Itä-Savon rakenneuudistus
Alueen väestörakennetta leimaa korkea ikääntyneiden osuus, pitkät välimatkat ja ikääntyneen väestön heikko sosioekonominen asema. Alueen sairastavuus on ikävakioimattoman sairastavuusindeksin mukaan korkeampi kuin indeksikeskiarvo ja sote-palveluiden kustannukset ovat korkeat. Palvelujen käyttö keskittyy erikoissairaanhoitoon. Sähköistä asiointia hyödynnetään vähän. Sosterin strategisena painopistealueena on hyvinvointialuevalmistelu ja toteutus alueellisella tasolla. Uudistukseen liittyy oleellisena osana digitaalisten palveluiden saatavuuden ja käytön lisääntyminen alueella. Digitaalisten palveluiden kehittämisessä huomioidaan hyvinvointialueuudistus.
Kokonaisuuden nimi
Alueen väestörakennetta leimaa korkea ikääntyneiden osuus, pitkät välimatkat ja ikääntyneen väestön heikko sosioekonominen asema. Alueen sairastavuus on ikävakioimattoman sairastavuusindeksin mukaan korkeampi kuin indeksikeskiarvo ja sote-palveluiden kustannukset ovat korkeat. Palvelujen käyttö keskittyy erikoissairaanhoitoon. Sähköistä asiointia hyödynnetään vähän. Sosterin strategisena painopistealueena on hyvinvointialuevalmistelu ja toteutus alueellisella tasolla. Uudistukseen liittyy oleellisena osana digitaalisten palveluiden saatavuuden ja käytön lisääntyminen alueella. Digitaalisten palveluiden kehittämisessä huomioidaan hyvinvointialueuudistus.
Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän (Sosteri) hankekokonaisuuden tarkoituksena on toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla. Tarkoituksena on myös asiakasrajapinnassa hyödynnettävien digitaalisten kanavien kehittäminen Sosterin alueella sekä sosiaalihuollon tietojärjestelmien konsolidaatio.
Hanke toteutetaan vuosina 2020-2021
Itä-Savon sairaanhoitopiiri, Savonlinnan kaupunki, Enonkosken kunta, Rantasalmen kunta ja Sulkavan kunta. Lisäksi mukana vahvasti kolmas sektori.
Itä-Savon sairaanhoitopiirin (Sosteri) väestörakennetta leimaa korkea ikääntyneiden osuus (kolmasosa väestöstä), jonka ennustetaan kasvavan kokonaisväestömäärän samalla vähentyessä. Aluetta leimaavat myös pitkät välimatkat ja ikääntyneen väestön heikko sosioekonominen asema. Alueen sairastavuus on ikävakioimattoman sairastavuusindeksin mukaan korkeampi kuin indeksikeskiarvo. Alueen sote-palveluissa haasteena ovat korkeat kustannukset. Palvelujen käyttö on suurta erikoissairaanhoidon palveluissa ja perusterveydenhuollon vastaanottojen käyttö on suhteellisesti vähäistä. Sähköistä asiointia hyödynnetään vähän. Sosterin strategisena painopistealueena on maakuntauudistuksen valmistelu ja mahdollinen toteutus alueellisella tasolla. Uudistukseen liittyy oleellisena osana digitaalisten palveluiden saatavuuden ja käytön lisääntyminen alueella. Digitaalisten palveluiden kehittämisessä huomioidaan maakuntauudistus.
Hankekokonaisuudessa on kaksi osa-aluetta:
1. Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio:
Itä-Savon sairaanhoitopiirin (Sosterin) osalta osa-alueen 1 rahoitus kohdistui osa-alueen 3 kehittämistoimien koordinointiin.
3. Toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla:
Osa-alueen hankekokonaisuudessa keskitytään asiakasrajapinnassa hyödynnettävien digitaalisten kanavien kehittämiseen Sosterin alueella. Tämän lisäksi toteutetaan alueella käytössä olevien sosiaalihuollon tietojärjestelmien konsolidaatioprojekti.
