Toiminnanohjausjärjestelmät osana Sote-tilannekeskusta Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella (RRP, P4,I4)
Toiminnanohjausjärjestelmillä saadaan tuotettua Sote-tilannekeskuksen käyttöön reaaliaikaista tilannetietoa. Tiedon avulla voidaan koordinoida potilasvirtaa ja ohjata resurssien järkevää ja tarkoituksenmukaista käyttöä kustannustehokkaasti.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite muodostuu kahdeksasta kunnasta. Jäsenkuntina ovat Toholampi, Veteli, Kaustinen, Perho, Lestijärvi, Halsua sekä Kannuksen ja Kokkolan kaupungit. Hyvinvointialueena Soite on Suomen pienin. Asukasluku on n. 68 000. Soiten alueella oleva keskussairaala toimii päivystävänä sairaalana n. 200 000 asukkaalle.
Soitessa aloittaa Sote-tike eli sosiaali- ja terveydenhuollon tilannekeskus vuoden 2025 alussa. Sote-tilannekeskukseen keskitetään liikkuvien kotiin vietävien palveluiden koordinointi, resurssien johtaminen, potilasvirran keskitetty koordinointi sekä päivystysapu 116117.
Tilannekeskuksessa tulee työskentelemään ensihoidon kenttäjohtaja, tilannekeskuspäivystäjä, päivystysapu 116117 , kotihoidon toiminnanohjauskeskus sekä kotisairaalan koordinaattori. Vuonna 2026 mukaan liittyy myös sosiaalipäivystys.
Tilannekeskus tukee, koordinoi ja johtaa moniammatillisesti eri toimijoita tilanteissa, joissa asiakkailla tai henkilöstöllä on joku ennakoimaton tai akuutti palvelun tai avun tarve. Tilannekeskuksen kautta vastataan palvelun tai avuntarpeeseen tarkoituksenmukaisella palvelulla tai resurssilla.
Tilannekeskuksessa ylläpidetään Sote-tilannekuvaa, raportoidaan poikkeamista ja tarvittaessa käynnistettään häiriötilanteiden prosesseihin liittyvät jatkotoimenpiteet.
Tilannekeskus toimii yhteistyössä viranomaisten, kolmannen sektorin sekä muiden toimijoiden kanssa.
Sote-tilannekeskuksen toiminnan lähtökohtana on, että tilannekeskuksessa on reaaliaikainen tieto Sote-kentän toiminnasta ja tilanteesta. Toiminta tarvitsee tuekseen erilaisia toiminnanohjausjärjestelmiä, joiden avulla tilannetietoa tuotetaan, kerätään, tilastoidaan ja raportoidaan.
Tuotetun reaaliaikaisen tiedon avulla koordinoidaan ja johdetaan eri toimintoja ja toimijoita. Kerättyä tietoa hyödynnetään toiminnan suunnittelussa, kehittämisessä ja johtamisessa.
Toiminnanohjausjärjestelmien esittelyihin kutsutiin aina laaja ja tarkoituksenmukainen ryhmä henkilöitä.
Esittelyissä oli mukana tietohallintoylilääkäri, tietohallintojohtaja, järjestelmäpäällikkö, järjestelmä asiantuntija, digitaaliset palvelut - hankejohtaja, ensihoitopäällikkö, ensihoidon kenttäjohtaja, palvelualuejohtajia, esihenkilöitä eri yksiköistä, resurssikeskus, erityisaisantuntija- varautuminen ja turvallisuus, hallintoylihoitaja, erityisasiantuntija - TUVE - ICT, tietosuojan ja tietoturvan edustajat. Osa heistä osallistui potilasohjaus sovelluksen - ja ensihoidon kuljetussovelluksen prosesseihin aina mallinnuksesta käyttöönottoon.
Käyttöön valikoitui SBM alusta sekä Lifecaren paikanvaraussovellus.
