Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämistä edistävä verkosto, Itä-Uudenmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I3)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tavoitteena Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella on kirjaamisen johtamisen ja kehittämisen rakenteiden luominen,  tiedon laadun kehittäminen kansallisten ohjeiden pohjalta ja toimintatapojen yhdenmukaistaminen. 

Toimintaympäristö

Sosiaalihuollon laadukas kirjaaminen tukee hyvää ja turvallista asiakastyötä. Sosiaalihuoltoa koskee velvoite liittyä valtakunnallisen asiakastietojen arkistointipalvelun käyttäjäksi, mikä tuo mukaan uudenlaisia vaatimuksia sähköisen asiakastiedon käsittelyyn ja tuottamiseen. Tulevien muutosten myötä sosiaalihuollon ammattilaisilta vaaditaan uudenlaista asiakastiedon kirjaamisen tapaa. Kirjaamisesta syntyvää tietoa hyödynnetään entistä enemmän tutkimuksen, tiedolla johtamisen ja valtion ohjauksen ja valvonnan tarpeisiin. Valtakunnallinen tahtotila on kehittää yhtenäistä ja laadukasta kansallista tietopohjaa päätöksenteon tueksi. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Kehittämisen alussa Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella oli käytössä useita eri asiakastietojärjestelmiä ja toimintatavat sekä   -prosessit olivat erilaiset eri kunnissa. Edellä mainitut seikat aiheuttivat myös merkittäviä haasteita yhtenäisen tiedot tuottamiseen ja seurantaan. Lisäksi alueen kirjaamiskäytännöt vaihtelivat merkittävästi, eikä yhtenäisiä ohjeistuksia oltu laadittu. 

Yhdeksi hyvinvointialueen strategiseksi tavoitteeksi oli asetettu alueen toiminnan johtaminen tietoon pohjautuen.​

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisessä tunnistettiin neljä teemaa: johtaminen, osaaminen, tilastointi ja valvonta. 

Johtaminen

Hyvinvointialueella ei ollut selkeää johtamisen rakennetta kirjaamiseen kehittämiseen, ohjauksen ja seurantaan. Vastuu uusien valtakunnallisten kirjaamisohjeiden jalkauttamisesta sekä kirjaamisen kehittämisestä oli esihenkilöillä, minkä vuoksi kirjaamisen johtamisen taso vaihteli merkittävästi eri palvelutehtävien ja yksiköiden välillä, riippuen siitä minkä verran esihenkilöllä itsellään oli osaamista ja aikaa kirjaamisen kehittämiselle. Alueelle oli lisäksi koulutettu kirjaamisasiantuntijoita, jotka omalta osaltaan pyrkivät ylläpitämään keskustelua kirjaamisesta ja toimivat kirjaamisen tukihenkilöinä omassa työyksikössä. Kirjaamisasiantuntijoita ei kuitenkaan löytynyt kaikista palvelutehtävistä eikä heillä ollut koordinoitua verkostoa toiminnan tukena. 

Osaaminen

Osa alueen ammattilaisista ylläpitivät omaa kirjaamisosaamistaan osallistumalla aktiivisesti valtakunnallisisiin kirjaamiseen liittyviin koulutuksiin ja infotilaisuuksiin, mutta alueelta puuttui osaamista tukevat ja ylläpitävät rakenteet sekä yhtenäinen kirjaamisen perehdytys.  Yhtenäisiä alueellisia koulutusmateriaaleja ja kirjaamisohjeita ei oltu laadittu, vaan ammattilaiset olivat niiden kirjaamisohjeiden varassa, mitä oli luotu ennen hyvinvointialueelle siirtymistä. 

Tilastointi

Kirjaamiseen liittyviä tilastoinnin tarpeita sekä mittareita ei oltu määritelty selkeästi ja yhdenmukaisesti koko hyvinvointialueelle. Alueelta puuttui myös yhtenäisen seurannan mahdollistavat raportointirakenteet, eikä tiedolla johtamista osattu hyödyntää palvelualueella. 

Valvonta

Kirjaamisen valvontaan ei ollut olemassa selkeää rakennetta. Kirjaamisen tasoa ja sisältöä ei ollut mahdollista seurata tai arvioida. Kirjatun tiedon laatu oli ainoastaan ammattilaisten oman osaamisen varassa, eikä alueella ollut säännöllistä kirjatun tiedon laadun arviointia. 

Kirjaamisen kehittämisen lähtökohdat
Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittämistyön tueksi perustettiin kirjaamisen koordinaatiotyöryhmä, joka tehtävänä oli koordinoida kirjaamisen kehittämistä ja toimia ”sparrausalustana” sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamiskoordinaattoreille. Ryhmä kokoontui joka toinen viikko ja koostui kirjaamiskoordinaattoreista sekä tiedolla johtamisen asiantuntijoista. Nopeasti huomattiin, että ryhmää oli tarvetta laajentaa ja sisällyttää sekä järjestelmäasiantuntijoiden osaamista, että jonkinlaista päätäntävaltaa. Ryhmään pyydettiin mukaan järjestelmäasiantuntijoita sekä professiojohtajia. Professiojohtajien tehtävänä oli viedä asioita koordinaatiotyöryhmästä johtoryhmien linjattavaksi. 

