Yhdessä sovitut säännöt – tiimin menestyksen perusta
Yhteiset pelisäännöt selkeyttävät tiimin toimintaa, vahvistavat yhteistyötä ja vähentävät väärinkäsityksiä. Ne tukevat avoimuutta, sitoutumista ja vastuullisuutta, mikä parantaa työilmapiiriä ja auttaa saavuttamaan tavoitteet.
Työpaikalle yhdessä sovitut säännöt ovat tärkeitä, koska ne selkeyttävät odotuksia, varmistavat turvallisuuden, takaavat reilun kohtelun, edistävät hyvää työilmapiiriä ja tukevat tavoitteiden saavuttamista. Säännöt pohjautuvat usein myös lakeihin ja auttavat ehkäisemään ristiriitoja.
Yhdessä sovitut säännöt vahvistavat tiimin sitoutumista, helpottavat yhteistyötä ja suuntaavat toimintaa kohti yhteisiä päämääriä. Ne auttavat luomaan perustan luottamukselle ja tehokkaalle toiminnalle työympäristössä.
Kehitysvammaisten asumisyksikkö Kivarin työhyvinvointikyselyn tulokset syksyllä 2023 osoittivat, että työyhteisössä oli merkittäviä haasteita. Työntekijät kokivat arvostuksen puutetta, työn palkitsevuuden puuttumista ja epäselvyyttä työnkuvissaan. Lisäksi työssä ei ollut riittävästi voimavaroja kehitykselle, työn ja muun elämän yhteensovittaminen oli vaikeaa, palautuminen heikkoa, ja työskentely tapahtui työntekijöiden ja organisaation arvojen vastaisesti. Johtaminen arvioitiin heikoksi, erityisesti tuen puutteen osalta. Yksi merkittävimmistä tuloksista hyvinvoinnin, veto- ja pitovoiman osalta on NPS-lukema, joka oli Kivarin tuloksissa Oma Hämeen tulosten heikoimpia.
Kehittämisen tavoitteena on parantaa työyhteisön hyvinvointia, palauttaa työn mielekkyys ja palkitsevuus, sekä vahvistaa johtamisen käytäntöjä, erityisesti tuen antamisessa ja työnkuvien selkiyttämisessä. Tämä linkittyy organisaation strategiaan, joka painottaa henkilöstön hyvinvointia ja arvojen mukaista toimintaa osana kestävää ja tuloksellista työntekoa. Ratkaisulla tuetaan organisaation pitkäjänteistä menestystä ja työntekijöiden sitoutumista.
Kehittäjä joukko oli STM:n vetoa ja pitoa valmennukseen mukaan lähtenyt joukko johon kuuluivat:
- Kivarin lähijohtaja
- sairaanhoitaja
- kaksi ohjaajaa.
- Kanta-Hämeen hyvinvointialueen työhyvinvointiasiantuntija
- Kanta-Hämeen hyvinvointialueen työsuojeluasiantuntija
- Terveystalon työterveyshoitaja.
Ensimmäisessä valmennuksen työpajassa keskityttiin tilanteen juurisyiden tunnistamiseen. Tärkeänä kehityskohteena nousivat esiin tiimin pelisäännöt, jotka olivat olemassa mutta monitulkintaisia.
Pelkästään valmiiden sääntöjen esittäminen ei ollut riittävää, joten päätettiin:
- Osallistaa koko tiimi pelisääntöjen kehittämiseen kesän kehittämispäivässä.
- Tämä lähestymistapa varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet voivat vaikuttaa pelisääntöihin, mikä lisää sitoutumista ja parantaa yhteistyötä.
Tavoiteltu muutos:
Pitkäaikaisena tavoitteena on:
- Parantaa työyhteisön hyvinvointia.
- Palauttaa työn mielekkyys ja palkitsevuus.
- Vahvistaa johtamisen käytäntöjä, erityisesti:
- Tuen antamisessa.
- Työnkuvien selkiyttämisessä.
Nämä tavoitteet ovat linjassa organisaation strategian kanssa, joka painottaa:
- Henkilöstön hyvinvointia.
- Arvojen mukaista toimintaa kestävän ja tuloksellisen työnteon osana.
Tavoitellut tulokset:
- Lyhyen aikavälin tavoite: Yhteisten pelisääntöjen luominen tai niiden kirkastaminen.
- Pitkän aikavälin tulos: Työyhteisön hyvinvoinnin parantuminen, henkilöstön sitoutumisen vahvistuminen ja organisaation pitkäjänteinen menestys.
Arviointikysymykset:
- Onko työyhteisön hyvinvointi parantunut?
- Ovatko työn mielekkyys ja palkitsevuus lisääntyneet?
- Onko johtamiskäytännöissä (tuki ja työnkuvien selkeys) tapahtunut positiivisia muutoksia?
Arviointikriteerit ja indikaattorit:
- Työhyvinvointi:
- Työhyvinvointikyselyn tulokset (esim. työtyytyväisyys, koettu jaksaminen).
- Sairauspoissaolojen määrä ja niiden kehitys.
- Työn mielekkyys ja palkitsevuus:
- Henkilöstökyselyissä mitatut kokemukset työn merkityksellisyydestä ja palautteesta.
- Työntekijöiden vaihtuvuus (alhaisempi vaihtuvuus viittaa lisääntyneeseen sitoutumiseen).
- Johtamiskäytännöt:
- Henkilöstökyselyissä arvioitu johtamisen tuki ja työnkuvien selkeys.
