Teknologian käytön elinkaaren tehtävien ja vastuiden mallinnus

Teknologioiden käyttöönottoon ja käyttöön osallistuvat toimijat ja tehtävät kuvataan osallisuusmallinnuksen avulla teknologian käytön koko elinkaaren ajalta. Tavoitteena oli tehtävien tunnistaminen sekä roolien ja vastuiden selkiyttäminen.

icon/chevron-down Created with Sketch. Perustiedot

Toimintamallin nimi
Teknologian käytön elinkaaren tehtävien ja vastuiden mallinnus
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Teknologioiden käyttöönottoon ja käyttöön osallistuvat toimijat ja tehtävät kuvataan osallisuusmallinnuksen avulla teknologian käytön koko elinkaaren ajalta. Tavoitteena oli tehtävien tunnistaminen sekä roolien ja vastuiden selkiyttäminen.

Toteutuspaikka
Päijät-Soten KOHTI-hanke
Paikkakunta tai maakunta
Päijät-Häme
Toimintamallin rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)
Toimintamallin kokonaisuus

Tekijä

Kati Honkanen

Luotu

24.03.2022

Viimeksi muokattu

02.11.2022
Ratkaisun perusidea **

Osallisuusmalli koostuu ensisijaisesti kahdesta eri kokonaisuudesta: hyvinvointi-/terveysteknologian elinkaaresta sekä teknologian käyttöön liittyvistä sidosryhmistä. Kun teknologian elinkaari eri vaiheineen käydään läpi työpajoissa kaikkien sidosryhmien kanssa, pystytään luomaan kattava kokonaiskuva - matriisi.

Luodusta matriisista voidaan poimia jokin tietty vaihe - esimerkiksi teknologian käyttöönotto - ja tutkia, mitä tehtäviä ja vastuita millekin sidosryhmälle kuuluu kyseiseen vaiheeseen liittyen. Tämän jälkeen on helpompi suunnitella kyseiseen vaiheeseen liittyviä toimintoja, kuten esimerkiksi ohjeistus- ja koulutustarpeita.

Toisaalta, voidaan valita jokin teema - esimerkiksi muutosvastarinta - ja tutkia matriisia kokonaisuutena ja poimia kaikki valittuun teemaan liittyvät havainnot. Tämä auttaa hahmottamaan sitä, mihin kaikkiin vaiheisiin ja sidosryhmiin jokin tietty teema vaikuttaakaan. Liitteenä olevassa kuvauksessa matriisin rakentaminen on kuvattu visuaalisemmin.

Tuotoksia voi kuvata myös prosessimalleina, jotka auttavat rakentamaan sidosryhmäkohtaisia ohjeistuksia ja pelikirjoja. Prosessikuvaukset auttavat myös tarpeitten kommunikoimisessa päättäjien suuntaan. Liitteenä olevat kuvaukset esittelevät tehtyjä prosessimalleja.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Tarpeet teknologian hyödyntämiselle kasvavat koko ajan, kommunikointi lukuisten sidosryhmien välillä tulee olla jatkuvaa ja toiminnan johtaminen ei ole pelkästään teknisten asioiden kanssa painimista, vaan mukana on paljon ihmislähtöisiä haasteita, kuten muutosvastarintaa ja eettisiä näkökulmia. Tästä johtuen toimimman pitää olla keskitettyä ja hyvin organisoitua sekä resursoitua. Käytännössä edellä mainittujen vaatimusten täyttäminen vaatii koordinoivan yksikön olemassaoloa, kutsutaan sitä tässä yhteydessä teknologiayksiköksi. Se suunnittelee ja koordinoi toimintaa, organisoi tekijät ja hallitsee kaiken kaikkiaan kokonaiskuvaa. Teknologiayksikkö toimii myös yhdyspisteenä hyvinvointiorganisaation sisäiselle ja ulkoiselle viestinnälle ja se kommunikoi muiden vastaavien kansallisten yksiköiden kanssa. Teknologiayksikön toimintaa on kuvattu tarkemmin oheisessa liitteessä. 

