Itä-Uusimaan rakenneuudistus
Hankkeella tuetaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen valmistelua tukevia kehittämistoimenpiteitä kuten sote-palveluiden järjestämistehtävän kehittämistä ja yhtenäistämistä. Hankkeessa myös hyödynnetään ja tuetaan edellisen hallituksen uudistuksen valmistelussa syntyneiden alueellisten ratkaisujen jatkokehittämistä. Hanke nivoutuu tiiviisti osaksi myös Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelmaa, johon liittyvät digitaalisten palveluiden kehittämishankkeet rahoitetaan sote-rakenneuudistuksen valtionavustuksella.
Perustiedot
Kokonaisuuden nimi
Hankkeella tuetaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen valmistelua tukevia kehittämistoimenpiteitä kuten sote-palveluiden järjestämistehtävän kehittämistä ja yhtenäistämistä. Hankkeessa myös hyödynnetään ja tuetaan edellisen hallituksen uudistuksen valmistelussa syntyneiden alueellisten ratkaisujen jatkokehittämistä. Hanke nivoutuu tiiviisti osaksi myös Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelmaa, johon liittyvät digitaalisten palveluiden kehittämishankkeet rahoitetaan sote-rakenneuudistuksen valtionavustuksella.
Kokonaisuudessa halutaan vahvistaa itäisen Uudenmaan kuntien jo tehtyä yhteistyötä ajatuksella "Yhteistyöstä yhdessä tekemiseksi". Suunnitellaan kuntalaisia palveleva toimintamalli ja sitä tukevat rakenteet yhtenäiselle alueelliselle palvelutuotannolle itäiselle Uudellemaalle.
2. osiossa asiakkaiden sote-palveluita kehitetään ja uudistetaan yhtenäiseen tietoon perustuen, eli lähdemme kehittämään tiedolla johtamisen kokonaisuutta lähtien kirjaamisohjeistuksesta ja sieltä koko matka yhteiseen raportointivälineeseen. Alueen johtamiseen tarvitaan niin toiminnan kuin talouden yhtenevät luvut helposti seurattavaan muotoon.
3. osiossa lähdemme kehittämään digipalveluista uutta normaalia, vakioitua lisää palveluvalikoinaan. Tuomme digipalveluilla sosiaali- ja terveyspalvelut kotisohvalle ajankohdasta riippumatta. Näin myös asiakkaan fyysiseen kohtaamiseen jää enemmän aikaa.
Hanke toteutetaan vuosina 2020-2021
Itä-Uudenmaan sote-rakenneuudistuksen hakijoina ja toteuttajina ovat alueen kaikki kunnat ja kaupungit, eli Porvoo, Sipoo, Loviisa, Askola, Lapinjärvi, Myrskylä ja Pukkila. Myrskylä ja Pukkila kuuluvat maantieteellisesti Uuteenmaahan, vaikka hankkivat sote-palvelunsa Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymältä. Hanke toteutetaan tiiviissä yhteistyössä Uudenmaan alueella ja erityisesti Helsingin kanssa, joka hallinnoi korin 4 osakokonaisuuden yhteishanketta. HUS toimii sovittujen mielenterveys- ja päihdepalvelujen kehittämisosioiden hallinnoijana, joihin ITU osallistuu.
Työryhmiin osallistuu ammattilaisia jokaiseta alueen kunnasta suhteessa kunnan asukaslukuun. Yhteistyötä tehdään niin ammattilaisten, kuntalaisten, järjestöjen ja muiden yhteistyökummaneiden kanssa.