Seurantamenetelmät:
- Työhyvinvointikyselyt: Toistetaan kysely säännöllisesti, parin vuoden välein.
- Onnistumiskeskustelut: Toteutetaan vuosittain.
- Organisaation henkilöstötilastot: Seurataan sairauspoissaolojen määrää ja vaihtuvuutta.
Menetelmät todennukseen:
- Tavoitteiden saavuttaminen todennetaan yhdistämällä määrällisiä (kyselyt, poissaolotilastot) ja laadullisia (palaute) aineistoja.
- Kehittämisen välivaiheissa (esim. pelisääntöjen päivittämisen jälkeen) on onnistumiskeskustelut, joissa voidaan arvioida lyhyen aikavälin vaikutuksia ja sopia jatkotoimenpiteistä.
Jotta tavoiteltu muutos saadaan aikaiseksi tiimin sitouttamisessa ja pelisääntöjen noudattamisessa, seuraavat toimenpiteet ja keinot voivat olla hyödyllisiä:
Toimenpiteet:
- Selkeät pelisäännöt: Varmistetaan, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät pelisääntöjen merkityksen ja sen, kuinka ne tukevat tiimin toimintaa. Pelisäännöt tulee käydä läpi ja varmistaa, että ne ovat konkreettisia ja sovellettavissa arjen tilanteissa.
- Yksi pelisääntö kerrallaan: Joka tiimipalaverissa käsitellään vain yksi pelisääntö, jolloin se saa enemmän huomiota ja merkitystä. Tämä estää säännöistä kuormittumista ja varmistaa, että ne tulevat omaksutuksi kunnolla.
- Arjen esimerkit: Tiimipalavereissa keskustellaan siitä, mitä kuhunkin pelisääntöön liittyvä käyttäytyminen tarkoittaa käytännön tilanteissa. Arjen esimerkit auttavat konkretisoimaan sääntöjen merkitystä ja tekevät niistä helpommin omaksuttavia.
- Palaute ja keskustelu: Palautteen antaminen ja vastaanottaminen on tärkeää. Palaverissa olisi hyvä keskustella siitä, miten pelisäännön noudattaminen on sujunut, ja tuodaan esiin mahdollisia haasteita ja onnistumisia.
- Sitoutuminen ja vastuunotto: Tiimin jäsenet sitoutuvat aktiivisesti noudattamaan pelisääntöjä ja ottamaan vastuuta omasta käytöksestään. Tämä voi tarkoittaa myös sitä, että tiimiläiset muistuttavat toisiaan sääntöjen noudattamisesta.
Keinot:
- Visuaaliset muistutukset: Voidaan käyttää visuaalisia keinoja, kuten tauluja tai muistilappuja, joissa näkyvät tärkeimmät pelisäännöt, jotta ne pysyvät jatkuvasti esillä tiimipalavereissa ja työtilassa.
- Pelisääntöjen arviointi: Säännöllisesti arvioidaan, kuinka hyvin pelisääntöjä noudatetaan ja päivitetään niitä tarpeen mukaan.
- Positiivinen vahvistaminen: Kannustetaan tiimiä noudattamaan pelisääntöjä positiivisesti. Erityisesti tiimin hyvät käytännöt ja onnistumiset tuodaan esille ja kiitetään julkisesti.
- Yhteinen keskustelu ja reflektointi: Tiimin palavereissa varataan aikaa myös yhteiselle keskustelulle, jossa pohditaan, miten pelisääntöjen noudattaminen on onnistunut ja missä on vielä kehitettävää.
Tämä lähestymistapa varmistaa, että pelisäännöt sisäistetään vaiheittain ja käytännön tasolla, ja että tiimi sitoutuu niihin pitkäjänteisesti.
Kohderyhmän kuvaus:
Kohderyhmä koostuu työyhteisön työntekijöistä, jotka työskentelevät eri tehtävissä (sairaanhoitaja, ohjaaja). Heidän roolinsa vaihtelevat, mutta kaikille on tärkeää, että työyhteisön pelisäännöt tukevat yhteistyötä, työhyvinvointia ja selkeyttävät käytännön toimintaa.
Asiakasymmärrys:
- Asiakasymmärrystä on kerrytetty tarkastelemalla aiempia pelisääntöjä ja niiden toimivuutta.
- Aiemmin havaittiin, että pelisäännöt olivat monitulkintaisia, ja tämä tieto ohjasi kehitystyötä.
- Lisäksi työyhteisön viikoittaisissa palavereissa on keskusteltu työn arjessa esiin nousseista haasteista ja tarpeista, jotka vaikuttavat pelisääntöjen merkitykseen.
Asiakkaiden osallistaminen:
- Työntekijät osallistuivat pelisääntöjen arviointiin pienryhmissä kehittämispäivässä, joissa he miettivät, mitkä säännöt ovat tärkeitä ja mitä puuttuu.
- Ryhmissä koottuja ajatuksia visualisoitiin post-it-lapuilla ja käytiin läpi yhteisesti. Analysoitu pelisääntöjen toimivuutta, sekä toimimattomuutta arjessa sekä pohdittu miksi kysymyksiä.
- Pelisääntöjä on tämän jälkeen käsitelty viikoittaisissa tiimipalavereissa, joissa kunkin säännön tarkoitus on tarkennettu ja koostettu yhteiseen dokumenttiin.
Kehittämisessä on käytetty