Järjestötreffit järjestöjen verkostoimiseksi ja järjestöjen ja julkisen sektorin välisen yhteistyön edistämiseksi.

Järjestötreffit ovat avoimia, toiminnallisia verkostoitumistapahtumia. Ne edistävät alueen järjestöjen ja yhdistysten keskinäistä yhteistyötä ja mahdollistavat niiden vuoropuhelun kunnan, maakunnan ja muiden julkisten tahojen virkamiesten ja asiantuntijoiden kanssa.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Tekeillä olevassa maakunta- ja sote-uudistuksessa järjestöjen tärkeiden kumppaneiden, kuntien vastuu sosiaali- ja terveys (sote-)palveluiden järjestämisessä siirretään maakunnille. Samalla sosiaali- ja terveydenhuollon painopistettä pyritään siirtämään peruspalveluihin ja varhaiseen ongelmien ehkäisyyn. Tässä muutostilanteessa järjestöjen on luotava uusia kumppanuuksia sote-järjestäjän kanssa siten, että järjestöjen sote-palveluita tukeva, pitkälti ennaltaehkäisyyn painottuva toiminta nivoutuisi osaksi maakuntien sote-palveluketjuja.

Järjestöistä etenkin sote-järjestöjä askarruttaa myös se, miten maakunta- ja sote-uudistus vaikuttaa järjestöjen edellytyksiin jatkaa hyvinvointia ja terveyttä edistävää (hyte-)toimintaansa kunnissa.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Tulevan sote-järjestäjän, kuten maakunnan on osallistettava alueensa järjestöt maakunta- ja sote-uudistuksen valmisteluun. Näin järjestöjen asiantuntemus asukkaiden sote-palveluiden tarpeista ja palveluiden kehittämisestä sekä järjestöjen palveluita täydentävä, hyvinvointia ja terveyttä edistävä (hyte-)toiminta saadaan osaksi maakunnan sote-palvelukokonaisuutta ja hyte-työtä.

Uudenmaan kaltaisessa, maantieteellisesti ja asukasluvultaan suuressa maakunnassa järjestöjen uudistukseen osallistamisen haasteena on järjestökentän laajuus ja monitahoisuus. Uudellamaalla toimii yli 3000 on sosiaali- ja terveysjärjestöä ja moninkertainen määrä muita järjestöjä, joiden perustoimintaa on asukkaiden hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen. Kun Uudellamaalla ei vielä ole maakunnan kattavaa järjestöjen verkostoa tai yhteistyöelintä, maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelijoiden on vaikea kuulla järjestöjä ja tehdä niiden kanssa laaja-alaista yhteistyötä. Vastaavasti kunnissa toimivilla järjestöillä sekä sote-virkamiehillä on tarve saada tietoa järjestöjen roolista tulevassa muutoksessa ja käydä vuoropuhelua maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelijoiden kanssa.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Järjestötreffien ytimenä on avoimuus ja vastavuoroisuus. Ne mahdollistavat alueen järjestöjen tasavertaisen vuoropuhelun julkisen sektorin kanssa. Järjestöt saavat maakunta-ja sote-uudistuksen valmistelijoilta ja muilta virkamiehiltä ja asiantuntijoilta ajankohtaista tietoa maakunta-ja sote-uudistuksesta ja muista järjestöjä koskevista asioista. Julkisen sektorin edustajat puolestaan kuulevat järjestöjen näkemyksiä ja ideoita työnsä tueksi ja oppivat ymmärtämään niiden huolia, tarpeita ja odotuksia.

Järjestötreffit myös vahvistavat järjestöjen keskinäistä yhteistyötä. Se on keskeistä maakunta- ja sote-uudistuksen edetessä, sillä yhteistyö auttaa tunnistamaan yhteisiä haasteita ja muutostarpeita maakunta- ja sote-uudistuksen eri vaiheissa ja sen perusteella yhdessä kehittämään järjestötoimintaa.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Järjestötreffit on sarja toiminnallisia verkostoitumistilaisuuksia, jotka tuovat alueellaan toimivat järjestöt yhteen niin toisten järjestöjen kuin julkisen sektorin kanssa.

