Kohti maakunnallista sotea Pirkanmaalla - KOMAS
Hankkeella tuetaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen valmistelua tukevia kehittämistoimenpiteitä kuten sote-palveluiden järjestämistehtävän kehittämistä ja yhtenäistämistä. Hankkeessa myös hyödynnetään ja tuetaan edellisen hallituksen uudistuksen valmistelussa syntyneiden alueellisten ratkaisujen jatkokehittämistä. Hanke nivoutuu tiiviisti osaksi myös Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelmaa, johon liittyvät digitaalisten palveluiden kehittämishankkeet rahoitetaan sote-rakenneuudistuksen valtionavustuksella.
Kokonaisuuden nimi
Hankkeella tuetaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen valmistelua tukevia kehittämistoimenpiteitä kuten sote-palveluiden järjestämistehtävän kehittämistä ja yhtenäistämistä. Hankkeessa myös hyödynnetään ja tuetaan edellisen hallituksen uudistuksen valmistelussa syntyneiden alueellisten ratkaisujen jatkokehittämistä. Hanke nivoutuu tiiviisti osaksi myös Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelmaa, johon liittyvät digitaalisten palveluiden kehittämishankkeet rahoitetaan sote-rakenneuudistuksen valtionavustuksella.
KOMAS-hankekokonaisuudessa on tarkoitus organisoida seuraavat valmistelukokonaisuudet:
- Hankekokonaisuuden, ml. Tulevaisuuden sote-keskus sekä järjestämisvastuun siirron valmistelu, hankehallinto ja koordinaatio eli hankkeen johto, taloushallinto, seuranta ja arviointi sekä tiedotus.
- Sote-palveluiden järjestämistehtävän ja ohjauksen kehittäminen ja yhtenäistäminen
- Digitaalisten välineiden hyödyntäminen toimintatapojen uudistamisessa ja yhtenäistämisessä
Tavoitteena on rakentaa Pirkanmaan valmius sellaiseksi, että sote-uudistus on mahdollista aloittaa valtakunnallisen aikataulun mukaisesti. Myönnetyt valmistelumäärärahat käytetään suunnitelmallisesti, tehokkaasti ja vaikuttavasti. Jatkamme Järjestämisen käsikirjan valmistelua sote-mallin mukaiseksi aiempaa valmistelua hyödyntäen. Jatkamme myös ict-järjestelmien ja digitaalisten palvelujen kehittämistä.
Rakenneuudistushanke kytkeytyy tiiviisti Tulevaisuuden sote-keskushankkeen toimintaan. Palvelujen kehittämisestä kootaan tietoa ja kokemuksia myös järjestämisen näkökulmasta. Tärkeää on saada näkemys siitä, miten palvelutuotannon kehittäminen vaikuttaa palvelujen järjestämiseen ja siinä tehtäviin valintoihin ja päinvastoin.
Sote-palvelujen järjestämisessä on kyse siitä, miten maakunta parhaalla mahdollisella tavalla edistää kansalaisten monipuolista hyvinvointia ja vastaa jäsentensä palvelutarpeisiin annettujen resurssien puitteissa tehokkaasti, tuloksellisesti ja vaikuttavasti. Tämä pitää tehdä niin, että maakunnan toiminnan legitimiteetti säilyy ja vahvistuu niin poliittisen päätöksenteon kuin kansalaisten suoremman osallistumisen kautta.
Haluamme olla valmistelussa avoimia ja lähellä maakunnan jäseniä. Panostamme viestintään oikea-aikaisesti, avoimesti ja ymmärrettävästi. Viestintä on monikanavaista ja tukee toimia osallistumisen lisäämiseksi uudistuksen valmistelussa. Tämä vaatii asianmukaista panostamista viestinnän resursseihin.
Pirkanmaan koko maakunta on mukana tässä rakennevalmistelussa.
