Suunnitelmallisuuden vahvistaminen hoito- ja palveluprosesseissa, Keski-Pohjanmaan HVA (RRP, I1, P4)
Tavoitteena on kehittää hoidon ja palveluiden suunnitelmallisuutta ja tavoitteellisuutta hyvinvointialueella. Samalla luodaan geneerinen malli, jonka avulla asiakkaan hoito ja palvelut toteutuvat suunnitelmallisesti sekä malli sen arvioimiseksi.
Osahanketta toteutetaan Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella, jossa palvelurakenne on tiiviisti integroitunut ja väestöpohja verrattain pieni, alueella on noin 68 000 asukasta. Hyvinvointialue järjestää laaja-alaiset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut sekä pelastuspalvelut kaikille alueen asukkaille. Alueen erityispiirteisiin kuuluvat pitkät välimatkat, ikääntyvä väestö ja osaavan työvoiman saatavuushaasteet erityisesti maaseutukunnissa. Nämä vaikuttavat palveluiden saavutettavuuteen ja resurssien kohdentamiseen.
Hyvinvointialueen palvelurakenne perustuu yhteiseen palvelukokonaisuuteen, jossa sote-integraatio ja digitalisaatio ovat keskeisiä kehittämisteemoja. Toimintaympäristöämme määrittävät:
- Lainsäädäntö ja kansalliset tavoitteet: Hyvinvointialueuudistus, hoitotakuun toteutuminen ja yhdenvertaiset palvelut.
- Sosiaaliset ja alueelliset erityispiirteet: Väestön ikääntyminen, syrjäseutujen haasteet ja palvelutarpeen kasvu.
- Taloudelliset reunaehdot: Resurssien niukkuus korostaa suunnitelmallisuuden ja digiratkaisujen tarvetta.
- Digitalisaation edistäminen: Kehittämisessä hyödynnetään digipalveluja, jotka mahdollistavat matalan kynnyksen ohjauksen ja seurannan, erityisesti silloin kun fyysinen saavutettavuus on rajallinen.
Kuva
Toimintamalli linkittyy strategisesti hyvinvointialueuudistuksen tavoitteisiin, kuten yhdenvertaisten palveluiden tarjoamiseen ja vaikuttavuuden lisäämiseen. Lisäksi se tukee Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen strategiaa, jossa korostetaan ennakoivaa, kustannustehokasta ja asiakaslähtöistä palvelurakennetta
Kehitettävien toimien myötä asiakkaiden hoitoon ja palveluun pääsy paranee ja tehostuu, monialainen yhteistyö ja asiakaskeskeinen toimintatapa kehittyvät. Samalla ammattilaisten ymmärrys ja toimintatavat hoidon ja palvelun suunnitelmallisuudesta lisääntyvät ja jalkautuvat osaksi hyvinvointialueen toimintaa ja perehdytystä.
Tavoitteena on, että hankkeen loputtua alueemme asukkaat saavat laadukkaasti, yhdenvertaisesti ja kustannustehokkaasti palveluntarvettaan vastaavat palvelut suunnitelmallisesti. Osallisuus huomioiden, kehittämistoimenpiteissä hyödynnetään myös kokemusasiantuntijatoimintaa.
Alkutilanteessa hoidon ja palveluiden suunnitelmallisuus voi olla hajanaista, mikä saattaa johtaa eriarvoistavaan tai huonoon asiakaskokemukseen, hoidon vaikuttavuuden heikentymiseen ja resurssien tehottomaan käyttöön. Erityisesti moniammatillisen yhteistyön ja digiratkaisujen hyödyntäminen voivat myös olla puutteellisia hoito- ja palveluprosesseissa.
Kuva
Kuva
Yhteiskehittäminen on ollut vahvaa tässä osahankkeessa ja sitä on tehty monialaisesti. Osahankkeessa on koottu moniammatillisia työryhmiä, joiden kanssa on pohdittu prosesseja, ohjautumisen sujuvuutta, mittareita, vaikuttavuutta ja yhteistyötä asiakasrajapinnassa.
Kehittäjäjoukko ja roolit:
- Asiakkaat: Tuovat esiin palveluiden käyttäjän näkökulman, tarpeet ja kokemukset.
- Ammattilaiset: Hoitajat, lääkärit ja sosiaalialan työntekijät tarjoavat kehittämiseen käytännön kokemuksia ja kehittämisideoita.
