Heikot signaalit osana yhteiskehittämistä osa 3

Olemme koonneet tähän kolmiosaiseen blogisarjaan vinkkejä siihen, miten heikkojen signaalien keräämisen ja tulevaisuusajattelun voi helposti tuoda oman organisaation, toimintayksikön ja työntekijän arkeen. Koontityössä olemme hyödyntäneet Innokylän Innovaatio- ja strategiaverkostossa esille nousseita ajatuksia, vinkkejä ja lähestymistapoja peilaten niitä asiantuntijoiden tutkimuksiin ja materiaaleihin. Tavoitteena on kannustaa heikkojen signaalien keräämiseen, tulkitsemiseen ja jatkotyöstämiseen osana yhteiskehittämistä.

Heikot signaalit osaksi arkea

Signaalien havainnointiin ja kirjaamiseen työpäivän lomassa voi käyttää esimerkiksi ideataulua tai päivittäisen johtamisen taulua. Tämä on hyvä miettiä yhdessä työntekijöiden kanssa. Tärkeää on suunnitella myös, miten usein signaaleja kootaan eri teemojen alle, esimerkiksi yksikkötasolla ja eri yksiköiden välisesti.

Yhteisten säännöllisten eri sidosryhmiä (asiakkaat mukaan lukien) osallistavien fasilitoitujen työpajojen järjestäminen on osoittautunut Sitran testeissä parhaaksi tavaksi eri sidosryhmien kanssa työskenneltäessä. Omassa yksikössä voi havainnointia ja teemoittelua tehdä kevyemmälläkin menetelmällä. Vuosikellon avulla voi rytmittää ja aikatauluttaa kehittämistyötä. Tärkeää on, että kehittämiseen liittyvät toiminnot ovat oman yksikön “näköisiä” ja yhdessä eri sidosryhmien kanssa mietittyjä.

Viisi askelta heikkojen signaalien hyödyntämiseen

Yleisesti ottaen heikkojen signaalien kanssa työskenneltäessä on havaittu viisi erilaista vaihetta: Avarra, havainnoi, tulkitse, tarinoi ja keskustele (Dufva – Rowley 2022).

1. Avarra

Innokylän strategiaverkoston tapaamisessa 10.6.2022 aloitimme yhdessä osallistujien kanssa heikot signaalit teemalla. Avarsimme aluksi osallistujien näkemyksiä heikoista signaaleista ja haastoimme osallistujia esimerkkimme kautta sekä kysyimme osallistujilta, mikä esimerkissä tuntui tutulta ja olisiko siitä löydettävissä jotain uusia piirteitä? Toisessa vaiheessa keräsimme osallistujilta vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Mitä pieniä muutoksia, yllättäviä asioita ja hiljaisia signaaleita olet havainnut? elinympäristössäsi/ yhteiskunnassa/ maailmanlaajuisesti ihmisten arvomaailmassa yleisesti tai omassa työssäsi.

2. Havainnoi

Kannustamme Innokylässä havainnoinnin suhteen signaalien etsimistä uusista paikoista ja uusilla tavoilla. Käytännössä tämä voi olla oman alan ulkopuolisten lehtien ja raporttien läpikäymistä, futuristien ja toisinajattelijoiden somepostausten seuraamista tai yllättävien asioiden etsintää vaikkapa kauppareissulla. Havaintosuodatin eli näkökulma, ajatusmallit, arvot ja intressit määrittävät sen, mitkä signaalit havaitsemme. Mitä leveämpi tämä suodatin on, sitä enemmän ja useampaan teemaan liittyviä signaaleja havaitsemme – ja sitä työläämpää havainnointi on. Kun signaali on havaittu, siitä tehdään tulkinta.

Asiakkaiden tai kohderyhmän kanssa työskenneltäessä perinteisen kyselyn sijaan voi joskus olla antoisampaa vaihtaa tiedon keruutekniikkaa ajatusmallien ja oletusten haastamiseen. Tällainen voi olla juuri työpajatyöskentely, joissa syntyy hyvää keskustelua sidosryhmien välille, erilaiset näkökulmat tulevat esille ja pystytään tunnistamaan havainnoinnin katvealueita. Innokylässä olemme käyttäneet juuri työpajatyöskentelyä.

