Toiminnanohjausjärjestelmät osana Sote-tilannekeskusta Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella (RRP, P4,I4)
Toiminnanohjausjärjestelmillä saadaan tuotettua Sote-tilannekeskuksen käyttöön reaaliaikaista tilannetietoa. Tiedon avulla voidaan koordinoida potilasvirtaa ja ohjata resurssien järkevää ja tarkoituksenmukaista käyttöä kustannustehokkaasti.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite muodostuu kahdeksasta kunnasta. Jäsenkuntina ovat Toholampi, Veteli, Kaustinen, Perho, Lestijärvi, Halsua sekä Kannuksen ja Kokkolan kaupungit. Hyvinvointialueena Soite on Suomen pienin. Asukasluku on n. 68 000. Soiten alueella oleva keskussairaala toimii päivystävänä sairaalana n. 200 000 asukkaalle.
Soitessa aloittaa Sote-tike eli sosiaali- ja terveydenhuollon koordinointi- ja tilannekeskus vuoden 2025 alussa. Sote-tilannekeskukseen keskitetään liikkuvien kotiin vietävien palveluiden koordinointi, resurssien johtaminen, potilasvirran keskitetty koordinointi sekä päivystysapu 116117.
Tilannekeskuksessa tulee työskentelemään ensihoidon kenttäjohtaja, tilannekeskuspäivystäjä, päivystysapu, kotihoidon toiminnanohjauskeskus sekä kotisairaalan koordinaattori. Vuonna 2026 mukaan liittyy myös sosiaalipäivystys.
Tilannekeskus tukee, koordinoi ja johtaa moniammatillisesti eri toimijoita tilanteissa, joissa asiakkailla tai henkilöstöllä on joku ennakoimaton tai akuutti palvelun tarve. Tilannekeskuksen kautta vastataan palvelun tai avuntarpeeseen tarkoituksenmukaisella palvelulla tai resurssilla.
Tilannekeskuksessa ylläpidetään Sote-tilannekuvaa, raportoidaan poikkeamista ja tarvittavien prosessien käynnistäminen muutosten perustella.
Tilannekeskus toimii yhteistyössä viranomaisten, kolmannen sektorin sekä muiden toimijoiden kanssa.
Sote-tilannekeskuksen toiminnan lähtökohtana on, että tilannekeskuksessa on reaaliaikainen tieto Sote-kentän toiminnasta ja tilanteesta. Toiminta tarvitsee tuekseen erilaisia toiminnanohjausjärjestelmiä, joiden avulla tilannetietoa tuotetaan, kerätään, tilastoidaan ja raportoidaan.
Tuotetun reaaliaikaisen tiedon avulla koordinoidaan ja johdetaan eri toimintoja ja toimijoita. Kerättyä tietoa hyödynnetään toiminnan suunnittelussa, kehittämisessä ja johtamisessa.
Toiminnanohjausjärjestelmien esittelyihin kutsutiin aina laaja ja tarkoituksenmukainen ryhmä.
Esittelyissä oli mukana tietohallintoylilääkäri, tietohallintojohtaja, järjestelmäpäällikkö, järjestelmä asiantuntija, digitaaliset palvelut - hankejohtaja, ensihoitopäällikkö, ensihoidon kenttäjohtaja, palvelualuejohtajia, esihenkilöitä eri yksiköistä, resurssikeskus, erityisaisantuntija- varautuminen ja turvallisuus, hallintoylihoitaja, erityisasiantuntija - TUVE - ICT, tietosuoja edustajat. Osa heistä osallistui potilasohjaus sovelluksen - ja ensihoidon kuljetussovelluksen prosesseihin aina mallinnuksesta käyttöönottoon.
Käyttöön valikoitui SBM alusta sekä Lifecaressa oleva paikanvaraussovellus.
SBM alusta: ensihoidon kuljetustilaus ja potilasohjaus
ensihoidon siirtokuljetus prosessin määrittelyssä ja suunnittelussa oli mukana Flovio Oy konsultti, kenttäjohtaja, ensihoitolääkäri, tietosuoja-asianatuntija, tietoturvavastaava, erityisasiantuntija ja RRF hanketyöntekijä. Tällä kehittäjäjoukolla suunniteltiin ensihoidon kuljetustilaus prosessi. Järjestelmään tullut kuljetuspyyntökaavake pohjautuu Soiten ensihoidon olemassa olevaan siirtokuljetusohjeeseen. Sovellusta testattiin ensin pienellä käyttäjäryhmällä. Mukana olivat tehon, lastensairaalan, yhteispäivystyksen ja ensihoidon yksiköt. Testaamisvaiheessa käyttäjät saivat vielä vaikuttaa kuljetuskaavakkeen sisältöön ja se muokattiin kaikkiin yksiköihin sopivaksi. Kaikki tulevat käyttäjät saivat yksiköihin omat testikäyttäjätunnukset, joilla käyttäjät harjoittelivat kuljetustilauksen tekemistä.
