Itä-Uusimaa: tulevaisuuden sote-keskus

Tiivistelmä oma-arvioinnista 2023

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -hankkeessa on vuonna 2023 jatkettu kehittämistyötä kohti vetovoimaista sotekeskusta, parannettua tiedolla johtamista ja palveluiden vaikuttavuutta sekä kehittyneempiä digitalisaatioon liittyviä toimintamalleja. Hankkeen viimeisen vuoden aikana asiakasohjaus on keskittynyt lapsiperhepalvelujen ja työikäisten ohjauksen ja neuvonnan kehittämiseen. Hyvinvointialueen aloitettua toimintansa sähköisten palveluiden ja tiedolla johtamisen kehittäminen on siirtynyt osaksi organisaation digiyksikön toimintaa.   

Alueella on edelleen käytössä useita eri asiakas- ja potilastietojärjestelmiä, mikä edelleen hankaloittaa tasalaatuisen tiedon tuottamista arviointia varten. Vuoden 2023 tiedonkeruussa haasteena oli, että hyvinvointialueen tiedolla johtamisen työkalut olivat vasta käyttöönottovaiheessa, eikä kaikkia tietoja ollut saatavilla vertailukelpoisina. Viimeiseen hankevuoteen vaikutti hyvinvointialueen käynnistyminen ja kehittämistoiminnan yhteensovittaminen Kestävän kasvun hankkeen kanssa.    

1.      Palveluiden yhdenvertaisen saatavuuden, oikea-aikaisuuden ja jatkuvuuden parantaminen

Lapsi- ja perhepalveluiden asiakasohjaustiimi palveli maalis-syyskuun aikana 2 364 asiakasta. Omatiimi -toimintamallin pilotointia ei ehditty aloittamaan Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeen aikana. Huhtikuussa 2023 päättyneellä perusterveydenhuollon jononpurulla ei saavutettu hoitotakuun määräaikoja. Suunterveydenhuollon toimenpiteillä on edistetty etenkin palveluiden alueellista yhdenvertaisuutta, mutta myös hoidon oikea-aikaisuutta ja saatavuutta on parannettu. Hyvinvointialueella mielenterveyden hoitoon on tiedonkeruun perustuvan tiedon pohjalta mahdollisuus päästä yhden viikon sisällä. Lapsiperhepalveluissa saatiin valmiiksi vanhemman mielenterveyden tuen polku, jonka voidaan nähdä hyödyttävän asiakkaita palveluihin ohjautumisessa ja se voi toimia myös ammattilaisten tukena.

2.      Toiminnan painotuksen siirtäminen raskaista palveluista ehkäisevään ja ennakoivaan työhön

Terveydenedistäjäsuuhygienistin tehtävän pilotoinnin jälkeen alueelle perustettiin vakituinen toimi, johon tehtiin syksyllä 2023 onnistunut rekrytointi. Tällä vaikutetaan ehkäisevän monialaisen yhteistyön jatkuvaan sujuvoittamiseen. Etäperhevalmennuksiin osallistui vuoden 2023 aikana keskimäärin 50 perhettä/valmennus, eli etäperhevalmennus tavoitti yhteensä n. 150 perhettä. Toimintamalli on juurrutettu pysyväksi toiminnaksi hyvinvointialueelle ja siihen on nimetty vastuuhenkilöt.  Perhepolku- vanhempainiltojen pilotointi osui koulutusten venymisen vuoksi haasteelliseen aikaan ja monessa koulussa ja päiväkodissa oli jo järjestetty vanhempainilta aiemmin syksyn aikana. Tästä syystä kiinnostus teemavanhempainiltaan oli vähäistä. 