Alueellinen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäjäverkosto
Tavoiteltu muutos

Kehittämistyön tavoitteena oli sopia rakenteet kirjaamisen johtamisesta ja säännönmukaisesta valvonnasta sekä yhtenäistää kirjaamis- ja tilastointikäytäntöjä hyvinvointialueella. Tavoitteena oli myös luoda koulutusrakenteet alueen ammattilaisten systemaattiseen osaamiseen ylläpitoon ja perehdyttämiseen. Kirjaamiskoulutuksissa ja kirjaamisohjeiden laatimisessa tuli huomioida asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehitys alueella. Lisäksi alueelle koulutetuille kirjaamisasiantuntijoille haluttiin luoda selkeät toimintaa tukevat alueelliset verkostot. Kirjaamisasiantuntijoiden osaamisen tulisi olla osa perustyötä ja sitä tulisi hyödynnetään kirjaamisen kehittämisessä ja perehdytyksessä. Kirjaamisasiantuntijoiden työn tulisi tukea yhtenäiseen asiakastietojärjestelmään siirtymistä.​

Tavoiteltava muutos oli, että Itä-Uudenmaan tietopohja yhdenmukaistuu ja alueen tiedot palvelutuotannosta ovat luotettavia.

Kirjaamisen kehittämisen tavoitteet
Muutoksen mittaaminen
  • Onko luotu rakenteet sote-kirjaamisen johtamiseen? Kyllä/Ei/Osittain
    • Kirjaamiskoordinaatiotyöryhmän kokousten määrä ja osallistujamäärä
    • Kirjaamisasiantuntijoiden verkostokokousten määrä ja osallistujamäärä
  • Onko kirjaamiseen liittyvät tilastoinnin tarpeet kartoitettu? Kyllä/Ei/Osittain
  • Onko kirjaamisen mittarit määritelty? Kyllä/Ei/Osittain
  • Onko luotu rakenteet tietojen seurantaan ja hyödyntämiseen? Kyllä/Ei/Osittain
    • Luotujen tilastojen määrä
  • Onko kartoitettu kirjaamisen osaamisen nykytila? Kyllä/Ei/Osittain
  • Onko luotu saavutettava sijainti yhtenäisille kirjaamisohjeille? Kyllä/Ei/Osittain
  • Onko alueella rakenne kirjaamiskoulutusten toteuttamiseen? Kyllä/Ei/Osittain
    • Koulutettujen ammattilaisten määrä
  • Onko luotu rakenne omien palveluiden kirjaamisen valvontaan? Kyllä/Ei/Osittain
  • Onko luotu rakenne yksityisten palveluntuottajien kirjaamisen valvontaan? Kyllä/Ei/Osittain
Toteutussuunnitelma

Ennen projektia

  1. Kartoitetaan sote-kirjaamisen nykytila

Johtaminen

  1. Luodaan rakenteet sote-kirjaamisen johtamiseen
    • Perustetaan kirjaamisen koordinaatiotyöryhmä
    • Kalenteroidaan säännölliset kokoukset
  2. Perustetaan alueellinen kirjaamisasiantuntijaverkosto ja aloitetaan säännöllinen toiminta

Osaaminen

  1. Toteutetaan sosiaalihuollon henkilöstön osaamiskykykartoitus
  2. Rakennetaan kirjaamisen intrasivut
  3. Suunnitellaan ja toteutetaan henkilöstön kirjaamiskoulutukset
  4. Suunnitellaan ja aloitetaan säännölliset perehdyttämisinfot

Tilastointi

  1. Kartoitetaan kirjaamiseen liittyvät tilastoinnin tarpeet​
  2. Määritellään tilastoinnin mittarit​
  3. Luodaan rakenteet tietojen hyödyntämiseen​

Valvonta

  1. Luodaan rakenteet omien palveluiden kirjaamisen valvontaan​
  2. Luodaan rakenteet yksityisten palveluntuottajien kirjaamisen valvontaan​
Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmään kuuluivat kaikki Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon ammattilaiset, jotka työtehtävissään johtavat tai toteuttavat sosiaalipalvelua sekä sote-tietoa työssään hyödyntävät organisaation johtohenkilöt. Sosiaalihuollon ammattilaisista koostuvan kirjaamisasiantuntijaverkoston jäsenet ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri yksiköissä. 

Ratkaisun perusidea

Kirjaamisen kehittäminen jakautui Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella neljään eri osa-alueeseen: johtaminen, tilastointi, osaaminen ja valvonta. Tavoitteena oli luoda hyvinvointialueelle rakenteet sekä selkiyttää vastuunjakoa kirjaamisen johtamiseen, tilastointiin, ammattilaisten osaamisen ylläpitoon sekä kirjaamisen valvontaan liittyen. 

