Tiedon laadun parantamisen hallintamalli
Tiedon laadun parantamisen hallintamalli kuvaa Pirkanmaan hyvinvointialueen rakenteet, jossa sote-kirjaamisen kehittämisellä, ohjauksella ja ohjeistamisella sekä yhtenäistämisellä parannetaan kirjaamisen laatua.
Pirkanmaan hyvinvointialueella tuotetun tiedon laatua arvioidaan ja kehitetään Tiedon laadun parantamisen hallintamallin mukaisesti. Sen tavoitteena on vahvistaa yhtenäisiä kirjaamiskäytäntöjä ja varmistaa, että sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa tuotettu tieto on laadukasta, luotettavaa ja vertailukelpoisia. Lisäksi tulee varmistua, että kansalliseen tietotuotantoon kyetään vastaamaan ajantasaisesti.
Hyvinvointialueen toimintaa johdetaan, ohjataan ja kehitetään luotettavalla tiedolla. Samalla asiakas- ja potilastyö on sujuvaa ja asiakas- ja potilasturvallisuus on parantunut. Lisäksi toiminnan laatua ja vaikuttavuutta arvioidaan oikealla tiedolla.
Tiedon laadun parantamisen malli on toteutettu hyvinvointialuevalmistelun aikana ja sen toimeenpanoa on ryhdytty toteuttamaan heti hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa. Toimintamallin implementoinnin kannalta on ollut tärkeää saada tiettyjen tasojen työ- ja ohjausryhmätyöskentely alkamaan mahdollisimman pian hyvinvointialueen organisoituessa; erityisesti tason 3 työryhmätyöskentelyiden aloitus, joissa pyritään yhdenmukaisesti ohjeistamaan toimintaa.
Tiedon laadun parantamisen hallintamalli toimii viitekehyksenä sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen kehittämiselle ja sen toimeenpanoa on tehty Kestävän kasvun ohjelman puitteissa RRP-rahoituksella vuosina 2023-2025.
Tiedon laadun parantamisen hallintamalli mahdollistaa jokaisen Pirhalaisen johtajan, esihenkilön ja ammattilaisen tunnistamaan oman roolinsa luotettavan tiedon tuottamisessa toiminnan eri tasoilla.
Tiedon laadun parantamisen hallintamallissa on jaoteltu Pirkanmaan hyvinvointialueen sote-palvelutuotannon rakenteet neljälle eri tasolle, jossa jokaisella tasolla on oma tehtävänsä liittyen tiedon laadun ja kirjaamisen parantamiseen. Hallintamalli noudattelee osin organisaatiorakennetta, jossa tasolla yksi sote-johtoryhmä ja tiedon laadun parantamisen ohjausryhmä seuraavat yleiskuvaa. Tasolla kaksi kuvataan sote-palvelulinjat, tasolla kolme toimivat kirjaamisen kehittämisen työryhmät ohjeistaen palvelutuotantoa. Tasolla neljä operoivat ammattilaiset, yksiköiden esihenkilöt, tietojohtamisen kehittäjät sekä erilaiset sote-kirjaamisen verkostot kuten sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijoiden verkosto ja hoitotyön kirjaamisen verkosto.
Kuva
Taso I + Taso II
Hallintamallin tasolla yksi ja kaksi on kuvattu kirjaamisen kehittämisen strateginen taso, päätöksenteko sekä Pirhassa tuotetun tiedon laadun systemaattinen seuranta. Tämän lisäksi palvelulinjoilla voidaan tehdä toimintakohtaisia kirjaamista koskevia päätöksiä. Palvelulinjojen johdolla on lisäksi toimeenpaneva rooli kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistämisessä.
Taso III
Hallintamallin tasolla kolme on kuvattu Pirhan keskeiset sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen kehittämisen työryhmät. Työryhmien tarkoituksena on yhtenäistää kirjaamiskäytäntöjä sekä tehdä toimintaa sitovia päätöksiä asiakas- ja potilastiedon kirjaamisessa.
