Helsingin Soten kuntouttavan ja vammaisten henkilöiden työtoiminnan etäpalvelu, joka on kehitetty täydentämään kaupungin omissa työtoimintapaikoissa Uusix-verstailla, Pakilan työkeskuksessa ja Avotyötoiminnassa lähipalveluna toteutettavaa työtoimintaa. 

Toimintaympäristö

Stadin Soten työtoiminnan etäpalveluiden kehittäminen sai alkunsa kevään -20 koronatilanteesta, jolloin jouduimme sulkemaan kuntouttavan ja vammaisten henkilöiden työtoiminnan lähipalvelut 2,5 kuukauden ajaksi. Keväällä -20 kehitimme etäpalvelun, jotta voisimme tarjota helsinkiläisille työtoiminnan asiakkaille sekä työtoimintaa sosiaalipalveluna tarvitseville asiakkaille edelleen palvelua, vaikka koronan aiheuttama sulku ei mahdollistanut lähipalveluiden toteuttamista. Pandemia-tilanteen jatkuminen edelleen on vaikuttanut siihen, että kehitämme jatkuvasti palvelua, vaikka lähipalvelut avattiinkin asteittain ja hallitusti 1.6.2020. Lisäksi kehittämiseen on vaikuttanut ja vaikuttaa yhteiskunnan digitalisoituminen. Palveluvalikoimaa tulee monipuolistaa asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden sekä yhteiskunnallisen toimintaympäristön, työelämän vaateiden mukaisesti.

Liitteet
Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Keväällä 2020 Covid-19 tilanteen vuoksi työtoimintaa järjestävät toimintayksiköt suljettiin. Sulun jatkuessa huoli asiakkaiden tilanteesta kasvoi, vaikka asiakkaita kontaktoitiin heti sulun alusta alkaen viikoittain. Tuolloin korostui psykososiaalinen tuki, ohjaus ja neuvonta.
Melko pian sulun jälkeen aloimme ideoimaan ja suunnittelemaan etätyötoimintaa. Palvelu käynnistyi ensin Kuntoutusohjauksen Etäkahvilana ja laajeni myöhemmin monipuoliseksi etäpalveluksi, johon on mahdollista osallistua, vaikkei omaisikaan esim. tietokonetta tai nettiyhteyttä. Myöhemmin keväällä tuli myös STM:stä ohje, jossa edellytettiin työtoiminnan palveluiden järjestämistä poikkeusoloista huolimatta. Etätyötoiminnan järjestämiseen ei saatu kuitenkaan valtakunnallisia ohjeita.

Kehitettävä alue liittyy vahvasti hallituksen työllisyyspolitiikan strategiaan haasteellisessa työmarkkina-asemassa olevien, pitkäaikaistyöttömien ja osatyökykyisten tukemiseen ja työvalmiuksien parantamiseen uusien palveluiden avulla. Sote-tasolla strategisena tavoitteena on työhön kuntouttavien, osallisuutta edistävien sosiaalisen kuntoutuksen palveluiden saavutettavuuden lisääminen ja toisaalta vaikuttavuus ja tuottavuus haastavassa Covid-19 -tilanteessa.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Kehitystyön tärkein lähtökohta on asiakkaan tarpeet: monipuolinen palvelu, työllisyysnäkökulma, osallisuuden ja oman toimijuuden vahvistaminen. Työtoiminta tukee oikea-aikaisesti asiakkaan prosessissa asiakkaan omaa toimijuutta ja vahvistaa osallisuutta.
Organisatorisesta lähtökohdasta kehittämistyön tavoite on palveluiden tarjoaminen asiakkaille monipuolisesti nyt ja tulevaisuudessa sekä erityisesti korona-tilanteessa. 
Työntekijä-näkökulmana korostuu innovatiivinen ja ketterä oman työn kehittäminen ja uusien työmuotojen oppiminen ja ns. digiloikka: työtä ja palvelua on kehitetty alusta alkaen monitoimijaisesti: johto ja työntekijät, myöhemmin myös asiakkaat yhdessä. 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Stadin Soten työtoimintaa on kehitetty laajassa kehittämisryhmässä, jossa mukana työtoimintapaikkojen johtajat, sosiaalisen kuntoutuksen johtava sosiaalityöntekijä, erityissosiaalityöntekijä, kuntoutusohjaajia, työvalmentajia, työnjohtajia, osallisuusvalmentaja ja aikuissosiaalityön päällikkö. 