3.      Palveluiden laadun ja vaikuttavuuden parantaminen

Lapsi- ja perhepalveluiden asiakasohjauksen tiedonkeruuta toteutettiin jatkuvasti ja sitä analysoitiin kuukausittain. Vaikuttavuuden arviointi on tällä aikataululla haastavaa, mutta tehtävien vakinaistaminen kertonee osaltaan pilotin onnistumisesta. Keskitetyn asiakasohjauksen pilotoinnin aikana lapsi- ja perhepalveluissa palvelutarpeenarvioinnit vähentyivät noin puolella. Mielenterveys- ja päihdepalveluiden tiedolla johtamisen kokonaisuudessa onnistuttiin luomaan toimiva kokonaisuus laajamittaisen tietojen keruusta, jonka pohjalta on mahdollisuus tuottaa tietoa hoidon laadusta ja vaikuttavuudesta. Lapsiperhepalveluissa kartoitustyö oli haasteellista eri yksiköiden toimintatapojen ja useiden käytössä olevien asiakastietojärjestelmien vuoksi. Lisäksi kartoitustyötä tehtiin samaan aikaan useiden tahojen toimesta, eikä vastuuta oltu selkeästi määritelty. 

4.      Palveluiden monialaisuuden ja yhteentoimivuuden varmistaminen  

Sosiaalipalveluihin laadittu monialaisen yhteistyön suostumuslomake otettiin käyttöön keväällä 2023. Sosiaalityön foorumit saatiin hankkeen aikana hyvin jalkautettua ja niitä tullaan järjestämään tulevinakin vuosina. Mielenterveys- ja päihdepalvelujen osalta erikoissairaanhoidon panostus peruspalveluihin on lisääntynyt siten, että koko alueen mielenterveyspalveluiden henkilöstöllä on mahdollisuus psykiatrin konsultaatioihin. Lapsi- ja perhepalveluiden perhekeskustoiminnan yhtenäistäminen alueella osoittautui äärimmäisen haasteelliseksi puuttuvien rakenteiden vuoksi. Perhekeskustoimintamallin jatkokehittämistä ajatellen on tehty aloite perhekeskuskoordinaattorin palkkaamiseksi hyvinvointialueelle.

5.      Kustannusten nousun hillitseminen 

Keskitetyn ohjauksen ja neuvonnan avulla palvelutarpeenarviointien määrä on vähentynyt, mikä viittaisi kustannusten nousun hillitsemiseen. Kokonaiskustannuksia ei kuitenkaan ole seurattu. Myöskään sosiaalipalveluiden kokonaiskustannuksia ei ole seurattu järjestelmällisesti. Panostaminen ennaltaehkäiseviin ja varhaisen tuen toimintamalleihin toivotaan vaikuttavan, niin että sosiaalihuollon palveluissa työntekijöiden kuormittavuus vähenee ja asiakasta pystytään auttamaan varhaisemmassa vaiheessa ja kevyemmillä palveluilla sekä niin, että asiakkuuden kesto vähenee. Perusterveyden- ja suunterveydenhuollon jononpurkujen osalta on todettava, että talouden seurannassa epäonnistuttiin, eikä kustannusten nousun hillintään päästy vaikuttamaan. Myöskään suunterveydenhuollon Hygga-pilotti ei johtanut jatkosopimukseen. Yhtenäiset riskiluokat ja recall -käytännöt hillitsevät osaltaan kustannuksia. Etäperhevalmennuksen tuomaa säästöä on haasteellista arvioida numeerisesti, muutoin kuin säästetyn työajan osalta. Samat haasteet koskevat Perhepolku- ryhmäneuvoloita. 

Tiivistelmä oma-arvioinnista, syksy 2022

Yleisellä tasolla voidaan sanoa, että alueellinen kehittäminen on osittain suunniteltua aikataulua jäljessä, kun pienellä alueella samat resurssit ovat olleet mukana myös hyvinvointialueen valmistelussa. Oma-arviointi raportin rakenteen muuttaminen teki arvioinnista haastavaa. Rakennetta tullaan edelleen uudistamaan selkeämmän kokonaisuuden saavuttamiseksi siten, että se aidosti myös palvelee käytännön kehittämistyötä. 

Kolmas oma-arviointi nosti esiin, että jo tehdyistä kehittämistoimenpiteistä huolimatta, alueella ei vielä ole käytössä yhtenäistä mallia tilastoida, raportoida tai seurata toiminnan lukuja. Syksyllä 2022 tehty oma-arviointi luo suuntaviivoja loppuhankekauden ja sen jälkeen tehtäville toimenpiteille tavoitteiden saavuttamiseksi. Oma-arvioinnissa käytettäviä mittareita tulee tarkastella kriittisesti ja ne on syytä päivittää hyvinvointialueelle siirryttäessä. Avoinna olevassa Kestävän kasvun -hankkeen II-vaiheen rahoitushaussa haemme resurssia mm. kirjauskäytäntöjen yhtenäistämiseksi, millä haetaan ratkaisuja aiemmin mainittuihin tiedolla johtamisen haasteisiin. 

