Kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen sosiaali- ja terveydenhuollossa, Pohjois-Savon HVA (RRP, P4, I3)

Hankkeen aikana on kehitetty erilaisia menetelmiä ja rakenteita, jolla henkilöstön kirjaamisosaamista ja toimintapojen yhdenmukaistamista vahvistetaan.  Alla on kuvattu keskeiset rakenteet ja käytännöt:

Kansallinen verkostotoiminta ja kansallisten ohjeiden hyödyntäminen

Sekä sosiaali- että terveydenhuollon kirjaamisen kehittämisessä on osallistuttu aktiivisesti kansallisten verkostojen toimintaan, mm. Sote-kirjaamista edistävä kansallinen verkosto / THL, Kansa koulu -hankkeen aikana kokoontunut verkosto sekä muihin kirjaamista edistäviin verkostoihin. Lisäksi on seurattu aktiivisesti THL:n rakenteisen kirjaamisen tuen tilaisuuksia ja hyödynnetty niiden materiaaleja ja osallistuttu niin Kelan, THL:n kuin muidenkin tahojen järjestämiin tilaisuuksiin. Lisäksi on aktiivisesti hyödynnetty THL:n ja STM:n oppaita, ohjeita ja käsikirjoja ja Kansa koulu -hankkeen materiaaleja. Kansallisten verkostojen ja materiaalien kautta saatua ajankohtaista tietoa on viety henkilöstölle Intran sivujen kautta, kirjaamisverkostoille Teams-alustan kautta ja lisäksi suoraa viestintää on tehty sähköpostilla tarvittaville tahoille, kuten asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöönottoprojekteille, tietohallintoon ja johdolle. Myös olemassa olevia kokousrakenteita hyödyntäen verkoston tietoa on viety sosiaalihuollon kirjaamisen ohjausryhmälle, terveydenhuollon kirjaamisen työryhmälle ja muille asian kannalta keskeisille tahoille.

Alueellinen verkostotoiminta

Sosiaalihuollossa on käynnistetty kirjaamisasiantuntijaverkoston toiminta ja terveydenhuollossa on käynnistymässä kirjaamisen verkoston toiminta. Sosiaalihuollon osalta verkostoon on kutsuttu mukaan kaikki tunnistetut organisaatiossa työskentelevät Kansa koulu -hankkeiden kouluttamat kirjaamisasiantuntijat ja muita keskeisiä tunnistettuja tiedonhallinnan avainhenkilöitä. Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijaverkosto on kokoontunut noin kerran kuussa Teams-tapaamisessa ja toiminnassa jaetaan tietoa, hyviä käytäntöjä ja nostetaan esiin kirjaamiseen liittyviä linjausta vaativia asioita. Verkostolla on myös Teams-keskustelualusta käytössään.

Henkilöstön osaamisen lisääminen

Kirjaamisklinikka-toiminta  

Pohjois-Savon hyvinvointialueelle otettiin 11/2023 alkaen käyttöön sosiaalihuollossa kirjaamisklinikka-toimintamalli, jota on aiemmin pilotoitu hanketyönä (Ks.  Innokylästä toimintamalli POSOTE 20: Kirjaamisklinikka). Kirjaamisklinikka on ollut hyvinvointialueen sosiaalihuollon henkilöstölle suunnattua kirjaamisen kehittämisen toimintaa. Klinikka on kokoontunut säännöllisesti verkossa vaihtuvin aihealuein, ja sosiaalihuollon kirjaamiskoordinaattori on valmistellut tapaamisten materiaalit ja vastannut toiminnasta. Mukana klinikkatapaamisissa on aiheesta riippuen ollut myös kirjaamisasiantuntijoita, asiakastietojärjestelmän käyttöönottoprojektin asiantuntijoita tai terveydenhuollon kirjaamiskoordinaattori.  Rakenteeltaan tilaisuudet ovat olleen tunnin mittaisia, jossa alkuun n. 30 minuuttia on koulutukselliselle luento-osuudelle, jonka jälkeen on ollut n. 30 minuuttia aikaa yhteiselle keskustelulle. Tapaamisten aiheita on valmisteltu kansallisia kirjaamisohjeita hyödyntäen. Tapaamisten materiaalit ovat jääneet perehdytysmateriaaliksi ja ne löytyvät henkilöstölle Intranetin sosiaalihuollon kirjaaminen –sivustolta. Materiaalit jäävät käyttöön ja myös kirjaamisasiantuntijoille, jotta he pystyvät omassa työssään hyödyntämään niitä ja myös päivittämään tulevaisuuden tarpeiden mukaisesti.  Aiheina kirjaamisklinikoilla on ollut: 