SBM alusta: ensihoidon kuljetustilaus ja potilasohjaus
Ensihoidon siirtokuljetus prosessin määrittelyssä ja suunnittelussa oli mukana Flovio Oy konsultti, kenttäjohtaja, ensihoitolääkäri, tietosuoja-asianatuntija, tietoturvavastaava, erityisasiantuntija ja hanketyöntekijä.
SBM alustalle tehtyyn ensihoidon kuljetussovellukseen luotu kuljetuspyyntökaavake pohjautuu Soiten ensihoidon olemassa olevaan siirtokuljetusohjeeseen. Sovellusta testattiin ensin pienellä käyttäjäryhmällä. Mukana olivat tehon, lastensairaalan, yhteispäivystyksen ja ensihoidon henkilökuntaa. Testaamisvaiheessa käyttäjät saivat vielä vaikuttaa kuljetuspyyntökaavakkeen sisältöön ja se muokattiin kaikkiin yksiköihin sopivaksi. Kaikki tulevat käyttäjät saivat yksiköihin omat testikäyttäjätunnukset, joilla käyttäjät harjoittelivat kuljetustilauksen tekemistä. Testiympäristö oli käyttäjille avoinna ennen käyttöönottoa.
Käyttäjät toivoivat kuljetuspyyntökaavakkeeseen tarkennetut kirjaamisohjeet ja tämä toteutettiin yhteistyössä ensihoidon kanssa.
Yksiköt perehdytettiin sovelluksen käyttöön. Perehdytys tapahtui pääasiassa yksiköiden osastotunneilla.
Potilasohjaus prosessin määrittelyssä oli mukana Flovio Oy konsultti, tietosuoja-asiantuntija, hanketyöntekijä, erikoissairaanhoidon sekä perusterveydenhuollon osastojen edustajia, kotihoidon toiminnanohjauksen edustaja, kotisairaalan edustaja sekä potilaskoordinaattori. Potilasohjaus sovelluksen kehittäjäjoukossa oli kaikista yksiköistä esihenkilö mukana. Tämä koettiin tärkeäksi.
Kehittäjäjoukko määritteli potilasohjauksen prosessin ja lomakepohjien sisällöt ja kysymykset.
Järjestelmää esi testattiin kaikkien potilasohjakseen tulevien yksiköiden edustajien toimesta. Muutosehdotuksia ja toiveita toteutettiin muuttamalla muun muassa lomakkeiden sisältöä. Hanketyöntekijä myös testasi sovellusta muutaman viikon ajan ja pyysi tarvittavat korjaukset sovelluksen toimittajalta. Testaamisvaiheessa tuli erinäisiä haasteita ja niiden selvittämiseen kului paljon aikaa. Aikataulu haasteiden vuoksi ei yksiköihin ehditty perehdyttämään niin kuin oli suunniteltu, niinpä päädyttiin tekemään potilasohjauksesta perehdytys/opetus videot. Videot on katsottavissa Soiten Intrassa.
Potilasohjaussovelluksen käyttöönotto siirtyi vuodelle 2025.
Lifecare paikanvaraus sovellus hankitiin eri toimialueiden palvelualuejohtajien ja yksiköiden esihenkilöiden päätöksellä. Tämä osa Licecaren toiminnasta tulee palvelemaan lähinnä Sote-tilannekeskusta sekä johtoa. Paikanvarausta tullaan hyödyntämään potilasvirran koordinoinnissa, vapaiden potilaspaikkojen etsimisessä ja sijoittelussa sekä tilannekuvan muodostamisessa. Paikanvaraus sovellus tulee vain sote-tilannekeskuksen ja johdon käyttöön tiedolla johtamisen yhdeksi työkaluksi.
Ne yksiköt joilla on Lifecaren osastonhallinta käytössä, kirjaavat potilaan tai asiakkaan oletetun lähtöajan läsnäolotietoihin. Muuta tietoa ei tarvitse kirjata. Tieto siirtyy paikanvaraus sovellukseen.