Päämäärä ja tavoitteet
Itä-Uudellamaalla sote-rakenneuudistamisen avulla haetaan ratkaisua erityisesti seuraaviin haaste- ja ongelmakohtiin:
- Alueelle halutaan ja on tarve luoda yhteinen hallinnollinen tai yhteistoiminnallinen rakenne ja toimintamalli siten, että sosiaali- ja terveyspalveluiden kehittäminen alueellisina kokonaisuuksina mahdollistuu, palvelujen saatavuus paranee ja palveluvalikoima monipuolistuu erityisesti digitaalisten palvelujen käyttöönoton myötä (mm. etäpalvelut kotiin, etäkonsultaatiopalvelut, matalan kynnyksen chat-palvelu)
- Asukkaiden palvelutarpeisiin vastataan aiempaa ennakoivammin ja kokonaisvaltaisemmin, neuvonta ja asiakasohjaus varmistaa asiakkaalle ratkaisukeskeisen lähestymistavan jo varhaisessa tietotarpeen tai kevyen palvelutarpeen vaiheessa
- Erityisesti turvataan monipuolisten kokonaispalvelujen saanti niitä tarvitseville sekä matalan kynnyksen lähestymismahdollisuus lapsiperheiden ja mielenterveyskuntoutujien tarpeita vastaamaan
- Alueen asukkaiden palvelutarpeiden tunnistamiseen on riittävät seurannan ja mittaamisen menettelyt, jotta palvelujen edelleen kehittäminen perustuu tietoon ja tehdyt valinnat väestöstä esiin nouseviin tarpeisiin
- Alueen asukkaille voidaan tarjota yhtenäinen, tasapuolinen ja saavutettavissa oleva palveluverkko
- Alueen asukkaille tarjotaan soveltuvia digitaalisia vaihtoehtoja ja ne on kattavasti otettu käyttöön erityisesti valituissa palveluissa, ml. ruotsinkieliset sähköiset palvelut
Rakenneuudistuksen päätavoitteena on, että toteutetun kehitystyön jälkeen Itä-Uusimaa toimii yhtenäisenä alueellisena kokonaisuutena, joka pystyy huomioimaan alueen eri osien erityispiirteet, järjestämään sen asukkaiden tarvitsemat yhdenvertaiset, helposti saavutettavissa olevat palvelut ja tukemaan kehityksen eri vaiheissa olevia kuntiaan sosiaali- ja terveyspalvelujen edelleen kehittymisessä. Itä-Uusimaa haluaa löytää sekä rakenteelliset että palvelujen järjestämisen ratkaisut, jotka jäävät käyttöön lopullisesta sote-ratkaisusta riippumatta.
Arviointi
Osa-alue 1
Alueellisen valmistelun tehtävänä oli tukea alueen kuntia niiden tehtävien toteuttamisessa, jotka tukevat palveluiden järjestämistehtävän siirtymistä kunnilta hyvinvointialueelle. Rakenneuudistusta edelsi Uudenmaan erillisselvitys, jonka pohjalta laadittiin Uudenmaan erillisratkaisu ja viiden itsehallintoalueen malli. Itä-Uudenmaan alue on yksi itsehallintomallin tuotantoalueista ja rakenneuudistuksen kehitystyöllä pohjustettiin väliaikaisen valmistelutoimielimen työskentelyn käynnistymistä. Alueellisen organisoitumisen osalta tehtiin välttämätön valmistelutyö, jotta väliaikainen valmistelutoimielin pystyi aloittamaan työskentelyn elokuussa 2021, mutta kaikkia hankesuunnitelmaan listattuja toimenpiteitä ei toteutettu suunnitellussa laajuudessa (päällekkäisyys vaten työn kanssa).
Itä-Uudenmaan alueelle laadittiin alustava brändi osana rakenneuudistushankkeen viestinnän kokonaisuutta. Yhteistyössä tiedolla johtamisen kokonaisuuden ja Tulevaisuuden sotekeskushankkeen kanssa on määritelty tiedon tuotannon tarpeita, ja valmistauduttu alueellisen raportointi- ja analysointivälineen käyttöönottoon. Samoin yhteistyössä määriteltiin ja kuvattiin keskeisiä palveluketjuja ja kokonaisuuksia. Väliaikaisen valmistelutoimielimen työskentelyn tueksi laadittiin alueellinen tiekartta, jonka pohjalta työskentelyn käynnistämistä suunniteltiin. Laadittiin esiselvitys asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämisestä.
Osa-alue 2
Itä-Uudenmaan johtamisen kehittymisen päämääränä on, että alueen toimijoilla on yhdenmukainen käsitys sen taloudesta ja toiminnasta sekä yhteinen seurannan ja ohjauksen toimintamalli. Johtamisen ja ohjauksen kehittäminen jakautuu kahteen eri osakokonaisuuteen:
1) Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän rakentaminen ja tiedolla johtaminen koko alueella (talouden seuranta, toiminnan mittarit ja vaikuttavuuden mittarit), jonka tavoitteena oli:
- Alueen palveluverkko tunnetaan ja sen edelleen kehittäminen tehdään tietoon pohjautuen
- Alueen kunnille on suunniteltu yhdessä sovitut toiminnan ja talouden sekä vaikuttavuuden mittaamisen menettelyt, mittarit ja seurantamalli, joiden tuottamaa tietoa käytetään johtamisen välineenä. Työssä hyödynnetään aiemmassa uudistustyössä valmisteltuja järjestäjän tietotarpeita.
