Toimintamallin pohjana on Uudenmaan sosiaali- ja terveysjärjestöjen kumppanuusverkoston, Kumajan, suunnittelemat ja toteuttamat Kumajatreffit, joita järjestettiin eri puolilla Uuttamaata. Kumajatreffien pääteemoja oli paikallisten järjestöjen ja Uudenmaan maakunta- ja sote-uudistusta valmistelevan Uusimaa 2019 -organisaation välisen vuoropuhelun käynnistäminen.
Toimintamalli sopii niin Kumajan kaltaisen järjestöjen verkoston tai yksittäisen järjestön kuin julkisen sektorin organisaation käytettäväksi.
Toimintamalli on sovellettavissa koko maassa järjestöyhteistyön edistämiseksi maakuntaa, sote-aluetta tai kuntayhtymää pienemmälläkin alueella, esimerkiksi yhdessä kunnassa. Maakunta- ja sote-uudistuksen lisäksi järjestötreffien teemaksi voidaan valita muitakin, järjestöjä ja julkista sektoria yhteisesti koskevia asioita.
JÄRJESTÖTREFFIEN TOTEUTTAMINEN
Järjestötreffien suunnittelu
Yksittäiset järjestötreffit vai järjestötreffien sarja?
- Pyrittäessä edistämään isoa maantieteellistä aluetta tai laajaa asiakokonaisuutta koskevaa järjestöyhteistyötä, on varauduttava siihen, että yksien järjestötreffien sijaan on järjestettävä niitä kokonainen sarja.
- Kaikille järjestöille avoimiksi tarkoitetut maksuttomat järjestötreffit pidetään siellä, missä järjestöt toimivat. Näin osallistuminen on mahdollista myös pienille, usein rajallisin resurssein toimiville paikallisyhdistyksille.
- Vaikka järjestötreffien sisältönä olisi maakunnallinen tai valtakunnallinen teema kuten esimerkiksi maakunta- ja sote-uudistus, mukana tulee olla paikallinen näkökulma. Järjestölle on tärkeää se, mikä koskee nimenomaan juuri sen omaa toimintaa ja toimintaympäristöä.
- Kaksikielisessä maakunnassa ja kunnassa järjestötreffit voidaan pitää kaksikielisinä tai järjestää erikseen suomen- ja ruotsinkieliset tilaisuudet.
- Järjestötreffien sarjasta on tärkeää laatia suunnitelma koko sille ajalle, jona niitä pidetään. Toteuttamis- ja sisältösuunnitelmaa päivitetään saadun palautteen perusteella ja huomioiden ulkoa päin tulevat, esimerkiksi maakunta- ja sote-uudistusta koskevat muutokset.
Järjestötreffit yhdessä paikallisen järjestön kanssa
- Järjestötreffit järjestetään yhteistyössä paikallisen järjestötoimijan kanssa. Tämä voi olla alueellinen järjestöjen yhteisö tai paikkakunnalla aktiivisesti toimiva järjestö. Järjestötoimijan ohella yhteistyökumppani voi olla myös kunta tai seurakunta.
- Paikallinen yhteistyökumppani tuntee alueen järjestökentän ja järjestötreffien sisältö on mahdollista suunnitella paikallisen järjestöyhteistyön ja sen tarpeiden pohjalta.
- Järjestötreffit voidaan järjestää paikallisen toimijan tarjoamissa, alueen järjestöille tutuissa tiloissa. Se on avuksi myös järjestettäessä tilaisuuden tarjoiluja.
- Järjestötreffeistä tiedottaessa päästään hyödyntämään paikkakunnan omia verkostoja ja muita alueellisia viestintäkanavia.
Järjestötreffien ohjelma
Järjestötreffien kokoavana teemana on järjestöjen ja julkisen sektorin välinen yhteistyö.
- Aiheena voi olla yleisesti maakunta- ja sote-uudistuksen tuomat muutokset.
- Lisäksi ohjelmassa voi olla edellistä tarkemmin rajattu aihe. Tällaisia ovat esimerkiksi sote-järjestöjen rahoittamisen periaatteet ja käytännöt tulevaisuudessa, järjestöjen osallistaminen hyvinvointisuunnitelmien ja -kertomusten laatimiseen ja kunnan järjestöyhteistyö.