Pienempi kehittämisryhmä on miettinyt yhdessä etätyötoiminnan sisältöjä. Digitaalisen alustan kehittämisessä on ollut mukana myös Stadin Soten Tietohallinnon asiantuntija. Asiakkaita on osallistettu kyselyillä ja keskusteluilla ja tulossa on yhteiskehittämiseen painottuvaa työskentelyä, mm. tekeillä olevan YAMK-opinnäytteen myötä.

Tavoiteltu muutos

Työtoimintaa voidaan järjestää tavoitteellisesti ja tuloksellisesti tarvittaessa sekä lähi- että etäpalveluna sekä yksilö- että ryhmätoimintana. Etäpalveluna toteutettava työtoiminta vastaa asiakkaan tarpeisiin ja tukee työhön kuntoutumiseen, opintoihin ja työelämään tähtääviä polkuja kuin myös lisää sosiaalista turvallisuutta ja osallisuutta haastavassa yhteiskunnallisessa kriisi-tilanteessa. 

Muutoksen mittaaminen

Työtoimintapäivistä mitataan etä -ja lähipäivien määrät ja muutos. Palvelua pystytään haastavasta tilanteesta huolimatta tarjoamaan 89%:lle henkilöitä suhteessa tilanteeseen 02/2020. Asiakastyytyväisyyskyselyjen ja asiakasosallisuusryhmissä käytyjen keskustelujen avulla selvitetään asiakkaiden näkemyksiä. 

Toteutussuunnitelma

Tarvitaan yhteinen ohjeistus ja raamit kevään testailujen pohjalta.  Yhteinen toimintamalli, jossa

-yhteinen sisältöpankki

- yhteinen arviointimalli

Suunnitteilla digitaalinen palvelualusta Virtuaaliverstas, jonne toiminta on tarkoitus koota. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Asiakaskohderyhmänä on pitkäaikaistyöttömät ja sosiaalihuoltolain mukaisessa vammaisten henkilöiden työtoiminnassa olevat helsinkiläiset henkilöt.
Asiakasymmärrystä on kerrytetty kontaktoimalla asiakkaita pandemia-sulun ja etätyötoiminnan aikana. Asiakkaille on tehty palveluista palautekyselyitä, joiden avulla palveluita on kehitetty. Työtoiminnan etäpalveluista on keskusteltu työtoimintapaikoilla ja asiakasosallisuusryhmissä. Etätyötoiminnan sisältöjen kehittämistä on tarkoitus tehdä myös yhteiskehittämisenä asiakkaiden kanssa. 

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Etätyötoiminnan toteuttamisen ja mittaamisen tiimoilta on järjestetty Teams-tapaamisia pääkaupunkiseudun työtoimintaa järjestävien organisaatioiden kesken. PKS-yhteistyönä on pyritty jakamaan hyviä käytäntöjä mm. palautekyselyiden ja konkreettisen työtoiminnan hallinnointiin liittyvän byrokratian suhteen.
Etätyötoiminnan palautekyselyssä yksi mahdollinen tulevaisuudessa hyödynnettävä kyselymalli on Tampereen kaupungin käyttämä Roidu-alusta. Etätyötoiminnan digitaalisessa toteuttamisessa on kartoitettu olemassa olevia opppimisalustoja ja muita vastaavia esim. HUS -Terveyskylän sivustoa.

Liitteet
Ideointi

Etätyötoiminta käynnistettiin ja ideoitiin vauhdilla keväällä 2020. Systemaattisempi kehittämistyö ja laaja kehittämisryhmä aloitti toimintansa elokuussa 2020. Ryhmän tehtävänä oli miettiä etäpajapäivien sisältöä ja rakennetta sekä arviointia. Kartoitettaessa kevään toimintamalleja kävi ilmi, että etätyötoimintaa oli hallinnoitu hyvin eri tavoin eri työtoimintapaikoissa ja etätyötoimintaa oli myös järjestetty eri lähtökohdista. Työvalmennuksen, osallisuusvalmennuksen ja etäkahvilan toimintakäytännöt olivat jo melko selkeät.

Jo alkuvaiheessa tuli ilmi, että on tarve yhteiselle alustalle, josta työtoimintaa järjestävien olisi helppo hallinnoida tehtäviä. Tästä syntyi idea virtuaalisesta verstaasta, jossa kaikki etänä toteutettavat tehtävät ja toiminta olisi koottu yhteen ja jossa olisi myös toimintaohjeet mm. arviointiin.