Hanke toteutetaan vuosina 2020-2021
Toimenpiteet on vaiheistettu seuraavasti:
Vaihe 1. 06/20 – 12/20
- luodaan valmistelun hallinto- ja talousrakenteet, PMO-toiminto ja viestintäsuunnitelma
- selvitetään järjestämisen mallit ja osa-alueet, jotka tukevat organisointitavasta riippumatta sote-palvelujen järjestämistä. Nämä laaditaan yhdessä Tulevaisuuden sote-keskushankkeen kanssa. Tarkastelut mm. palveluverkon periaatteista, hoitoketjuista ja integraatiosta
- kartoitetaan siirtyvien toimintojen (henkilöstö, sopimukset, tilat, talous) valmistelutilanne ja päivitetään tietopohjaa
- viestintä ja osallistumissuunnitelmien laadinta
- laaditaan tarkennetut työsuunnitelmat seuraavaan vaiheeseen
- tarkennetaan hankevalmistelun talousarvio, toimenpiteet ja rekrytointisuunnitelma
- osallistutaan valtakunnalliseen valmisteluun
Vaihe 2. 12/20 - 10/21
- Valmistellaan järjestämisvastuun siirtoon liittyviä tehtäviä
- Tärkeimmät osa-alueet ovat:
- henkilöstön siirto
- talous ja rahoitus
- sopimusten siirto
- omaisuuden siirrot
- Näistä osa-alueista tehdään tietopohjan päivitys edelliseen valmisteluun, kerätään uudet ja puuttuvat tiedot, laaditaan siirtosuunnitelmat yhdessä kuntien ja muiden luovuttavien tahojen kanssa. Tarkempi työsuunnitelma laaditaan kun lainsäädännön sisältö ja aikataulu tarkentuvat.
Kunnat, poliittiset piirijärjestöt, henkilöstöjärjestöt, yritykset ja kolmas sektori, asiakkaat
KOMAS-hankkeen osa-alueet muodostuvat kolmesta osasta:
- vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio
- johtamisen ja ohjauksen kehittäminen
- toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla
Kokonaistavoitteena on varmistaa järjestämistehtävien asianmukainen valmistelu kohti sote-maakuntaa. Pirkanmaalla on hyvä käsitys järjestämisen kokonaisuudesta, laadittiinhan edellisen valmistelun Järjestämisen käsikirja suurelta osin Pirkanmaalla.
Tavoitteena on myös koko valmistelukokonaisuuden hankekoordinaatio ja -hallinto. Tämä tarkoittaa valmistelun johtamista, hankkeiden etenemisen seurantaa ja raportointia, taloushallintoa ja maksatuksia sekä hankkeen arviointia. Viestintä on tärkeä osa tätä kokonaisuutta.
Tavoitteena on varmistaa, että Pirkanmaalla voidaan siirtää sote- ja pela-palvelujen järjestämisvastuu maakunnalle lainsäädännön mukaisessa aikataulussa. Pirkanmaa hyödyntää täysimääräisesti edellisen kauden valmistelussa laadittua Järjestämisen käsikirjaa. Tavoitteena on jatkaa sen mukaista valmistelua niin, että aiempaa työtä arvioidaan ja sovitetaan uudistuksen mukaiseen sote-järjestämismalliin. Keskeistä on määritellä järjestämisen ja tuotannon välinen ohjaussuhde ja työnjako. Toinen kokonaisuus on järjestäjän ohjausprosessin kehittäminen poliittisesta ohjauksesta talousarvioon.
Odotetut tulokset valmistelusta ovat seuraavat:
Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio:
- Toimiva ja tehokas hankehallinnointi ja koordinaatio tuottaa varman pohjan valmistelulle. Hankehallinnoinnin vaatimat taloushallinnon ja raportoinnin tehtävät tehdään ajallaan ja täsmällisesti. Viestintä tukee laajasti uudistuksen tavoitteita Pirkanmaalla. Osallistumisen edellytykset ovat toimivat ja sidosryhmien (kunnat, järjestöt, yritykset, henkilöstö) osallistuminen on toimivaa ja vaikuttavaa.
- Siirtosuunnitelmat on tehty ja valmius henkilöstön, talouden, sopimusten ja omaisuuden siirtoon on hyvä. Kerätty tietoaineisto tukee järjestäjän tehtävien suunnittelua ja toimeenpanoa johtamisen ja ohjauksen kehittämisen osa-alueella.
Johtamisen ja ohjauksen kehittäminen:
- Palvelutuotannon ohjaus: Linjaukset ja mallit palvelutuotannon ohjausmekanismeista ja -järjestelmistä, palveluverkkosuunnitelma ja strategisista hankinnoista, suunnitelmat hyvinvoinnin ja terveyden edistämisestä yhdessä kuntien kanssa. Nämä palvelevat käynnistyvät maakunnan päätöksenteon valmistelua.