Hankekokonaisuuden tuloksena Sosterissa on käytössä sähköisiä sosiaali- ja terveyspalveluja useissa eri palveluketjun osissa. Keskeisiä tuloksia ovat uusien sähköisten palvelujen käyttöönotto ja näihin liittyvien toimintamallien sisällyttäminen osaksi Sosterin ammattilaisten päivittäistä toimintaa. Samalla pyritään vaikuttamaan asiakkaiden valmiuteen ja kiinnostukseen käyttää sähköisiä omahoidon ja palveluohjauksen kanavia.
Etäpalvelujen kehittämisen tavoitteena on vastata ikääntyneiden ja kaukana keskuspaikkakunnalta asuvien palveluntarpeeseen asiakaslähtöisesti ja vaikuttavasti. Etähovan laajentamisen ja etäkuntoutuksen käyttöönoton jälkeen ne ovat vakiintuneet osaksi kotihoidon ja kotikuntoutuksen palveluja. Asiakkaat kokevat etäpalvelut luotettavina ja turvallisina palveluina. Samalla Sosterin henkilöstön osaaminen ja valmiudet etäratkaisujen hyödyntämiseen ovat kehittyneet. Etädiagnostiikan ratkaisun pilotoinnin seurauksena Sosterilla on selkeä näkemys etädiagnostiikan käyttösovelluksista, kohdeasiakasryhmistä sekä palveluun liittyvistä toimintamalleista.
Virtuaalisen perhekeskusmallin kehittämisen tuloksena tuotetaan uusia palveluohjauksen ja tiedolla johtamisen työkaluja Sosterin lapsi- ja perhepalveluiden asiakkaiden ja ammattilaisten käyttöön. Kasvava osa yhteydenotoista pyritään ohjaamaan palveluluukkuun, joka tarjoaa vähintään puoliautomatisoitua palveluohjausta. Perhekeskuksen organisatorista rakennetta myös selkeytetään ja osaamista vahvistetaan, esimerkiksi koulutusten kautta.
Sosiaalihuollon järjestelmien konsolidaation tuloksena on yksi Sosterin alueella käytössä oleva tietojärjestelmä, joka keventää tietohallinnon kuormaa ja mahdollistaa paremman kuntarajat ylittävän yhteentoimivuuden. Lisäksi päällekkäisten järjestelmien yhdistämisellä pyritään saavuttamaan kustannussäästöjä ja helpottamaan raportointia, esimerkiksi kansallisille viranomaisille.
Osa-alue 1. Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio:
Itä-Savon sairaanhoitopiirin (Sosterin) osalta osa-alueen 1 rahoitus kohdistui osa-alueen 3 kehittämistoimien koordinointiin.
Osa-alue 2. ohtamisen ja ohjauksen kehittäminen
Sosteri ei saanut rahoitusta osa-alueeseen 2.
Osa-alue 3. Toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla:
Osa-alueen hankekokonaisuudessa keskityttiin asiakasrajapinnassa hyödynnettävien digitaalisten kanavien ja palveluprosessien kehittämiseen Sosterin alueella. Tämän lisäksi toteutettiin alueella käytössä olevien sosiaalihuollon tietojärjestelmien konsolidaatioprojekti. Osa-alueen keskeiset tuotokset ovat Omaolo-palvelun käyttöönoton laajentaminen, etähoiva-palvelun laajennus, etäkuntoutuspalvelun käyttöönotto, moniorganisaatiomallisen SosiaaliEffican käyttöönotto sekä Tuottajavalvontatyökalun käyttöönotto.
Omaolo-palvelun käyttöönoton laajentaminen
Omaolo-verkkopalvelu on otettu Sosterissa käyttöön koronaoirearvioin osalta syksyllä 2020 ja sitä laajennettiin hankkeen myötä koskemaan muita oire- ja palveluarvioita lokakuusta 2021 alkaen. Hankkeen aikana otettiin käyttöön 11 oirearviota sekä kolme palveluarviota. Omaolon kautta ammattilaiset saavat paremmat ennakkotiedot asiakkaasta, jolloin asian hoitamiseen käytettävä aika vähenee. Keskiössä toiminnan kehittämisessä on ollut ajattelu ”asiakas ensin”, jossa asiakas saa tarvitsemansa palvelun ketterästi ammattilaiselta. Omaolon käyttöönotto yhtenäistää eri toimipisteiden asiakasprosesseja sekä parantaa hoidon tasavertaista ja oikea-aikaista saatavuutta.
