Kokemuksia virtuaalifasilitoinnin työpajoista

Fasilitoinnin näkökulmasta olemme saaneet elää poikkeuksellista aikaa. Olemme voineet saman päivän aikana piipahtaa työpajassa Pohjois-Pohjanmaalla, siirtyä sieltä sukkelaan Siun Soten toimijoiden sparraukseen ja sen jälkeen vielä oman organisaation tapahtumaan Helsinkiin. Ja kaikki tämä istuen omalla kotisohvalla.

Olemme siirtyneet sujuvasti virtuaalimaailmaan, jossa asiat hoituvat lähes yhtä sutjakkaasti kun livetapaamisissa. “Teleporttaus” paikasta toiseen tehostaa toimintaa ja säästää aikaa.  

Rohkeasti kokeilemaan uusia työkaluja

Kokemuksemme mukaan ihmiset tuppaavat toimimaan virtuaalimaailmassa pitkälti samalla tavalla kuin kasvokkaisissa kokouksissakin. Usein pitäydytään niissä tutuissa ja turvallisissa työkaluissa ja menetelmissä, joita ennenkin on käytetty. Virtuaalimaailma tarjoaisi kuitenkin paljon monipuolisemmat mahdollisuudet osallistamiseen ja aktivointiin. 

Työpajoissa käytetyt työkalut kannattaa valita aina osallistujajoukon osaamisen ja työpajalle asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Moni kaipaa edelleen hyvin yksityiskohtaista opetusta ja tukea erilaisten teknisten sovellusten käyttöön, vaikka riittäisi, että ottaa vaan rohkeasti erilaisia sovelluksia testiin ja kokeilee niiden toiminnallisuuksia ja toimivuutta.

Väitämme, että kuka tahansa, joka on joskus kirjautunut johonkin sähköiseen palveluun, osaa kokeilla alla olevia työkaluja. Työkaluja voi hyvin testata ensin pienemmällä porukalla vaikka oman työtiimin kanssa. Kokeilu saattaa samalla tarjota piristystä tiimin kokouskäytäntöihin. 

Innokylän TOP 3

Teams mahdollistaa meille mahdollisuuden virtuaaliseen kokoontumiseen, mutta osallistujien aktivoimiseksi on hyvä olla sen rinnalla myös joitain muita virtuaalifasilitoinnin sovelluksia. Innokylässä olemme saaneet pian kaksi vuotta vetää työpajoja digitaalisten yhteistyösovellusten avulla. Tämän kokemuksen perusteella kolmen kärkeen nousevat Howspace, Padlet ja Mentimeter.

Howspace on osoittautunut toimivaksi silloin, kun linjoilla on kymmeniä, jopa satoja henkilöitä, joita halutaan osallistaa yhteiseen työskentelyyn. Howspace alustan luominen vaatii etukäteisvalmisteluja ja työskentelyn jäsennystä. Myös henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen lähetettävät linkit tekevät tästä työkalusta astetta “järeämmän”. Padlet ja Mentimeter taipuvat monenlaisten ryhmien käyttöön ja ovat helposti jaettavissa avoimella linkillä kaikille. 

Työkalujen tärkeydestä huolimatta tekniset asiat eivät kuitenkaan saisi korostua vuorovaikutuksen kustannuksella. Liian vaikean työkalun valinta vie tilaa vuorovaikutukselta. Helpolla virittäytymistehtävällä voi testata työpajassa myöhemmin käytettävää työkalua.  Ryhmätyöskentelyä tukevia menetelmiä voi myös soveltaa luovasti tilanteen mukaan. Esim. Tulevaisuuden muistelu, Kuusi hattua, Viisi kertaa miksi ja Open space  -menetelmiä voi muokata railakkaasti omiin tarpeisiin sopivaksi.

Erään alueen työpajassa Open Space-menetelmän sovellus muotoutui "Ympärilento”-nimiseksi pyrähtelyksi ryhmästä toiseen. Tätä loppulentelyä oli tietysti pohjustettu ryhmien kesken aiemmin käydyissä parvikeskusteluissa. Parviäly-termi on vakiintunut tarkoittamaan myös ryhmätyöskentelyä, jossa tietty joukko kokoontuu kiinnostuksensa ja osaamisensa pohjalta ratkaisemaan jotain yhteistä ongelmaa. 

Kaikilla on tärkeä rooli vuorovaikutuksen synnyssä 

Usein työpajoissa on fasilitaattori, jonka tehtävänä on pitää tilaisuuden langat käsissä. Tilaisuuden onnistuminen ei kuitenkaan ole vetäjän vastuulla. Fasilitaattori on vuorovaikutuksen mahdollistaja. Onnistumisen kannalta yhtä suuri merkitys on kuitenkin myös osallistujilla. 

On ikävää, jos osallistujat piiloutuvat toimimattoman kameran ja nimikirjainten taakse eikä kukaan pukahda mitään, vaikka kuinka kysyisi. Entä jos sopisimme, että seuraavassa kokouksessa vastaamme ainakin kahdesti vetäjän esittämään kysymykseen tai kommentoimme jotain asiaa? Ja seuraavalla kerralla vaikka jo kamerakin päällä. Näin onnistuisimme saamaan virtuaalisista työpajoista vielä hieman enemmän irti!

t. Innokylän toimitus