- Yksittäisten järjestötreffien aiheena voi olla myös jokin tiettyä järjestösektoria erityisesti kiinnostava asia, kuten vammaispalvelut ja niiden kehittäminen.
Järjestötreffeille asetetut tavoitteet määrittävät käytettävät työskentelytavat. Jotta syntyisi aitoa vuoropuhelua järjestöjen ja julkisen sektorin välillä, ohjelmassa on joka tapauksessa alustusten ja esitelmien lisäksi kyselyhetki, keskusteluosuus, työpaja tai muu vuoropuhelua tukeva osio.
Järjestötreffien teemasta riippuen sen alustajana, puheenvuoron pitäjänä ja keskustelijana on asiantuntijoita muun muassa maakunta- ja sote-uudistuksen valmisteluorganisaatiosta, ministeriöstä, aluehallintovirastosta tai Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus STEAsta ja kuntien sote- ja hyte-toiminnoista sekä järjestöistä.
- Järjestötreffeille kutsutuille esiintyjille annetaan ennakkotietoa tilaisuuden kohderyhmästä ja sen odotuksista.
- Kutsuttavilta järjestöiltä voidaan pyytää etukäteen kysymyksiä asiantuntijoiden vastattaviksi.
- Osallistumalla järjestötreffien työpajoihin julkisen sektorin edustajat saavat kuulla ruohojuuritasolta järjestöjen näkemyksiä.
- Kun tilaisuudesta tehdään suoratoisto tai tallenne verkkoon, asiasta sovitaan esiintyjien kanssa ennakkoon.
Ennen järjestötreffien varsinaisen ohjelman alkua varataan aikaa vapaaseen keskusteluun, tutustumiseen ja verkostoitumiseen.
Esimerkki järjestötreffien ohjelmasta:
- Yhteinen kahvihetki ja vapaa verkostoituminen (25 min)
- Järjestäjien avauspuheenvuoro (5 min)
- Asiantuntijapuheenvuorot (45 min)
- Työpaja (45 min)
Järjestötreffien ennakkojärjestelyt
Tilat
- Järjestötreffit pyritään järjestämään esteettömissä tiloissa (kts. toimintamalli Esteetön ja saavutettava tilaisuus).
- Tilat varataan hyvissä ajoin, esimerkiksi 3 kuukautta ennen tilaisuutta.
- Ennen tilaisuutta testataan, että kaikki tarvittavat kokousvälineet toimivat. Kun järjestötreffit järjestetään verkon välityksellä, tehdään tietotekninen varasuunnitelma etäosallistumisessa mahdollisesti ilmenevien ongelmien väistämiseksi.
Tarjoilut
- Kahvitarjoilu on 2-3 tunnin järjestötreffeillä välttämätöntä.
- Tarjoilut pidetään yksinkertaisina siten, että ne sopivat mahdollisimman monelle. Ruokarajoitteet selvitetään ilmoittautumisen yhteydessä.
Ilmoittautuminen
- Ilmoittautuminen järjestötreffeille tapahtuu verkkolomakkeella esimerkiksi Webropolissa tai Google Formsissa. Lisäksi on erityisryhmät ja iäkkäät huomioiva mahdollisuus ilmoittautua sähköpostitse tai puhelimitse.
- Ilmoittautumislomakkeessa on ohjeet ilmoittautumisen peruuttamiseksi sekä tieto mahdollisesta osallistujapaikkojen jonotuskäytännöstä.
Markkinointi
- Järjestötreffeistä ohjelmineen tiedotetaan vähintään kuukautta ennen tilaisuutta. Sitä ennen voidaan antaa ennakkotietoa treffien ajankohdasta ja paikasta.
- Markkinoinnissa hyödynnetään omia ja yhteistyökumppaneiden viestintäkanavia sekä julkisia tiedotusvälineitä:
- verkkosivut
- toimeksi.fi-pohjaiset maakunnalliset verkkopalvelut kuten uusimaalaiset.fi
- suorat sähköpostit
- uutiskirjeet
- sosiaalinen media kuten esimerkiksi Facebook ja Twitter
- paikallislehdet
- sähköiset tapahtumailmoitukset
- tapahtumapaikkakunnan ja lähikuntien kirjastojen ja muiden julkisten tilojen ilmoitustaulut
Järjestötreffien muut käytännön järjestelyt
Järjestötreffien materiaalien hyödyntäminen jälkikäteen
- Jo ennen järjestötreffejä sen esiintyjiltä varmistetaan se, että heidän näyttämänsä materiaalit ja tilaisuuden mahdollinen tallenne voidaan jakaa osallistujille tai laajemmallekin joukolle esimerkiksi järjestäjän verkkosivulla.
