Hoitoon pääsyn kirjaaminen ja tilastointi

Tulevaisuuden sote-keskus Lapissa -hankkeessa hoitoon pääsyn kirjaamista ja tilastointia  edistettiin vahvistamalla ammattilaisten osaamista. Tämä toteutettiin järjestämällä erilaisia webinaareja yhteistyössä järjestelmätoimittajien ja pääkäyttäjien kanssa sekä toteuttamalla työpajakokonaisuuksia tukea tarvitseville ysiköille. Ammattilaisten osaamisen jatkuvaksi tueksi käynnistettiin kirjaamisen verkostotoiminta.

Seuraavassa tarkemmin hankkeessa toteutetuista toimenpiteistä. Katso myös toimintamalli työpajojen toteutuksesta ja sisällöistä.

Yleiset hoitoon pääsyn koulutukset, alku vuosi 2022-kevät 2023

Kirjaamisen kehittäminen aloitettiin potilastietojärjestelmäkohtaisilla koulutuksilla. Niissä käytiin läpi hoitoon pääsyyn kirjaamisen ja tilastoinnin merkitystä ja nähtiin konkreettisesti, kuinka kirjaukset omaan järjestelmään tulee tehdä. 

Mukana toteutuksissa olivat potilastietojärjestelmien toimittajat. Yleisissä koulutuksissa ei pureuduttu tietojärjestelmien yksikkökohtaisiin ominaisuuksiin tai toimintamalleihin, vaan keskityttiin järjestelmien vaatimiin prosesseihin hoitoon pääsyn kirjaamiseen liittyen.

Verkostot syksy 2022-

Yleisissä koulutuksessa opittua ylläpidettiin kirjaamisen verkostoissa.  Verkostot järjestettiin potilastietojärjestelmäkohtaisesti suun ja avoterveydenhuollon verkostot omina kokonaisuuksinaan. Verkostoon kutsuttiin hyvinvointialueen avovastaanottojen ja suun terveydenhuollon ammattilaisia, potilastietojärjestelmien pääkäyttäjiä sekä hyvinvointialueen järjestelmäpalveluiden sovellusasiantuntijoita. 

Verkoston tapaamiset järjestettiin noin kerran kuussa. Verkostossa jäsenet saivat tuoda esille työyhteisössä nousseita kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä, joista keskustellaan verkoston kesken. Tarpeen mukaan kysymyksiä viedään eteenpäin asiasta vastaaville tahoille. 

Verkoston toiminta jatkuu VASA2 - Vahva sote Lapin hyvinvointialueelle -hankkeen toimesta.

Työpajat, kevät-syksy 2023

Vuoden 2023 alussa THL:n tuottamien hoitoon pääsyn raporttien pohjalta nostettiin ne yksiköt, joissa hoitoon pääsystä tuotetut tiedot olivat matalimmat. Näille yksiköille tarjottiin mahdollisuutta osallistua  hoitoon pääsyn kirjaamisen työpajoihin. Lisäksi työpajoihin osallistui sellaisia yksiköitä, joissa tehtiin muutakin kehittämistyötä hoitoon pääsyn edistämiseksi. 

Työpajoja varten jalkauduttiin yksiköihin. Paikanpäällä pidettiin teoriakoulutus hoitoon pääsyn tilastoinnin ja kirjaamisen kansallisista vaatimuksista sekä työpaja yhtenäisten kirjaustapojen hyödyistä, haasteista ja niihin varautumisesta.  Tämän jälkeen käytiin järjestelmän pääkäyttäjän kanssa läpi kirjaamisen käytänteet omassa potilastietojärjestelmässä, joita selvennettiin esimerkkitapauksilla. Lopuksi sovittiin toimintatapojen juurruttamisesta Kuka - mitä - milloin -matriisilla.

Kuukauden päästä ensimmäisestä työpajasta järjestettiin seurantatapaaminen Teamsissa. Siellä kuulosteltiin, miten uudet käytänteet oli otettu osaksi päivittäistä työtä, miten sovitut asiat olivat edenneet, iloittiin onnistumisista ja tuettiin haasteissa. Lisäksi varmistettiin yhteisesti sovittujen asioiden eteneminen.

Syksyllä 2023 toteutettiin työpajojen kolmas tapaaminen Teamsissa. Työpajassa arvioitiin kirjaamisen käytänteiden muutosprosessia ja pohdittiin, miten yksiköissä ylläpidetään osaamista. Lisäksi tarkasteltiin onnistumista THL:n tuottamien raporttien kautta. 

Katso tarkempi mallinnus työpajoista ja niiden sisällöistä Kehittämisen polku-välilehdeltä.

Yleiset kirjaamisen webinaarit, syksy 2023

Syksyllä 2023 toteutettiin yleisiä potilastietojärjestelmäkohtaisia Teams-webinaareja hoitoon pääsyn kirjaamisesta ja tilastoinnista. Webinaareissa perehdytään hoitoon pääsyn perusteisiin teoriassa ja esimerkkien kautta tietojen kirjaamiseen potilastietojärjestelmässä. Webinaarit järjestettiin avoterveydenhuollolle ja suun terveydenhuollolle omina tapahtuminaan. Webinaarit suunniteltiin ja toteutettiin yhteistyössä hyvinvointialueen järjestelmäpalveluiden sovellusasiantuntijoiden kanssa. Webinaareja järjestettiin samansisältöisinä useita.

Rakenteisen kirjaamisen periaatteet -webinaarit, syksy 2023   

Rakenteiseen kirjaamisen webinaareissa keskityttiin avovastaanottojen rakenteisen kirjaamisen kansallisiin perusteisiin ja sen merkitykseen niin ammattilaisen, organisaation kuin potilaankin kannalta. Webinaarit järjestettiin erikseen avoterveydenhuollolle ja suun terveydenhuollolle. Webinaareja järjestettiin useita samansisältöisiä.