  

Idean valinta

Ideana on Terveyskylä-alustan tyyppinen Virtuaaliverstas, jossa asiakas voi tutustua ttarjolla oleviin palveluihin ja valita itselleen sopivimmat. Etätyötoiminnan toteuttaja/ohjaaja löytäisi yksilötehtävien ohjeet ja materiaalit, esitykset seuraavista tehtävistä sekä myös arviointisapluunan. Ryhmätoimintaan osallistuvat ja toimintaa ohjaavat löytäisivät alustalta sekä tehtävänannot että ohjeet tehtävien tekemiseen. 
Virtuaaliverstas -sovellus / digitaalinen alusta helpottaisi sekä asiakkaiden että työntekijöiden osallistumista Stadin Soten Etätyötoimintaan. 

Idean konkretisointi ja visualisointi

Kun työhön pääseminen on vaikeaa tai kaukana nykyisestä elämätilanteesta, voivat Stadin Soten työtoimintapaikat auttaa löytämään uusia uria elämään ja kohti työelämää. Stadin Soten työtoiminta tukee työelämätaitojen vahvistamista, työ- tai opiskeluelämään kuntoutumista ja sosiaalista osallisuutta sekä toimijuutta täysivaltaisena työikäisenä kaupunkilaisena.

Idean testaus asiakkaalla

Osa asiakkaista on kertonut, ettei pysty osallistumaan etäpalveluun esim. puuttuvien digitaitojen tai -välineiden vuoksi. Organisaatiossa on viety eteenpäin viestiä, että ehkäisevällä ja täydentävällä toimeentulotuella tuettaisiin etäpalveluihin osallistuvia asiakkaita esim. tietokoneen / älypuhelimen hankinnassa. 
Syksystä 2020 etäpalveluvalikoimaan on lisätty digitaitojen opetusta ja tavoitteena on, että jatkossa palvelun voisi aloittaa digitaitojen kartoitusjaksolla, jolloin asiakas voisi opiskella tietotekniset perusasiat ja sen jälkeen siirtyä saamaan varsinaisia etäpalveluja. 

Ratkaisun testaaminen

Aikataulusuunnitelma kevät -2020 aloitettu, jatketaan palvelun kehittämistä koko ajan. Virtuaalinen alusta tavoitteena saada v. 2021. 

Kokeilun tavoitteet

Tavoitteena tarjota helsinkiläisille työtoiminnan asiakkaille entistä monipuolisempaa ja vaikuttavampaa palvelua, vastata nyky-yhteiskunnan haasteisiin koskien digitalisoitumista sekä Covid-19 -tilannetta. 

Kokeilussa opittua

Resursseja (työaika, työntekijät) vaaditaan paljon niin suunnitteluun kuin toteuttamiseen. Tietoteknisten välineiden tulee olla hyvät. Palvelun jatkuva parantaminen on yhteisen kehitystyön kulmakivi. 

Ratkaisun perusidea

Virtuaaliverstaan kuvaus (liite)

Liitteet
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Virtuaaliverstaan on tarkoitus olla yksi palvelu muiden joukossa. On selvitettävä palvelun hallinnoijat sekä eri käyttäjäryhmät. Toiminnan järjestämisen osalta on arvioitava tarvittava aika/ryhmä tai henkilö, ohjaustyöhön sitoutuvan / irrotettavan henkilöstön määrä, tarvittava budjetti sekä työntekijöiden tarvittava osaaminen ja mahdolliset koulutustarpeet. Asiakkaan yksilölliset tarpeet ja suunniteltu työllistymispolku tulee olla hyvin selvitetty.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on sovellettavissa kaikille työtoimintaa ja sosiaalista kuntoutusta järjestäville tahoille. Virtuaaliverstaan käytössä on ensiarvoisen tärkeää alkukartoitus ja selvitys onko asiakkaalla riittävät tiedot ja taidot sekä tarvittavat digitaaliset välineet osallistua etätyötoimintaan virtuaalisesti. Mietittävä myös, mikäli näin ei ole, miten tilanne saataisiin korjattua. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Suurin muutos on ollut se, että tietotekniikan hyödyntäminen sekä digitaitojen osaaminen lisääntynyt huomattavasti niin työntekijöiden kuin asiakkaiden keskuudessa. Työtoiminnan palveluita on kyetty tarjoamaan laajalti myös haastavassa Covid-19-tilanteessa.