Järjestötreffien juonto ja fasilitointi
- Järjestötreffeillä on juontaja tai puheenjohtaja. Hän pitää tilaisuuden aikataulussaan ja aiheessaan.
- Työpajoissa, pyöreän pöydän keskusteluissa ja muissa tilaisuuden osallistavissa osioissa on fasilitaattorit. Osioiden tavoitteet, toteuttamistapa ja kulku aikatauluineen suunnitellaan etukäteen.
- Kun järjestötreffit järjestetään osin verkon välityksellä, huomioidaan, että paikan päällä ja etäyhteyden päässä olevilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua keskusteluun ja työpajoihin.
- Fasilitoinnin lisäksi ollaan valmiina tarjoamaan apua esimerkiksi liikunta- ja aistivammaisten henkilöiden ajatusten kirjaamiseen työpajoissa.
Järjestötreffit sosiaalisessa mediassa
- Kun järjestötreffeistä halutaan niiden aikana viestitettävän sosiaalisessa mediassa, osallistujille kerrotaan jo alkuun treffien aihetunnisteet kuten esimerkiksi #Kumajatreffit tai #järjestötrefit sekä tilaisuuden teemaan liittyvät tunnisteet.
- Työpajoissa sovitaan etukäteen siitä, voidaanko julkaisuissa käyttää kuvia tunnistettavista henkilöistä.
Palautteen kerääminen
- Järjestötreffeistä kerätään osallistujapalautetta joko sähköisesti tai paperilomakkeella. Treffeillä annetaan myös suullista palautetta. Tilaisuuden yhteydessä kerätty ja spontaanisti annettu palaute on usein runsaampaa kuin jälkikäteen kerätty osallistujapalaute.
Tilaisuuden päättäminen
- Järjestötreffien lopuksi kiitetään luonnollisesti kaikkia esiintyjiä ja osallistujia. Yhtä tärkeää on kertoa se, mitä tehdään ja tapahtuu seuraavaksi.
Järjestötreffien yhteenveto ja jatkotoimet
Järjestötreffien jälkeen tilaisuudesta tehdään yhteenveto
- Yhteenveto voi olla perusteellinen koonti työpajojen tuotoksista, yhteenveto tilaisuuden annista tai vaikkapa verkkouutinen sen kulusta.
- Yhteenveto lähetetään yhdessä tilaisuuden materiaalien kanssa järjestötreffeille olleille järjestöille ja muille osallistujille. Sitä voidaan levittää laajemminkin esimerkiksi järjestäjän verkkosivulla.
- Järjestötreffien keskusteluista ja työpajojen tuotoksista voidaan erikseen viestiä myös niille julkisen sektorin edustajille, joiden työtehtäviin järjestötreffeillä käsitellyt asiat liittyvät.
Mitä järjestötreffien jälkeen?
- Oli järjestötreffit ollut luonteeltaan tiedotustilaisuus tai syvällisesti tiettyyn kysymykseen pureutunut ideariihi, sen osallistujille kerrotaan siitä, miten käsitellyssä asiassa mennään eteenpäin.
- Viestitään miten ja milloin järjestötreffeillä käsiteltyjä asioita jatkotyöstetään.
- Järjestötreffeillä esiin tuoduista näkökannoista voidaan pyytää kommentteja ja lausuntoja niin järjestöiltä kuin muilta asiantuntijoilta ja viranomaisilta.
- Jo tilaisuuden aikana selvitetään osallistujien ajatuksia siitä, miten sen teeman käsittelyä jatketaan yhdessä.
Järjestötreffien kehittäminen saadun palautteen pohjalta
- Järjestötreffeistä kerätty palaute analysoidaan ja seuraavan tilaisuuden käytännönjärjestelyissä tehdään ilmeiset tarpeelliset muutokset.
- Tulevien järjestötreffien teemaa, ohjelmaa ja työskentelytapoja suunnitellessa huomioidaan palautteessa esiin nostetut asiat.