Käyttäjät toivoivat kuljetuspyyntökaavakkeeseen tarkennetut kirjaamisohjeet. Testiympäristö oli käyttäjille avoinna muutaman viikon ajan ennen käyttöönottoa.
Yksiköt saivat perehdytystä sovelluksen käyttöön.
Potilasohjaus prosessin määrittelyssä oli mukana Flovio Oy konsultti, tietosuoja-asiantuntija, hanketyöntekijä, erikoissairaanhoidon sekä perusterveydenhuollon osastojen edustajia, kotihoidon toiminnanohjauksen edustaja, kotisairaalan edustaja sekä potilaskoordinaattori. Kehittäjäjoukko määritteli potilasohjauksen lomakepohjien sisällöt.
Potilasohjaus sovelluksen kehittäjäjoukossa oli kaikista yksiköistä esihenkilö mukana. Tämä koettiin tärkeäksi.
Järjestelmää esi testattiin kaikkien potilasohjakseen tulevien yksiköiden edustajien toimesta. Muutosehdotuksia ja toiveita toteutettiin muuttamalla muun muassa lomakkeiden sisältöä. Hanketyöntekijä testasi sovellusta muutaman viikon ajan ja pyysi tarvittavat korjaukset sovelluksen toimittajalta. Testaamisvaiheessa tuli haasteita ja niiden selvittämiseen kului aikaa. Testiversio vietiin henkilöstölle testattavaksi mahdollisimman valmiina ja virheettömänä.
Sovelluksen käyttöönottopäivä menee todennäköisemmin vuoden 2025 puolelle.
Lifecare paikanvaraus sovellus hankitiin eri toimialueiden palvelualuejohtajien ja yksiköiden esihenkilöiden päätöksellä. Tämä osa Licecaren toiminnasta tulee palvelemaan lähinnä Sote-tilannekeskusta sekä johtoa. Paikanvarausta tullaan hyödyntämään potilasvirran koordinoinnissa, vapaiden potilaspaikkojen etsimisessä ja sijoittelussa sekä tilannekuvan muodostamisessa. Paikanvaraus sovellus tulee myös johdon käyttöön tiedolla johtamisen yhdeksi välineeksi.
Kotiin vietävissä palveluissa hyödynnetään tarkoituksenmukaista ja lähellä olevaa yksikköä esimerkiksi turvapuhelinhälytys tehtävissä ja toisen toimijan auttamisessa. Pyritään lähettämään kohteeseen lähin tarkoituksenmukaisin ja vapaana oleva yksikkö. Tässä hyödynnetään Mapon sovellusta. Mapon sovelluksen käyttöä on harjoiteltu ja sovellusta hyödynnetty jo keväästä 24 lähtien.
- Tarkoituksenmukaisen resurssin käyttö ja kohdentaminen
- Kustannustehokkuus
- Yhteistyön lisääntyminen ja auttaminen toimijoiden välillä
- Päällekkäisen työn väheneminen
- Asiakas saa mahdollisimman hyvän avun ja palvelun.
- Työturvallisuus
Potilasvirtaa koordinoidaan keskitetysti järjestämällä potilaalle/ asiakkaalle tarkoituksen mukainen hoito tai jatkohoitopaikka. Tämän mahdollistaa reaaliaikainen paikkatilanne, josta nähdään myös lähiaikoina vapautuvat potilas/asiakaspaikat. Hyödynnetään Lifecare paikanvarausta sekä SBM potilasohjaussovellusta.
- Tarkoituksenmukainen jatkohoitopaikka
- Kustannus tehokkuus
- SBM sovellus vähentää puhelimessa käytettävää aikaa ja raportointia
- Yhdenmukaisuus
SBM ensihoidon kuljetustilaus
- Kirjallinen siirtopyyntö puhelun sijaan
- Tilastot
- Kuinka usein voidaan korvata ensihoidon käynti kohteessa jollakin mulla yksiköllä?
- Kuinka usein pyydetään apua tehtäville toiselta yksiköltä?
- Kuinka usein mennään yli rajojen auttamaan (esim. kotisairaala, kotihoito, ensihoito)
- Kuinka usein vältytään päivystyskäynniltä, kun hyödynnetään kotiin vietäviä palveluita hoidontarpeen arvioinnin tekemisessä?
- Ohjautuuko asiakas/ potilas oikeaan jatkohoitopaikkaan?
- Onko riittävästi potilaspaikkoja?
- Käytetäänkö potilaspaikan hakuun ja raportointiin olemassa olevaa järjestelmää?
- Jätetäänkö käyttämättä?
- Onko kotisairaala täynnä ja potilas sen vuoksi osastolle?
- Mikä syynä?