Järjestötreffit mahdollistavat järjestöjen vuoropuhelun julkisen sektorin kanssa lisäten keskinäistä ymmärrystä sekä tiedon, näkemysten ja ideoiden vaihtoa.
Järjestötreffit verkostoivat eri järjestösektoreita edustavia järjestöjä tekemään yhteistyötä yli kuntarajojen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallin pohjana on Uudenmaan sosiaali- ja terveysjärjestöjen kumppanuusverkoston, Kumajan, suunnittelemat ja toteuttamat Kumajatreffit, joita järjestettiin eri puolilla Uuttamaata. Kumajatreffien pääteemoja oli paikallisten järjestöjen ja Uudenmaan maakunta- ja sote-uudistusta valmistelevan Uusimaa 2019 -organisaation välisen vuoropuhelun käynnistäminen.

Toimintamalli sopii niin Kumajan kaltaisen järjestöjen verkoston tai yksittäisen järjestön kuin julkisen sektorin organisaation käytettäväksi.

Toimintamalli on sovellettavissa koko maassa järjestöyhteistyön edistämiseksi maakuntaa, sote-aluetta tai kuntayhtymää pienemmälläkin alueella, esimerkiksi yhdessä kunnassa. Maakunta- ja sote-uudistuksen lisäksi järjestötreffien teemaksi voidaan valita muitakin, järjestöjä ja julkista sektoria yhteisesti koskevia asioita.

JÄRJESTÖTREFFIEN TOTEUTTAMINEN

Järjestötreffien suunnittelu

Yksittäiset järjestötreffit vai järjestötreffien sarja?

Pyrittäessä edistämään isoa maantieteellistä aluetta tai laajaa asiakokonaisuutta koskevaa järjestöyhteistyötä, on varauduttava siihen, että yksien järjestötreffien sijaan on järjestettävä niitä kokonainen sarja.
Kaikille järjestöille avoimiksi tarkoitetut maksuttomat järjestötreffit pidetään siellä, missä järjestöt toimivat. Näin osallistuminen on mahdollista myös pienille, usein rajallisin resurssein toimiville paikallisyhdistyksille.
Vaikka järjestötreffien sisältönä olisi maakunnallinen tai valtakunnallinen teema kuten esimerkiksi maakunta- ja sote-uudistus, mukana tulee olla paikallinen näkökulma. Järjestölle on tärkeää se, mikä koskee nimenomaan juuri sen omaa toimintaa ja toimintaympäristöä.
Kaksikielisessä maakunnassa ja kunnassa järjestötreffit voidaan pitää kaksikielisinä tai järjestää erikseen suomen- ja ruotsinkieliset tilaisuudet.
Järjestötreffien sarjasta on tärkeää laatia suunnitelma koko sille ajalle, jona niitä pidetään. Toteuttamis- ja sisältösuunnitelmaa päivitetään saadun palautteen perusteella ja huomioiden ulkoa päin tulevat, esimerkiksi maakunta- ja sote-uudistusta koskevat muutokset.

Järjestötreffit yhdessä paikallisen järjestön kanssa

Järjestötreffit järjestetään yhteistyössä paikallisen järjestötoimijan kanssa. Tämä voi olla alueellinen järjestöjen yhteisö tai paikkakunnalla aktiivisesti toimiva järjestö. Järjestötoimijan ohella yhteistyökumppani voi olla myös kunta tai seurakunta.
Paikallinen yhteistyökumppani tuntee alueen järjestökentän ja järjestötreffien sisältö on mahdollista suunnitella paikallisen järjestöyhteistyön ja sen tarpeiden pohjalta.
Järjestötreffit voidaan järjestää paikallisen toimijan tarjoamissa, alueen järjestöille tutuissa tiloissa. Se on avuksi myös järjestettäessä tilaisuuden tarjoiluja.
Järjestötreffeistä tiedottaessa päästään hyödyntämään paikkakunnan omia verkostoja ja muita alueellisia viestintäkanavia.

Järjestötreffien ohjelma

Järjestötreffien kokoavana teemana on järjestöjen ja julkisen sektorin välinen yhteistyö.