- On tunnistettu alueen toimijoiden tiedolla johtamisen kypsyystaso ja tehty sen pohjalta kehittämisen suunnitelma, sekä on tehty Tiedolla johtamisen kokonaissuunnitelma
2) Palveluiden hankinta ja hallinta sekä palvelutuotannon ohjaus ja valvonta erityisesti vammaispalveluissa, jonka tavoitteena oli, että palveluiden hankinta ja hallinta vammaispalveluissa toteutuu alueella kehitetyn toimintamallin mukaisesti.
Tavoitteet saavutettiin pääsääntöisesti, mutta erityisesti jäätiin kaipaamaan valtakunnallisia määrittelyitä vaikuttavuuden mittaamisesta. Taloudenraportointimallin todettiin vaativan yhteistä talousjärjestelmää, sekä yhteisesti sovittuja kirjaamiskäytäntöjä organisaatioriippumattomien palveluiden ja Aura-käsikirjan palveluluokkien mukaisesti, joten nämä tavoitteet on mahdollista saavuttaa vasta hyvinvointialueen toiminnan alkaessa. Molempia asioita työstetään edelleen hankkeen päättymisen jälkeen.
Alueen palveluverkosto selvitettiin ja laadittiin ylätason jatkosuunnitelma palveluverkoston kehittämiseksi huomioiden alueelliset palvelu, lähipalvelut, liikkuvat palvelut sekä etäpalvelut.
Mittarityöryhmät kartoittivat nykyisin eri kunnissa käytössä olevat toiminnan ja vaikuttavuuden mittarit. Tunnistettiin tärkeäksi koetut ja vertailtavissa olevat mittarit ja koottiin ne yhteen asiakassegmenteittäin ylemmän johdon tietotarpeita ajatellen. Mittareista luotiin PowerBI-näkymät, joiden avulla voidaan tarkastella nykytilaa alueella. Tunnistettiin myös haasteita nykytilassa, joihin on reagoitava ennen hyvinvointialueen toiminnan aloitusta. Vaikuttavuuden mittaamisen osalta valmistui toimintamalli, jolla vaikuttavuuden mittaamista voidaan viedä jatkossa eteenpäin kansallisten linjausten vahvistuttua sen osalta. Vaikuttavuuden mittareista pilotoitiin asiakaspalautekyselyä vammaispalveluissa.
Alueen talousseurantamenettelyt yhdenmukaistuvat ja tulevaisuudessa saadaan vertailukelpoista ja ajantasaista tietoa talousseurannan tueksi, mutta tämä edellyttää yhteistä talousjärjestelmää hyvinvointialueella.
Itä-Uudenmaan alueen tiedolla johtamisen kypsyystaso kartoitettiin ja huomattiin, että tiedolla johtaminen on eri tasoista eri kunnissa ja tiedolla johtamisen kulttuuri on vielä hatara Itä-Uudellamaalla. Tietovirrat kuvattiin ylätasolla. Alueelliseksi tietovarasto-, raportointi- ja analysointiratkaisuksi valittiin Logex Region, jonka avulla tiedot tullaan yhdistämään. Ratkaisu saadaan terveydenhuollon tietojen osalta operatiiviseen käyttöön vuoden 2022 alkupuolella. Ratkaisu on suunniteltu laajennettavaksi sosiaalihuollon tietoihin hyvinvointialueen aloittaessa.
Hankkeessa kartoitettiin Itä-Uudenmaan kuntien vammaispalvelujen nykytila kattavasti vuosien 2016–2019 osalta. Kartoituksen perusteella sovittiin kehityskohteet, jotka vietiin käytäntöön. Alueellisen vammaispalvelujen yksikön perustamista suunniteltiin vuoden 2021 aikana, mutta sitä siirrettiin toteutettavaksi hyvinvointialueen toiminnan käynnistymisen yhteydessä.
Keskeisiä tuotoksia vammaispalveluiden kokonaisuudessa oli alueellinen hankintakilpailutusten yhtenäistäminen, prosessikuvaus palvelutarpeenarviointi, päätöksenteko sekä toteutus. Erityishuolto-ohjelmien (EHO) laadinta kuntien omaksi toiminnaksi. Laadittiin alueellinen ohjeistus monialaisille ja vuosittaisille valvonta /tarkastuskäynneille. Vaikuttavuusperusteinen hankintamalli toteutettiin työ- ja päivätoiminnan hankintakilpailutuksen yhteydessä.
