Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Teknologian käytön elinkaaren tehtävien ja vastuiden mallinnus

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Teknologioiden käyttöönottoon ja käyttöön osallistuvat toimijat ja tehtävät kuvataan osallisuusmallinnuksen avulla teknologian käytön koko elinkaaren ajalta. Tavoitteena oli tehtävien tunnistaminen sekä roolien ja vastuiden selkiyttäminen.

Toimintaympäristö

Kotiin vietävien palveluiden tarve Päijät-Hämeessä kasvaa voimakkaasti tulevina vuosina väestön ikääntymisen vuoksi. Palveluiden järjestämisen ja tuottamisen tapoihin onkin etsittävä innovatiivisia ratkaisuja välittömästi. Asiakasmäärä kasvaa myös siksi, että palvelurakennetta on tarve kääntää suuntaan, jossa yhä suurempi osa ikäihmisistä asuu kotona. Samalla Päijät-Hämeen ja koko maan yhdeksi merkittävimmäksi sote-toiminnan vaarantavaksi haasteeksi on noussut koulutetun, soveltuvan ja alalla pysyvän hoitohenkilöstön saatavuus. Alueella on ammatissa toimivia ja valmistuvia lähihoitajia liian vähän suhteessa tarpeeseen, aiheuttaen kroonistuneen lähihoitajapulan.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Päijät-Sote laati syksyllä 2019 kokonaisvaltaisen muutosohjelman, joka käynnistyi alkuvuodesta 2020. Ohjelmaa toteutetaan osin STM:n rahoittamien rakenneuudistus- ja 'Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus' -hankkeiden kautta. KATI-ohjelmaan kuuluva KOHTI-hanke toteutetaan osana Päijät-Soten muutosohjelman kehityskärkeä 3, Tasapainoinen ja kustannustehokas palvelurakenne, ja sen sisällä osana tulosaluetta 3.1, Palvelurakennetta kevennetty ja kevyitä & ennaltaehkäiseviä palveluja vahvistettu. Kytkemällä hanke yhtymän laajaan muutosohjelmaan varmistetaan systemaattinen kehitystyö.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Nopeasti kehittyvä teknologia tarjoaa mahdollisuuden etsiä ratkaisuja kasvavan palvelutarpeen haasteisiin. Teknologiaratkaisujen vieminen osaksi ikäihmisten kotona asumista vaatii monialaista osaamista sekä koordinoivaa työotetta. Laitteilla ja sovelluksilla voidaan tukea kotiin vietävissä palveluissa mm. itsenäistä asumista, toimintakyvyn ylläpitoa, sekä yleistä fyysistä ja henkistä hyvinvointia. Päijät-Soten Kotiin vietävien palveluiden tulosalue on toiminut aktiivisesti ja innovatiivisesti erilaisten teknologisten ratkaisujen etsimisessä ja kehittämisessä.

Jotta palveluista saadaan mahdollisimman toimivat ja kustannustehokkaat, tulee eri sidosryhmien tarpeet ja näkökannat ottaa huomioon hyvin aikaisessa vaiheessa. Minkään toimijan taholta suoritettu sanelupolitiikka ei useimmiten johda hyvää lopputulokseen ja panostaminen suunnitteluvaiheeseen kantaa hedelmää projektin edetessä.

Tällä hetkellä tunnistettuja tarpeita kehittämiselle: 

  • Asiakas ei saa tietoa käytössä olevista teknologioista, niiden soveltuvuudesta tai käyttöönotosta 
  • Teknologian käyttöönotto ei ole suunnitelmallista ja koordinoitua organisaation tasolla
  • Teknologioiden käyttöönottoon liittyviä tehtäviä kuuluu esim. hoitajille, eikä hoitaja voi täysin keskittyä asiakkaaseen.
  • Teknologiat tuottavat paljon dataa, mutta sitä ei saada hyödynnettyä tarkoituksenmukaisesti
  • Hyväksi todetuista teknologioista ei saada tietoa oman yksikön tai alueen ulkopuolella
  • Teknologioiden käytöstä ei saada palautetta tai arviointeja systemaattisesti
  • Teknologioista kommunikointi hyvinvointialueen sisällä ja ulkopuolelle ei ole koordinoitua ja suunnitelmallista 
  • Teknologioiden keräämää tilannetietoa ei saada johtamisen ja päätöksenteon tueksi
Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