1.      Palveluiden yhdenvertaisen saatavuuden, oikea-aikaisuuden ja jatkuvuuden parantaminen

Sosiaalipalvelujen työryhmä on päässyt käynnistämään toimintansa alkuvuodesta ja siten tilanne on parempi edelliseen arviointiin verrattuna. Etävastaanottojen tekninen käyttöönotto on saatu päätökseen Loviisan organisaatiota lukuun ottamatta. Terveysasemien lääkäriajoista yksikään kunta ei yllä hoitotakuun 7 vrk:n rajaan, mutta alueella käytössä olevan hoidon välittömän vireillepanon (VIPA) takia hoito usein alkaa jo ennen mahdollista vastaanottoaikaa. Hoitajavastaanottojen suhteen T3-tilanne on parempi, ja ajoittain 7vrk raja alitetaan. Suun terveydenhuollon yksiköistä kaikki paitsi Sipoo yltää hoitotakuun 3kk:n aikarajaan. 

2.      Toiminnan painotuksen siirtäminen raskaista palveluista ehkäisevään ja ennakoivaan työhön

Alueelle on koulutettu 27 uutta IPC ja CoolKids -osaajaa vuonna 2022, mikä tukee tavoitetta palveluiden painopisteen siirtymisestä ennakoiviin palveluihin. Verkkoauttamisen palvelut on löydetty etenkin vanhempien osalta hyvin (yli 3000 käyttäjää huhtikuun 2022 jälkeen). Yli 70% verkkoauttamisen palveluja käyttäneistä ilmoittaa olevansa tyytyväinen palveluun. 

3.      Palveluiden laadun ja vaikuttavuuden parantaminen

Kehittämistyössä ei olla edetty täysin suunnitellusti, mutta tehdyt toimenpiteet tukevat osaltaan kokonaistavoitteen mukaista laadun ja vaikuttavuuden toteutumista etenkin lapsi- ja perhepalveluissa. Perhepolku -palvelun käyttömäärät ovat kasvaneet ja asiakastyytyväisyyden on raportoitu olevan korkea (94%). Edelleen vaikuttavuuden mittaamisen osalta seurataan kansallisten ohjeiden linjauksia. Rakenneuudistushankkeen aikana hankitun raportointivälineen hyödyntäminen on vasta aluillaan, eikä sen tuottamaa arvoa ole vielä pystytty realisoimaan.  

4.      Palveluiden monialaisuuden ja yhteentoimivuuden varmistaminen  

Monialaisuuden osalta arviointi jää puutteelliseksi, koska tarkasteltava mittaridata on käytettävissä vasta vuoden vaihteessa. Kuvattujen monialaisten palvelupolkujen määrä on noussut kahdella vuoden 2022 aikana. 

5.      Kustannusten nousun hillitseminen 

Kustannusten nousun hillintään liittyviä toimenpiteitä on edistetty, mutta niiden vaikuttavuuteen on liian aikaista ottaa kantaa. Alueelle valitun asiakassegmentoinnin välineen käyttöönottoa valmistellaan RRP-hankkeessa. Arviointia tehdessä kustannustietoja / asukas ei ole käytettävissä. Matalan kynnyksen palveluna uusi chatbot ja neuvontachatit on löydetty, mutta käyttömäärät ovat vielä varsin matalat. 

Tiivistelmä oma-arvioinnista, syksy 2021

Työryhmien työskentely on edennyt pääosin suunnitellusti kesän ja syksyn aikana. Sosiaalipalvelujen työryhmä on jonkin verran muita ryhmiä jäljessä, mutta syyskuusta alkaen on kohdennettu lisäresurssia tämänkin teeman edistämiseen.  Kaikkien työryhmien alaisissa palveluissa on käynnissä vähintään yksi etävastaanoton toimintamallin pilotointi.

