Teknologian käyttöönottomalli
Teknologian käyttöönottomalli on kehitetty Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen sote-ammattilaisten ja teknologiatoimittajan kanssa yhteistyössä. Mallin avulla tehostetaan teknologian käyttöönottoa ja varmistetaan sen laadukas hyödyntäminen.
Oivalla ja ymmärrä
Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita uudistettaessa muutoksia ratkaistaan palveluja digitalisoiden ja teknologiaa hyödyntäen. Teknologia toimii mahdollistajana, mutta digitalisaation hyödyt saadaan toteutettua vasta toimintaa uudistamalla. Tarvitaan toimintamallien uudistamista teknologian käyttöönottojen rinnalla ja tässä muutostyössä ammattilaiset ovat avainasemassa. Digitaalisten palvelujen ja teknologioiden laajempi käyttöönottaminen vaatii sote-organisaatioissa toimivien eri ammattiryhmien sitoutumista, työtapojen muutosta ja osaamisen vahvistamista.
Etelä-Pohjanmaan nykyisellä hyvinvointialueella on vahva historia, jossa eri organisaatiot, ohjelmistotoimittajat ja ammattilaiset ovat yhteistyössä edistäneet teknologian kehitystä. Tämä yhteistyö on tuonut monipuolista osaamista, mikä tehostaa teknologian hyödyntämistä kaikkien eduksi.
Strateginen kokonaisuus, johon tavoitteemme linkittyy, on sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaatio. Haluamme toimia innovatiivisesti ja käyttää teknologiaa iäkkäiden palveluiden parantamiseksi sekä terveydenhuollon palvelujen tehokkuuden lisäämiseksi. Ammattilaistemme rooli teknologian kehittäjinä on keskeinen osa tätä tavoitetta. Tavoitteenamme on tehdä konkreettisia parannuksia ja varmistaa, että teknologian käyttöönotto tukee ikäpalveluita Etelä-Pohjanmaan alueella entistä paremmin.
Teknologian kehittäjäjoukko koostui Etelä-Pohjanmaan Gillie.AI koordinaatioryhmässä työskentelevistä sote-alan ammattilaisista, tietohallinon suunnittelijoista sekä Gillie.AI toimittajan edustajista. Toimijat olivat osallistuneet jo aiemmin EP-alueella tehtyihin järjestelmien käyttöönottoihin sekä olivat suurelta osin olleet myös Gillie.AI pilotoinnissa mukana. Liitteenä aiemmasta pilotoinnista tehty hyötypotentiaaliarvio.
Kuvittele ja kokeile
Toimintamallin pohjautuu Gillie.AI käyttöönoton jalkautusmalliin https://support.gillie.ai/hc/fi/articles/360017598377-Jalkautus
Teknologian käyttöönottomalleista tehtiin myös kirjallisuushaku. Teknologian käyttöönottoa tarkasteltiin sosiaali- ja terveydenhuollon kontekstissa ja haettiin siihen liittyviä aiempia tutkimuksia. Seuraavassa tiivistetään tutkimuksen keskeisiä löydöksiä ja aihealueita:
- Hyödyllisyys ja hyödynnettävyys: Aikaisemmat tutkimukset ovat korostaneet teknologian hyödyllisyyden merkitystä sen hyväksymisessä ja käytössä. Käytön helppous vaikuttaa myös, mutta välillisesti.
- Koulutus: Koulutus ja käytöntukipalvelut vaikuttavat merkittävästi teknologian käyttöönoton onnistumiseen. Ikä ja ammattiryhmä voivat vaikuttaa koulutustarpeisiin.
- Työprosessi: Työprosessien muutokset on sovittava etukäteen kaikkien ammattiryhmien kanssa. Työprosessien ja järjestelmän yhteensopivuus on keskeistä.
- Ammattilaisten osallistuminen: Ammattilaisten aktiivinen osallistuminen kehitystyöhön ja koulutukseen on tärkeää teknologian käyttöönoton onnistumiselle.
- Teknologian hyväksyntämallit: Kansainvälisesti on kehitetty erilaisia teknologian hyväksyntämalleja, kuten TAM ja UTAUT, joita voidaan soveltaa terveydenhuollon kontekstissa, mutta niitä mahdollisesti joutuu muokkaamaan alan erityispiirteiden takia.
- Sosiaalinen ympäristö ja tuki: Sosiaalinen ympäristö ja tuki vaikuttavat teknologian käyttöönottoon. Asiakkaiden ja työntekijöiden tuki sekä asianmukainen valmennus ovat avainasemassa.
Useimmat ohjelmistotoimittajat tarjoavat omat käyttöönottomallinsa omille ohjelmistoilleen, mutta teknologian käyttöönotto vaatii aina myös organisaation omia toimenpiteitä ja toimintaprosessien muutosta.
On tärkeää suunnitella käyttöönotoissa kaikkia ammattiryhmiä koskevat työprosessien muutokset. Aikaisemmissa tutkimuksissa on korostettu ennalta suunniteltujen ja sovittujen työprosessien ja työnjaon muutoksen merkitystä. Käyttöönotettava järjestelmä vaikuttaa jokaisen työhön, joten käyttöönottojen tavoitteet on asetettava yhteistyössä käyttäjien kanssa ja otettava huomioon työprosessien ja toiminnan tulosten sekä laadun näkökulmat.
