Yhdistystyöpajat yhteiskehittämisen välineenä sote-palveluissa

Yhdistystyöpajat ovat yhteiskehittämisen foorumi Sosteri-sotekuntayhtymän toiminta-alueella Savonlinnan seudulla. Toiminnalla Sosterin substanssiosaaminen kanavoidaan yhdistysten toiminnan kehittämiseen ja yhdistysten osaaminen Sosterin asiakaspolkujen kehittämiseen. 

Toimintaympäristö **

Kehittämistyö tehdään sote-uudistuksen keskellä asiakkaiden hyvinvoinnin, osallisuuden ja palvelujen vahvistamiseksi. Toiminnalla pyritään samalla hillitsemään kasvavia sosiaali- ja terveyspalvelujen kustannuksia ja kohdentamaan palveluja oikea-aikaisesti niitä eniten tarviseville. Kehittämistyössä selkeytetään kolmannen sektorin roolia hyvinvontipalvelujen tuottamisessa. 

 

Liitteet
Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Sosteri on alueen (Enonkoski, Rantasalmi, Savonlinna, Sulkava) sosiaali- ja terveyspalvelujen pääjärjestäjä, Rantasalmi ja Sulkava hankkivat peruspalvelut ostopalveluina.

Savonlinnassa toimiva yhteistyöjärjestö Savonlinnan Seudun Kolomonen ry mahdollistaa yhdistysten, yhteisöjen ja muiden kansalaistoimijoiden keskinäistä yhteistoimintaa sekä kehittää verkostoitumista kansalaistoiminnan, julkisen sektorin ja yhdistysten välillä. Alueella toimii noin 1000 yhdistystä.

Lähtötilantessa haluttiin lisää tietoa asiakaskokemuksista ja palvelun laadusta. Asiakkaat ja yhdistykset eivät päässeet riittävästi vaikuttamaan palvelujen kehittämiseen. Yhdistystyöpajatoiminnan tavoitteena on luoda yhteiskehittämisen foorumi lisäämään asiakasosallisuutta. Sosterin asiantuntijat ja alueen yhdistysten kokemusasiantuntijat työskentelevät tasavertaisesti asiakaslähtöisten palvelupolkujen ja kansalaistoiminnan kehittämiseksi.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Yhdistystyöpajoilla madalletaan yhdyspintoja, sujuvoitetaan prosesseja, tuetaan osallisuutta sekä pyritään löytämään uusia keinoja ennaltaehkäistä sairauksia ja toimintakyvyn heikkenemistä. Toiminnalla vahvistetaan yksilön ja yhteisön voimavaroja sekä vähennetään sairauden tai sosiaalisen tilanteen heikentymisen riskitekijöitä.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittäjinä ja toiminnan osallisina toimivat

  • Yhdistystyöpajoihin osallistuvat Sosterin henkilökunta ja asiakkaat, alueen yhdistykset, hankkeet, oppilaitokset ja muut kehittämistyöstä kiinnostuneet
  • Kuntapäättäjät, viranhaltijat ja kuntalaiset
  • Kansalaistoiminnan asiantuntijat Savonlinnan Seudun Kolomonen ry:n kokoamana
  • Sosterin asiantuntijat

Toiminnasta saadut tulokset ovat osaltaan olleet innostajina ja kannustajina. 

Tavoiteltu muutos

Eri alojen yhdistysten kokemukset ja osaaminen sekä Sosterin asiantuntijoiden substanssiosaaminen otetaan käyttöön asiakkaan palvelujen turvaamiseksi ja hyvinvoinnin lisäämiseksi. Olennaisena tavoitteena on myös ennaltaehkäisevän toiminnan lisääminen ja ylläpitäminen alueen asukkaiden hyväksi. Käytössä on yhteiskehittämisen foorumi, jonka myötä keskinäinen kanssakäyminen, yhteistyö ja tiedonkulku paranevat. Toiminnalla vahvistetaan myös moniammatillista ja -toimijaista verkostoyhteistyötä.