Etähoivapalvelun laajennus
Sosterissa on aiemmin ollut etähoivapalvelu pienimuotoisesti käytössä Kerimäen kotihoidossa. Hankkeen aikana palvelua laajennettiin muihin kotihoidon yksiköihin. Etähoivapalvelu mahdollistaa kotona selviytymisen tukemisen videoyhteyden avulla. Palvelu kattaa osan hoitosuunnitelman mukaisista sekä hälytysluonteisista etähoitokäynneistä sekä mahdollistaa yhteyden omaisiin ja ystäviin. Asiakaspalautteiden mukaan etähoivasoitoista oltiin yleisesti kiitollisia, mutta osa vastaajista toivoi hoitajan käymään fyysisesti. Seurantakäynnit hoituivat hyvin myös etähoitotabletin avulla. Soittoa odotettiin, ja omaissoitot koettiin mukavaksi lisämahdollisuudeksi. Palveluun toivottiin myös lisätoiminnallisuuksia, esimerkiksi vertaisryhmä- kuntoutustoimintaa. Asiakkaat kokivat etähoivasoitot jopa yhtä hyviksi kuin fyysiset kotikäynnit. Ammattilaiset kokivat palvelun käytön helpoksi tai melko helpoksi, ja he kokivat saaneensa riittävästi opastusta palvelun käyttöön. Ammattilaisten kokemusten mukaan asiakkaat ovat mieltäneet etähoivapalvelun luotettavana.
Etäkuntoutuspalvelun käyttöönotto
Sosterin kotikuntoutuksen etäkuntoutuspilotissa otettiin käyttöön koti- ja etäkäyntejä yhdistävä eli sekamallinen etäkuntoutus, jossa asiakkaalle lainattiin tablet-tietokone internetyhteyksineen videopuheluja varten. Lainalaitteen ja helppokäyttöisen sovelluksen ansiosta asiakkaalta ei vaadita tietoteknistä osaamista tai laitevalmiutta. Etäkuntoutuspilotissa olivat mukana Savonlinnan keskustan alueella toimivat neljä kotikuntoutuksen fysioterapeuttia sekä Kerimäen, Punkaharjun ja Savonrannan alueilla toimivat kaksi fysioterapeuttia. Heidän käytössään oli yhteensä 10 lainattavaa tablet-tietokonetta. Lisäksi yksi tablet-tietokone oli osastoilla rekrytoivien fysioterapeuttien käytössä. Sosterin kotikuntoutuksessa ei ollut aiemmin kokeiltu etäkuntoutusta. Etäkuntoutukseen osallistuneet asiakkaat saavuttivat kuntoutusjaksolle asetetut tavoitteet hyvin ja olivat tyytyväisiä saamaansa kuntoutukseen. Kaikki olivat halukkaita osallistumaan etäkuntoutukseen uudelleen ja suosittelisivat sitä myös muille. Myös terapeutit kokivat etäkuntoutuksen kotikuntoutukseen sopivana palvelumallina. Tämän pilotin tuloksena kotikuntoutukseen muotoutui toimiva etäkuntoutusmalli. Projektin tuotoksina syntyi prosessikuvaus palvelumallista, sekä ohjeita ja esitteitä niin asiakkaiden kuin ammattilaisten käyttöön.