- Rakenne ja johtamisjärjestelmä: Suunnitelmat maakunnan talouden, henkilöstöpolitiikan, johtamisjärjestelmän, ml. tiedolla johtaminen ja maakunnan TKIO-toiminnan ratkaisuiksi, maakunnan turvallisuusasiat
- Valmistelun tukitoiminnot: valmistelun aikainen työ, kokonaisarkkitehtuuri suunnitteluvälineenä, osallistuminen ja viestintä, yhteistyöalueasiat
Toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla
-
Asukkaiden digitaaliset asiointimahdollisuudet paranevat tai sitten kehitetään valmiuksia ja kyvykkyyksiä yhtenäistää ja yhdenmukaistaa Pirkanmaan alueella tuotettavia sosiaali- ja terveyspalveluita. Digitaaliset ratkaisut mahdollistavat asukkaiden ja asiakkaiden omatoimisuuden ja palvelujen paremman saatavuuden. Yhdenmukaiset Pirkanmaan laajuiset ratkaisut yhtenäistävät toimintatapoja Pirkanmaalla ja mahdollistavat samankaltaiset palvelut kaikille maakunnan asukkaille.
-
Kaikista tämän osa-alueen toteutuksista tulee seuraamaan taloudellisia kustannuksia. Suorat tietojärjestelmiin liittyvät kustannussäästöt tulevat olemaan verrattain pieniä. Osa-alueen toteutuksilla tulee sen sijaan epäsuoria hyötyjä, kun toimintamalleja voidaan yhdenmukaistaa sekä tarjota asiakkaille matalan kynnyksen digitaalisia palveluratkaisuja. Nämä panostukset tulevat mahdollistamaan tulevaisuuden palvelujen tarjoamisen, siten että henkilöstön lisäämisen paine ei kasva samalla tavalla kuin ilman kehittämistoimenpiteitä.
KOMAS-hankkeen tavoitteena oli nostaa Pirkanmaan valmius tasolle, josta uudistus on mahdollista viedä läpi ja toimeenpanna valtakunnallisen aikataulun ja lakien mukaisesti. Lisäksi tavoitteena oli hyödyntää jo aiemmin tehtyä työtä mahdollisimman laajasti (Sipilän hallitus). Edellä mainitut tavoitteet saavutettiin pääosin – erityisesti sisällöllisen ja toiminnallisen kehittämisen näkökulmista.
Suurimpina epäonnistumisina hankkeen kaikilla osa-alueilla olivat taloudellisten resurssien hyödyntämättömyys. Pahimmassa tapauksessa tämä heijastuu suoraan tekemättömänä ja kasautuvana työmääränä hyvinvointialueella. Hanke kirjaimellisesti käynnistyi "liian hitaasti" ja päättyi "liian aikaisin".
KOMAS-hankkeen budjetti oli yhteensä 11,662 M€. Talouden toteuma oli noin 6,499 M€ eli vain 56% alun perin suunnitellusta. Hyödyntämättä jäävä rahoitus on huomattava, noin 5 miljoona euroa. Talouden toteumien kohdalta on kuitenkin reilua todeta, että useita suunnitelman mukaisia valmistelusisältöjä on toteutettu suoraan hyvinvointialueen valmistelussa ja budjetista 1.7.2021 alkaen. Lisäksi alkuperäinen suunnitelma ja budjetti on laadittu aikana, jolloin uudistuslainsäädäntö ei ollut vielä edes voimassa.
Osa-alue 1 (KOMAS 1)
Osa-alueen tavoitteet saavutettiin pääosin. Parhaiten onnistuttiin johdon ja osatoteuttajien tukemisessa, etenemisen tilannekuvan tuottamisessa sekä hankeviestinnässä. Myös osatoteuttajia kytkettiin mukaan hyvin laajasti. Sujuvan maksatuksen tavoite ja maksatusprosessi puolestaan koettiin hyvin raskaaksi, moniportaiseksi ja ei sujuvaksi. Vaivan koettiin olevan monelta osin suurempi kuin byrokratian kautta saavutetut hyödyt. Yleisesti ottaen selkeästi roolitettu hankehallinto tuotti vakaata perustaa valmistelulle ja tuki osaltaan johdon valmiutta hyvinvointialueen tehtävien vastaanottoon ja uudelleen organisointiin.
Osa-alue 2 (KOMAS 2)
Osa-alue muodostui yhdeksästä osaprojektista, joista kukin on tuottanut pääosin ne ydinsisällöt, jotka ne itselleen asettivat. Aikataulu oli tiukka ja ehdoton, mutta siinä pysyttiin. Jonkin verran on jouduttu tinkimään alun perin suunnitelluista valmistelusisällöistä ja tavoitteista tuotosten laajuuden osalta. Myös talouden matala toteuma ja hyödyntämättä jääneet resurssit synnyttivät vajavaisuuksia osa-alueen tuotostavoitteisiin. Muutamia alun perin suunniteltuja valmistelukokonaisuuksia ei saatu edistettyä juuri lainkaan. Näitä olivat muun muassa palveluverkko, turvallisuusasiat, kokonaisarkkitehtuuri ja strategisten hankintojen järjestäminen.
