Toiminnanohjausjärjestelmät osana Sote-tilannekeskusta Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella (RRP, P4,I4)
Toiminnanohjausjärjestelmillä saadaan tuotettua Sote-tilannekeskuksen käyttöön reaaliaikaista tilannetietoa. Tiedon avulla voidaan koordinoida potilasvirtaa ja ohjata resurssien järkevää ja tarkoituksenmukaista käyttöä kustannustehokkaasti.
Toimintamallin nimi
Toiminnanohjausjärjestelmillä saadaan tuotettua Sote-tilannekeskuksen käyttöön reaaliaikaista tilannetietoa. Tiedon avulla voidaan koordinoida potilasvirtaa ja ohjata resurssien järkevää ja tarkoituksenmukaista käyttöä kustannustehokkaasti.
Ensihoidon kuljetukset on tilattu kenttäjohtajan kautta puhelimitse. Nyt yksiköt voivat tilata sekä kiireettömän että kiireellisen ensihoidon kuljetuksen SBM alustan kautta.
Yksikkö täyttää lomakepohjan , jossa on ensihoidon kuljetusta koskevat tiedot kirjattavissa. Lomakepohja on ohjaava ja siinä on pakollisia tietoja, joita yksikön tulee täyttää. Kun lomake on valmis, yksikkö lähettää lomakkeen, joka ohjautuu kenttäjohtajalle arvioon. Kenttäjohtaja ottaa tehtävän hoitoon ja lähettää tarkoituksenmukaisen ensihoitoyksikön kohteeseen.
Lähettävä yksikkö näkee sovelluksen kautta missä vaiheessa kuljetus on. Kenttäjohtaja laittaa kuljetustilauksen valmis tilaan siinä vaiheessa, kun potilas tai asiakas on kuljetettu ensihoidon toimesta määränpäähän
Potilas paikkojen etsiminen ja vapaiden paikkojen kysyminen on ollut pitkälti puhelin soittojen varassa. Nyt saadaan tilannekuvaa paikkatiedoista Lifecare paikan varauksen kautta. Myös SBM sovelluksessa on potilaspaikkatieto osio, jota suunnitellaan päivitettävän 2 kerta päivän aikana.
Puhelimessa tapahtuva raportointi jää vähemmälle kun potilasohjaus sovelluksessa olevassa lomakepohjassa on jatkohoitoon liittyviä olennaisia tietoja. Lähettävä taho täyttää lomakepohjana tarvittavat tiedot joiden perustella potilaskoordinaattori järjestää jatkohoitopaikan. Sama lomake näkyy myös vastaanottavalla taholla. Jos potilas jonottaa yleislääketieteen tai kotihoidon palveluja osastolla, voi lähettävä taho päivittää tietoja lomakepohjalle tarvittaessa. Muutokset näkyy sekä lähettävällä taholla että potilaskoordinaattorilla. Jos jonotusaika on useita päiviä, voi jatkohoidon tarve muuttua tänä aikana.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite muodostuu kahdeksasta kunnasta. Jäsenkuntina ovat Toholampi, Veteli, Kaustinen, Perho, Lestijärvi, Halsua sekä Kannuksen ja Kokkolan kaupungit. Hyvinvointialueena Soite on Suomen pienin. Asukasluku on n. 68 000. Soiten alueella oleva keskussairaala toimii päivystävänä sairaalana n. 200 000 asukkaalle.
Soitessa aloittaa Sote-tike eli sosiaali- ja terveydenhuollon koordinointi- ja tilannekeskus vuoden 2025 alussa. Sote-tilannekeskukseen keskitetään liikkuvien kotiin vietävien palveluiden koordinointi, resurssien johtaminen, potilasvirran keskitetty koordinointi sekä päivystysapu 116117.
Tilannekeskuksessa tulee työskentelemään ensihoidon kenttäjohtaja, tilannekeskuspäivystäjä, päivystysapu, kotihoidon toiminnanohjauskeskus sekä kotisairaalan koordinaattori. Vuonna 2026 mukaan liittyy myös sosiaalipäivystys.