KOHTI-hanketta toteuttivat Päijät-Sotessa hanketiimi Kati Honkanen, Eveliina Kelahaara ja Jukka Grip. Osallisuusmallin rakentamisen tueksi tulivat Nordic Healthcare Groupin konsultit Sauli Hyväri ja Mikko Repka. Osallisuusmallin luominen tapahtui yhteistyössä monien sidosryhmien kanssa. Osallisuusmallinnuksen työstämiseksi pidettiin 20 työpajaa tai kokousta ja mallinnukseen osallistui yli 30 henkilöä, esimerkiksi kotihoidon esihenkilöitä ja työntekijöitä, kolmannen sektorin toimijoita ja yrityksiä. Lisäksi Päijät-Soten Teknologiayksikköä työstettiin mm. kahdessa toimialat ja tulosalueet yhdistävässä työpajassa tammikuussa 2022. Teknologiayksikön valmisteluun osallistui n. 50 henkilöä Päijät-Sotesta. Omaisten ja läheisten osallistaminen toteutettiin verkkokyselyllä.

 

 

Tavoiteltu muutos

Tavoitteena oli ottaa huomioon eri sidosryhmien tarpeet ja näkökannat ja toteuttaa teknologian käytön koko elinkaaren kattavien tehtävien mallinnus. 

  1. selkiyttää teknologian käyttöönottoon liittyvät roolit ja vastuut
  2. tunnistaa teknologian käyttöönottoon tarvittava osaaminen ja sen hallinta läpi koko organisaation
  3. mallintaa teknologian käytön elinkaari, ideasta käytöstä poistamiseen asti
  4. muodostaa yhtymätasoisen Hyvinvointi- ja terveysteknologiapalveluyksikön (teknologiayksikkö) tehtävät osana teknologian elinkaarta
Muutoksen mittaaminen

Arviointikysymykset:

  1. Miten mallinnus selkiytti erilaisten sidosryhmien rooleja ja vastuita?
  2. Miten mallinnus selkeytti osaamistarpeitten hahmottamisen ja hallinnan teknologian käytön eri vaiheissa organisaation tasolla?
  3. Millaisia prosesseja mallinnuksessa tunnistettiin teknologian käytön elinkaarella?
  4. Millaisia tehtäviä mallinnuksessa tunnistettiin/määritettiin yhtymätasoiselle teknologiayksikölle?

 

Päijät-sote on luonut HYTE-kärkien seurantaindikaattorit, joita seurataan hyvinvointialueen laajuisesti (kts. liite). Kyseisistä indikaattoreista KOHTI-hankkeen tuotosten piiriin kuuluu ainakin seuraavat mittarit:

Kokenut esteitä tai huolia sähköisten palveluiden käytössä (%), 65v täyttäneet

     -osallisuusmallin avulla saadaan luotua sopivampia palveluita

Aktiivisesti järjestötoimintaan tms. osallistuvien osuus (%), yli 65 vuotiaat

     -kolmannen sektorin systemaattinen mukaanottaminen parantaa mahdollisuuksia osallistua järjestötoimintaan

Itsestä huolehtimisessa vähintään suuria vaikeuksia kokevien osuus, % 75 v täyttäneet

     -kotiin vietävät teknologiat auttavat itsensä huolehtimisesta

Itsensä yksinäiseksi tuntevien osuus, % 65 v täyttäneet

     -kotiin vietävät virike- ja kommunikointiteknologiat auttavat yksinäisyyden tunteen vähentämisessä

Kaatumisiin ja putoamisiin liittyvät hoitojaksot 65v täyttäneet / 10 000 vastaavan

     -kotiin vietävät teknologiat ehkäisevät tapaturmia ja myös auttavat sattuneiden tapaturmien havaitsemisessa ja hälyttämisessä. Ne myös avustavat kuntoutuksessa.