Osa-alue 3 (KOMAS 3)
Osa-alue rakentui pitkälti kuntatoteutuksen ympärille, jossa päätavoitteina olivat asukkaan digitaalisten palveluiden kehittäminen, alueellisten toimintamallien yhtenäistäminen, valtakunnallisten toimintamallien ja määrittelyiden käyttöönotto sekä tietojärjestelmien konsolidointien ja hankintojen valmistelu. Kuntatoteutusta haastoivat erityisesti kireä aikataulu, henkilöresurssien saatavuus ja laajasti oman työn ohessa tekeminen, talouden matalahkot toteumat ja hankkeen täysimääräisen hyödyntämisen jääminen suunniteltua vajaammaksi. Toisin sanoen, vauhtiin päästyään hanke loppui liian aikaisin kuntien näkökulmasta. Epäselvyyttä kunnissa aiheutti alkuun myös KOMAS-hankkeen tukikelpoisten kustannusten suhde PirSote-sisarhankkeeseen.
Toteutuksen onnistumisina olivat Omaolon tuominen kaikkien Pirkanmaan kuntien käyttöön. Myös erilaisia digitaalisia etäpalveluita otettiin kunnissa käyttöön ja niiden jalkauttaminen ja kehittäminen jatkuu muun muassa PirSote-hankkeen puitteissa. Myös sosiaalipalveluiden Kanta-liittymiset on toteutettu suunnitelman mukaisesti Efficaa käyttävissä kunnissa, ProConsonaa käyttävien kuntien osalta tehtiin palvelutehtäväluokituksen edellyttämät muutokset. Myös kuvantamisen arkiston käyttöönotot toteutuivat pääosin suunnitelmien mukaisesti. AluePegasos otettiin käyttöön ja sosiaalipalveluiden asiakastietojärjestelmän määrittelytyöt valmistuivat ajallaan.
KOMAS-hankkeen vaikuttavuus eli hyödyt realisoituvat usein vasta hankeen päättymisen jälkeen. KOMAS-hankkeen osalta ainakin seuraavia hyötyjä on jo tunnistettavissa.
1. Saavutettiin valmius aloittaa hyvinvointialueen toimeenpano välittömästi lakien tultua voimaan kesällä 2021. Moni konsepti, toimintamalli ja ajattelu on siirtynyt suoraan valmistelijoiden mukana hyvinvointialueelle. KOMAS-kokonaisuudella on pohjustettu merkittävästi maakunnan järjestämisvastuun haltuunottoa (1.1.2023) eri valmistelusisältöjen osalta.
2. Edellisen valmistelukierroksen työ (Sipilän hallitus) ei mennyt hukkaan vaan aiemmin jäsennellyt materiaalit ja kehittämisideat olivat monelta osin joko suoraan tai pienellä päivityksellä hyödynnettävissä.
3. Hyvinvointialuetasoisen ymmärryksen ja kehittämisnäkökulman syventyminen. Uusien organisointi- ja järjestämismallien edistäminen yhteistyössä laajan toteuttajaverkoston kanssa. Ymmärrys hyvinvointialueen ylärakenteista ja niiden toiminnasta sekä moninaisista valmistelutarpeista kasvoivat.
4. Pirkanmaan valmistelun lähtökohtana on ollut nähdä KOMAS-kehittäminen muutos- ja uudistumismahdollisuutena, ei vain vanhojen käytäntöjen betonointina ja siirtona as is -periaatteella. Mahdollisuus on monelta osin hyödynnetty ja monia sisältöjä, kuten asukkaan ympärille rakentuva kolmitoimintoisuus, konsernin organisoituminen, jatkuva strategiaprosessi, valiokuntamalli, tietopohja ja -järjestelmäratkaisut, digitalisaation mahdollisuudet, asiakaskokemus, sote-valvonta, jatkokehitetään joko suoraan hyvinvointialueella tai sitä myöhemmin palvellen.
