Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Kotiin annettavien palveluiden laadunvalvonta

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Kotiin annettavien palveluiden laadun varmistamiseksi kehitettävä työkalu, jolla järjestelmällisen valvonnan keinoin varmistetaan asiakkaan saaman palvelun laatu ja tuottajan säännösten noudattaminen sekä vahvistetaan tuottajan omavalvontaa.

Toimintaympäristö

Hankkeen aikana aiemmat kuntaperusteiset organisaatiot lakkautetaan ja sosiaalipalveluita tuotetaan vuoden 2023 alusta Satakunnan hyvinvointialueen toimesta järjestämislain mukaisesti. Järjestämislain (2021) 6. luku määrää, että hyvinvointialueen on varmistettava omavalvonnalla tuotettujen palveluiden asianmukaisuus. Valvontavelvoite koskee koko hyvinvointialueella tuotettua sosiaalihuollon rekisteröityä sekä luvanvaraista toimintaa tuotantotavasta riippumatta. 

Kotiin annettavien palveluiden ohjaus- ja valvonta on hankkeen alussa todettu haasteelliseksi. Valviran määräys 1/2014 velvoittaa sosiaalihuollon toimijoita omavalvontaan. Omavalvonnan varmistamisen osalta toiminnasta puuttuvat selkeät toimintamallit, ohjaus- ja valvonta kohdistuvat ennakollisena valvontana pääosin yksityisiin toimijoihin sillä hetkellä, kun he hakeutuvat rekisteriin (kunta, aluehallintovirasto) yksityisenä sosiaalipalveluiden tuottajana. Toiminnanaikaista omavalvonnan seurantaa ja varmistamista on tehty alueella satunnaisesti. Hyvinvointialueella järjestäjätason valvonta keskitetään perustettavaan valvontayksikköön.

Yksityisen tuotannon valvontaa ohjaa hankkeen aikana ja kohderyhmän osalta laki yksityisistä sosiaalipalveluista 2011 sekä laki yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta 1996. Julkisella toimijalla on velvollisuus huolehtia oman toimintansa asianmukaisuudesta sosiaalihuollon palveluiden osalta omavalvonnan keinoin (Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 2012 §23).

Hankkeessa on huomioitu 1.1.2024 voimaan astuva laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Tässä hankkeen osa-alueessa keskitytään laadun varmistamisen osatavoitteeseen suunnittelemalla ikääntyneiden sosiaalipalveluiden valvonnan sisältöä, joka on laadunvarmistamisen työväline. Työn tarkoituksena on laatia kotiin annettavien palveluiden sisällön valvontaan toimivat ja yhtenäiset käytänteet. Valvonnan kokonaisuus koostuu ohjauksesta ja valvonnasta. 

Satakunnan hyvinvointialueen muodostavilla kunnilla on ollut ohjausta- ja valvontaa tarjolla varsin eri tavoin, eri resurssein ja prosessit ovat olleet vaihtelevia, mikä olikin ennakkokäsityksenä muodostunut valvontaverkoston tapaamisissa. Tällä perusteella voidaan tehdä tavoitteenasettelua ja saadaan vahvistusta valvonnan yhteisten periaatteiden laatimiseksi sekä ohjaustyön merkityksen nostamiseksi esiin, jotta ohjaus- ja valvontatyössä päästään jatkossa järjestelmällisyyteen, tasapuolisuuteen, yhdenvertaisuuteen ja siirtämään painopistettä reaktiivisesta toiminnasta ennakolliseen toimintaan. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Ohjauksen- ja valvonnan kehittämisen kohderyhmänä ovat palveluntuottajat sekä valvontakoordinaattorit, jotka tässä yhteydessä ovat valvonnan toteuttajia ja kohteita. Välillisesti kohderyhmänä ovat sosiaalihuollon piirissä olevat palveluiden käyttäjät, jotka saavat asiakasyritykseltä heille myönnetyn palvelun asianmukaisesti toteutettuna.

Asiakasnäkökulmaa on hankkeessa saatu tekemällä kysely ohjauksen- ja valvonnan käytänteistä Satakunnan alueen kuntien/kuntayhtymien/yhteistyöalueiden ikääntyneiden palveluista vastaaville päälliköille (nykytilakartoitus) sekä tämän jälkeen toteutettu pilottihanke, jossa testattiin sähköisen valvontaohjelmiston soveltuvuutta kotiin annettavien palveluiden valvontaan, kohderyhmänä sekä yksityisiä, että julkisia palvelutuottajia. Pilotin jälkeen asiakkailta kerättiin palautetta, jonka pohjalta kehittämistyön tavoitteet jalostuivat ja hanke eteni konkretian tasolle.

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Ylikunnallinen valvontakeskushanke, Varsinais-Suomi: sähköisen valvontaohjelmiston kokemukset ja kehittäminen.