1.      Palveluiden yhdenvertaisen saatavuuden, oikea-aikaisuuden ja jatkuvuuden parantaminen

Itä-Uudellamaalla on lisätty sähköisten palveluiden tarjontaa merkittävästi ja siten lisätty palveluiden saatavuutta. Etäasiointien määrä ei ole kuitenkaan juuri kasvanut, mikä osittain selittyy kirjaamiskäytäntöjen puutteellisuudella. On myös havaittu, että asiakkaat ovat nyt koronapandemian hieman rauhoittuessa halunneet tulla mieluummin fyysiselle vastaanottokäynnille. Avosairaanhoidon vastaanotoille on alueella edelleen pitkiä jonoja. Terapiat etulinjaan -hankkeen kanssa yhteistyössä on valmisteltu mm. Terapianavigaattorin käyttöönottoa turvaamaan oikea-aikaisia ja monialaisia palveluja

2.      Toiminnan painotuksen siirtäminen raskaista palveluista ehkäisevään ja ennakoivaan työhön

Koronapandemia näkyy tilastoissa mm. psykiatrian lähetteiden sekä lastensuojelun asiakkuuksien kasvussa. Yksilöllisiä terveystarkastuksia preventiossa ei olla pystytty tekemään aiemmassa mittakaavassa pandemian aiheuttaman hoitovelan vuoksi.  130 terveysasemien työntekijää on aloittanut Terapiat etulinjaan -hankkeeseen liityvän ohjatun omahoidon koulutuksen. Lisäksi etäperhevalmennusta pilotoidaan parhaillaan ja sillä on tavoitettu n. 60 ensimmäistä lastaan odottavaa perhettä. 

3.      Palveluiden laadun ja vaikuttavuuden parantaminen

Kehittämistyö on edennyt pitkälti suunnitellusti, mutta etenkin vaikuttavuuden mittaamisen osalta on jääty odottamaan kansallisia ohjeistuksia. Rakenneuudistushankkeen puitteissa toteutettu yhteisen raportointivälineen hankinta tukee tavoitteiden toteutumista, koska aiemmin emme ole pystyneet reaaliaikaisesti seuraamaan tilastoja alueen palvelutuotannosta ja kustannuksista. Asiakastyytyväisyyttä mitataan säännöllisesti 40 yksikössä, mikä luo puitteet palveluiden vaikuttavuuden kehittämiselle.  

4.      Palveluiden monialaisuuden ja yhteentoimivuuden varmistaminen  

Raportointikauden aikana palveluiden monialaisuutta ja yhteensovittamista on varmistettu mm. ottamalla käyttöön HUS:n tarjoama reaaliaikainen eKonsultaatio. Sen käyttöaste on ollut vielä matala, mutta käyttö kuintekin lukujen perusteella kasvussa. Monialaisuuden ja yhteentoimivuuden tavoitetta on edistänyt myös ilmiölähtöiset palveluketjukuvaukset, joita raportointikaudella on tehty 3kpl. Näihin prosesseihin on osallistunut niin kuntien työntekijöitä kuin 3. sektorinkin edustajia. Etäperhevalmennus suunniteltiin monialaisesti työpajoissa, joihin osallistui kaikkien kuntien työntekijöitä.

Tiivistelmä oma-arvioinnista, kevät 2021

Työryhmät ovat aloittaneet työskentelynsä joulukuussa 2020. Alkuvuosi 2021 on pitkälti mennyt pohjatiedon kokoamiseen ja kehittämiskohteiden nykytilanteen kartoittamiseen. Nykytilanteen hahmottaminen usean kunnan alueelta on ollut avartavaa. Kunnilla on erilaisia toimintamalleja ja -tapoja, mutta paljon on löydetty myös yhtäläisyyksiä. Toimivia malleja arvioidaan ja niiden pohjalta lähdetään rakentamaan alueellista mallia. Koronan aiheuttama tilanne on tuonut omat haasteensa kehittämistyöhön, ja sitä ollaan matkan varrella pyritty kompensoimaan lisäämällä hanketyöntekijöiden työaikaa hankkeelle. Kiireestä huolimatta olemme päässeet hyvin etenemään kehittämistyössämme. 

1.      Palveluiden yhdenvertaisen saatavuuden, oikea-aikaisuuden ja jatkuvuuden parantaminen

Saatavuuteen liittyviä juurisyitä on pohdittu monelta eri kannalta, ja näiden pohjalta on lähdetty suunnittelemaan uusia toimintamalleja. 