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle perustettiin kehittämistyön ajaksi kirjaamisen koordinaatiotyöryhmä, jonka tehtävänä oli ohjata sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämistä. Työryhmä kokoontui 2x/kk. Koordinaatiotyöryhmässä oli yhteensä yhdeksän jäsentä ja se koostui kirjaamiskoordinaattoreista, tiedolla johtamisen asiantuntijoista, järjestelmäasiantuntijoista sekä professiojohtajista. Koordinaatiotyöryhmän tehtävänä oli varmistaa, että sosiaali- ja terveydenhuollon kehittäminen oli yhdenmukaista ja tehdä linjauksia kirjaamisen kehittämisessä. Tarvittaessa professiojohtajat veivät asioita käsiteltäväksi SOTE-johtoryhmään. 

Kirjaamisen koordinaatiotyöryhmän lisäksi perustettiin alueellinen kirjaamisasiantuntijoiden verkosto, joka kokoontui 1x/kk. Verkoston tavoitteena oli yhdenmukaistaa kirjaamisen käytäntöjä ja toimintamalleja sekä luoda selkeät rakenteet kirjaamisosaamisen lisäämiseen ja ylläpitoon. 

 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallin toimivuuden ehtona on organisaation sitoutuminen kirjaamisen kehittämiseen ja tiedon laadun parantamiseen. Tämä edellyttää johtamisrakenteen selkiyttämistä.  Kirjaamisasiantuntijan tehtävänkuvan määrittäminen on yksi olennainen toimenpide, jolla tuettiin kirjaamisasiantuntijoiden aktiivista toimintaa, säännöllisyyttä ja yhteiskehittämistä. Kirjaamisen kehittämisen koordinoinnin onnistumisen edellytys hyvinvointialueella on kirjaamiskoordinaattorin aktiivinen osallistuminen kansallisen kirjaamisverkoston toimintaan, jolla turvataan tiedon kulku kansallisesti THL:n, muiden hyvinvointialueiden ja oman organisaation verkoston välillä. 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kirjaamisen kehittäminen vaatii koordinointia, organisaation johdon sitoutumista ja aktiivista kehittämistä. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Kirjaamisen koordinaatiotyöryhmä toimi hyvänä tukena kirjaamiskoordinaattoreille. Jokaisella osallistujalla oli oma tärkeä roolinsa. Kirjaamiskoordinaattoreiden rooli oli tuoda verkostoon tietoa valtakunnallisista verkostoista sekä koordinoida kirjaamisen alueellista kehittämistä. Kirjaamiskoordinaattorit toimivat koordinaatiotyöryhmän puheenjohtajina. Professiojohtajien osallistuminen mahdollisti sen, että tarvittaessa saatiin nopeallakin aikataululla linjauksia tehtyä, järjestelmäasiantuntijoilla oli osaamista siitä, mihin käytössä olevat eri tietojärjestelmät taipuivat ja tiedolla johtamisen asiantuntijoilla oli osaamista alueen tilastollisista tarpeista sekä siitä miten asiat tulisi kirjata, jotta ne tilastoituvat saatavaan muotoon. 

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella hankemuotoinen kirjaamisen kehittäminen päättyi 31.12.2024. Kirjaamisen kehittäminen siirtyi tiedolla johtamisen tiimin vastuulle ja tehtävään palkattiin yksi kokoaikainen tiedolla johtamisen asiantuntija, jonka vastuulla on sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen kehittäminen. Koordinaatiotyöryhmä lakkautettiin ja kirjaamisen kehittämisen johtaminen siirtyi niin ikään organisaation omiin johtamista tukeviin rakenteisiin. 

Alueellisen kirjaamisasiantuntijaverkoston toiminta on luonut alustan alueelliselle yhteiskehittämiselle. Alueelle myönnettiin 15 paikkaa viimeiseen kirjaamisasiantuntijavalmennukseen projektin aikana. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella toteutettiin oma hakuprosessi valmennukseen, jossa kartoitettiin koulutukseen haluavien motivaatiota ja sitoutumista kirjaamisen kehittämiseen. Samaan aikaan kartoitettiin missä palvelutehtävissä ja yksiköissä jo koulutetut kirjaamisasiantuntijat toimivat. Koulutusvalintoja tehtäessä pyrittiin varmistamaan, että jokaiseen palvelutehtävään sijoittui kirjaamisasiantuntijoita. Verkoston toiminta käynnistyi helmikuussa 2024. Toiminnan aikana verkosto on saanut vahvistettua kirjaamisasiantuntijoiden työnkuvan sekä työajan. Lisäksi on aloitettu päätösfraasien yhtenäistämistyö sekä luotu rakenteet kirjaamiskoulutuksille. Vuoden 2025 toimintasuunnitelmaan on asetettu viisi tavoitetta: 

  1. Sosiaalihuollon kirjaamiseen liittyvien ajankohtaisten asioiden tiedottaminen (verkosto)​

  2. Kirjaamisasiantuntijoiden vertaistuki ja ventilointi (verkosto)​

  3. Kentän kuulumisten tuominen verkostoon kirjaamisasiantuntijoiden kautta (kirjaamisasiantuntijat)​

  4. Työyhteisön tukeminen kirjaamiseen liittyvissä asioissa (kirjaamisasiantuntijat)​

  5. Päätösfraasipohjien yhtenäistäminen (verkosto ja kirjaamisasiantuntijat)