• Rakenteinen kirjaaminen (perustietoa sekä palvelutehtävittäin että yleisillä tilaisuuksilla) 
• Keskeiset asiakirjat/ kirjaaminen eri palvelutehtävissä (case-esimerkkejä) 
• Kirjaamisen sisällölliset valinnat ja kieli 
• Asiakaslähtöinen kirjaaminen 
• Toimintakyvyn kirjaaminen 
• Asianhallinta 
• OmaKanta 
• Sote-yhteinen kirjaaminen 
• Palvelutarvearvion laatiminen 

Osallistujilla on ollut mahdollisuus antaa palautetta ja toivoa tuleville kirjaamiskilinikoille oman työn näkökulmasta tarpeellisia aiheita.

Terveydenhuollon kirjaamiskoulutukset

Terveydenhuollossa kirjaamiskoordinaattori on järjestänyt kirjaamiskoulutuksia. Koulutukset on räätälöity yksikön tarpeita vastaavaksi yhdessä ko. yksikön esihenkilön kanssa.  Koulutukset on kohdennettu ensisijaisesti kirjaamisen vastuuhenkilöille, mutta myös muulla henkilöstöllä on ollut osallistumismahdollisuus. Tarkoitus on, että kirjaamisen vastuuhenkilöt kouluttavat edelleen yksikön muuta henkilöstöä.  Koulusten materiaalit ovat henkilöstölle vapaasti saatavissa Intranetin kautta. 

Perehdytys

Pohjois-Savon hyvinvointialueen Intranetissä on omat paikkansa sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon kirjaamiselle. Sivustolla on osiot mm. ajankohtaisille asioille,  perehtymistä tukevaa materiaalia, linkkejä kansallisiin tietolähteisiin ja tietoa alueemme kirjaamisen kehittämisestä. Lisäksi sosiaalihuollon rakenteiseen kirjaamiseen on Moodle-verkkokoulutus, joka koostuu lyhyistä videoluennoista. Koulutuksessa käydään läpi kansallisiin lähteisiin pohjaten sosiaalihuollon rakenteista kirjaamista ja esitellään Sosmeta-palvelu ja Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille. Koulutus on määritelty pakolliseksi asiakastyötä tekevälle henkilöstölle. Terveydenhuollon osalta kirjaamisen Moodle-kurssit ovat kehitteillä.

Päätöksenteko 

Sosiaalihuollon kirjaamisen ohjausryhmä  

Hyvinvointialueelle on perustettu sosiaalihuollon kirjaamisen ohjausryhmä. Ohjausryhmä koostuu pääosin palvelualue- ja palveluyksikköjohtajista. Lisäksi mukana on tietohallinnon  ja sosiaali-, hyvinvointi- ja pelastuspalveluiden tutkimuskeskuksen edustajat. Työryhmän puheenjohtajana toimii sosiaalijohtaja. Ohjausryhmän keskeisiä tehtäviä ovat 1) linjata ja tehdä päätöksiä sosiaalihuollon kirjaamista koskien, erityisesti keskittyen koko sosiaalihuoltoa läpileikkaaviin toimintamalleihin, 2) ohjata ja kehittää kirjaamista ja varmistaa kansallisten ohjeistusten mukaiset käytännöt, 3) ohjata käytäntöjen jalkauttamista ja määrittää henkilöstön osaamisen kehittämisen rakenteet ja 4) määritellä ja kehittää sosiaalihuoltoa koskevia tietotarpeita. 

Terveydenhuollon kirjaamisen työryhmä

Työryhmään kuuluu palvelualueiden kirjaamisvastaavia, johtajaylihoitaja ja tietohallinnon edustajia. Työryhmän puheenjohtajana toimii hallintoylilääkäri ja kirjaamiskoordinaattori on toiminut työryhmän esittelijänä ja sihteerinä. TYöryhmän tehtävänä on linjata ja tehdä päätöksiä terveydenhuollon kirjaamista koskevista kysymyksistä.