Verkostotapaamisessamme 14.9.2022 jatkoimme aiemmin kerättyjen signaalien työstöä. Aloitimme heikkojen signaalien ryhmittelyllä yhdessä pääteemojen alle. Tässä ryhmittelyssä saimme apua esimerkiksi miettimällä signaalia tiettyyn paikkaan liittyen. Tavoitteena oli saada mahdollisimman monipuolinen katsaus suomalaisen yhteiskunnan kannalta oleellisiin heikkoihin signaaleihin. Paikat tarjoavat jäsennyksen signaalien selvityksessä. Paikkoina voivat olla mm. sairaala, koulu, päiväkoti, terveyskeskus, perhe, sosiaalitoimi jne. Tai vaikkapa ravintola, vaatekauppa, rakennustyömaa, puisto jne.  Pääteemoihin jaon jälkeen mietimme niiden pohjalta “Mitä jos?” -kysymyksiä. “Mitä jos?” on heikkojen signaalien herättämä peruskysymys, joka avaa oven toisenlaisiin tulevaisuuksiin.

3. Tulkitse

Dufva – Rowley (2022) mukaan signaaleja voi ryhtyä tulkitsemaan, kun niitä on kerännyt riittävän joukon. Ensimmäinen tulkinta on helppo ja usein hieman tylsä. Siksi kannattaa antaa samalle signaalille useita eri tulkintoja, miettiä sitä erilaisista näkökulmista ja keskustella siitä muiden kanssa. Tästä syystä omassa organisaatiossa on hyvä käydä keskustelua esimerkiksi muiden yksiköiden kanssa ja miettiä yhdessä heikkojen signaalien merkityksiä. Sosiaali- ja terveysalalla tämä voisi esimerkiksi olla lasten- ja nuorten palveluista vastaavat eri tahot. Miten esimerkiksi suun terveydenhuollossa signaalit näyttäytyvät verrattuna sosiaalityön arkeen. Signaalien tulkinnassa on kyse sekä niiden välittömien että välillisten vaikutusten miettimisestä. Jos käytössä olisi äärettömästi aikaa, voisi signaaleja sekä kerätä laajasti, että tehdä niistä runsaasti erilaisia tulkintoja.  

Signaalin pohjalta luotu tulkinta ei kuitenkaan suoraan johda toimintaan. Niin sanottu valtasuodatin määrittää sen, millaisia tulkintoja otetaan huomioon ja minkä pohjalta toimitaan. Tämä liittyy suoraan tulevaisuusvaltaan, eli siihen, kenellä on valta määrittää yleisessä keskustelussa olevia näkemyksiä tulevaisuuksista ja keitä näissä tulevaisuuksissa näkyy. Valtasuodatin määrittelee mitä halutaan nostaa esille, mitä vaientaa, mitä pidetään relevanttina ja mitä hyödyllisenä. Siten se vaikuttaa siihen, miten signaaleja käytetään. (Dufva – Rowley 2022.)

Tulkinnassa on hyvä pohtia etenkin, mitä signaalin kuvailema asia voisi tarkoittaa yleistyessään ja millaisia seurauksia sillä olisi suomalaisen yhteiskunnan näkökulmasta tai vaikkapa oman kunnan toiminnassa. Siksi yleisen vaikutusten kuvailun rinnalla on hyvä miettiä, miten ne näkyvät ihmisten arjessa. Tulkinnassa ja tarinankerronnassa auttaa tulevaisuuksien kokemisen eri tasojen hahmottaminen. Heikkoa signaalia voi kuvitella laajemmassa kuvassa esimerkiksi maailman laajuisesti (Millaisessa tulevaisuudessa olemme?). Seuraavassa vaiheessa eli skenaarioiden tasolla voidaan tehdä tarkempi kuvaus tulevaisuudesta ja miten sinne on päädytty. Seuraava vaihe olisi jokin tietty tilanne (kuvaus jostakin tietystä paikasta tai ajasta). Tämän jälkeen seuraa vaiheista yksilötasoisin vaihe eli ns. “kama” vaihe. Tässä vaiheessa signaalia pohditaan esine tai ilmentymä tasolla. Tulkinnan helpottamiseen voi hyödyntää erilaisia ennakoinnin menetelmiä ja kehikoita. (Dufva – Rowley 2022.)

4. Tarinoi

Innokylän verkostotapaamisessa käytämme signaalien tulkitsemiseen apuna tarinan kerrontaa. Tulkinnassa lähdetään ensin liikkeelle erilaisista tilanteista, kuten ruokailu, matkustaminen, työskentely tai ruokakaupassa käyminen jne. Yhteisen tarinankerronnan kannalta on havaittu kuitenkin selkeämmäksi lähteä tilanteen sijaan liikkeelle paikasta (esimerkiksi koulu, terveyskeskus, koti jne.). Tulevaisuus koetaan aina jossain paikassa ja paikkojen kautta pääsee kiinni monipuolisesti erilaisiin tilanteisiin.