- Johto: Hyvinvointialueen strategisen näkökulman linjaaminen ja resurssien varmistaminen.
- ICT-asiantuntijat: Kehittävät ja ylläpitävät digitaalisia ratkaisuja.
- Kehittäjäkoordinaattori: Vastaa hankkeen koordinoinnista ja hankkeen / kehittämisen etenemisestä.
Tavoitteen saavuttaminen:
- Asetettiin selkeät tavoitteet ja rakennetaan visio yhdessä.
- Työskentely työpajoissa ja käytettiin erilaisia yhteissuunnittelumenetelmiä, joissa kaikkien ideat otetaan huomioon.
- Väliaikaiset tulokset ja saavutukset esiin esimerkiksi raportoinnin myötä ja kuukausikokouksissa tai yhteisissä tapaamisisa -> motivointi!
- Avoin tiedonjakaminen eri vaiheista kaikille toimijoille.
Benchmarking....
Jalkautuminen toimialueille....
Kehittämistyön myötä tavoitellaan seuraavia muutoksia:
- Selkeämmät ja yhtenäiset hoitopolut, jotka parantavat asiakaskokemusta ja tukevat osallisuutta palveluiden suunnittelussa. Asiakkaat saavat tarvitsemansa palvelun aiempaa oikea-aikaisemmin ja asiakaslähtöisemmin. Asiakas saa monialaisesti tietoa palveluista, tuen mahdollisuuksista ja matalan kynnyksen ohjausta (asiakasohjaus, digikanavat)
- Sujuvammat moniammatilliset prosessit ja työkalut, jotka vähentävät päällekkäisyyksiä ja tukevat työn tehokkuutta. Yhteisiä asiakassuunnitelmia tehdään ketterämmin käyttäen pohjana terveysLC terveys- ja hoitosuunnitelmaa yhteisesti sovitun mallin mukaisesti. Hoitohenkilöstön työaikaa säästyy toimintamallin avulla ja he pystyvät antamaan hoitoa nopeammin sen tarpeessa oleville. Palvelujen monialainen yhteistyö ja asiakaskeskeinen toimintatapa kehittyvät
- Hoidon ja palvelun suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus on lisääntynyt läpileikkaavasti kaikissa palveluissa. Yhdenmukaiset palveluprosessit, jotka lisäävät vaikuttavuutta ja resurssien tarkoituksenmukaista käyttöä. Osaamisen yhdistäminen, yhteisten palvelupolkujen kehittäminen ja käyttöönotto. Digipalveluiden tehokkaampi hyödyntäminen palveluiden organisoinnissa ja asiakaslähtöisessä toiminnassa palveluiden saannin parantamiseksi ja alueellisen yhdenvertaisuuden lisäämiseksi
- Kustannussäästöjä ja entistä kestävämpää sosiaali- ja terveydenhuoltoa. Hoitotakuu toteutuu sekä hoidon ja palvelujen saatavuus paranee.
Arviointikysymykset (esimerkki):
- Ovatko asiakkaiden kokemukset parantuneet hoito- ja palveluprosessien selkeydestä?
- Väheneekö päällekkäisyys ja tehostuuko moniammatillinen yhteistyö?
- Paraneeko palveluiden kustannustehokkuus ja vaikuttavuus?
Arviointikriteerit ja indikaattorit:
Asiakaskokemus:
- Asiakkaiden kokemus palveluiden laadusta ja osallistumisesta.
- Asiakastyytyväisyyskyselyt (keskiarvot ja positiiviset palautteet).
Ammattilaisten työskentely:
- Prosessien sujuvuus ja työtyytyväisyys.
- Henkilöstön kyselyt ja työaikakirjanpidon analyysi (päällekkäisten tehtävien väheneminen).
Organisaation tulokset:
- Resurssien kohdentaminen ja palveluiden saavutettavuus.
- Hoitoonpääsyn odotusajat, kustannusanalyysit ja prosessien läpimenoajat.
Mittausmenetelmät:
- Kyselyt: Asiakkaille ja ammattilaisille suunnatut sähköiset palautekyselyt.
- Tilastotiedot: Prosessien toimivuutta kuvaavat mittarit (esim. suunnitelmien määrä, käyntikerrat ja suunnitelmien teon vaikutus käynteihin, odotusajat).
