Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

VP Ensiarviotiimi (Enska)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Vammaispalvelujen ensiarviotiimi antaa ohjausta ja neuvontaa sekä konsultaatiota asiakkaille/läheisille, viranomaisille ja muille toimijoille vammaispalveluihin liittyvissä kysymyksissä koko Pohteen alueella keskitettynä palveluna. 

Toimintaympäristö

Valmistelutyössä esiin noussut tarve Ensiarviotiimille. Peruspalvelujen ensisijaisuus (SHL) suhteessa viimesijaisiin (VP) erityispalveluihin. 

Vammaispalvelu- ja sosiaalihuoltolait edellyttävät, että palvelun tarpeessa olevan tilanne selvitetään viipymättä asian vireilletulosta. Palvelutarpeen arviointi / palvelutarpeen selvitys on aloitettava viipymättä ja saatettava loppuun ilman aiheetonta viivytystä. Arvioinnin tekeminen on aloitettava viimeistään seitsemäntenä arkipäivänä. Arvioinnin on valmistuttava viimeistään 3 kuukauden kuluessa vireille tulosta (Vammaispalvelulaki 3 a §, Sosiaalihuoltolaki 36 §).

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

SoTe yhteistyö Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle siirryttäessä, keskitetty palvelutarpeen arviointi/ensiarviointi.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Tilanteessa, jossa vammaispalveluhakemusten ja yhteydenottojen määrä on ollut jatkuvasti kasvussa, työntekijöillä on ollut vaikeuksia noudattaa lain asettamia määräaikoja ja täyttää lain laatukriteerejä.

Vammaispalvelun sosiaalityöntekijän tehtävänä on ollut käsitellä työntekijän nimiin tulleet kaikki uudet vammaispalvelulain mukaisiin palveluihin hakeutuvat ja jo palvelussa olevien asiakkaiden ilmoitukset, yhteydenotot ja hakemukset, vastata puhelimeen ja sähköposteihin sekä antaa neuvoja/ohjausta/tukea/konsultaatiota myös yhteistyökumppaneille.

Aikaisemmin Pohteen alueen kunnissa työntekijät ovat toimineet palveluun hakeutuvien henkilöiden ja palveluissa olevien vammaisten asiakkaiden asioissa. Useasti tilanne oli sellainen, että sosiaalityöntekijä/palveluohjaaja ei pysynyt lain asettamissa määräajoissa, eivätkä uudet palveluun hakeutuvat tai jo palveluissa olevat asiakkaat saaneet oikea-aikaisesti tai laadukkaita palveluja. Myöskään työntekijän tavoitettavuus oli haastavaa.

Pohteen alueella Oulun vammaispalvelun erityisryhmissä tehdyssä selvityksessä on tullut ilmi, että ilmoitusten/yhteydenottojen ja hakemusten käsittelyyn ottaminen ja ensimmäinen yhteydenotto henkilöön/asiakkaaseen on usein saattanut venyä yli 7 arkipäivää. Ensimmäinen tapaaminen henkilön/asiakkaan kanssa oli vasta kuukauden tai jopa useamman kuukauden päästä.

Toisena isona ongelmana oli koettu myös se, että oli tehty palvelutarpeen arviointeja / vammaispalvelutarpeen selvityksiä tilanteissa, joissa henkilö olisi hyötynyt pelkästään ohjauksesta muihin (perus-)palveluihin ja tukitoimiin (Kela, verohallinto jne.). 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Tulsote -hanke, VP-kehittämisohjelma: projektikoordinaattori Kaisa Kuusikko sekä v. 2022 lisäksi projektisuunnittelija Pia Kortessalo ja palvelualuejohtaja Marja Salo sekä pilotoija sosiaalityöntekijä Lotta Limingoja.

1.1.2023- Pohde VP-Asiakasohjauskeskus: VAP Minna Mikkola ja VYP Lotta Limingoja sekä sosiaalityöntekijä Tuija Holm ja Kaisa Kuusikko, Pohde VP-Osaamiskekus: VAP Pia Kortessalo ja VP-Yhteiset palvelut: PAJ Marja Salo sekä koko VP-työyhteisön henkilöstö, asiakkaat, Pohde ja kuntien vammaisneuvostot, vammaisjärjestöt, Pohde Ikä-, Perhe- ja Sotekeskusten henkilöstö sekä muut toimijat Pohteella.