Rahan puutteen vuoksi ruuasta, lääkkeistä tai lääkärikäynneistä tinkimään
joutuneiden osuus, % 65v täyttäneet

     -palveluiden digitalisointi tuo palvelut paremmin ja halvemmin kaikkien saataville

Päivittäisen elämänsä turvattomaksi kokeneiden osuus, % 65v täyttäneet
Päivittäisen elämänsä turvattomaksi kokeneiden osuus, % 75v täyttäneet

     -turvateknologia auttaa vähentämään turvattomuutta

     -turvattomuuden tunteesta on helpompi raportoida ja huolet käsitellään tehokkaasti, kun roolit ja prosessit on selvillä

Lihavien osuus % 65 vuotta täyttäneet

     -erilaiset jumppaohjelmat osana kotiin vietäviä palveluita

     -ohjeistusta ja seurantaa digitaalisten palveluiden ja laitteiden avulla

Alkoholia liikaa käyttävien osuus (AUDIT C), % 65v täyttäneet

     -sosiaalisten kontaktien lisääminen viriketeknologian avulla

     -ohjeistusta ja seurantaa digitaalisten palveluiden ja laitteiden avulla

Toteutussuunnitelma

Jotta suunniteltu muutos saadaan aikaan, vaatii se käytännössä koordinoivan toimijan - teknologiayksikön - muodostamista hyvinvointiorganisaatioon. Yksikkö tulee olla riittävän hyvin resursoitu ja sillä tulee olla johdon tuki ja riittävästi toimivaltaa.

Hoitajan ja esihenkilön osalta käytännön ohjeistusta tullaan jalkauttamaan käsikirjan muodossa. Käsikirjassa on kuvattu mm. vastuut ja keskeiset toiminnot teknologian elinkaaren eri vaiheissa.

Asiakkaan ja omaisen suuntaan toiminnan tehostamista kommunikoidaan teknologiakansion muodossa. Kansio on asiakkaan kotona ja siinä on listattu käytössä olevat ratkaisut ja niihin liittyvät toimet, kuten viankorjausohjeet, yhteystiedot jne. 

Myös yrityksille muutosta kommunikoidaan käsikirjan muodossa. Lisäksi yrityksiä velvoitetaan sitoutumaan palautteen keräämiseen ja käsittelyyn sekä osallistumaan ratkaisujen kouluttamiseen ja käyttöohjeiden laatimiseen. Erilaiset esittelytilaisuudet auttavat jakamaan tietoa ratkaisusta ja vähentämään muutosvastarintaa.

Kolmannen sektorin osalta järjestökoordinaattorin roolin perustaminen hyvinvointialueelle lienee tärkein yksittäinen parannus. Järjestökoordinaattori toimii teknologiayksikön alaisuudessa tai vähintäänkin tiiviissä yhteistyössä sen kanssa. Lisäksi kolmannen sektorin rooli esittely- ja koulutustilaisuuksien järjestämisessä, viestimisessä sekä palutteen keräämisessä tulee olemaan merkittävä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohde-/sidosryhminä mallinntamisen aikana olivat:

Ikääntynyt ja lähiomainen

     -kotihoidon asiakas ja hänen lähiomaisensa

Organisaatio

     -sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestäjä, tässä tapauksessa Päijät-Sote

Lähityöntekijä

     -kotihoidon hoitajat sekä esihenkilöt

Teknologiayritys

     -teknologisen ratkaisun toteuttaja

Kolmas sektori

     -järjestöt, liitot, yhdistykset, seurat, vapaaehtoistoiminta jne.