Asiakasohjauksen ja neuvonnan geneerisen toimintamallin suunnittelu on käynnistetty kuntien yhteistyössä. Asiakassegmentointityötä ollaan parhaillaan käynnistämässä. Asiakas neuvonnan ja ohjauksen palvelumuotoja on käsitelty asiakkaille suunnatuissa työpajoissa, jossa saatiin hyvää näkemystä esimerkiksi chat-palvelun käytöstä asiakasohjauksessa.

Sähköisiä palveluita on Itä-Uudellamaalla ollut melko vähän käytössä, joten niiden avulla pyritään nyt myös saatavuutta parantamaan. Sähköisiä palveluita onkin kehitetty monella taholla. Etävastaanottojen pilotteja on suunniteltu avosairaanhoidon vastaanotoille, depressiohoitajien vastaanotoille, sosiaalityön vastaanotoille, neuvolan perhevalmennuksiin sekä kouluterveydenhuollon laajoihin terveystarkastuksiin (vanhemman osallistuminen tarkastukseen). Pilottien on tarkoitus käynnistyä kesän aikana. Etäkonsultaatiomahdollisuuksia alueella on parannettu yhteistyössä HUSin REK- (reaaliaikaiset etäkonsultaatiot) palvelun myötä, johon on tarjottu koulutusta kaikille kuntien lääkäreille.  Itsearviointipalveluiden alueellinen kehittäminen on niin ikään käynnissä, tarkoituksena yhtenäistää ja yhdenmukaistaa hoitoprosessit valittujen teemojen osalta. Itsearviointipalveluita käsiteltiin niin ikään asiakastyöpajassa huhtikuussa 2021.

2.      Toiminnan painotuksen siirtäminen raskaista palveluista ehkäisevään ja ennakoivaan työhön

Sosiaalipalveluiden ja mielenterveys- ja päihdepalveluiden työryhmien yhteistyössä on käynnistynyt etsivän lähityön pilotointi. Pilotti on tällä hetkellä käynnissä Porvoossa, mutta sen laajentamista suunnitellaan myös muiden kuntien alueelle. Etsivä lähityö on jalkautuvaa palvelua ja sitä tehdään moniammatillisesti pari-/ tiimityönä.

Nuorten matalankynnyksen interventiokoulutukset on järjestetty tammi-helmikuussa 2021 ja niihin on osallistunut 18 työntekijää. Parhaillaan luodaan toimintamalleja ja rakenteita implementaation tueksi. Haasteena ollut työajan riittäminen interventioiden toteuttamiseen. Tästä syystä rakenteiden suunnittelussa on mukana laaja joukko ammattilaisia ja esimiehiä erikoissairaanhoidosta, sotesta sekä sivistyksen puolelta.

3.      Palveluiden laadun ja vaikuttavuuden parantaminen

Laadun ja vaikuttavuuden mittaamiseen ja seurantaan on luotu rakenneuudistus-hankkeen puolelle oma työryhmä, joka on lähtenyt liikkeelle yhteisen näkemyksen luomisesta siitä, mitä laadulla ja vaikuttavuudella tarkoitetaan. Vammaispalveluiden kokonaisuudelle on määritelty laadun ja vaikuttavuuden mittarit, sekä luotu yhtenäiset seurantakäytänteet. Mittareiden työstämiseksi järjestettiin laaja moniammatillinen työpaja. Tällä mallilla edetään nyt myös muiden palveluiden osalta.

Näyttöön perustuvia toimintamalleja (IPC ja CoolKids) on koulutettu tammi-helmikuussa 2021 18 henkilöä Porvoon ja Sipoon alueelta. Parhaillaan työskennellään alueellisen toimintamallin parissa, jotta menetelmät saadaan mahdollisimman laajasti ja aktiivisesti käyttöön. Yhteistyötä tehdään tiiviisti niin erikoissairaanhoidon kuin sote- ja sivistyksen ammattilaisten kanssa.