Moniorganisaatiomallisen SosiaaliEffican käyttöönotto
Aiemmin Sosterin alueella oli neljä erillistä sosiaalihuollon järjestelmää, mikä aiheutti haasteita mm. kirjaamisen, ohjelmistojen käyttöympäristöjen, ominaisuuksien sekä tukipalveluiden osalta. Yhteisen järjestelmän käyttöönottamisella tavoiteltiin sekä toiminnallisia hyötyjä että kustannussäästöjä. Suunnitteluvaiheessa ja koko projektin ajan pyrittiin tekemään alueen yhteisiä linjauksia, sekä yhtenäistettiin sosiaalihuollon kirjaamistapoja. Uudessa järjestelmässä taustat on määritelty kaikille yhteisesti, jolloin poikkeavia toimintatapoja ei enää juurikaan ole. Moniorganisaatiomallisen SosiaaliEffican käyttöönoton myötä lainsäädännöt asettamat vaatimukset täyttyvät kaikilla rekisterinpitäjillä ja kansalaiselle voidaan tarjota uusia sähköisiä asiointikanavia. Hankittuun kokonaisuuteen sisältyy uusi ja entistä kattavampi raportointijärjestelmä. Yhtenäisen järjestelmän ja teknisen ympäristön avulla voidaan hallinnoida usean rekisterinpitäjän sosiaalihuollon asiakastiedot kerralla.
Tuottajavalvontatyökalun käyttöönotto
Sosterin alueen lakisääteiseen palveluntuotannon valvontaan liittyviä materiaaleja käsiteltiin aiemmin Office-ohjelmia ja sähköpostia hyödyntäen, jolloin eri työntekijöillä ei ollut käytettävissä reaaliaikaisesti samoja valvonnan materiaaleja. Prosessiin liittyi paljon manuaalista työtä ja käytäntö oli hankalasti hallittava ja helposti haavoittuva. Lisäksi Etelä-Savon maakunnan alueella ei ollut yhtenäistä ohjeistusta tai määriteltyä toimintatapaa palveluntuotannon hallintaan. Hankkeessa otettiin käyttöön Sosterissa jo käytössä olevaan Effector-ohjelmistoon liittyvä Tuottajavalvonta-työkalu. Tuottajavalvonta-työkalu mahdollistaa valvontaprosessin digitalisoinnin ja sen myötä prosessin laadun parantamisen ja sujuvoittamisen. Työkalun myötä dokumentit ovat kaikkien valvontaan osallistuvien saatavilla ja sen kautta valvojat voivat pitää yhteyttä valvottaviin organisaatioihin. Valvontatyökalu mahdollistaa valvontakäyntien suunnittelun koko kalenterivuoden ajalle. Työkalun käyttöönotto lisää tiedolla johtamisen mahdollisuuksia.
Muut kehittämiskokonaisuudet
Hankkeessa pilotoitiin myös ikäihmisten Chat-palvelua joka ei kuitenkaan soveltunut sellaisenaan alueen ikäihmisten tarpeisiin. Etädiagnostiikkapilottia ei saatu käynnistettyä toimittajasta johtuneista syistä. Chatbotin käyttöönotto ja lastenluukun laajat kehittämistoimet sähköisiin ratkaisuihin liittyen jätettiin toteutettavaksi hyvinvointialueelle. Hankkeen aikana osallistuttiin sähköisen perhekeskuksen ja OT-keskuksen valtakunnalliseen kehittämiseen. Hankkeessa selvitettiin Terveyskylän digihoitopolkujen käyttöönottoa, mutta toteutus päätettiin siirtää hyvinvointialueelle osaksi suurempaa kokonaisuutta.
Omaolo-palvelun käyttöönoton laajentaminen
Omaolon-palvelun laajan käyttöönoton myötä sähköinen asiointi lisääntyy, mikä vähentää puhelimitse tapahtuvaa hoidon- ja palvelutarpeen arviointia. Omaolo-palvelussa asiakas on aktiviinen osallistuja oman tilanteensa selvittämisessä. Palvelusta asiakas saa tarvittaessa omahoito-ohjeita, mikä tukee asiakkaan osallistumista omaan hoitoonsa. Kansallisten sähköisten palvelujen käyttöönotto vähentää alueellista eriarvoisuutta.
Etähoivapalvelun laajennus
Kotikäyntien korvaaminen etähoivalaitteen avulla säästää kustannuksia ja henkilöstöresurssia. Asiakkaiden ja omaisten mahdollisuus videopuheluun etähoivalaitteen avulla voi lisätä kotihoidon henkistä hyvinvointia ja vähentää yksinäisyyden tunnetta. Etähoivapalvelu työmuotona monipuolistaa työn tekemisen tapoja. Mikäli etähoivasoitot keskitettäisiin etähoitajille, mahdollistaisi se työuran jatkamisen henkilöille, jotka eivät fyysisten rajoitteiden takia pysty tekemään perinteistä hoitotyötä.