Osa-alue 3
Sähköisten palveluiden kehitystyön tavoitteeksi asetettiin hankesuunnitelmassa
- asukkaiden digitaalisten palveluiden omaehtoinen ja ohjattu käyttö on lisääntynyt
- uusia, tarkoituksenmukaisia digitaalisia välineitä ja palveluita on otettu käyttöön
- nykyistä välineistöä sekä niiden käyttötapoja ja toimintamalleja on yhdenmukaistettu ja käytön laajentamismahdollisuuksia kartoitettu.
Hankeaikana otettiin käyttöön ja laajennettiin sähköisiä asiointikanavia tavoitteiden mukaisesti. Toimintamalleja kuvattiin ja yhtenäistettiin niin Omaolon, kuin etäpalveluidenkin osalta. Sähköisen perhekeskuksen osalta käyttöönoton tavoitteeseen ei päästy, koska kansallisen sähköisen perhekeskuksen kehittäminen ja käyttöönoton mahdollisuudet etenivät hankeaikana ennakoitua hitaammin.
Omaolo palvelu otettiin käyttöön Porvoossa 09/2021, sekä Askolassa ja Sipoossa 11/2021. Palvelu tarjotaan kuntalaisille kolmella kielellä (fi,sv,en). Omaolon oirearvioiden nykytilat kuvattiin ja laadittiin prosessikaaviot uudesta toimintamallista. MAT-lomakkeiden käyttöönoton suunnitelmat jouduttiin keskeyttämään lomakkeiden sisällöllisten puutteiden ja Digifinlandin hitaan kehittämisaikataulun vuoksi.
Alueella tehtiin sähköisen ajanvarauksen yhtenäistämiseen tähtäävä ajanvarausselvitys. Useiden käytössä olevien asiakas- ja potilastietojärjestelmien, sekä ajanvarausjärjestelmien vuoksi selvitys tehtiin ylätasolla ja lopputulemana päädyttiin toistaiseksi jatkamaan nykyisillä sähköisillä ajanvarausjärjestelmillä. Ajanvarausratkaisuun palataan asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämisen yhteydessä.
Reaaliaikaiset etäkonsultaatiot (REK) perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välillä otettiin käyttöön alueen jokaisessa kunnassa keväällä 2021. Alueen kaikille lääkäreille on tarjottu joustavasti koulutusta REK-palvelun käytöstä vuoden 2021 ajan.
Etäpalvelujen kokonaisuuden tuotoksina toteutettiin kuntalaiskysely ja henkilöstölle suunnattu alkukartoitus, jonka pohjalta kehittämistyön painopisteet täsmentyivät. Etävastaanoton toimintamallit kuvattiin mielenterveys- ja päihdetyön, sosiaalipalvelujen ja avosairaanhoidon vastaanotoille, kouluterveydenhuoltoon vanhempien osallistumiseksi laajoihin terveystarkastuksiin etänä, etähoivaan sekä moniammatillisen etäkonsultaation toteuttamiseksi. Lisäksi tuotettiin alueellinen Etäperhevalmennus -materiaali toimintamalleineen. Etäpalveluiden laajentamis- ja seurantasuunnitelma laadittiin kehitystyön jatkumisen turvaamiseksi myös hankkeen päätyttyä.
Yhteistyössä Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskushankkeen asiakasohjaus- ja neuvonta kokonaisuuden kanssa kehitettiin Itä-Uudellemaalle yhtenäinen ehdotus sähköisten palvelujen hyödyntämisestä osana neuvonta- ja asiakasohjaustoimintaa. Alueelle laadittiin koonti hyvinvointia ja terveyttä tukevista palveluista sähköiseen palveluvalikkoon (lähes 200 palvelua listattuna). Kuntien yhteistyössä laadittiin sosiaalipalvelujen chatbot- ja anonyymin chat-neuvonnan toimintamalli, jota päästään pilotoimaan alkuvuodesta 2022.
Alueelle hankittiin VideoVisit -etäpalvelujärjestelmä ja sen käyttöönottoprojekti päästiin aloittamaan 11/2022. VideoVisit otetaan käyttöön alueen kaikissa kunnissa vuoden 2022 alussa (pois lukien Myrskylä ja Pukkila, joissa käyttöönotto 1.1.2023 jälkeen).