Aiheena voi olla yleisesti maakunta- ja sote-uudistuksen tuomat muutokset.
Lisäksi ohjelmassa voi olla edellistä tarkemmin rajattu aihe. Tällaisia ovat esimerkiksi sote-järjestöjen rahoittamisen periaatteet ja käytännöt tulevaisuudessa, järjestöjen osallistaminen hyvinvointisuunnitelmien ja -kertomusten laatimiseen ja kunnan järjestöyhteistyö.
Yksittäisten järjestötreffien aiheena voi olla myös jokin tiettyä järjestösektoria erityisesti kiinnostava asia, kuten vammaispalvelut ja niiden kehittäminen.

Järjestötreffeille asetetut tavoitteet määrittävät käytettävät työskentelytavat. Jotta syntyisi aitoa vuoropuhelua järjestöjen ja julkisen sektorin välillä, ohjelmassa on joka tapauksessa alustusten ja esitelmien lisäksi kyselyhetki, keskusteluosuus, työpaja tai muu vuoropuhelua tukeva osio.

Järjestötreffien teemasta riippuen sen alustajana, puheenvuoron pitäjänä ja keskustelijana on asiantuntijoita muun muassa maakunta- ja sote-uudistuksen valmisteluorganisaatiosta, ministeriöstä, aluehallintovirastosta tai Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus STEAsta ja kuntien sote- ja hyte-toiminnoista sekä järjestöistä.

Järjestötreffeille kutsutuille esiintyjille annetaan ennakkotietoa tilaisuuden kohderyhmästä ja sen odotuksista.
Kutsuttavilta järjestöiltä voidaan pyytää etukäteen kysymyksiä asiantuntijoiden vastattaviksi.
Osallistumalla järjestötreffien työpajoihin julkisen sektorin edustajat saavat kuulla ruohojuuritasolta järjestöjen näkemyksiä.
Kun tilaisuudesta tehdään suoratoisto tai tallenne verkkoon, asiasta sovitaan esiintyjien kanssa ennakkoon.

Ennen järjestötreffien varsinaisen ohjelman alkua varataan aikaa vapaaseen keskusteluun, tutustumiseen ja verkostoitumiseen.

Esimerkki järjestötreffien ohjelmasta:

Yhteinen kahvihetki ja vapaa verkostoituminen (25 min)
Järjestäjien avauspuheenvuoro (5 min)
Asiantuntijapuheenvuorot (45 min)
Työpaja (45 min)

Järjestötreffien ennakkojärjestelyt

Tilat

Järjestötreffit pyritään järjestämään esteettömissä tiloissa (kts. toimintamalli Esteetön ja saavutettava tilaisuus).
Tilat varataan hyvissä ajoin, esimerkiksi 3 kuukautta ennen tilaisuutta.
Ennen tilaisuutta testataan, että kaikki tarvittavat kokousvälineet toimivat. Kun järjestötreffit järjestetään verkon välityksellä, tehdään tietotekninen varasuunnitelma etäosallistumisessa mahdollisesti ilmenevien ongelmien väistämiseksi.

Tarjoilut

Kahvitarjoilu on 2-3 tunnin järjestötreffeillä välttämätöntä.
Tarjoilut pidetään yksinkertaisina siten, että ne sopivat mahdollisimman monelle. Ruokarajoitteet selvitetään ilmoittautumisen yhteydessä.

Ilmoittautuminen

Ilmoittautuminen järjestötreffeille tapahtuu verkkolomakkeella esimerkiksi Webropolissa tai Google Formsissa. Lisäksi on erityisryhmät ja iäkkäät huomioiva mahdollisuus ilmoittautua sähköpostitse tai puhelimitse.
Ilmoittautumislomakkeessa on ohjeet ilmoittautumisen peruuttamiseksi sekä tieto mahdollisesta osallistujapaikkojen jonotuskäytännöstä.