Muutoksen mittaaminen

Seuranta ja arviointi: 

- miten paljon työpajat poikivat jatkokehitystyötä Sosterissa ja yhdistyksissä

- missä määrin yhdistykset ovat saaneet Sosterin asiantuntijoita yhdistysten tilaisuuksiin, paljonko siellä on ollut osallistujia sekä millainen on osallistujapalaute

- palautetta kootaan eri kanavia hyödyntämällä, mm. idealaatikot, sähköiset ideointityökalut, yleisönosastot, Savonlinnan Seudun Kolomonen ry:n yhdistysryppäiden työskentely, paikallisten kumppanuuspöytien kautta tulevat ideat yms. väylät

- millaisia muutoksia on tapahtunut toimintatavoissa  

 

 

Liitteet
Toteutussuunnitelma

On ymmärrettävä monitoimijuus sekä saada synnytettyä yhteinen tahtotila asikaslähtöisten sote-toimintojen kehittämiseen ja eri toimijoiden välisen yhteistyön lisäämiseen. Sitoutuminen kehitettävään asiaan on tärkeää ja tämän edistämiseksi tapaamisissa jatkotyöskentely aikataulutetaan, vastuutetaan ja arvioidaan.

Työpajatyöskentelyn aikana ryhmässä nousseet kehittämistarpeet kirjataan Sosterissa ylös ja mikäli ratkaisuehdotukset ovat toteuttamiskelpoisia, saatetaan ne eteenpäin toimenpiteiksi. Mahdolliset  lisäselvittelyt ja jatkotehtävät organisoidaan eteenpäin. 

Työpajatyöskentelyn aikana ryhmässä syntyneet kehittämisehdotukset viedään Savonlinnan Seudun Kolomonen ry:n yhdistysryppäiden käsittelyyn, yhdistysten toiminnan kehittämistoimenpiteisiin sekä mahdollisen hankerahoituksen osalta Hankepoolin käsittelyyn. Yksittäisten yhdistysten toimivallassa olevat ratkaisut pyritään toteuttamaan. 

 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Kohderyhminä ovat hyvinvointi- ja sote-alan yhdistyksissä toimivat ihmiset, palveluja käyttävät asiakkaat ja omaiset sekä Sosterin henkilökunta. Asiakasymmärrystä ja eri näkökulmia työpajatoimintaan antavat Sosterin moniammatillinen henkilökunta ja asiakkaat, alueen yhdistykset, hankkeet, oppilaitokset ja muut kehittämistyöstä kiinnostuneet toimijat. Tietoa työpajasta levitetään laajasti, jotta kaikki halukkaat pääsevät yhdistysten kautta vaikuttamaan sote-palvelujen kehittämiseen. 

Kukin yksittäinen yhdistystyöpaja rakentuu asiakasymmärrykseen perustuvaan aihealueeseen, mikä on ennalta määrätty ja selkeästi rajattu. Työpajassa aiheesta alustaa Sosterin asiantuntija tai vastaava. Eri toimijoiden muodostamissa ryhmissä paneudutaan aiheeseen, prosessien pullonkauloihin sekä kehittämisajatuksiin. 

Ratkaisun perusidea **

Yhdistystyöpajoissa Sosterin asiantuntijoiden osaaminen kanavoidaan yhdistysten toiminnan kehittämiseen ja yhdistysten kokemusasiantuntijuus Sosterin asiakaspolkujen kehittämiseen. 

Yhdistystyöpajoilla madalletaan yhdyspintoja, sujuvoitetaan prosesseja, tuetaan osallisuutta sekä pyritään löytämään uusia keinoja ennaltaehkäistä sairauksia ja toimintakyvyn heikkenemistä. Toiminnalla vahvistetaan yksilön ja yhteisön voimavaroja sekä vähennetään sairauden tai sosiaalisen tilanteen heikentymisen riskitekijöitä.  

Prosessin kuvaus on ajallisesti kolmiportainen: toimenpiteet ennen työpajatoimintaa, yhdistystyöpajan läpivienti, toimenpiteet pidetyn työpajan jälkeen sekä seuranta ja arviointi. 