Henkilöstöä tiedotetiin sovelluksen käyttöönotosta Intran välityksellä sekä sähköpostitse. Molempiin liitettiin kuvalliset ohjeet miten tämä oletettu lähtöaika ja päivä kirjataan.
Kotiin vietävissä palveluissa hyödynnetään tarkoituksenmukaista ja lähellä olevaa yksikköä esimerkiksi turvapuhelinhälytys tehtävissä ja toisen toimijan auttamisessa. Pyritään lähettämään kohteeseen lähin tarkoituksenmukaisin ja vapaana oleva yksikkö. Tässä hyödynnetään olemassa olevaa Mapon sovellusta. Mapon sovellusta on hyödynnetty jo keväästä 24 lähtien.
- Tarkoituksenmukaisen resurssin käyttö ja kohdentaminen
- Kustannustehokkuus
- Yhteistyön lisääntyminen ja auttaminen toimijoiden välillä
- Päällekkäisen työn väheneminen
- Asiakas saa mahdollisimman hyvän avun ja palvelun.
- Työturvallisuus
Potilasvirtaa koordinoidaan keskitetysti järjestämällä potilaalle/ asiakkaalle tarkoituksen mukainen hoito tai jatkohoitopaikka. Tämän mahdollistaa reaaliaikainen paikkatilanne, josta nähdään myös lähiaikoina vapautuvat potilas/asiakaspaikat. Hyödynnetään Lifecare paikanvarausta sekä SBM potilasohjaussovellusta.
- Tarkoituksenmukainen jatkohoitopaikka
- Kustannus tehokkuus
- SBM sovellus vähentää puhelimessa käytettävää aikaa ja raportointia
- Yhdenmukaisuus
SBM ensihoidon kuljetustilaus
- Kirjallinen siirtopyyntö puhelun sijaan
- Tilastot
- Kuinka usein voidaan korvata ensihoidon käynti kohteessa jollakin mulla yksiköllä?
- Kuinka usein pyydetään apua tehtäville toiselta yksiköltä?
- Kuinka usein mennään yli rajojen auttamaan (esim. kotisairaala, kotihoito, ensihoito)
- Kuinka usein vältytään päivystyskäynniltä, kun hyödynnetään kotiin vietäviä palveluita hoidontarpeen arvioinnin tekemisessä?
- Ohjautuuko asiakas/ potilas oikeaan jatkohoitopaikkaan?
- Onko riittävästi potilaspaikkoja?
- Käytetäänkö potilaspaikan hakuun ja raportointiin olemassa olevaa järjestelmää?
- Jätetäänkö käyttämättä?
- Onko kotisairaala täynnä ja potilas sen vuoksi osastolle?
- Mikä syynä?
- Jonottavien potilaiden ja asiakkaiden määrä (osastoille, kotihoitoon)
- Jonotusten kestot; lyhin ja pisin jonotusaika, jonotuksen keskiarvo, lukumäärä
- Siirtopyynnöt kuukausittain ( lähettävä osasto, vastaanottava osasto)
- Päivystyksen läpimenoaika. Vaikuttaako keksitetty potilasvirran koordinointi läpimenoaikaan? Miten SBM alustan käyttö vaikuttaa läpimenoaikaan ( hidastaa, nopeuttaa)
- Ensihoidon kuljetustilausten määrä (kiireetön - kiire siirrot, kestot)
Olemassa olevien SBM sovellusten esittely Flovio Oy:n toimesta.
Sote-tilannekeskuksen käyttöön toivottujen prosessien määrittely. Määrittelyssä mukana tietoturvan edustaja.
Määrittelyn jälkeen tarjouspyynnöt ja hankintasopimukset
SBM alustan prosessien tarkempi suunnittelu yhdessä niiden yksiköiden henkilökunnan kanssa, joiden käyttöön sovellus tulee. Suunnittelussa mukana tietosuojan ja tietoturvan edustajat.
Ensihoidonkuljetustilauksen ja potilasohjauksen testaaminen testiympäristössä eri toimijoiden kanssa.