Tilannekeskus tukee, koordinoi ja johtaa moniammatillisesti eri toimijoita tilanteissa, joissa asiakkailla tai henkilöstöllä on joku ennakoimaton tai akuutti palvelun tarve. Tilannekeskuksen kautta vastataan palvelun tai avuntarpeeseen tarkoituksenmukaisella palvelulla tai resurssilla.
Tilannekeskuksessa ylläpidetään Sote-tilannekuvaa, raportoidaan poikkeamista ja tarvittavien prosessien käynnistäminen muutosten perustella.
Tilannekeskus toimii yhteistyössä viranomaisten, kolmannen sektorin sekä muiden toimijoiden kanssa.
SBM alustalle tehdyn potilasohjaus sovelluksen ja ensihoidon kuljetustilauksen käyttöönoton ja laajentamisen tavoitteena on saada yhtenäistettyä ja selkeyttää Sote-tilannekeskuksen kautta liikkuvaa asiakas- ja potilasvirran hallintaa. SBM alusta tulee käyttöön Soiten erikoissairaanhoidon osastoille, kotihoidon toiminnanohjauskeskukseen, kotisairaalaan, yhteispäivystykseen, yleislääketieteen osastoille sekä tilannekeskuspäivystäjille.
Ensihoidon kuljetustilaus sovellus tulee käyttöön yhteispäivystykseen, erikoissairaanhoidon osastoille, yleislääketieteen osastoille sekä ensihoidolle. Kuljetustilauksessa ei ole mukana psykiatrian osastot.
Potilasohjaus sovelluksessa ei ole mukana teho, synnytys -ja naistentaudit, psykiatrian osastot eikä lasten sairaala.
Potilasohjaus sovelluksen suunnittelussa oli mukana henkilöitä erikoissairaanhoidon osastoilta, kotisairaalasta, yhteispäivystyksestä, kotihoidon toiminnanohjauskeskuksesta, yleislääketieteen osastolta, koordinoivat hoitajat ja tietosuoja-asiantuntija.
Ensihoidon kuljetustilaussovelluksen suunnittelussa oli mukana ensihoitolääkäri, kenttäjohtajia ja tietosuoja-asiantuntija
Molempien sovellusten suunnittelussa tavoiteltiin suoraviivaisuutta ja tasalaatuisuutta. Molemmat sovellukset tulevat vähentämään puhelimessa tapahtuvaa viestintää. Puhelimessa tapahtuva viestintä lisää virheiden ja asioiden vääristyminen on mahdollista.
Yksiköt jotka ovat kuljetustilaussovelluksen piirissä ovat saaneet koulutusta ja perehdytystä sovelluksen käyttöön. Sovellusta harjoiteltiin yksiköissä parin kuukauden ajan. Sovellus koettiin yksiköissä helppokäyttöiseksi. Lomakkeen täytöstä tehtiin tarkemmat ohjeet, jotka jaettiin yksiköihin .
Jatkossa yksiköt tilaavat ensihoidon kuljetuksen sovelluksen kautta. Tämän kautta saadaan tilastoa mm. kuljetus määristä.
Potilasohjaussovellus oli laaja kokonaisuus. Kokonaisuudessaan sen rakentamiseen, testaamiseen ja muutoksien tekemiseen meni paljonaikaa. Tähän ei osattu varautua ja se aiheutti aikatauluhaasteita. Myöskään ongelmilta ei vältytty ja niiden ratkaisemisiin kului yllättävän paljon aikaan. Organisaatiossa tapahtuvat muutokset vaikutti aikataulullisesti järjestelmän käyttöönottoon.
SBM järjestelmän käyttöönotto siirretiin vuodelle 2025.
Vielä ei ole juurikaan kerääntynyt käyttökokemusta, koska sovelluksia ei ole otettu käyttöön.
Ensihoidon kuljetus sovellus on saanut kiitosta testikäyttäjiltä helppoudesta.
Kansikuva