Liitteet
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **

Keskeisintä toiminnan käyttöönotossa ja juurruttamisessa ovat sote-organisaatioiden ja yhdistysten toimintaan sitoutuneet ammattilaiset ja kokemusasiantuntijat. Toimintaan tarvitaan työpanosresurssia (henkilöstöä ja aikaa) sekä ryhmätoimintaan soveltuvat tilat. Työpajoja pidetään säännöllisesti. Työpajoissa pidetään alustuksia ja keskustelut tapahtuvat ryhmissä esimerkiksi learning cafe -tyyppisesti. Asioiden ylös kirjaaminen ja niiden jakaminen osallistujille, jatkotyöskentelyn vastuuttaminen ja seuranta ovat keskeinen osa toimintaa. Työpajoja voidaan järjestää myös virtuaalisesti. 

 

Vinkit toimintamallin soveltajille **

Valmistelevat toimenpiteet ovat käsiteltävien aiheiden kokoaminen ja valinta, kutsut ja ilmoittautumisten vastaanottaminen. Aihealueet jäsennellään ja organisoidaan työpajapöydät ennakkoon:

  • työpajapöytien (-ryhmien) kokoaminen ja puheenjohtajan nimeäminen
  • ennakkomateriaalin koonti ja lähettäminen osallistujille
  • A3-kehittämislomakkeen tulostaminen kullekin työpajapöydälle (lean-menetelmän hyödyntäminen)

Yhdistystyöpajatilaisuus alkaa alustuksella, strategisella taustoituksella ja orientaatiolla. Osallistujat jaetaan työpajapöytiin/ryhmiin ja sovitaan työskentelyn aikataulutuksesta. Työpajapöydissä työskentely etenee seuraavasti:

  • nykytilan kehittämistarpeiden määrittely ja priorisointi
  • kehitettävän asian (1-3) nimeäminen
  • tavoitteellisuus ja konkreettisuus
  • jatkotyöskentelystä sopiminen, menetelmät, vastuut ja aikataulut
  • asioiden ja keskustelun kirjaaminen A3-kehittämislomakkeelle
  • työpajan jälkeen puheenjohtaja kirjoittaa muistion sähköisen version
  • ryhmien purku, jossa käydään yhteinen keskustelu sekä tarvittaessa täydennetään ryhmätuotoksia 

Kun yhdistystyöpaja on pidetty, ryhmät jatkavat työskentelyä:  

  • ryhmät tapaavat jatkossa omissa työpajoissaan sovitusti (kirjataan asiat muistioon)
  • eri työpajojen vetäjien yhteiset palaverit ja tarkistus, missä mennään ja asioiden yhdistäminen/päällekkäisen työn ehkäiseminen
  • tarvittaessa ryhmien omat tapaamiset jatkuvat
  • yhdistystyöpajojen pitämisen jälkeen tulee huolehtia sovittujen asioiden jatkotyöstämisestä

Toimintamalli sopii myös muun kuin sosiaali- ja terveyspalvelujen asiakaslähtöisen toiminnan pitkäjänteiseen kehittämiseen. Kehittämiskohteet nousevat arjen käytäntöjen havainnoinneista ja muutostarpeista sekä saaduista kansalaispalautteista. Lisätietoa saadaan valtakunnallisista ja organisaatioiden tilannetta kuvaavista tilastoista (Sotkanet, Sosterin käynti- ja hoitopäivätilastot) sekä sote-palautteista. Toimintamalli on prosessi, joka etenee vaiheittain. 

 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Työpajatyöskentely on keskeinen menetelmä Sosterin prosessien johtamisessa ja kehittämisessä, joka on saanut valtakunnallisia palkintoja ja huomiota.

Asiakasnäkökulma ja laatu ohjaavat toiminnan kehittämistä. Sosteri on saanut asiakaslähtöisten palvelupolkujen rakentamiseen yhdistysten kautta käyttäjän ja kokemusasiantuntijan äänen. Yhdistykset ovat saaneet tukea ja ajankohtaista tietoa oman toimintansa kehittämiseen. 

Sosterin prosessimessuilla esitellään ryhmien töiden tuloksia; miten asiat ovat edenneet ajassa. Osa kehittämisideoista menee toimiviin yhteistyöfoorumeihin kuten esimerkiksi Savonlinnan hyvinvoinnin yhteistyöryhmään, LAPE-työryhmään, väkivaltatyön kehittämisryhmään, Hankepooliin, yhdistys- ja hanketyöntekijöiden yhteistapaamisiin jne.