 

Sidosryhmien osallistaminen tapahtui työpajojen, Teams-haastatteluiden ja verkkokyselyn avulla.

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Osallisuusmallin pohjana hyödynnettiin IkäOTe-hankkeessa 2015-2017 kehitettyä osallistavaa toimintamallia. Osallisuusmalli koostui alunperin IkäOTe-mallissa olevasta neljästä sidosryhmästä: 1) Ikääntynyt ja lähiomainen, 2) Organisaatio, tässä tapauksessa Päijät-Sote, 3) Lähityöntekijä ja 4) Teknologiayritys. Viides sidosryhmä lisättiin projektin alkuvaiheessa: 5) Kolmas sektori. IkäOTe-mallissa teknologioiden käyttöönottoon liittyvät tehtävät jaetaan neljään vaiheeseen: 1) Ennen käyttöönottoa, 2) Käyttöönotto, 3) Käytön aikainen. 4) Käytön jälkeinen vaihe. Myös käytön vaiheisiin lisättiin yksi vaihe lisää: Esikarsinta. 

 

Ideointi

Erilaiset prosessikaaviot olivat yhtenä keskeisenä tuotoksena työpajoista ja niitä on kuvattu oheisessa liitteessä.

Idean valinta

Keskeisinä tuotoksina ovat osallisuusmalli sekä teknologiayksikkö.

Idean konkretisointi ja visualisointi

Osallisuusmallin rakentaminen on visualisoitu oheisessa liitteessä.

Idean testaus asiakkaalla

Osallisuusmalli on saanut erittäin positiivisen vastaanoton KATI-ohjelman esittelytilaisuuksissa. Tilaisuuksien tuloksena on perustettu THL:n vetämä työryhmä, jonka tehtävänä on jakaa tietoa teknologiayksikkötarpeista sekä suunnitella yhteistyötä hyvinvointialueiden teknologiayksiköiden välillä.

 

Ratkaisun testaaminen

Hankkeen tuotoksia aletaan laittaa käytäntöön syksystä 2022 lähtien.

Kokeilun tavoitteet

 KOHTI-hankkeessa päädyttiin tuottamaan teknologian käytön elinkaaren aikainen osallisuusmalli. Osallisuusmallinnuksen yhteydessä tehtiin myös Päijät-Soten yhtymätasoista Teknologiayksikköä ja osana mallinnusta tunnistettiin tehtäviä ja rooleja Teknologiayksikölle. Tavoitteena kansallinen yhteistyö teknologiayksiköiden välillä, kokemusten ja oppien tehokas jakaminen. 

Kokeilussa opittua

Tiedon jakaminen toimijoiden kesken (esim. KATI-ohjelman tilaisuudet) on erittäin tärkeää.

Ratkaisun perusidea

Osallisuusmalli koostuu ensisijaisesti kahdesta eri kokonaisuudesta: hyvinvointi-/terveysteknologian elinkaaresta sekä teknologian käyttöön liittyvistä sidosryhmistä. Kun teknologian elinkaari eri vaiheineen käydään läpi työpajoissa kaikkien sidosryhmien kanssa, pystytään luomaan kattava kokonaiskuva - matriisi.

Luodusta matriisista voidaan poimia jokin tietty vaihe - esimerkiksi teknologian käyttöönotto - ja tutkia, mitä tehtäviä ja vastuita millekin sidosryhmälle kuuluu kyseiseen vaiheeseen liittyen. Tämän jälkeen on helpompi suunnitella kyseiseen vaiheeseen liittyviä toimintoja, kuten esimerkiksi ohjeistus- ja koulutustarpeita.

Toisaalta, voidaan valita jokin teema - esimerkiksi muutosvastarinta - ja tutkia matriisia kokonaisuutena ja poimia kaikki valittuun teemaan liittyvät havainnot. Tämä auttaa hahmottamaan sitä, mihin kaikkiin vaiheisiin ja sidosryhmiin jokin tietty teema vaikuttaakaan. Liitteenä olevassa kuvauksessa matriisin rakentaminen on kuvattu visuaalisemmin.