Markkinointi

Järjestötreffeistä ohjelmineen tiedotetaan vähintään kuukautta ennen tilaisuutta. Sitä ennen voidaan antaa ennakkotietoa treffien ajankohdasta ja paikasta.
Markkinoinnissa hyödynnetään omia ja yhteistyökumppaneiden viestintäkanavia sekä julkisia tiedotusvälineitä:
- verkkosivut
- toimeksi.fi-pohjaiset maakunnalliset verkkopalvelut kuten uusimaalaiset.fi
- suorat sähköpostit
- uutiskirjeet
- sosiaalinen media kuten esimerkiksi Facebook ja Twitter
- paikallislehdet
- sähköiset tapahtumailmoitukset
- tapahtumapaikkakunnan ja lähikuntien kirjastojen ja muiden julkisten tilojen ilmoitustaulut

Järjestötreffien muut käytännön järjestelyt

Järjestötreffien materiaalien hyödyntäminen jälkikäteen

Jo ennen järjestötreffejä sen esiintyjiltä varmistetaan se, että heidän näyttämänsä materiaalit ja tilaisuuden mahdollinen tallenne voidaan jakaa osallistujille tai laajemmallekin joukolle esimerkiksi järjestäjän verkkosivulla.

Järjestötreffien juonto ja fasilitointi

Järjestötreffeillä on juontaja tai puheenjohtaja. Hän pitää tilaisuuden aikataulussaan ja aiheessaan.
Työpajoissa, pyöreän pöydän keskusteluissa ja muissa tilaisuuden osallistavissa osioissa on fasilitaattorit. Osioiden tavoitteet, toteuttamistapa ja kulku aikatauluineen suunnitellaan etukäteen.
Kun järjestötreffit järjestetään osin verkon välityksellä, huomioidaan, että paikan päällä ja etäyhteyden päässä olevilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua keskusteluun ja työpajoihin.
Fasilitoinnin lisäksi ollaan valmiina tarjoamaan apua esimerkiksi liikunta- ja aistivammaisten henkilöiden ajatusten kirjaamiseen työpajoissa.

Järjestötreffit sosiaalisessa mediassa

Kun järjestötreffeistä halutaan niiden aikana viestitettävän sosiaalisessa mediassa, osallistujille kerrotaan jo alkuun treffien aihetunnisteet kuten esimerkiksi #Kumajatreffit tai #järjestötrefit sekä tilaisuuden teemaan liittyvät tunnisteet.
Työpajoissa sovitaan etukäteen siitä, voidaanko julkaisuissa käyttää kuvia tunnistettavista henkilöistä.

Palautteen kerääminen

Järjestötreffeistä kerätään osallistujapalautetta joko sähköisesti tai paperilomakkeella. Treffeillä annetaan myös suullista palautetta. Tilaisuuden yhteydessä kerätty ja spontaanisti annettu palaute on usein runsaampaa kuin jälkikäteen kerätty osallistujapalaute.

Tilaisuuden päättäminen

Järjestötreffien lopuksi kiitetään luonnollisesti kaikkia esiintyjiä ja osallistujia. Yhtä tärkeää on kertoa se, mitä tehdään ja tapahtuu seuraavaksi.

Järjestötreffien yhteenveto ja jatkotoimet

Järjestötreffien jälkeen tilaisuudesta tehdään yhteenveto

Yhteenveto voi olla perusteellinen koonti työpajojen tuotoksista, yhteenveto tilaisuuden annista tai vaikkapa verkkouutinen sen kulusta.
Yhteenveto lähetetään yhdessä tilaisuuden materiaalien kanssa järjestötreffeille olleille järjestöille ja muille osallistujille. Sitä voidaan levittää laajemminkin esimerkiksi järjestäjän verkkosivulla.
Järjestötreffien keskusteluista ja työpajojen tuotoksista voidaan erikseen viestiä myös niille julkisen sektorin edustajille, joiden työtehtäviin järjestötreffeillä käsitellyt asiat liittyvät.

Mitä järjestötreffien jälkeen?

Oli järjestötreffit ollut luonteeltaan tiedotustilaisuus tai syvällisesti tiettyyn kysymykseen pureutunut ideariihi, sen osallistujille kerrotaan siitä, miten käsitellyssä asiassa mennään eteenpäin.
Viestitään miten ja milloin järjestötreffeillä käsiteltyjä asioita jatkotyöstetään.
Järjestötreffeillä esiin tuoduista näkökannoista voidaan pyytää kommentteja ja lausuntoja niin järjestöiltä kuin muilta asiantuntijoilta ja viranomaisilta.
Jo tilaisuuden aikana selvitetään osallistujien ajatuksia siitä, miten sen teeman käsittelyä jatketaan yhdessä.