Kirjaamisen kehittämisen työryhmien toiminta on viety lähelle käytäntöä ja tapahtuu tiiviissä yhteistyössä sote-toimijoiden kanssa. Tämä on huomioitu mm. työryhmien edustuksellisuudessa sekä mahdollistamalla yhteistyö matalalla kynnyksellä.
Kun toiminnassa herää kysymys kirjaamiskäytäntöihin liittyen, asiasta on hyvä keskustella ensin omassa yksikössä tai laajemmin vastuu- tai toimialueella. On esimerkiksi hyvä selvittää, onko asiaan laadittu kirjaamisen ohje.
Taso IV
Hallintamallin tasolla neljä on kuvattu laadukkaan kirjaamisen ja luotettavan tiedon tuottamiseen osallistuvat sosiaali- ja terveydenhuollon käytännön toimijat.
Luotettavan tiedon tuottamisessa asiakas- ja potilastyötä tekevillä ammattilaisilla on keskeinen rooli. Potilas- ja asiakastyössä tapahtuvan kirjaamisen ensisijainen tarkoitus on varmistaa tiedonkulku, hoidon ja palvelun jatkuvuus sekä turvallisuus. Asiakas- ja potilastietojärjestelmiin kirjattavia tietoja hyödynnetään laajasti myös toiminnan johtamisessa, ohjauksessa ja kehittämisessä. Kun asiakas- ja potilastyössä tehtävä kirjaus on täsmällistä ja kattavaa, vahvistaa tämä myös luotettavan tietopohjan muodostumista päätöksenteon tueksi.
Ammattilaisille tuleekin mahdollistaa johtamisen keinoin edellytykset täsmälliseen ja kattavaan kirjaamiseen. Tämä sisältää mm. kirjaamiskäytäntöjen perehdyttämisen, osaamisen ylläpidon sekä kirjaamisen ohjeiden saavutettavuuden. Keskusteluiden avulla yksiköiden esihenkilöt edistävät ajantasaisen tiedon välittämistä ja lisäävät ammattilaisten ymmärrystä kirjaamisen tärkeydestä. Lisäksi tulee käydä läpi yksikön omia haastavia kirjaamistilanteita. Hyvän kirjaamiskäytäntöjen johtamisen avulla voidaan edistää ammattilaisten tuottamaa laadukasta kirjaamista sekä edelleen laadukasta tietoa.
Kirjaamiskäytäntöjä edistetään Pirhassa verkostotyöskentelyllä. Sote-kirjaamisen verkoston toimintaan osallistuu yksiköiden esihenkilöitä, kirjaamisasiantuntijoita sekä kirjaamisen yhdyshenkilöitä, jotka mm. perehdyttävät, kouluttavat ja jakavat tietoa ammattilaisille omilla alueellaan. Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiä kirjaamiskäytäntöjä edistetään sekä tietoa jaetaan mm. Ajankohtaista sote-kirjaamisesta verkkotapahtumien välityksellä. Näihin verkkotapahtumiin voivat osallistua kaikki kirjaamiskäytäntöjen edistämisestä kiinnostuneet Pirhalaiset.
Arviointia on vielä tässä kohtaa hankala tehdä, sillä luotettavan ja yhdenmukaisen tiedon tuottaminen on myös tietojärjestelmäkysymys. Hyvinvointialueella tehdään paraikaa niin asiakas- kuin potilastietojärjestelmien yhtenäistämisiä.
Lisäksi hyvinvointialueen toiminnassa on tapahtunut aikajänteeseen suhteutettuna paljon organisatorisia muutoksia, joilla on ollut vaikutuksia myös hallintamallin implementointiin. Toisaalta hallintamalli on rakenteeltaan sellainen, jota on mahdollista tarpeen mukaan muokata.