Järjestöjen ja muiden kolmannen sektorin toimijoiden rooli oli yhtenä keskeisenä kiinnostuksen kohteena hankkeessamme ja kyseisen roolin merkityksen kasvattaminen on noussut usein esille myös kansallisesti. Yhteistyötä organisaation ja kolmannen sektorin toimijoiden välillä tulisi kasvattaa ja käytännössä se tarkoittaa 100% asiaan resursoidun järjestökoordinaattorin roolin luomista. Järjeistökoordinaattorin ei välttämättä tarvitse olla teknologiayksikön sisällä, mutta yhteistyö kyseisten toimijoiden välillä tulee olla tiivistä ja jatkuvaa.

Jotta voimme optimoida resurssien käyttöä, tulee meidän tietää, mitä kukakin sidosryhmistä voi ja saa tehdä kotiin vietävien teknologioiden toimivuuden varmistamiseksi. Tätä varten tulee tietää, mitä teknologioida asiakkaan luona on käytössä, mitä toimia voi kukakin (asiakas, omainen, lähihoitaja jne.) tehdä ongelmatilanteessa ja jos ongelma ei ratkea, mihin tahoon halutaan yhteyttä otettavan ja miten. Käytännössä tätä haastetta ratkaisemaan luodaan asiakkaan kotona pidettävä teknologiakansio, mikä sisältää tiedon edellä mainittujen haasteiden ratkaisemiseen. Tarkempi selvitys teknologiakansion sisällöstä on esitetty oheisessa liitteessä.

Toimintaympäristö **

Kotiin vietävien palveluiden tarve Päijät-Hämeessä kasvaa voimakkaasti tulevina vuosina väestön ikääntymisen vuoksi. Palveluiden järjestämisen ja tuottamisen tapoihin onkin etsittävä innovatiivisia ratkaisuja välittömästi. Asiakasmäärä kasvaa myös siksi, että palvelurakennetta on tarve kääntää suuntaan, jossa yhä suurempi osa ikäihmisistä asuu kotona. Samalla Päijät-Hämeen ja koko maan yhdeksi merkittävimmäksi sote-toiminnan vaarantavaksi haasteeksi on noussut koulutetun, soveltuvan ja alalla pysyvän hoitohenkilöstön saatavuus. Alueella on ammatissa toimivia ja valmistuvia lähihoitajia liian vähän suhteessa tarpeeseen, aiheuttaen kroonistuneen lähihoitajapulan.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Kohde-/sidosryhminä mallinntamisen aikana olivat:

Ikääntynyt ja lähiomainen

     -kotihoidon asiakas ja hänen lähiomaisensa

Organisaatio

     -sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestäjä, tässä tapauksessa Päijät-Sote

Lähityöntekijä

     -kotihoidon hoitajat sekä esihenkilöt

Teknologiayritys

     -teknologisen ratkaisun toteuttaja

Kolmas sektori

     -järjestöt, liitot, yhdistykset, seurat, vapaaehtoistoiminta jne.

 

Sidosryhmien osallistaminen tapahtui työpajojen, Teams-haastatteluiden ja verkkokyselyn avulla.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Osallisuusmallin yhteinen työstäminen on auttanut tunnistamaan teknologian käytön kriittisiä prosessin vaiheita ja tuonut esiin tämänhetkiset haavoittuvuudet: esimerkiksi mistä puuttuu osaamista, missä kohdin prosessia ei ole vastuutahoa tai -henkilöä, mitä työvaiheita on jäänyt kokonaan piiloon jne. Mallinnusprosessi on auttanut myös tunnistamaan yhtymätasoisen Hyvinvointi- ja terveysteknologiapalveluyksikön (teknologiayksikkö) tehtäviä. Tavoitteena on, että nyt tuotetun tiedon pohjalta voidaan lähitulevaisuudessa käynnistää hyvinvointialueelle Hyvinvointi- ja terveysteknologiapalvelut -yksikkö. Osallisuusmallin työstäminen on tuonut hyvin esille tehtäväkentän laajuuden sekä onnistuneen toiminnan vaatimukset.