5. Valmistelusisältöjen etenemismahdollisuuksien pohjustaminen ja ennakointi. Poliittisen ohjauksen osallistaminen valmisteluun heti alusta alkaen (ja jo viime valmistelussa), on pohjustanut uutta ajattelua ja lisännyt politiikan valmiutta toimeenpanna hyvinvointialueen puolella. Tästä viimeisimpänä esimerkkinä aluevaltuustopuolueiden helmikuussa allekirjoittama valtuustosopimus, jossa vahvistettiin useita KOMAS-hankkeessakin työstettyjä periaatteita (esimerkiksi kolmitoimintoisuus ja toimielinmalli).
6. Synergiahyöty – tiivis rinnakkaisvalmistelu sisarhanke, PirSote-ohjelman kanssa. Tiedon, ajatusten ja toimintamallien jakaminen. PirSote jatkaa monelta osin sote-palveluiden sisällöllistä uudistamista ja kehittämistä kohti yhteisiä aluetasoisia ratkaisuja.
7. Kehittämisen jatkuvuus monelta osin suoraan hyvinvointialueella, mutta myös kuntien omassa kehittämisessä sekä PirSote-hankekokonaisuudessa.
Osa-alue 1 (KOMAS 1)
Selkeästi vastuutettu hankehallinnointi tuotti vakaata perustaa uudistusvalmistelulle. Kootun tietoaineiston hallinta ja systemaattinen osatoteuttaja-/valmistelijatuki tuki toimeenpanoa. Jo viime uudistuskierroksella tehdyn työn hyödyntäminen mahdollistui paremmin. Ajantasainen ja täsmällinen tilannekuva muutosjohdolle, maakunnalliselle ohjaukselle sekä kansalliselle tasolle. Reaktiivisuuden ja ennakoinnin luomat hyödyt (mm. rekrytointitarpeet, hyvinvointialuetta palvelevat sisältövalmistelutarpeet, ketterä muutoshallinta). Toimivat osallistumisen edellytykset ja viestintä loivat osaltaan luottamusta uudistusta kohtaan. Aktiivisen viestinnän ja tiedonjaon hyötyvaikutuksia ei voi aliarvioida vaikka niitä ei suoraan vielä voida todentaa. Sujuvan ja katkeamattoman tuki- ja koordinaatiopalvelujen tarjonta heti hyvinvointialueen aloittaessa (jatkuvuus KOMAS --> Pirkanmaan hyvinvointialue). Tämän osalta myös kasvanut valmius hyvinvointialueen tehtävien vastaanottoon ja organisointiin.
Osa-alue 2 (KOMAS 2)
Yhdeksän osaprojektin tuotokset toimivat mahdollistajina tuottaen pidemmän aikavälin vaikuttavuutta, jonka realisoitumista on toki vielä tässä vaiheessa hankala arvioida. Merkittävänä vaikuttavuutena voidaan nostaa edellisessä uudistusvalmistelussa tuotetun materiaalin hyödyntäminen, päivittäminen ja jatkojalostaminen monelta osin uuden työn pohjaksi. Vaikuttavuutta on myös KOMAS 2 valmisteltujen sisältöjen suora hyödyntäminen hyvinvointialueen toimeenpanossa. Hankkeen aikana on tuotettu laajasti näkemystä strategisesta prosessista ja päätöksenteon eri vaihtoehdoista. Varmistettu osaltaan järjestäjän kokonaisuuden hallinta ja toimenpiteiden yhdensuuntaisuus yhdessä palvelutuotannon kanssa. Luotu vankkaa perustaa asukkaan ympärille rakennetun tietolähtöisen hyvinvointialueen kehittymiselle. Ymmärrys hyvinvointialueen ylärakenteista ja niiden toiminnasta on lisääntynyt. Hankkeen aikana näkemys moninaisista valmistelutarpeista sekä etenemisen ja päätöksenteon eri vaihtoehdoista on kasvanut. Osa valmistelluista sisällöistä on jo siirtynyt valmistelijoiden mukana hyvinvointialueen toimeenpanoon.
Osa-alue 3 (KOMAS 3)
Pirkanmaalaisten lisääntyneet digitaaliset asiointimahdollisuudet. Kasvanut valmius yhdenmukaistaa Pirkanmaan alueella tuotettavia sosiaali- ja terveyspalveluita. Asiakkaiden omatoimisuuden tukeminen ja palvelujen parempi saatavuus/saavutettavuus. Otettu askel kohti maakunnallisia toimintatapoja ja yhdenmukaisia matalan kynnyksen digitaalisia palveluratkaisuja. Hanke on osaltaan edistänyt palvelujen tarjoamista siten, että henkilöstön lisäämisen paine ei kasva samalla tavalla kuin ilman kehittämistoimenpiteitä.