- Työpajapalautteet: Moniammatillisten ryhmien arvio kehitetyn mallin toimivuudesta.
Seurantaa tehdään läpi kehittämisen, ja tulokset arvioidaan suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Pitkällä tähtäimellä heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevien hoitoon ja palveluun pääsy paranee ja kertynyt hoito-, kuntoutus- ja palveluvelka pienenee vuosittain hankkeen aikana ja osuus toteutuneista kiireettömän hoidon käynneistä, joissa saavutetaan seitsemän vuorokauden hoitoon pääsyn määräaika kasvaa vuosittain.
Toimenpiteet tavoitellun muutoksen saavuttamiseksi:
Nykytilan analysointi:
- Kartoitimme nykyiset hoito- ja palveluprosessit asiakaspalautteen ja ammattilaisille suunnatun kyselyn avulla
- Häiriökysynnän nykytilan arvioitu ja toimintasuunnitelma tehty sen vähentämiseksi
Standardoidut käytännöt:
- TerveysLifeCaressa otettiin käyttöön yksi, selkeät ja yhtenäinen hoitosuunnitelmapohja
- Monialaiset yhteistyömallit
Digitaaliset työkalut:
- Hyödynnämme sähköisiä asiakassuunnitelmia läpileikkaavasti koko organisaatiossa. Luomme seurantatyökaluja, jotka parantavat suunnitelmallisuutta.
Koulutukset ja työpajat:
- Järjestetään koulutuksia ja työpajoja ammattilaisille, joissa käsitellään prosessien yhtenäistämistä ja asiakaslähtöisyyttä.
- Luodaan koulutuskokonaisuus HowSpace-alustalle hoidon ja palvelun suunnitelmallisuudesta ja se lisätään yksiköiden perehdytyspakettiin.
- Häiriökysyntä-koulutus henkilöstölle (2x á 3h)
Pilotointi ja arviointi:
- Pilotoinnin kautta testataan uusi malli valituissa yksiköissä ja kerätään palautetta, jonka pohjalta mallia kehitetään.
Keinot:
- Työpajat, koulutukset, asiakaskyselyt, digitaalisten työkalujen käyttöönotto.
Hankkeen keskeisimmät kohderyhmät ovat alueen väestö, asiakkaat ja potilaat, monipalveluasiakkaat, sosiaali- ja terveydenhuollon sekä sivistystoimen ammattilaiset, kokemusosaajat, alueen kunnat ja järjestöt.
Asiakasymmärrys:
- Asiakasymmärrystä on kartutettu palautekyselyillä, haastatteluilla ja palveluprosessien analyysillä.
- Asiakkaat kokevat palveluprosessit hajanaisiksi ja vaikeasti saavutettaviksi.
Ammattilaisten näkökulma:
- Ammattilaisten ajatuksia kerättiin Webropol-kyselyllä. Vastauksia saatiin läpileikkaavasti koko organisaatiosta.
- Ammattilaiset kaipaavat selkeämpiä toimintamalleja moniammatilliseen yhteistyöhön.
Osallistaminen:
- Hankkeen valmisteluun on osallistettu monialaisesti eri sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen ammattilaisia ja johtoa. Hankkeen käynnistyessä sen toteutuksen tarkempaan suunnitteluun on osallistettu asiakas- ja potilasnäkökulman saamiseksi myös kokemusasiantuntijaa, sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia, kuntien ja kolmannen sektorin edustajia. Kehittämistyössä on ollut edustaja kokemustoiminnasta sekä sote-alan ja kehittämistyön eri tahojen toimijoita.
- Asiakkaita on osallistettu mallin kehittämiseen työpajojen ja keskustelutilaisuuksien avulla (yhteiskehittäminen).
- Asiakkaiden kokemuksia on kerätty sähköisesti ja suullisesti palveluiden kehittämisen tueksi.
Keski-Pohjanmaan Kestävä Kasvu -hankkeen hoidon ja palvelun suunnitelmallisuuden kehittämisessä voi hyödyntää useita Innokylässä kuvattuja toimintamalleja ja ratkaisuja. Esimerkiksi monipalveluprosessin toimintamalli, joka on suunniteltu Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueelle sote-yhteisiin palveluihin, voi tarjota hyviä käytäntöjä. Mallissa asiakas saa tukea tarvittaessa moniammatillisesti, ja se integroi asiakkaan tavoitteet ja hyvinvointiprosessin osaksi laajempaa palvelukokonaisuutta. Tällainen suunnitelmallinen ja asiakkaan tarpeet huomioiva toimintamalli tukee hyvin myös hoito- ja palveluprosessien kehittämistä laajemmassa mittakaavassa. Niiden avulla voidaan myös kehittää yhtenäisempiä hoito- ja palveluprosesseja, jotka parantavat asiakkaiden kokemusta ja tehostavat resurssien käyttöä.