Testaamiseen käytetään aikaa useita viikkoja. Yksiköillä omat testitunnukset ja he tekevät testaamista testiympäristössä. Ongelmakohtien korjaaminen ja muutokset tehtiin tarpeen mukaan.
Ensihoidon kuljetussovellus otetaan käyttöön ensimmäiseksi, koska se osoittautui testaamisvaiheessa helppokäyttöiseksi.
Yksiköissä perehdytetään ja opetetaan sovelluksen käyttöä mm. osastotunneilla. Sovelluksesta koulutus/perehdytys videot käyttäjille sovelluksen toimittajan ohjeiden lisäksi.
Käyttöönotto vuodelle 2025
SBM alustalle tehdyn potilasohjaus sovelluksen ja ensihoidon kuljetustilauksen käyttöönoton ja laajentamisen tavoitteena on saada yhtenäistettyä ja selkeyttää Sote-tilannekeskuksen kautta liikkuvaa asiakas- ja potilasvirran hallintaa. SBM alusta tulee käyttöön Soiten erikoissairaanhoidon osastoille, kotihoidon toiminnanohjauskeskukseen, kotisairaalaan, yhteispäivystykseen, yleislääketieteen osastoille sekä tilannekeskuspäivystäjille.
Ensihoidon kuljetustilaus sovellus tulee käyttöön yhteispäivystykseen, erikoissairaanhoidon osastoille, yleislääketieteen osastoille sekä ensihoidolle. Kuljetustilauksessa ei ole mukana psykiatrian osastot.
Potilasohjaus sovelluksessa ei ole mukana teho, synnytys -ja naistentaudit, psykiatrian osastot eikä lasten sairaala.
Potilasohjaus sovelluksen suunnittelussa oli mukana henkilöitä erikoissairaanhoidon osastoilta, kotisairaalasta, yhteispäivystyksestä, kotihoidon toiminnanohjauskeskuksesta, yleislääketieteen osastolta, koordinoivat hoitajat ja tietosuoja-asiantuntija.
Ensihoidon kuljetustilaussovelluksen suunnittelussa oli mukana ensihoitolääkäri, kenttäjohtajia ja tietosuoja-asiantuntija
Molempien sovellusten suunnittelussa tavoiteltiin suoraviivaisuutta ja tasalaatuisuutta. Molemmat sovellukset tulevat vähentämään puhelimessa tapahtuvaa viestintää. Puhelimessa tapahtuva viestintä lisää virheiden ja asioiden vääristyminen on mahdollista.
Suunnitteluvaiheessa tehtiin yhteistyötä Etelä-Karjalan hyvinvointialueen, Etelä-Pohjanmaan sekä Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueiden kanssa.
Prosessein suunnittelusta pidettiin työpajat, joissa suunniteltiin sekä ensihoidon kuljetustilaus ja potilasohjausprosessit. Työpajoihin osallistui henkilöstöä niistä yksiköistä, jotka ottavat sovelluksen käyttöön. Jokaisen yksikön toiveita kuultiin.
Potilasohjaus prosessia testattiin isolla porukalla. Testaamisen yhteydessä tehtiin korjauksia ja muutoksia.
Ensihoidon kuljetustilaus prosessia testailtiin pienemmällä joukolla ja tehtiin korjaus ehdotuksia ja parannuksia.
Hanketyöntekijä tekee potilasohjauksesta tarkemmat ohjeet käyttäjille ohjelmiston toimittajan ohjeiden lisäksi. Päädyttiin tekemään aikahaasteiden vuoksi koulutus/opetusvideot. Nämä tallennukset on kaikkien katsottavissa Soiten Intra sivuilla.
Vuosi koettiin liian lyhyeksi ajaksi. Potilasohjaussovellus oli laaja kokonaisuus ja vaati paljon pohdintaa ja työtä. Yllättävät ongelmat vaativat paljon selvittelyjä ja ne vievät aikaa.