Tuotoksia voi kuvata myös prosessimalleina, jotka auttavat rakentamaan sidosryhmäkohtaisia ohjeistuksia ja pelikirjoja. Prosessikuvaukset auttavat myös tarpeitten kommunikoimisessa päättäjien suuntaan. Liitteenä olevat kuvaukset esittelevät tehtyjä prosessimalleja.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Tarpeet teknologian hyödyntämiselle kasvavat koko ajan, kommunikointi lukuisten sidosryhmien välillä tulee olla jatkuvaa ja toiminnan johtaminen ei ole pelkästään teknisten asioiden kanssa painimista, vaan mukana on paljon ihmislähtöisiä haasteita, kuten muutosvastarintaa ja eettisiä näkökulmia. Tästä johtuen toimimman pitää olla keskitettyä ja hyvin organisoitua sekä resursoitua. Käytännössä edellä mainittujen vaatimusten täyttäminen vaatii koordinoivan yksikön olemassaoloa, kutsutaan sitä tässä yhteydessä teknologiayksiköksi. Se suunnittelee ja koordinoi toimintaa, organisoi tekijät ja hallitsee kaiken kaikkiaan kokonaiskuvaa. Teknologiayksikkö toimii myös yhdyspisteenä hyvinvointiorganisaation sisäiselle ja ulkoiselle viestinnälle ja se kommunikoi muiden vastaavien kansallisten yksiköiden kanssa. Teknologiayksikön toimintaa on kuvattu tarkemmin oheisessa liitteessä. 

Järjestöjen ja muiden kolmannen sektorin toimijoiden rooli oli yhtenä keskeisenä kiinnostuksen kohteena hankkeessamme ja kyseisen roolin merkityksen kasvattaminen on noussut usein esille myös kansallisesti. Yhteistyötä organisaation ja kolmannen sektorin toimijoiden välillä tulisi kasvattaa ja käytännössä se tarkoittaa 100% asiaan resursoidun järjestökoordinaattorin roolin luomista. Järjeistökoordinaattorin ei välttämättä tarvitse olla teknologiayksikön sisällä, mutta yhteistyö kyseisten toimijoiden välillä tulee olla tiivistä ja jatkuvaa.

Jotta voimme optimoida resurssien käyttöä, tulee meidän tietää, mitä kukakin sidosryhmistä voi ja saa tehdä kotiin vietävien teknologioiden toimivuuden varmistamiseksi. Tätä varten tulee tietää, mitä teknologioida asiakkaan luona on käytössä, mitä toimia voi kukakin (asiakas, omainen, lähihoitaja jne.) tehdä ongelmatilanteessa ja jos ongelma ei ratkea, mihin tahoon halutaan yhteyttä otettavan ja miten. Käytännössä tätä haastetta ratkaisemaan luodaan asiakkaan kotona pidettävä teknologiakansio, mikä sisältää tiedon edellä mainittujen haasteiden ratkaisemiseen. Tarkempi selvitys teknologiakansion sisällöstä on esitetty oheisessa liitteessä.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Jotta toimintamalli saadaan onnistuneesti käyttöön, tulee roolit, vastuut ja omistajuus organisaation sisällä olla selkeitä. Lisäksi muutoksella pitää olla vahva tuki riittävän korkealla organisaatiossa, jotta sitoutuminen toimintamallin muutokseeen saadaan aikaiseksi. Jatkuva viestintä ja yhteydenpito organisaation sisällä ja sidosryhmien kesken on kriittisen tärkeää sekä hankkeen suunnittelu- että toteutusvaiheessa: kaikkien osallisten pitää tietää, miksi muutosta ollaan tekemässä. Asiakkaan ja ammattilaisten teknologian käytön osaamisen varmistaminen koko teknologian elikaaren aikana on avainasemassa. Sillä varmistetaan, että laitetta käytetään oikein ja jatkuvasti ja että motivaatio sen käyttämiseen pysyy korkeana.