Mallinnusprosessi on tuonut esille keinoja miten voidaan vastata olemassa oleviin yhteisiin haasteisiin, esimerkiksi:

  • Kotihoidon hoitohenkilöstön riittävyys on jatkuva haaste ja mallinnuksen avulla on tunnistettu mitä työtehtäviä voidaan antaa muiden ammattiryhmien tehtäväksi hoitajilta, esimerkiksi hyvinvointiteknologia-asentajille
  • Teknologioiden hankintapäätöksiä tekevät tarvitsevat tukea, jotta hankintaprosessissa osataan ottaa huomioon tarvittavat vaatimukset
  • Teknologian käytön elinkaaren hallinta estää "kaappiin unohtuneet" laitteet

Mallintamisen aikana pystyttiin hahmottamaan tehtäviä ja vastuita eri sidosryhmille, sekä määrittelemään toivottuja yhteydenpitomenetelmiä teknologian elinkaaren eri vaiheissa. Mallintamisen avulla pystyttiin löytämään myös mahdollisia eturistiriitojen paikkoja (esim. datan omistajuus), mikä helpottaa niiden huomioimista ja ratkaisemista. Tarve eettisten pelisääntöjen luomiselle ja jalkauttamiselle nousi esille mallinnusprosessin aikana. Kyseisten sääntöjen avulla voidaan varmistaa ratkaisujen toimivuus ja reiluus kaikkien sidosryhmien näkökulmista. Eettisiä pelisääntöjä on esitelty oheisessa liitteessä.

Jotta teknologiat saadaan käyttöön ja että niitä myös käytetään, tulee muutoksen ja teknologian käyttyttämisen syy ja tarve olla kaikille selvää. Tällä tavoin pystytään estämään muutosvastarintaa eri sidosryhmien osalta teknologian käytön eri vaiheissa.

Vinkit toimintamallin soveltajille **

Jotta toimintamalli saadaan onnistuneesti käyttöön, tulee roolit, vastuut ja omistajuus organisaation sisällä olla selkeitä. Lisäksi muutoksella pitää olla vahva tuki riittävän korkealla organisaatiossa, jotta sitoutuminen toimintamallin muutokseeen saadaan aikaiseksi. Jatkuva viestintä ja yhteydenpito organisaation sisällä ja sidosryhmien kesken on kriittisen tärkeää sekä hankkeen suunnittelu- että toteutusvaiheessa: kaikkien osallisten pitää tietää, miksi muutosta ollaan tekemässä. Asiakkaan ja ammattilaisten teknologian käytön osaamisen varmistaminen koko teknologian elikaaren aikana on avainasemassa. Sillä varmistetaan, että laitetta käytetään oikein ja jatkuvasti ja että motivaatio sen käyttämiseen pysyy korkeana.

Osallisuusmalli on hyvinkin sovellettavissa muillekin kohderyhmille ja toimintaympäristöille. Käytännössä mitä enemmän erilaisia ratkaisuja toimintaympäristöllä on käytössään ja mitä enemmän sidosryhmiä liittyy suunnitteluun, käyttöönottoon ja teknologian käyttämiseen, sitä enemmän on tarvetta osallisuusmallin kaltaisille työkaluille, samoin kuten teknologiayksikön kaltaiselle koordinoivalle toimijalle.

Kenties suurimpana haasteena on jatkuvuuden varmistaminen. Kun kehityshanke on ohi, pitää teknologiayksikkö saada perustettua mahdollisimman nopeasti. Henkilöstö, budjetti ja muut resurssit pitää olla riittävät, jotta toiminta saadaan käyntiin mahdollisimman nopeasti ja uskottavasti. Toiminnalla pitää olla johdon tuki ja riittävän vahva mandaatti toimimiseen.

Kansikuva
Osallisuusmatriisi

Kehittämisen vaihe

icon/bulb Created with Sketch. Kehitteillä