Tavoiteltu muutos

Ensiarviotiimiin liittyvät Yleiset tavoitteet (Pohde)​:

  1. Otetaan käyttöön koko alueen yhteinen palvelupolku -malli ensiarviointiin liittyen (Keskitetty ohjaus/neuvonta ja ensiarvio, työjako ja vastuuntyöntekijän rooli) = Uudet asiakkaat!
  2. Palvelujen ensiarviointi toimii saumattomasti yhtenä kokonaisuutena (vammaispalvelu, sote-/perhe-/ikäkeskus, osaamiskeskus, järjestöt jne.) ja ensiarviointi (yhteydenotosta/hakemuksesta) toteutetaan lähellä asiakasta hänen omassa ympäristössä yhteistyössä eri toimijoiden kanssa (erityispalvelut tukevat peruspalveluita, konsultatiivinen työote)​
  3. Painopiste ennaltaehkäisyyn/itsearviointiin sekä varhaiseen tunnistamiseen ja palveluiden oikea-aikaisuuteen, kevyempiin ja myös digitaalisiin palveluihin ensiarviointiprosessissa (SHL palvelut ensisijaisia)​
  4. Palvelun tarvitsija (ja/tai heidän läheiset) sekä yhteistyötahot osallistuvat aktiivisesti arviointiprosessiin ​

Ensiarvio-Palvelupolun tavoitteet (Tulsote)​:

  1. PTA alkaa viiveettä ja oikea-aikaisesti ja palvelutakuu toteutuu, 7vrk/3 kk: Saatavuus, oikea-aikaisuus ja jatkuvuus
  2. Akuutteihin tilanteisiin vastaaminen (kiireelliset heti): Ennaltaehkäisy/ennakointi huomioiden
  3. Suunnitelmalliselle/pitkäjänteiselle sosiaalityölle saadaan "työskentelyrauha": Laatu ja vaikuttavuus
  4. Palvelutarve tunnistetaan palvelujärjestelmässä ja prosessin kulku/ohjautuminen on sujuvaa (yhteistyö/konsultaatio): Monialaisuus ja yhteentoimivuus
  5. Tarve arvioidaan systemaattisesti ja kokonaisvaltaisesti PTA-prosessissa ja huomioidaan eri psyko-/fyysis-/sosiaaliset ulottuvuudet sekä jo olemassa olevat palvelut: Kustannusten nousun hillintä ym. 
Muutoksen mittaaminen

Ensiarviotiimillä on oma (viikko/kuukausi)seurantalista (excel), johon tiimin työntekijät merkitsevät kaikki viikon/kuukauden sisällä saapuneet ilmoitukset, yhteydenotot ja hakemukset. Listalle on merkitty vastuutyöntekijät vuorojen ja sijaistusten mukaan. Samalle listalle jokaisen asiakkaan kohdalla merkataan, onko ensiarviotapaaminen toteutunut 7 arkipäivän sisällä, onko henkilö / ilmoittaja ollut mukana, onko johtanut palvelutarpeen arviointiin ja muu erityinen asia (esim. kiireellinen, yhteistyökumppani). Seurantalistan Excel- taulukkoa on helppo seurata ja laskea tiedot sekä tehdä yhteenvetoja.

Sagaan asiat vireille VYP nimiin, josta ne siirretään ensiarvioiden eteenpäin omatyöntekijälle jatkoselvittelyyn.

Asiakaspalaute kerätään säännöllisesti puhelimeen ja sähköpostiin tulleista palautteista. 

Työntekijöiden palaute: (pilottivaiheessa kerätty viikoittain suullista ja kirjallista palautetta Ensiarviotiimin työntekijöiltä). Tällä hetkellä käydään viikkotiimeissä suullinen palaute.

Vammaispalvelun Osaamiskeskukselle kysely 12/2023, josta kokemukset Ensiarviotiimin vaikutuksesta kehittämisesvuodesta 2023.

Työskentelyn tulokset käydään läpi säännöllisesti työyksikön kokouksessa.

Pohteen palautejärjestelmää kehitetään (kesken).

Toteutussuunnitelma

Vuosi 2023 - Ensiarviointimallin työskentelyn käyttöönotto, jalkauttaminen ja jatkokehittäminen, johon osallistui koko Pohteen Vammaispalveluiden toimialueen Yhteisten palveluiden osaamiskeskuksen ja Asiakasohjauskeskuksen/Ensiarviotiimin henkilöstö.

Syksy 2022 – Ensiarviotiimin pilotti/Oulu (ja Kempele 2. vaihe).

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Uudet Vammaiset/kehitysvammaiset asiakkaat.