Teknologian käyttöönotolle, suunnittelulle ja toteutukselle on oltava organisaation omista tarpeista ja toimintakulttuurista lähtevä toimintamalli.
Toimintamallin kehittäminen tehtiin ongelmanratkaisumenetelmää hyödyntäen kahdessa erillisessä työpajassa yhteistyössä sote-ammattilaisten Gillie-koordinaatiotyöryhmän sekä ohjelmistotoimittajan kanssa yhteistyössä. Apuna käytettiin aiempia tutkimuksia teknologian käyttöönotoista sekä toimittajan omaa jalkautusmateriaalia.
Teknologian käyttöönottomallia lähdettiin kehittämään ohjeistukseksi käyttöönotoille. Ohjelmistotoimittajien jalkautusmallit ja oman organisaation projekti-materiaali kaipasi tuekseen ohjeistusta helpottamaan ja tehostamaan käyttöönottoja. Haluttiin myös sote-ammattilaisten vahva näkemys käyttöönottojen jalkautuksen ja juurruttamisen toteutukseen.
Teknologian käyttöönottomallia testattiin Gillie.Ai:n käyttöönotossa Suupohjan alueen kotihoidossa (LLKY). Kokemukset olivat käyttöönoton osalta positiiviset ja jalkautus sujui erinomaisesti. Malli todettiin toimivaksi ja sitä on hyödynnetty Gillie.Ai jalkautuksen EP HVA laajennusten suunnittelussa.
Gillie.Ai käyttöönoton laajennuksen ja teknologiamallinnuksen pilotoinnista tehtiin pilotointia varten projektisuunnitelma. Projekti eteni suunnitelman mukaisesti.
Käyttöönottomalli ohjeistaa ikäpalveluissa tehtävien teknologian käyttöönottojen, konsolidointien ja kehitystöiden toteutusta. Käyttöönoton toteutus edellyttää toimivan projektisuunnittelun ja toimittajan jalkautusmallin lisäksi onnistuakseen:
- kattavaa henkilöstön resurssointia
- tietämystä teknologian toiminnallisuuksista ja niiden merkityksestä
- hyvin johdettua toimintaprosessien muutostyötä
- ammattilaisten osallisuutta kehitystyössä
- toimivia tukipalveluita
- käyttäjälähtöistä koulutusta
- oikea-aikaista laajaa tiedottamista
Teknologian käytön onnistunut juurruttaminen edellyttää kaikkien sitoutumista toteutukseen ja yhteistyötä, mitä tehdään teknologiatoimittajan ja sote-ammattilaisten kanssa yhdessä.
Kehittämistyön tuloksena pystyttiin tunnistamaan seuraavat keskeiset kehittämisalueet Etelä-Pohjanmaan kotihoitopalveluissa Gillie.AI-ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä. Yhteiskehittämisen tulosten sekä aiempien tutkimusten mukaisesti teknologian käyttöönottomallissa huomioidaan seuraavat tehtäväalueet:
1. Resursointi:
- Varmista tarvittava aikaresurssi teknologian käyttöönottoon, mukaan lukien ammattilaisten työpanos.
- Johdon ja esihenkilöiden sitoutuminen resurssien käyttöön on välttämätöntä.
- Suunnittele ja seuraa ajankäyttöä viikkotasolla Gillie.AI:n käyttäjien työtehtävien suunnittelun yhteydessä.
2. Toimintamallit:
- Luo, dokumentoi ja mallinna uudet toimintamallit, jotka syntyvät teknologian käyttöönoton myötä.
- Varmista, että uudet toimintamallit otetaan huomioon eri ammattiryhmien työssä.
- Mahdollista eri ammattiryhmien osallistuminen toimintamallien suunnitteluun varhaisessa vaiheessa.
3. Koulutus ja perehdytys:
- Suunnittele monitasoinen koulutus ja perehdytys ottaen huomioon käyttäjien erilaiset tarpeet.
- Varata riittävästi aikaa koulutuksen toteuttamiseen.
- Luo selkeät toimintamallit ohjelmiston käyttäjien rooleista ja vastuista.
4. Seuranta, jatkokehitys ja tukipalvelut:
- Suunnittele säännöllinen ohjelmiston käytön seuranta ja jatkokehitys yhteistyössä toimittajan kanssa.
- Varmista tukipalveluiden saatavuus ja helppo saavutettavuus koko projektin ajan.
- Informoi ammattilaisia selkeästi tukipalveluiden toteutuksesta ja toimivuudesta.
5. Tiedotus:
- Suunnittele monipuolinen ja jatkuva tiedotus ohjelmiston käyttöönoton ja tuotantovaiheen aikana.
- Varmista vastuunjako tiedottamisen osalta ja varaa resurssit tiedotuksen toteuttamiseen.
Näiden kehittämistoimenpiteiden avulla varmistetaan Gillie.AI-ohjelmiston onnistunut käyttöönotto Etelä-Pohjanmaan kotihoitopalveluissa. Samalla ne toimivat teknologian käyttöönottomallina tuleville laajennuksille ja käyttöönotoille, tarjoten ohjeistusta käyttöönottoprosessin suunnitteluun ja toteutukseen.
Kuva
Kuva