Sähköisen perhekeskuksen osalta hankkeessa osallistuttiin kansallisen sähköisen perhekeskuksen (Omaperhe) kehittämistyöhön.
Osa-alue 1
Alueellisen organisoitumisen kokonaisuudessa tehty pohjatyö on antanut väliaikaiselle valmistelutoimielimelle hyvän pohjan aloittaa työt kohti Itä-Uudenmaan hyvinvointialuetta ja uutta organisaatiota.
Osa-alue 2
Hankkeen aikana tunnistettiin haasteet tiedolla johtamisen nykytilassa. Valtakunnallinen verkostoituminen Virta-verkostossa, HYKS eteläisellä yhteistyöalueella ja THL:n kanssa sekä osallistuminen ja vaikuttaminen kansalliseen valmistelutyöskentelyyn nähdään myös keskeisenä hyötynä, kun tiedolla johtamisen jatkokehittämiseen valmistaudutaan. Hankkeessa on pyritty lisäämään tietoisuutta tiedolla johtamisen merkityksestä ja lisäämään osaamista eri organisaatiotasoilla.
Mittaamisen nykytila on kartoitettu ja tunnistettu haasteet muun muassa kirjaamisessa ja palvelurakenteiden erilaisuudessa. Alueen ja eri kuntien tärkeimmät mittarit koottiin yhteiseen näkymään mikä auttaa hyvinvointialueen järjestämisvastuun ja palvelutuotannon haltuunottoa. Alueen yhteinen tiedolla johtamisen alusta mahdollistaa yhdenmukaisen tiedontuotannon ja raportoinnin alueellisesti heti hyvinvointialueen aloittaessa. Vaikuttavuusperustaisen ajatusmallin sisäänajo on aloitettu alueella ja sen merkitys ymmärretään jo paremmin.
Vammaispalvelujen nykytilan kattava kartoitus toi esille alueelliset kehittämiskohteet. Alueelliset yhtenevät käytännöt vammaisten palveluihin takaavat tasavertaiset palvelut alueen asukkaille. Alueellinen esteettömyys- ja saavutettavuusohjelma lisää tietoisuutta ja mahdollistaa saavutettavat ja esteettömät palvelut ja toimintaympäristön alueen asukkaille. Vammaispalveluiden hankintakilpailutusten yhtenevät palvelukuvaukset sekä sopimukset palvelujen tuottajien kanssa takaavat alueen vammaispalvelujen asiakkaille yhtenevät ja laadukkaat palvelut.
Osa-alue 3
Alueen kuntien palvelutarjontaa, toteutustapoja ja toimintamalleja yhtenäistettiin, mikä lisää asiakkaiden tasa-arvoisuutta ja palveluiden saatavuutta yhdenvertaisesti riippumatta asiakkaan kotikunnasta. Digitaaliset palvelut vapauttavat henkilöstön työaikaa asiakkaille, jotka tarvitsevat fyysistä vastaanottoa tai enemmän ammattilaisen työpanosta. Tämän todentaminen on kuitenkin pidemmän aikavälin prosessi, jota hankeaikana ei vielä pystytä todentamaan.
REK-palvelu lisää mahdollisuuksia konsultoida erikoissairaanhoidon lääkäreitä, jolloin asiakas saa tarvitsemansa avun nopeammin ja joustavammin. Myös erikoissairaanhoidon lähetteitä pystytään jatkossa vähentämään konsultaatiokäytäntöjä tehostamalla.
Omaolo-palvelu tuo kuntalaiselle hyötyä digitaalisen palvelun kautta saatavan nopean yhteydenoton sekä vähentyneen jonottamisen, puhelimella soittamisen ja terveysasemalla käyntien vähentymisenä. Palvelu on helposti kuntalaisten saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta 24/7.
Etävastaanottojen pilotit ja niiden avulla arvioidut toimintamallit mahdollistavat palvelun jatkokehittämisen todennettuun tietoon ja kokemukseen perustuen. Yksi merkittävimmistä hyödyistä oli kokemus yhteiskehittämisestä ja alueellisten palvelujen vertailusta. Kehittämistyön aikana eri alojen substanssiosaajat myös verkostoituivat, mistä hyödytään käytännön työssä hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa. Sähköisten palveluiden laajentamis- ja seurantasuunnitelmaa voi hyödyntää mm. hyvinvointialueen digistrategiaa luodessa.