kautta. 
  • Sosiaalinen raportointi edellyttää, että kentän työntekijöillä on johdon tuki ja työaika siihen, että raportointiin, tulosten käsittelyyn ja vaikuttamistyöhön voidaan käyttää työaikaa. Rakenteellisen sosiaalityön tulisi olla osa jokaisen sosiaalityöntekijän ja sosiaalialan esimiehen työnkuvaa. 
  • Sosiaalisen raportoinnin vakiinnuttaminen edellyttää tietyiltä osin toimintakulttuurin muutosta niin sosiaalityössä kuin sote-järjestelmässäkin, kun huomiota aletaan yksilöllisten haasteiden rinnalla kiinnittää laajempiin ilmiöihin. Siten raportoinnin vakiinnuttaminen vaatii pitkäjänteistä työtä, johon on tärkeä sitouttaa laajasti niitä toimijoita, jotka näkevät tällaisen muutoksen merkityksellisenä ja tärkeänä. 
Vinkit toimintamallin soveltajille **

Sosiaalinen raportointi auttaa ammattilaisia hahmottamaan laajempia ilmiöitä ja kokonaisuuksia, ja vaikuttamaan sosiaalisiin ongelmiin paitsi yksilötasolla, myös rakenteiden ja yhteiskunnan kehittämisen kautta. Tällainen rakenteellinen orientaatio on nykyisessä yksilökeskeisessä palvelujärjestelmässä vieraampi, ja siksi raportoinnin onnistunut käyttöönotto edellyttää laajaa kouluttautumista ja keskustelua läpi organisaation. Sosiaalityöntekijöillä on yhteiskuntatieteilijöinä hyvät valmiudet rakenteelliseen sosiaalityöhön, mutta toistaiseksi nykyisen järjestelmän rakenteissa työaika väistämättä ohjautuu pitkälti yksilökohtaiseen työhön. 

Tiedon keräämisen, jäsentämisen ja vaikuttamisen osa-alueet kaikki tukevat toisiaan, ja sosiaalista raportointia edistettäessä kaikkia kolmea kannattaa kehittää rinnakkain. Kun Varsinais-Suomessa tietoa kerättiin ennen hyvinvointialuesiirtymää kunnista, jäi tiedolla vaikuttaminen pitkälti yksin työyksiköiden vastuulle, eikä kaikkea raportoinnin potentiaalia vielä saatu käyttöön. Tällöinkin Vasso kuitenkin pystyi hyödyntämään kerättävää tietoa sosiaalialan kehittämisessä sekä hyvinvointikertomusten laadinnassa.  

Kerätyn tiedon edustavuus ja kattavuus on myös Varsinais-Suomessa ollut haasteena, sillä raportointia ei vielä ole saatu integroitua rakenteisiin ja markkinoitua riittävän laajasti. Varsinais-Suomessa raportoinnin kehittämistyö käynnistyi aikuissosiaalityön kehittämishankkeessa, ja edelleen työikäisten näkemys raportoinnissa korostuu. Aiempina vuosina korostui myös Varsinais-Suomen suurimman kaupungin Turun tilanne, ja sielläkin tietyt yksiköt raportoivat selvästi aktiivisemmin, kun taas osan tilanteesta ei tietoa tule lainkaan. Samalla on tärkeä muistaa, että havaintotietoa kerätessä hiljaisia signaaleja voi löytyä rajatummallakin raporttimäärällä, ja toisaalta aineistoa pystyy rikastamaan jatkotyöskentelyn kautta. 

Varsinais-Suomessa tietoa on toistaiseksi kerätty vain sosiaalialan ammattilaisilta, jolloin raportoinnissa väistämättä nousee esiin rajatumpi näkökulma. Moninäkökulmaisuuden huomioiminen olisi kuitenkin tärkeää, sillä monet sosiaalisen raportoinnin kautta nousevista haasteista koskevat useita eri toimijoita, jolloin aidosti vaikuttavien ratkaisujen löytäminen edellyttää näiden kaikkien näkökulmien huomioimista.  

Sosiaalisella raportoinnilla on lisäksi ollut taipumusta painottua ongelmiin, jolloin tulokset eivät vielä riittävästi auta hahmottamaan tavoitetilaa ja korjaamaan kurssia. Myönteisten havaintojen tekeminen ja myös tehdystä hyvästä työstä viestiminen olisivat tärkeitä keinoja vahvistaa sosiaalisen raportoinnin kiinnostavuutta ja vaikuttavuutta, ja samalla tukea työhyvinvointia. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Sosiaalinen raportointi on ollut Varsinais-Suomessa käytössä noin viiden vuoden ajan ja raportteja on kertynyt 10/2018 – 10/2023 välisenä aikana yhteensä 435. Raportointi on teoriassa käytössä koko hyvinvointialueella, mutta raportointimäärissä on alue- ja yksikkökohtaista vaihtelua. Ennen sosiaalisen raportoinnin käyttöönottoa ei sosiaalityössä ollut lainkaan käytössä yhtenäistä ja vapaamuotoista tiedonkeruun kanavaa arjessa tehtäville havainnoille. 

Sosiaalisen raportoinnin tiedon keräämisessä, jäsentämisessä ja tiedolla vaikuttamisessa on päästy alkuun, mutta kehitettävää on vielä paljon, ja kehittämistyötä ovat hidastaneet varsin puutteelliset resurssit. Tähänastisen työskentelyn perusteella voidaan todeta, että vaikka kiinnostusta ja osaamista raportointiin ja rakenteellisempaan orientaatioon sosiaalityössä on, se helposti hukkuu yksilökeskeisen työn suoritteiden alle.  

Vaikka tavoiteltuihin raportointimääriin ei vielä ole päästy, ovat tuloksissa toistuneet vuosittain hyvin saman tyyppiset teemat, kuten haasteet palveluiden saatavuudessa ja jatkuvuudessa sekä toimijoiden välisessä yhteistyössä. Samalla näihin haasteisiin vastaavia hyviä käytäntöjä ja ratkaisuja on jo olemassa: myönteiset ilmiöt ovat sosiaalisessa raportoinnissa alusta alkaen koskeneet erityisesti hallintorajat ylittävää yhteistyötä, asiakkaiden osallisuuden edistämistä, suhdeperustaista ymmärrystä sekä yhteisöllisempää, ryhmämuotoista työorientaatiota (kts. esim. Vasso 2019, Rajala 2022). 

Sosiaalinen raportointi on kuvattu Tiekartta 2030 -selvityksessä hyväksi käytännöksi. Aiemmin asetetun tavoitteen mukaisesti sosiaalinen raportointi nostettiin kehittämiskohteeksi Tulevaisuuden sote-keskushankkeeseen sisältyneessä sosiaalihuollon kehittämisohjelmassa, ja työ jatkuu vuosina 2023-2025 Kestävän kasvun rahoituksella osana laajempaa rakenteellisen sosiaalityön kokonaisuuden kehittämistä.