Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämistä edistävä verkosto, Itä-Uudenmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I3)
Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tavoitteena Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella on kirjaamisen johtamisen ja kehittämisen rakenteiden luominen, tiedon laadun kehittäminen kansallisten ohjeiden pohjalta ja toimintatapojen yhdenmukaistaminen.
Toimintamallin nimi
Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tavoitteena Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella on kirjaamisen johtamisen ja kehittämisen rakenteiden luominen, tiedon laadun kehittäminen kansallisten ohjeiden pohjalta ja toimintatapojen yhdenmukaistaminen.
Kirjaamisen kehittäminen jakautui Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella neljään eri osa-alueeseen: johtaminen, tilastointi, osaaminen ja valvonta. Tavoitteena oli luoda hyvinvointialueelle rakenteet sekä selkiyttää vastuunjakoa kirjaamisen johtamiseen, tilastointiin, ammattilaisten osaamisen ylläpitoon sekä kirjaamisen valvontaan liittyen.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle perustettiin kehittämistyön ajaksi kirjaamisen koordinaatiotyöryhmä, jonka tehtävänä oli ohjata sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämistä. Työryhmä kokoontui 2x/kk. Koordinaatiotyöryhmässä oli yhteensä yhdeksän jäsentä ja se koostui kirjaamiskoordinaattoreista, tiedolla johtamisen asiantuntijoista, järjestelmäasiantuntijoista sekä professiojohtajista. Koordinaatiotyöryhmän tehtävänä oli varmistaa, että sosiaali- ja terveydenhuollon kehittäminen oli yhdenmukaista ja tehdä linjauksia kirjaamisen kehittämisessä. Tarvittaessa professiojohtajat veivät asioita käsiteltäväksi SOTE-johtoryhmään.
Kirjaamisen koordinaatiotyöryhmän lisäksi perustettiin alueellinen kirjaamisasiantuntijoiden verkosto, joka kokoontui 1x/kk. Verkoston tavoitteena oli yhdenmukaistaa kirjaamisen käytäntöjä ja toimintamalleja sekä luoda selkeät rakenteet kirjaamisosaamisen lisäämiseen ja ylläpitoon.
Sosiaalihuollon laadukas kirjaaminen tukee hyvää ja turvallista asiakastyötä. Sosiaalihuoltoa koskee velvoite liittyä valtakunnallisen asiakastietojen arkistointipalvelun käyttäjäksi, mikä tuo mukaan uudenlaisia vaatimuksia sähköisen asiakastiedon käsittelyyn ja tuottamiseen. Tulevien muutosten myötä sosiaalihuollon ammattilaisilta vaaditaan uudenlaista asiakastiedon kirjaamisen tapaa. Kirjaamisesta syntyvää tietoa hyödynnetään entistä enemmän tutkimuksen, tiedolla johtamisen ja valtion ohjauksen ja valvonnan tarpeisiin. Valtakunnallinen tahtotila on kehittää yhtenäistä ja laadukasta kansallista tietopohjaa päätöksenteon tueksi.
Kohderyhmään kuuluivat kaikki Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon ammattilaiset, jotka työtehtävissään johtavat tai toteuttavat sosiaalipalvelua sekä sote-tietoa työssään hyödyntävät organisaation johtohenkilöt. Sosiaalihuollon ammattilaisista koostuvan kirjaamisasiantuntijaverkoston jäsenet ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri yksiköissä.
Toimintamallin toimivuuden ehtona on organisaation sitoutuminen kirjaamisen kehittämiseen ja tiedon laadun parantamiseen. Tämä edellyttää johtamisrakenteen selkiyttämistä. Kirjaamisasiantuntijan tehtävänkuvan määrittäminen on yksi olennainen toimenpide, jolla tuettiin kirjaamisasiantuntijoiden aktiivista toimintaa, säännöllisyyttä ja yhteiskehittämistä. Kirjaamisen kehittämisen koordinoinnin onnistumisen edellytys hyvinvointialueella on kirjaamiskoordinaattorin aktiivinen osallistuminen kansallisen kirjaamisverkoston toimintaan, jolla turvataan tiedon kulku kansallisesti THL:n, muiden hyvinvointialueiden ja oman organisaation verkoston välillä.
Kirjaamisen koordinaatiotyöryhmä toimi hyvänä tukena kirjaamiskoordinaattoreille. Jokaisella osallistujalla oli oma tärkeä roolinsa. Kirjaamiskoordinaattoreiden rooli oli tuoda verkostoon tietoa valtakunnallisista verkostoista sekä koordinoida kirjaamisen alueellista kehittämistä. Kirjaamiskoordinaattorit toimivat koordinaatiotyöryhmän puheenjohtajina. Professiojohtajien osallistuminen mahdollisti sen, että tarvittaessa saatiin nopeallakin aikataululla linjauksia tehtyä, järjestelmäasiantuntijoilla oli osaamista siitä, mihin käytössä olevat eri tietojärjestelmät taipuivat ja tiedolla johtamisen asiantuntijoilla oli osaamista alueen tilastollisista tarpeista sekä siitä miten asiat tulisi kirjata, jotta ne tilastoituvat saatavaan muotoon.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella hankemuotoinen kirjaamisen kehittäminen päättyi 31.12.2024. Kirjaamisen kehittäminen siirtyi tiedolla johtamisen tiimin vastuulle ja tehtävään palkattiin yksi kokoaikainen tiedolla johtamisen asiantuntija, jonka vastuulla on sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen kehittäminen. Koordinaatiotyöryhmä lakkautettiin ja kirjaamisen kehittämisen johtaminen siirtyi niin ikään organisaation omiin johtamista tukeviin rakenteisiin.
Alueellisen kirjaamisasiantuntijaverkoston toiminta on luonut alustan alueelliselle yhteiskehittämiselle. Alueelle myönnettiin 15 paikkaa viimeiseen kirjaamisasiantuntijavalmennukseen projektin aikana. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella toteutettiin oma hakuprosessi valmennukseen, jossa kartoitettiin koulutukseen haluavien motivaatiota ja sitoutumista kirjaamisen kehittämiseen. Samaan aikaan kartoitettiin missä palvelutehtävissä ja yksiköissä jo koulutetut kirjaamisasiantuntijat toimivat. Koulutusvalintoja tehtäessä pyrittiin varmistamaan, että jokaiseen palvelutehtävään sijoittui kirjaamisasiantuntijoita. Verkoston toiminta käynnistyi helmikuussa 2024. Toiminnan aikana verkosto on saanut vahvistettua kirjaamisasiantuntijoiden työnkuvan sekä työajan. Lisäksi on aloitettu päätösfraasien yhtenäistämistyö sekä luotu rakenteet kirjaamiskoulutuksille. Vuoden 2025 toimintasuunnitelmaan on asetettu viisi tavoitetta:
-
Sosiaalihuollon kirjaamiseen liittyvien ajankohtaisten asioiden tiedottaminen (verkosto)
-
Kirjaamisasiantuntijoiden vertaistuki ja ventilointi (verkosto)
-
Kentän kuulumisten tuominen verkostoon kirjaamisasiantuntijoiden kautta (kirjaamisasiantuntijat)
-
Työyhteisön tukeminen kirjaamiseen liittyvissä asioissa (kirjaamisasiantuntijat)
-
Päätösfraasipohjien yhtenäistäminen (verkosto ja kirjaamisasiantuntijat)
Kansikuva