Ideointi

Varsinais-Suomen vetämän valvontakeskushankeen innoittamana tavoiteltiin yhtenäistä toimintamallia sekä havaittiin omassa toiminnassa kotiin annettavien palveluiden valvonnan sattumanvaraisuus. Ideointi lähti tavoitteiden kirjaamisesta ylös sekä "työpaperin" (liitteenä) laatimisesta. Yhteen kerättiin tiivistetysti asian taustaa ja erilaisia lähestymistapoja, jotka jaloistuivat myöhemmin pilottihankkeen projektisuunnitelmaksi.

Idean valinta

Taustatyö ohjasi liittämään kotihoidon valvontaprosessit muiden palvelualojen valvonnan rinnalle tasavertaiseksi toiminnaksi. Yhteisesti lähdettiin edistämään sähköisen valvontaohjelmiston kehittämistä ja käyttöönottoa.

Idean konkretisointi ja visualisointi

yhdenmukainen ja läpinäkyvä valvonnan prosessi tuotantotavasta riippumatta, asiakirjahallinta ja valvontatiedon siirtyminen osaksi arjen laatutyötä.

Kokeilussa opittua

Ohjelmisto lähdetään muokkaamaan kotihoidon tarpeisiin pilotin pohjalta ja edistämään käyttöönottoa hyvinvointialueen aloituksen yhteydessä.

Ratkaisun perusidea
  1. Valvonnan nykytilan selvittäminen ja olemassa olevien käytänteiden arvioiminen. 
  2. Käsitteiden määrittely, yhteinen kieli.
  3. Asiakirja ja valvontaprosessin hallinta
  4. Riskiperusteisen valvonnan keskeisten tekijöiden tunnistaminen (Key performance Indicator).
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot
  1. Valvonnan nykytilan selvittäminen ja olemassa olevien käytänteiden arvioiminen. 
    • Tässä hankkeessa selvitettiin kunkin Satakunnan hyvinvointialueeseen liittyvän organisaation ikääntyneiden palveluista vastaavalta henkilöltä kyselyllä. Kiinnostus kohdistui omatuotannon kotihoidon palveluiden valvontaan, palvelusetelituottajien kotihoidon valvontaan sekä kotiin annettavien tukipalveluiden valvontaan. Lisäksi kartoitettiin, onko organisaatioiden yksityisten sosiaalipalveluiden rekistereissä tuottajia, jotka eivät ole palvelusetelituottajarekisterissä ja miten näiden tuottajien toiminnan asianmukaisuutta on valvottu. 
  2. Käsitteiden määrittelyn tarve. Valvonta- ja laatutyössä käytetään lyhenteitä ja käsitteitä, jotka eivät välttämättä ole yhdenmukaisia. Tärkeää on, että asiat ymmärretään samalla tavalla ja termistö aluehallintovirastojen kanssa on yhtenevää. 
    • Määriteltiin ja sovittiin käsitteet, joita valvontatyössä alueellamme käytetään. Käsitteet otettiin käyttöön koko valvontayksikössä.
  3. Asiakirja- ja valvontaprosessin hallinta tulee saada järjestelmälliseksi. 
    • Tässä hankkeessa valittiin sähköinen alusta , jonka toimivuus varmistettiin pilottikokeilulla. Ikääntyneiden kotiin annettavien palveluiden osalta sähköisen valvontatyökalun käyttöönottoa pilotoitiin pienimuotoisena Kessoten alueella. Valvontatyökalun sopivuutta testattiin valvomalla oman tuotannon kotihoidon palvelut sekä mukaan kutsutiin alueella aktiivisemmin toimivat yksityiset palvelusetelituottajat. 
  4. Riskiperusteisen valvonnan keskeisten tekijöiden tunnistaminen (Key performance Indicator). 
    • Ohjaus- ja valvontatyön avuksi tavoiteltiin riskiperusteista valvontamallia, joka tarkoittaa, että valvonnan yhteydessä eri osa-alueilta nostetaan esiin avaintekijöitä, joiden perusteella ohjaus- ja valvontatoimia kohdistetaan. Keinoina olivat pientyöryhmätyöskentely kuntien valvontatyötä tekevän henkilöstön kanssa sekä yhteensopivuus RAI- mittariston kanssa. Ikääntyneiden sosiaalihuollon palvelut tulevat perustumaan RAI- mittaristoon. RAI- mittaristo tulee nostaa yhdeksi osaksi valvonnan sisältöä. 
Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on suoraan sovellettavissa kotihoidon valvontaan, kun valvonta tapahtuu sähköisen ohjelmiston kautta. Lomakkeet on mahdollista täyttää myös paperisina, mutta tällöin menetetään asiakirjahallinnan ja jatkuvan laadun parantamisen elementit sekä valvontaprosessista tulee ajallisesti haasteellinen.  Eri ohjelmistoissa lomakkeiden työstäminen ei todennäköisesti ole samanlaista, vaan ohjelmistotuottajan kanssa kannattaa tehdä tiivistä yhteistyötä.