Terapiat etulinjaan hankeen aikuisten osio etenee niin ikään suunnitelman mukaisesti. Alueelta on nimetty kaksi terapiakoordinaattoria, jotka ovat siirtyneet osittain HUSin palkkalistoille helmikuussa 2021. Yhteistyö HUSin hankkeiden kassa on sujuvaa, mutta hankkeiden työmäärä alueelle on yllättänyt monessakin kohtaa. HUSin mittava resurssointi hankkeiden edistämiseksi näkyy vahvasti ja alueella on ollut suuria haasteita pysyä tässä tahdissa mukana.

4.      Palveluiden monialaisuuden ja yhteentoimivuuden varmistaminen  

Keväällä 2021 on mietitty hankkeen vastuuhenkilöiden, alueen sote-johtajien sekä sote-johtoryhmien kanssa asiakaslähtöisiä ilmiöitä, joiden palveluketjut olisi hyvä yhteisesti kuvata. Tavoitteena löytää ilmiöt, jotka koskettavat useaa eri palvelua, ammattiryhmää ja/ tai palveluketjun loppupäässä ollaan erittäin kalliissa palveluissa. Ideoita on saatu paljon, ja näistä on valittu viisi (5) tärkeimmäksi koettua ilmiötä kuvattavaksi hankkeen puitteissa. Palveluketjut kuvataan moniammatillisissa työpajoissa kaksi (2) vielä kevään aikana ja kolme (3) syksyllä 2021.  Kuvattavat ilmiöt ovat 1) Ikäihmisen kotona asumisen tukeminen 2) Vanhemmuuden tuki 3) Terveyspalveluiden suurkuluttajat ja 4) Aikuisväestön mielenterveys- ja riippuvuusongelmat, syrjäytyminen ( päihteet, pelaaminen, lähisuhdeväkivalta, mielenterveys). Palveluketjut kuvataan Uusimaa 2019 hankkeessa laadittujen ohjeistusten ja pohjien mukaisesti sekä asiakkaan että ammattilaisen näkökulmasta. Palveluketjujen pohjalta lähdetään parantamaan palvelupolkuja

Konsultaatiokäytänteitä kehitetään yhteistyössä HUSin kanssa REK-hankkeessa ja myös perusterveydenhuollon sisäisiin konsultaatioihin / moniammatillisiin etävastaanottoihin ollaan suunnittelemassa rakenteita ja toimintamallia.

Tiivistelmä lähtötilanteen oma-arvioinnista

Itä-Uudenmaan alueen seitsemässä kunnassa palvelut tuotetaan eri tavoin. Pukkila ja Myrskylä eivät tuota itse sote-palveluita, vaan ostavat palvelun Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymältä. Loviisa ja Lapinjärvi muodostavat oman yhteistoiminta-alueen, jossa Loviisa pääsääntöisesti tuottaa myös Lapinjärven sote-palvelut. Alueella on käytössä useita eri asiakas- ja potilastietojärjestelmiä. Havaitsimme, että alueella seurataan eri asioita, tietoja kirjataan varsin vaihtelevasti eikä samaa asiaa seurata / tilastoida samalla tavalla. Näin ollen lähtötilanteen kartoittaminen osoittautui haasteelliseksi niin tietojen kokoamisen kuin tietojen yhtenäisyyden / luotettavuuden kannalta. Kokosimme tietoja vuosilta 2018, 2019 ja 1-10/2020, jotta pystymme todentamaan muutosta myös aikaan ennen koronaa. Kaikkiin mittareihin ei saatu tietoja kaikista kunnista.

Ensimmäinen oma-arviointi on vahvistanut jo tiedossa olevaa asiaa; alueella ei ole yhtenäistä mallia tilastoida, raportoida tai seurata toiminnan lukuja. Tästä syystä ensimmäinen oma-arviointimme on hyvin suuntaa antava ja toimii nyt lähinnä pohjana tuleville tietotarpeille, sekä yhtenäisten tilastointi- ja seurantamallien luomisen tarpeellisuudelle. Oma-arvioinnissa käytettyjä mittareita tullaan käymään läpi kuntien edustajien kanssa. Valittuihin mittareihin laaditaan kirjaamisohjeet ja kartoitetaan / sovitaan tavat, joilla tarvittavat tiedot saadaan kerättyä kaikista kunnista yhtenäisesti ja vertailukelpoisesti.