Osallisuusmalli on hyvinkin sovellettavissa muillekin kohderyhmille ja toimintaympäristöille. Käytännössä mitä enemmän erilaisia ratkaisuja toimintaympäristöllä on käytössään ja mitä enemmän sidosryhmiä liittyy suunnitteluun, käyttöönottoon ja teknologian käyttämiseen, sitä enemmän on tarvetta osallisuusmallin kaltaisille työkaluille, samoin kuten teknologiayksikön kaltaiselle koordinoivalle toimijalle.

Kenties suurimpana haasteena on jatkuvuuden varmistaminen. Kun kehityshanke on ohi, pitää teknologiayksikkö saada perustettua mahdollisimman nopeasti. Henkilöstö, budjetti ja muut resurssit pitää olla riittävät, jotta toiminta saadaan käyntiin mahdollisimman nopeasti ja uskottavasti. Toiminnalla pitää olla johdon tuki ja riittävän vahva mandaatti toimimiseen.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Osallisuusmallin yhteinen työstäminen on auttanut tunnistamaan teknologian käytön kriittisiä prosessin vaiheita ja tuonut esiin tämänhetkiset haavoittuvuudet: esimerkiksi mistä puuttuu osaamista, missä kohdin prosessia ei ole vastuutahoa tai -henkilöä, mitä työvaiheita on jäänyt kokonaan piiloon jne. Mallinnusprosessi on auttanut myös tunnistamaan yhtymätasoisen Hyvinvointi- ja terveysteknologiapalveluyksikön (teknologiayksikkö) tehtäviä. Tavoitteena on, että nyt tuotetun tiedon pohjalta voidaan lähitulevaisuudessa käynnistää hyvinvointialueelle Hyvinvointi- ja terveysteknologiapalvelut -yksikkö. Osallisuusmallin työstäminen on tuonut hyvin esille tehtäväkentän laajuuden sekä onnistuneen toiminnan vaatimukset.

Mallinnusprosessi on tuonut esille keinoja miten voidaan vastata olemassa oleviin yhteisiin haasteisiin, esimerkiksi:

  • Kotihoidon hoitohenkilöstön riittävyys on jatkuva haaste ja mallinnuksen avulla on tunnistettu mitä työtehtäviä voidaan antaa muiden ammattiryhmien tehtäväksi hoitajilta, esimerkiksi hyvinvointiteknologia-asentajille
  • Teknologioiden hankintapäätöksiä tekevät tarvitsevat tukea, jotta hankintaprosessissa osataan ottaa huomioon tarvittavat vaatimukset
  • Teknologian käytön elinkaaren hallinta estää "kaappiin unohtuneet" laitteet

Mallintamisen aikana pystyttiin hahmottamaan tehtäviä ja vastuita eri sidosryhmille, sekä määrittelemään toivottuja yhteydenpitomenetelmiä teknologian elinkaaren eri vaiheissa. Mallintamisen avulla pystyttiin löytämään myös mahdollisia eturistiriitojen paikkoja (esim. datan omistajuus), mikä helpottaa niiden huomioimista ja ratkaisemista. Tarve eettisten pelisääntöjen luomiselle ja jalkauttamiselle nousi esille mallinnusprosessin aikana. Kyseisten sääntöjen avulla voidaan varmistaa ratkaisujen toimivuus ja reiluus kaikkien sidosryhmien näkökulmista. Eettisiä pelisääntöjä on esitelty oheisessa liitteessä.

Jotta teknologiat saadaan käyttöön ja että niitä myös käytetään, tulee muutoksen ja teknologian käyttyttämisen syy ja tarve olla kaikille selvää. Tällä tavoin pystytään estämään muutosvastarintaa eri sidosryhmien osalta teknologian käytön eri vaiheissa.