- Jonottavien potilaiden ja asiakkaiden määrä (osastoille, kotihoitoon)
- Jonotusten kestot; lyhin ja pisin jonotusaika, jonotuksen keskiarvo, tapausten lukumäärä
- Siirtopyynnöt kuukausittain ( lähettävä osasto, vastaanottava osasto)
- Päivystyksen läpimenoaika
- Ensihoidon kuljetustilausten määrä
Olemassa olevien SBM sovellusten esittely Flovio Oy:n toimesta.
Sote-tilannekeskuksen käyttöön toivottujen prosessien määrittely. Määrittelyssä oli mukana tietoturvan edustaja.
Määrittelyn jälkeen tarjouspyynnöt ja hankintasopimukset
SBM alustan prosessien tarkempi suunnittelu tehtiin yhdessä niiden yksiköiden henkilökunnan kanssa, jotka tulevat ohjelmaa käyttämään. Suunnittelussa mukana tietosuoja ja tietoturvan edustajat.
Ensihoidonkuljetustilauksen ja potilasohjauksen testaaminen testiympäristössä eri toimijoiden kanssa.
Testaamiseen käytetiin aikaa n 2 kuukautta. Yksiköillä oli omat testitunnukset ja he tekivät testaamista testiympäristössä. Ongelmakohtia korjattiin ja muutoksia tehtiin tarpeen mukaan.
Ensihoidon kuljetussovellus otetaan käyttöön ensimmäiseksi, koska se osoittautui helppokäyttöiseksi.
Yksiköissä käytiin opettamassa sovelluksen käyttöä mm osastotunneilla. Sovelluksesta tehtiin vielä ohjeistus käyttäjille sovelluksen toimittajan ohjeistuksen lisäksi.
Potilasohjaus sovellus oli haastavampi kokonaisuus, koska siinä on mukana paljon eri toimijoita.
Potilasohjauksen testaamista ja eri prosessien sujuvuutta testattiin alkuun pääasiassa haketyöntekijän toimesta. Mahdolliset ongelmat ja virheet pyrittiin korjaamaan ennen kuin testiversio meni henkilöstölle testattavaksi.
SBM alustalle tehdyn potilasohjaus sovelluksen ja ensihoidon kuljetustilauksen käyttöönoton ja laajentamisen tavoitteena on saada yhtenäistettyä ja selkeyttää Sote-tilannekeskuksen kautta liikkuvaa asiakas- ja potilasvirran hallintaa. SBM alusta tulee käyttöön Soiten erikoissairaanhoidon osastoille, kotihoidon toiminnanohjauskeskukseen, kotisairaalaan, yhteispäivystykseen, yleislääketieteen osastoille, potilaskoordinaattorille sekä tilannekeskuspäivystäjille.
Ensihoidon kuljetustilaus sovellus tulee käyttöön yhteispäivystykseen, erikoissairaanhoidon osastoille, yleislääketieteen osastoille sekä ensihoidolle.
Potilasohjaus sovelluksen suunnittelussa oli mukana henkilöitä erikoissairaanhoidon osastoilta, kotisairaalasta, yhteispäivystyksestä, kotihoidon toiminnanohjauskeskuksesta, yleislääketieteen osastolta, koordinoivat hoitajat ja tietosuoja-asiantuntija.
Ensihoidon kuljetustilaussovelluksen suunnittelussa oli mukana ensihoitolääkäri, kenttäjohtajia ja tietosuoja-asiantuntija
Molempien sovellusten suunnittelussa tavoiteltiin suoraviivaisuutta ja tasalaatuisuutta. Molemmat sovellukset tulevat vähentämään puhelimessa tapahtuvaa viestintää. Puhelimessa tapahtuva viestintä lisää virheiden ja asioiden vääristyminen on mahdollista.
Suunnitteluvaiheessa tehtiin yhteistyötä Etelä-Karjalan hyvinvointialueen, Etelä-Pohjanmaan sekä Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueiden kanssa.
Prosessein suunnittelusta pidettiin työpajat, joissa suunniteltiin sekä ensihoidon kuljetustilaus ja potilasohjausprosessit. Työpajoihin osallistui henkilöstöä niistä joita prosesseihin kuuluivat. Jokaisen yksikön toiveita kuultiin ja lopputulos palvelee jokaista yksikköä.
Potilasohjaus prosessia testattiin isolla joukolla ja tehtiin mahdollisia korjauksia ja parannuksia.
Ensihoidon kuljetustilaus prosessia testailtiin pienemmällä joukolla ja tehtiin korjaus ehdotuksia ja parannuksia.
Hanketyöntekijä tekee potilasohjauksesta tarkemmat ohjeet käyttäjille ohjelmiston toimittajan ohjeiden lisäksi.
Vuosi koettiin liian lyhyeksi ajaksi. Potilasohjaus sovellus oli laaja kokonaisuus ja vaati paljon pohdintaa, työtä sekä erehdyksiä ja niiden kautta oppimista. Yllättävät ongelmat vaati oman ajan ratkaisujen selvittelyyn.