Hankkeen läpiviemisestä edistää, jos hankehenkilöstöllä on vahva ymmärrys toteutuvasta kotihoidon arjesta ja heidän haasteistaan sekä laajempaa näkemystä koko sosiaalihuollon prosesseista ja lainsäädännöstä. Yhtistyö palvelutuotannon kanssa on avaintekijä.

Hyvän suunnitelman laatiminen on tärkeää. Säännöllisellä raportoinnilla ja viestinnällä kehittämistyö on avointa. Sitoutumista lisää aktiivinen tiedottaminen toimijoille, joiden työhön hanke aiheuttaa muutoksia ja aikatauluttaminen pitää prosessin hallinnassa.

Huomioitavaksi: Lomakkeiden osalta tulee huomioida, että päivitystyö tuli ajankohtaiseksi Joulukuussa 2023 lakipohjan muuttuessa vuoden 2024 alusta valvontalain tullessa voimaan. Valviran määräys omavalvonnasta ei ole enää tämän vuoksi voimassa ja lomakkeet päivitetään toistaiseksi vain lakipohjaan suoraan nojaavaksi, kunnes uusi määräys omavalvonnasta julkaistaan.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Hankkeen päätavoite saavutettiin. Satakunnan hyvinvointialueella kotiin annettavien palveluiden valvonta on suunnitelmallista, strukturoitua, yhdenmukaista ja laadukasta.

Satakunnan hyvinvointialueella otettiin käyttöön keväällä 2023 sähköinen valvontaohjelmisto. Ohjelmistoon laadittiin uutena omaksi kokonaisuudekseen kotiin annettavien palveluiden valvonta. Nyt Satakunnan alueella (kaikkien toimialojen) valvonta suunnitellaan ja toteutetaan sähköisesti.  Lomakkeen vieminen järjestelmään juurrutti toiminnan kiinteäksi osaksi valvontatyötä. Aiemmat valvontakäytänteet kunnissa kotiin annettavien palveluiden osalta ovat olleet vaihtelevia, joten toiminnan juurruttaminen tapahtui organisaatiomuutoksen yhteydessä luontevasti yhdistäen ja terävöittäen toiminnan suunnitelmalliseksi ja hallituksi. Valvonnan prosessien läpinäkyvyys on parantanut ymmärrystä lain kohdistamista velvoitteista sekä tuonut omavalvonnallista osaamista esihenkilöille. Valvontatyön viestintää on helpottanut käsitteiden yhtenäistäminen valvontaviranomaisten termistön mukaiseksi, esimerkkinä puhekielen "valvontakäynti" on yleisluonteinen ilmaisu virallisten käsitteiden ollessa  ohjaus- ja arviointikäynti tai ohjaus- ja tarkastuskäynti.

Riskiperusteisten valvonnan avaintekijät on nostettu esiin ja ovat ohjanneet kysymysten asettelua.

Positiivisista riskeistä toteutuivat myös ohjelmiston käytön haltuunoton  helppous ja sujuvuus esihenkilöiden osalta sekä se, että ohjelmistoon saatiin myös ominaisuus, jossa esihenkilö täyttää itsearviointina lomakkeet ennen ohjaus- ja arviointikäyntiä. Muutosvastarintaa ei ole tullut juurruttamisen aikana esiin, vaan enemmänkin kiinnostusta aiheeseen.

Puutteita jäi tukipalveluiden valvonnan ja yksityisen kotihoidon valvonnan toimivuuden arviointiin, koska pilotissa olleita yksityisiä toimijoita sekä tukipalvelutuottajia ei saatu vietyä hankkeesta riippumattomista syistä järjestelmään, joka johtui palveluseteli- ja ostopalveluprosessin viivästyksistä. Tämä oli ohjelmiston pilottivaiheen suunnitelmassa tunnistettu riskiksi ja siksi riskin toteutuminen ei vaikuttanut merkittävästi hankkeen etenemiseen.

Hyvin onnistuneiden kotihoidon julkisten tuottajien valvonnan perusteella voidaan kuitenkin tehdä johtopäätös, että myös yksityisen kotihoidon valvonta on toimivaa lomakkeiden nojatessa lain asettamiin vaatimuksiin, jotka ovat tuotantotavasta riippumattomia.

Tukipalvelutuottajien osalta oletus on, että koko lomakepatteristoa ei ole tarkoituksenmukaista käyttää, vaan lomakkeista poistetaan ne, jotka eivät ole tukipalvelutuottajan toiminnan mukaisia.

Huomioitavaksi: Lomakkeiden osalta tulee huomioida, että päivitystyö tuli ajankohtaiseksi Joulukuussa 2023 lakipohjan muuttuessa. Valviran määräys omavalvonnasta ei ole enää tämän vuoksi voimassa ja lomakkeet päivitetään toistaiseksi vain lakipohjaan suoraan nojaavaksi, kunnes uusi määräys omavalvonnasta julkaistaan.