Etäkuntoutuspalvelun käyttöönotto
Etäkuntoutus vapauttaa terapeuttien kotikäynteihin kuluvaa matkustus-/siirtymäaikaa. Sosterissa kotikuntoutuksen asiakkaat ovat maantieteellisesti hyvin laajalla alueella, minkä vuoksi ajansäästö voi olla merkittävä. Tämä mahdollistaa entistä useampien asiakkaiden palvelemisen saman päivän aikana. Etäyhteyden avulla asiakkaan terapia tapahtuu kuitenkin kotiympäristössä, mikä on tärkeää käytännönläheisten ja kunkin omaan arkielämään kytkeytyvien harjoitusten toteuttamiseksi. Etäyhteyksien ansiosta kotona tapahtuvia kuntoutuskertoja voidaan toteuttaa entistä tiheämmin, mutta vähemmän aikaa kerralla ilman, että välillisen asiakastyön (kotikäynnin matkoihin kuluva aika) määrä aiheuttaa kustannustehottomuutta. Asiakkaat kokevat tiheät yhteydenotot terapeuttien kanssa motivoivina, mikä voi edistää itsenäistä harjoittelua ja siten toimintakyky voi kohentua entistä nopeammin. Etäyhteyksin harjoittelu osoittautui korona-aikaan tärkeäksi palvelumalliksi, sillä kotikuntoutuksen asiakkaat ovat tyypillisesti iäkkäitä ja kuuluvat usein myös muihin koronaviruksen vakavan tautimuodon riskiryhmiin. Etäkuntoutus mahdollistaa terapeuteille uudenlaisen työnkuvan, monipuolistaa työtehtäviä ja lisää ammatillista osaamista. Mikäli etäkuntoutuspalvelu keskitettäisiin etäterapeuteille, mahdollistaisi se työuran jatkamisen henkilöille, jotka eivät fyysisten rajoitteiden takia pysty tekemään perinteistä kuntoutustyötä. Sosterin kotikuntoutuksen etäkuntoutuksesta saatujen kokemusten ja palautteiden perusteella se on vaikuttava ja hyvin hyväksytty palvelumalli. Etäkuntoutusta jatketaan pilotin päätyttyä osana vakiintunutta toimintaa.
Moniorganisaatiomallisen SosiaaliEffican käyttöönotto
Uudistuksen myötä tarvittavat järjestelmän versiopäivitykset ja laajennukset tarvitsee tehdä vain yhteen järjestelmään, millä saavutetaan kustannussäästöjä. Toteutettu uudistus tulee hyödyttämään palvelujen harmonisointia myös tulevalla Etelä-Savon Hyvinvointialueella, sillä Sosterin alueen toimijoiden toimintatavat on jo yhtenäistetty. Moniorganisaatiomallisen järjestelmän eri rekisterinpitäjien tiedot on myös mahdollista yhdistää samaan rekisteriin Hyvinvointialueen toiminnan alkaessa.
Tuottajavalvontatyökalun käyttöönotto
Effector-tuottajavalvontatyökalu oli aiemmin otettu käyttöön Essoten alueella, joten saman työkalun käyttäminen Sosterissa yhtenäistää sairaanhoitopiirien toimintatapoja ja tietojärjestelmiä Etelä-Savon hyvinvointialueeseen siirryttäessä. Yhtenäistämisen myötä valvonnan suunnittelu ja toteutus yhdessä muiden hyvinvointialueen toimijoiden kanssa on entistä helpompaa. Tämä myös lisää valvonnan yhdenmukaisuutta ja laatua, sekä vähentää prosessin haavoittuvuutta. Työkalun käyttöönoton myötä tarvittavien valvontatietojen koonti Aluehallintovirastolle ja Valviralle on entistä helpompaa.