Pohteella vammaispalvelulain mukaisia palveluja tarvitsevat henkilöt, joilla ei vielä ole vammaispalvelulain mukaisia palveluja tai tukitoimia (uudet asiakkaat).

Henkilö tulee ensiarviotiimiin

- hakemuksella

- henkilö tai omainen/läheinen toinen viranomainen voi olla suoraan yhteydessä ja pyytää ohjausta/neuvontaa/tukea/apua henkilön tilanteeseen (puhelin/sähköposti).

- sosiaalihuoltolainmukaisella yhteydenotolla - viranomainen tekee suosituksen / ilmoituksen henkilön avun/tuen tarpeesta.

Ratkaisun perusidea

Ensiarviotiimin Pilotin 1. vaihe toteutettiin 22.9.-12.10.2022 ja 2. vaihe 14.-25.11.2022. Toisen vaiheen pilotoinnissa oli mukana hyvinvointialueelta Kempeleen kunnan vammaispalvelut.

Pilottiin ja Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen (Pohteen) järjestämissuunnitelmaan perustuen Pohteelle perustettiin Vammaispalvelun toimialueelle Asiakasohjauskeskukseen Ensiarviotiimi 1.1.2023-, jota on kehitetty toiminna ohessa Tulsote-hankkeen Vammaispalvelujen kehittämisohjelmassa.

Yhteydenoton/hakemuksen tms. vastaanottaminen
Ensiarviotiimi (1,5 sosiaalityöntekijää, 3 sosiaalihuollon palveluohjaajaa ja 2 terveydenhuollon palveluohjaajaa) vastaanottavat kaikki alueelle tulleet uudet vammaispalveluhakemukset ja vammaispalveluja koskevat asiat. Ilmoitukset tulevat mm. puhelimitse, postitse, sähköpostilla, OmaOlon kautta tai skannattuna MCSaga tietojärjestelmään.

Asian käsittely tiimissä
Tiimin työntekijät ovat vuorollaan palvelupuhelimessa/sähköpostissa etuvuorossa ja takavuorossa työparina (etukäteen sovitus työvuorot). Etuvuorossa oleva vastaan klo 9-16 palvelupuhelimeen ja käsittelee ja vastaa Ensiarviotiimin yhteiseen sähköpostiin tulleet yhteydenotot. Takavuorossa oleva käsittelee Saga (sosiaalihuollon tietojärjestelmä) tulleet asiat (7 vrk sisällä), ensiarvio ja on yhteydessä palvelua tarvitsevaan henkilöön sekä tarvittaviin tahoihin ensiarvioon liittyen. Tarvittaessa asiaan liittyen pyydetään lisäselvitystä tai lähetetään esim. hakemus saapuneeseen suositukseen liittyen.

Ensiarviosta asiat voivat jäädä ensiarviotiimille työntekijälle aluejaon mukaisesti jatkoselvittelyyn, siirtyä Vammaispalvelun osaamiskeskukseen jatkokäsittelyyn tai asia voi päättyä ensiarvion jälkeen. Asiat, jotka jäävät ensiarviotiimille palvelutarpeen arviointia varten, käsitellään yleensä yhteistyössä muiden peruspalveluiden (Ikä-, lapsi- ja perhepalvelut tai työikäisten) palvelutehtävissä olevien työntekijöiden kanssa. Henkilön tilannetta arvioidessa selvitetään aina, että ovatko ensisijaiset palvelut ja tukitoimet tai Pohteen sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut ja tukitoiset henkilölle sopivia ja riittäviä vai onko henkilö vammainen ja oikeutettu vammaispalvelulain mukaisiin palveluihin ja tukitoimiin vamman tai pitäaikaisen sairauden vuoksi.

Ensiarviotiimi käsittelee yhdessä kaikki saapuneet ilmoitukset ja tarkistaa asioiden taustatiedot. Mikäli Ensiarviotiimin tullut yhteydenotto tai asia on sellainen, että henkilöllä on asiakkuus Pohteen Vammaispalvelun Osaamiskeskuksessa, niin asia siirrettään suoraan omalle-/vastuutyöntekijälle tai Vastuuyksikköpäällikölle, mikäli omaa työntekijää ei ole.

 Ensiarviotiimiin jatkokäsittelyyn jääneet asiat arvioidaan ja selvittää henkilön ja hänen verkoston/perheensä sekä muiden viranomaisten kanssa yhteistyössä ja hakemukseen annetaan viranhaltijapäätös. Ensiarvio ja/tai palvelutarpeen arvio voidaan tehdä tilanteesta riippuen puhelimessa, Teamsina, toimistolla tai kotikäynnillä henkilön luona kotona tai esim. osastolla.