Järjestötreffien kehittäminen saadun palautteen pohjalta

Järjestötreffeistä kerätty palaute analysoidaan ja seuraavan tilaisuuden käytännönjärjestelyissä tehdään ilmeiset tarpeelliset muutokset.
Tulevien järjestötreffien teemaa, ohjelmaa ja työskentelytapoja suunnitellessa huomioidaan palautteessa esiin nostetut asiat.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli sopii järjestöjen yhteisön, yksittäisen järjestön ja julkisen sektorin organisaation käytettäväksi. Toimintaympäristönä voi olla maakunta tai muu sote-alue tai yksittäinen kunta, jossa muutostilanteessa pyritään yhteistyöhön ja yhteiskehittämiseen järjestöjen kanssa.

Järjestötreffien teemana voi olla järjestöjä laajasti koskeva asia kuten maakunta- ja sote-uudistuksen tuomat muutokset järjestötoimintaan tai järjestöjen osallistuminen sote-palvelujen kehittämiseen. Teema voi myös rajoittua tiettyyn alueeseen, organisaatioon tai erityisaiheeseen. Näin kohderyhmänä voi olla joko kaikki maakunnassa toimivat järjestöt tai esimerkiksi tietyn kunnan sote-järjestöt, yksittäinen järjestösektori tai vaikkapa maakunnalliset tai kunnalliset nuorisovaltuuskunnat, vanhus- ja vammaisneuvostot.

Järjestötreffit suunnitellaan ja toteutetaan yhdessä järjestöjen kanssa

Järjestöt tietävät, mitkä ovat järjestöille tärkeitä ja ajankohtaisia asioita.
Paikallinen järjestöjen yhteisö tai esimerkiksi paikkakunnalla aktiivisesti toimiva järjestö tuntee alueen järjestökentän ja pystyy auttamaan tilaisuuden käytännön järjestelyissä.
Paikallinen järjestötoimija osaa nostaa käsiteltäväksi oman alueensa erityiskysymyksiä.
Sillä on yhteyksiä alueen järjestöihin ja kuntiin ja se viestii tavoittaen paikalliset toimijat.
Yhteistyökumppanina alueella tuttu järjestötoimija luo luottamusta siihen, että järjestötreffeillä on esillä myös niin sanottu ruohonjuuritason näkökulma.
Paikallinen yhteistyökumppani voi tarjota tilat järjestötreffien paikaksi.

Vaikka järjestötreffit ovat kaikille järjestöille avoimia tilaisuuksia, kunkin tilaisuuden sisältö ja työskentelytavat sekä aikataulu ja paikka määrittävät pitkälti sen, mitkä järjestöt siihen osallistuvat.

Järjestötreffeistä ilmoittaessa ja kutsuja lähetettäessä kerrotaan selvästi, mikä on kunkin tilaisuuden aihe ja ensisijainen kohderyhmä. Myös se, että odotetaanko osallistujien esimerkiksi käyvän keskustelua, esittävän kysymyksiä tai osallistuvan työpajoihin, kerrotaan ilmoituksessa.
Järjestötreffien ajankohtaa valittaessa huomioidaan paikkakunnan muut järjestötapahtumat. Niiden aikatauluista saa tietoa toimeksi.fi- ja Uudellamaalla uusimaalaiset.fi-palveluista.
Monet järjestöt toimivat vapaaehtoisvoimin. Siksi järjestötreffien paras ajankohta on usein klo 16 -20 välillä.
Kasvokkain tapahtuvat kohtaamiset ovat merkityksellisiä etenkin verkostoitumista ja yhteistyötä aloitellessa. Järjestötreffejä voi kuitenkin järjestää myös osin tai kokonaan verkon välityksellä.
Järjestötreffien on oltava mahdollisimman esteettömiä ja saavutettavia. Saavutettavuus on huomioitava myös järjestötreffejä markkinoitaessa ja ilmoittautumisia vastaanotettaessa. [Linkki toimintamalliin Kuinka järjestän esteettömän ja saavutettavan tilaisuuden]