Työpajassa kirjoitetaan pienissä ryhmissä annetusta signaalista tiettyyn paikkaan sijoittuva lyhyt tarina. Olemme Innokylässä ensin tulkinneet ja tehneet lyhyen kuvauksen signaalista ja miettineet kolme vaihtoehtoista paikkaa, joista pienryhmä saa valita.  Tavoitteena on tarjota mahdollisimman erilaisia kaikille tuttuja paikkoja. Ryhmissä on tärkeää keskittyä pohtimaan heikkoa signaalia eri näkökulmista. Minkälaisia haasteita tai positiivisia mahdollisuuksia signaali sisältää.

Ryhmien luomat tarinat muokataan seuraavissa yhteisissä työpajoissa selkeiksi kertomuksiksi, jonka jälkeen verkoston tehtävänä on eläytyä tarinaan ja miettiä sitä tarinan henkilöiden näkökulmasta. Tarinoille voi tehdä myös useita erilaisia mahdollisia jatkokertomuksia, joka tuo samaan tarinaan useamman erilaisen näkökulman. Tavoitteena on, että eri näkökulmien kautta myös omat oletukset selkeytyvät tarinan aiheeseen liittyen. Lisäksi tarinoiden kokeminen auttaa ajattelemaan, miten tarinan kuvaamaan tulevaisuuteen on päädytty.

Vaikutus:

• Tarinan aiheeseen liittyvien omien oletusten selkeytyminen.
• Ymmärryksen laajeneminen miten tarinan kuvamaan tulevaisuuteen on päädytty.

5. Keskustele

Viimeisenä vaiheena heikkojen signaalien kanssa työskennellessä on tärkeä osuus eli keskustelu. Organisaatiotasolla on hyvä olla rakenne siihen, miten ennakointi huomioidaan kehittämistyössä ja miten esimerkiksi heikoista signaaleista tehtyjä laajempia yhteisiä tulkintoja ja kertomuksia voidaan hyödyntää organisaation toiminnassa ja päätöksenteossa. Avoin keskustelu sidosryhmien välillä auttaa päätöksenteossa. Yhteiskehittämisen keinoin saavutettuja kuvauksia tai kertomuksia on hyvä esimerkiksi punnita PESTE analyysin tai muun vastaavan avulla ja pohtia kertomuksien avulla havainnollistettujen tulevaisuuden kuvien hyötyjä ja mahdollisuuksia, uhkien ja haasteiden lisäksi (Laakso 2016).

Kertomuksissa on hyvä tunnistaa välivaiheet ja kohderyhmät toivottuun tulevaisuuteen pääsemiseksi. Näin on helpompi asettaa yhteiskehittämiselle päätavoite ja pilkkoa se pienemmiksi osiksi, joita lähdetään johdonmukaisesti viemään eteenpäin. Kun ryhmä on asettanut yhteisen vision voi kysyä, mitä käyttäytymisessä ja toiminnassa tulisi muuttua? Mitä rakenteissa tulisi muuttua?  Ja miten ajatusten ja uskomusten tulisi muuttua? Toivotun tulevaisuuden hahmottamiseen ja rakentamiseen avuksi ovat sitralaiset kehittäneet helposti kenen tahansa haltuun otettavan Tulevaisuustaajuus- työpaja menetelmän, jonka yhtenä päätavoitteena on tunnistaa keinoja ja toimia toivotun tulevaisuuden toteutumiseksi (Poussa – Lähdemäki-Pekkinen – Ikäheimo – Dufva 2021).

“Tulevaisuus ei vain tapahdu, siinä voi ottaa aktiivisen toimijan roolin.” -

Minna Koskelo (2021), Tulevaisuusmuotoilija

Lähteet

Koskelo, Minna, 2021. Tehtävänä tulevaisuus – tulevaisuusmuotoilu päätöksenteossa. Alma Talent: Helsinki.

Laakso, Anne 2016. Tulevaisuutta tekemään - Tulevaisuustyöpajatyöskentelyn metodiopas. Hämeen ammattikorkeakoulu. Verkkosivu. Viitattu 10.8.2022.  ”Tulevaisuustyöpajatyöskentelyn metodiopas” (hamk.fi)

Poussa, Liisa – Lähdemäki-Pekkinen, Jenna – Ikäheimo, Hannu-Pekka – Dufva, Mikko 2021. Tulevaisuustaajuus. Sitra. Verkkosivu. Viitattu 12.8.2022.  Tulevaisuustaajuus - Sitra

Dufva, Mikko – Rowley, Christopher 2022. Heikot signaalit 2022. Tarinoita tulevaisuuksista. Sitran selvityksiä 200. Verkkosivu. Viitattu 12.8.2022. Heikot signaalit 2022 - Sitra

 

Lue myös blogisarjan aiemmat osat:

• Heikot signaalit osana yhteiskehittämistä osa 1
• Heikot signaalit osana yhteiskehittämistä osa 2