Ensiarviointiyhteydenotto/tapaaminen
 Ensiarviointiyhteydenottoon/tapaamiseen kutsutaan asianomainen/henkilö, jota asia koskee, tarvittaessa hänen läheiset/omaiset, yhteydenottoja tai ilmoituksen tekijä (mikäli eri kuin asianomainen/henkilö) ja mahdolliset yhteistyökumppanit sekä muut tarvittavat tahot.

Tapaamisessa käydään läpi ilmoituksen/yhteydenoton/hakemuksen syyt sekä asianomaisen/henkilön ja mahdollisesti hänen verkoston/perheensä tilannetta. Ensiarviointitapaamisessa tapahtuu myös mahdollinen palveluohjaus muihin palveluihin ja tukitoimiin yhteisymmärryksessä asianomaisen/henkilön kanssa. Osassa tapauksissa ensiarviointitapaaminen itsestään on jo riittävä toimenpide asian selvittämiseksi. Asianomaiselle/henkilölle annettaan ohjausta ja neuvontaa ensisijaista tukitoimista ja palveluista (SHL) sekä mm. yhdistysten, järjestöjen, kolmannen sektorin, kuntien ja sivistys- sekä kulttuuritoimen, seurakuntien, yksityisten palveluntuottajien, Kelan, Verohallinnon jne. tukitoimista ja palveluista.

Palvelutarpeenarviointi
Ensiarviointiin liittyen tehdään ratkaisu palvelutarpeen arvioinnin aloittamisesta. Ratkaisun tekemiseen osallistuu aina sosiaalityöntekijä, mikäli kyseessä on erityistä tukea tarvitseva henkilö (SHL 3 § 3) erityistä tukea tarvitsevalla henkilöllä ja asiakkaalla). Kun päädytään aloittamaan laajempi palvelutarpeen arviointi, samat työntekijät jatkavat arviointityöskentelyä asiassa. Ainakin toinen työntekijöistä jatkaa henkilön omatyöntekijänä siihen saakka, kuin henkilön asiakkuus jatkuu tai asiakkuus siirtyy peruspalveluihin (ikä-, perhe-, sotekeskukseen tai Vammaispalveluiden osaamiskeskukseen).

Kiireelliset asiat/toimenpiteet ja konsultointi
Ensiarviotiimi vastaa vammaispalveluiden toimialueen virka-ajan kiireellisistä vammaispalvelua koskevista uusista asioista/toimenpiteistä (eli EI esim. perustoimeentulotukeen liittyvät asiat, jotka Kelalla tai peruspalveluissa täydentävän/ehkäisevän toimeentulotuen osalta omalla työntekijällä). Yhteistyökumppaneilla ja muilla viranomaisilla on mahdollisuus konsultoida tiimiä vammaispalveluiden asioissa. Pohdelaisilla on mahdollisuus saada neuvoa ja ohjausta tiimiltä puhelimitse tai  sähköpostilla.

Johtaminen ja seuranta
Yhteisten palveluiden alaisuudessa toimivan Asiakasohjauskeskuksen vastuualuepäällikkö (VAP) sekä Ensiarviotiimin vastuuyksikköpäällikkö (VYP) ohjaavat viranhaltijoita ja osallistuvat yhteisiin viikko-/kuukausipalavereihin, joissa toimintaa ohjataan ja viedään eteenpäin yhteistyössä. VYP osallistuu Vammaispalvelujen toimialueen VYPien viikkopalavereihin Osaamiskeskuksen ja Asiakasohjauskeskuksen yhteistyön ja toiminnan suunnittelemiseen ja eteenpäin viemiseen liittyen. Vammaispalvelun toimialueella Osaamiskeskuksen ja Asiakasohajauskeskuksen työntekijöille järjestetään säännöllisesti noin kerran kuukaudessa yhteistyöhön liittyviä tapaamisia ja lisäksi työntekijöillä on mahdollisuus kerran viikossa konsultoidan asiakastapauksiin liittyen asioita konsultaatiotiimissä.