Moniammatillinen yhteistyö ja prosessien selkeyttäminen:
- Työpajojen tulokset: Yksi keskeisistä ideoista oli kehittää moniammatillista yhteistyötä esimerkiksi perushoitotason ja sosiaalipalveluiden välillä. Työpajassa nousi esiin tarve selkeyttää yhteistyöprosesseja ja varmistaa, että eri alojen asiantuntijat (hoitajat, lääkärit, sosiaalityöntekijät) ovat osallisina asiakaspalveluprosessissa jo varhaisessa vaiheessa.
- Ratkaisu: Rakennetaan yhtenäiset palvelupolut ja luodaan digitaalinen alusta, joka mahdollistaa eri asiantuntijoiden yhteisen työskentelyn ja tiedon jakamisen.
Asiakaslähtöinen suunnittelu ja osallistaminen:
- Työpajojen tulokset: Asiakkaiden näkemyksiä ja kokemuksia kuultiin ja osallisuuden tunnetta pyrittiin vahvistamaan. Työpajoissa ehdotettiin, että asiakas voisi olla mukana suunnittelussa aktiivisemmin ja hyödyntää muun muassa digitaalisia välineitä suunnitelman tekemisessä.
- Ratkaisu: Asiakaspalautteen kautta osallistamisen vahvistaminen (esim. sähköiset kyselyt, -alustat). Varmistetaan, että asiakas on mukana oman hoitopolun suunnittelussa ja seurannassa.
Digitaalisten työkalujen käyttö ja tiedon jakaminen:
- Työpajojen tulokset: Digitalisaation hyödyntäminen palvelujen suunnittelussa ja seurannassa nousi tärkeäksi teemaksi. Digitaalisten työkalujen avulla voidaan vähentää paperityötä ja parantaa prosessien läpinäkyvyyttä.
- Ratkaisu: Sähköinen hoitosuunnitelma ja seurantatyökalut, jotka mahdollistavat ajantasaisen tiedon jakamisen ja seurannan. Esimerkkinä terveys- ja hoitosuunnitelma, joka päivittyy ja tallentuu Kantaan, jolloin se on hyödynnettävissä reaaliaikaisesti ammattilaisten välillä organisaatiosta riippumatta.
Koulutuksen ja osaamisen kehittäminen:
- Työpajojen tulokset: Syntyi oivalluksia siitä, että hoitohenkilökunnan osaamisen kehittäminen on ratkaisevaa, jotta suunnitelmallisuus voidaan viedä käytäntöön tehokkaasti.
- Ratkaisu: Monialaiset koulutukset, joissa perehdytään uusiin toimintamalleihin, digityökalujen käyttöön ja asiakaslähtöisyyteen. Lisäksi koulutus- tai perehdytyskokonaisuus uusille työntekijöille ja kokeneemmille asiantuntijoille.
Palvelujen saavutettavuuden parantaminen:
- Työpajojen tulokset: Erityisesti maaseutualueilla on tarpeen parantaa palvelujen saavutettavuutta. Digitaalisten työkalujen käyttöönoton lisäksi myös matalan kynnyksen palvelupisteet voivat edistää palveluiden tasa-arvoista saatavuutta.
Hyvinvointitiedon ja -palveluiden yhdistäminen:
- Työpajojen tulokset: Tärkeänä nähdään kolmannen sektorin, järjestöjen ja terveydenhuollon palveluiden yhdistäminen ja nivominen palvelu- ja hoitopolkuihin. Tällöin asiakasta / potilasta voidaan ohjata tarvittaessa kevyempien palveluiden piiriin raskaampien sijaan.
Näiden ideoiden pohjalta voidaan kehittää yhtenäisiä ja asiakaslähtöisiä toimintamalleja, jotka tukevat palveluiden sujuvuutta, tehostavat palveluiden käyttöä sekä monialaista ja -toimijaista yhteistyötä sekä parantavat asiakaskokemusta.