Järjestötreffien vaatimat resurssit

Jo järjestötreffien suunnitteluvaiheessa mukana on järjestävän tahon henkilöresurssin lisäksi paikallinen yhteistyökumppani.
- Järjestävä taho vastaa järjestötreffien suunnittelun ja toteutuksen koordinoinnista ja siitä, että tehtävänjaot ovat selkeät.
- Järjestötreffit voidaan toteuttaa esimerkiksi siten, että järjestäjä
  - suunnittelee tilaisuuden asiasisällön
  - suunnittelee tilaisuuden työpajat ja muut vastaavat osiot sekä vastaa niiden fasilitoinnista
  - kutsuu tilaisuuden asiantuntijapuhujat
  - ottaa vastaan ilmoittautumiset
  - kerää ja analysoi palautteet
  - tekee koosteet järjestötreffien tuotoksista
  - hoitaa järjestötreffien viestinnän
- Paikallinen yhteistyökumppani puolestaan
  - osallistuu järjestötreffien ohjelman ja työskentelytapojen suunnitteluun tuoden siihen mukaan paikallisen järjestökentän ja toimintaympäristön tuntemustaan
  - vastaa tilojen ja tarjoilujen hankkimisesta
  - toimii fasilitaattorina
  - tiedottaa järjestötreffeistä paikallisille toimijoille omien verkostojensa ja viestintäkanaviensa välityksellä
Henkilöresurssin lisäksi kuluja ovat
- Tila- ja tarjoilukulut
- Fasilitointikulut kuten työpajoissa käytettävät tarvikkeet ja mahdollinen ulkopuolisen fasilitaattorin palkkio
- Suoratoiston ja tallenteiden kustannukset
- Esiintyjien mahdolliset palkkiot ja matkakulut
- Viestintä- ja markkinointikulut

Muuta huomioitavaa

Järjestötreffien pitopaikkaa valittaessa huomioidaan tilojen esteettömyys sekä se, miten paikalle pääsee julkisilla kulkuneuvoilla myös ilta-aikaan. Kaikille osallistujille, myös kutsutuille puhujille lähetään reittiohjeet ja tieto parkkipaikoista ilmoittautumisen vahvistamisviestissä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Uudenmaan eri kunnissa pidetyt järjestötreffit, Kumajatreffit, koettiin tärkeäksi avaukseksi järjestöjen ja julkisen sektorin yhteistyön kehittämiseksi maakunta- ja sote-uudistuksen kynnyksellä. Alueen järjestöt pääsivät treffeillä vuoropuheluun muun muassa uudistuksen valmistelijoiden kanssa. Se lisäsi molemmin puolista ymmärrystä etenkin sote-järjestöjen tulevasta roolista maakunnassa ja kunnissa.

Tiedon ja näkökantojen vaihto auttoi tunnistamaan yhteistyön ja sen kehittämisen tarpeita. Se loi pohjan järjestöjen ja maakunnan konkreettiselle yhteistyölle muun muassa järjestötoiminnan kytkemiseksi osaksi sote-palveluita ja alueellista hyvinvointia ja terveyttä edistävää toimintaa.

Järjestötreffien avoin ilmapiiri ja se, että esimerkiksi maakunta- ja sote-uudistuksen valmisteluorganisaation sote-osallisuusjohtajat olivat valmiit järjestötreffeillä keskustelemaan niin isojen kuin pienten järjestöjen kanssa, lisäsi paikallisjärjestöjen luottamusta siihen, että myös niiden tarpeet ja näkemykset tulevat kuulluksi.

Järjestötreffit toivat alueen järjestöjä yhteen myös toistensa kanssa. Verkostoituessa löydettiin uusia yhteistyön mahdollisuuksia sellaistenkin järjestöjen kesken, joiden toiminnasta ei tiedetty entuudestaan mitään. Samalla päästiin yhdessä suunnittelemaan järjestötreffeille jatkoa muun muassa yhteisten hankkeiden ja vaikuttamistilaisuuksien muodossa.