Tiimin työntekijät raportoivat tehdystä työstä asiakas- ja viikkopalavereissa sekä tilastoimalla työtä (excel). Työn vaikuttavuuden arvioimiseksi seurataan toteutuneiden tapaamisten määriä, henkilöiden/asianomaisten/asiakkaiden ja ilmoittajien/yhteydenottajien osallistumista tapaamisiin, uusien palvelutarpeen arviointien määriä ja päätöksiä sekä henkilöiden/asianomaisten/asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja työntekijöiden palautetta Ensiarviotiimin työn kehittämiseksi ja esim. resurssoinnin seuraamiseksi.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Ensiarviotiimiin kuuluvat alueen vammaispalvelun sosiaalityöntekijät, sosiaaliohjaajat sekä terveydenhuollon palveluohjaajat. Tiimissä on 2 sosiaalityöntekijää, 3 sosiaaliohjaajaa ja 2 terveydenhuollon palveluohjaajaa. Tiimi työskentelee yhdessä koko Pohteen alueella aluejaon mukaisesti. Tiimin työntekijämitoitus perustuu alueen vammaispalvelutilastoihin ja ko. mitoituksella on lähdetty kehittämään toimintaa. 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli auttaa jakamaan työt tasavertaisesti työntekijöiden keskeen ja antaa työrauha suunnitelmalliselle työskentelylle (oma-/vastuutyöntekijä perus- ja erityispalveluissa), kun uusien asiakkaiden ensikontakti toteutetaan Ensiarviotiimissä. 

Ensiarviointimallia on kehitetty vammaispalvelunpalveluissa. Sama ensiarvioitityöskentelymalli on mahdollista toteuttaa myös muissa peruspalveluissa, esim. perhe- ja sosiaalipalveluissa, työikäisten palveluissa, ikäihmisten palveluissa tai lastensuojelunpalveluissa. Ensiarviointimalli on helposti toteuttavissa myös yhdistetyssä sosiaalitoimistoissa asiakkaiden tilanteen arvioimiseksi ja asiakkaiden ohjautumiseen työntekijöille (asiakasjako).

Kehittämistyö jatkuu hankkeen päätyttyä Pohteen toimialueella Vammaispalvelujen Asiakasohjauskeskuksessa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Pohteen johtoryhmä on päättänyt ottaa ensiarviointitiimimallin käyttöön koko Pohteen alueella Vammaispalveluiden toimialueelle uusien asiakkaiden osalta 1.1.2023-.

Ensiarviointitiimi on saanut positiivista palautetta vammaisneuvostosta, järjestöiltä, (palveluissa olevilta) asiakkailta ja viranomaisilta sekä  yhteistyökumppaneilta suunnittelu- sekä pilotointivaiheessa kuin myös Ensiarviotiimin aloitettua Pohteen toimialueella 1.1.2023- mm. tavoitettavuuteen ja ystävälliseen sekä asiantuntevaan ohjaukseen/neuvontaan sekä konsultaatioon liittyen.

Ensiarviointimalli vastaa uusien asiakkaiden tarpeisiin sekä vammaispalvelu- ja sosiaalihuoltolain vaatimuksiin. Henkilöille tarjotaan ensiarvioon perustuen tapaaminen ilmoituksen, yhteydenoton tai hakemuksen saapumisesta ja henkilö saa tukea ja neuvoa oikeanaikaisesti.

Palvelutarpeenarvioinnit tehdään tarvittavassa laajuudessa (puhelimessa, Teamsissa, live-tapaamisessa tai esim. osastolla). Osa henkilöistä saa palvelua heti ensiarviotapaamisen jälkeen, osa (saattaen) ohjataan peruspalveluihin tai vammaispalveluihin, jossa oma-/vastuutyöntekijä hoitaa asiakkaan asiat (asiakassuunnitelma ja päätökset). Voi myös olla, että Ensiarviotiimin palvelutarvearvioin jälkeen henkilölle ei synny asiakkuutta ja/tai haettu vammaispalvelulain mukainen palvelu evätään, sillä ensisijaiset palvelut ja tukitoimet arvioidaan olevan henkilölle sopivia ja riittäviä turvaamaan avun ja tuen tarvetta.

Työntekijät saavat tukea koko Ensiarviotiimiltä ja vastuualue- sekä yksikköpäälliköltä, vastuu asiakasasioista ei jää yhdelle työntekijälle (työparityöskentely/sijaistusparit).

Yhteistyökumppanit ja muut viranomaiset voivat konsultoida ja saada neuvoja vammaispalvelulain mukaisista palveluista Ensiarviotiimiltä, ennen kuin ohjaavat asiakkaitaan vammaispalvelujen piiriin, joka mm. on asiakasystävällistä ja vähentää turhaa asiakkaan pompottelua.