Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Lähtötilanteessa tunnistettiin tarve systemaattiselle digiosaamisen kehittämiselle Soiten henkilöstön keskuudessa. Ratkaistavana ongelmana oli henkilöstön vaihteleva digiosaamisen taso ja tästä aiheutuva tarve tukea henkilöstöä digitalisaation aiheuttamassa muutoksessa ja uusien työkalujen käyttöönotossa. Syksyllä 2022 toteutettiin henkilöstölle digiosaamiskysely (Digiosaamisen mittari, Jarva ym., 2022) osana Soiten digiohjelman päivitystä. Kyselyn tuloksia syvennettiin haastatteluissa ja työpajoissa, joiden pohjalta laadittiin Soiten digiosaamisen kehittämissuunnitelma. Tämä suunnitelma määrittelee kehittämiskohteet, tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit.
Digimentoritoiminnan rakentaminen ja kehittäminen on yksi suunnitelman seitsemästä keskeisestä kehittämiskohteesta. Kehittämistyö linkittyy Soiten strategiaan (erityisesti painopiste "Hyvinvoiva ja osaava henkilöstö") ja toteutetaan osana Keski-Pohjanmaan Kestävän kasvun ohjelmaa.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella (Soite) työskentelee noin 4000 sosiaali-, terveydenhuollon ja pelastustoimen ammattilaista. Toimintaympäristöä leimaa digitaalisten palvelujen ja järjestelmien jatkuva lisääntyminen niin ammattilaisten työssä kuin asukkaiden palveluissa. Tämä digitalisaatiokehitys muuttaa väistämättä ammattilaisten työnkuvia ja edellyttää vahvaa digiosaamista, jotta työ säilyy mielekkäänä ja tehokkaana.
Riittävä digiosaaminen on myös edellytys digitaalisten ratkaisujen vaikuttavuudelle ja kannattavuudelle. Digimentoritoiminta vastaa tähän tarpeeseen ja tukee hyvinvointialueen strategista painopistettä "Hyvinvoiva ja osaava henkilöstö".
Toimintaa kehitetään osana Keski-Pohjanmaan Kestävän kasvun ohjelmaa (RRP).
Digimentoritoiminnan kehittämistarve kumpuaa useasta näkökulmasta:
- Ammattilaiset: Henkilöstön digiosaamisen taso vaihtelee, mikä vaikeuttaa uusien järjestelmien ja palvelujen tehokasta hyödyntämistä. Riittävät digitaidot parantavat työn sujuvuutta, vähentävät hallinnollista taakkaa, mahdollistavat etäpalvelujen tarjoamisen ja parantavat viestintää sekä yhteistyötä. Osaamisen vahvistaminen tukee myös työhyvinvointia muutoksessa.
- Organisaatio (Soite): Digimentoritoiminta tukee Soiten strategisten tavoitteiden saavuttamista, erityisesti Soite 2030 -ohjelman tavoitetta nostaa digitaalisten asiointien osuus 35 prosenttiin kontakteista (pl. puhelut). Tämä edellyttää henkilöstöltä paitsi taitoja, myös positiivista asennetta ja kykyä ohjata asiakkaita digipalveluiden käyttöön. Tavoitteena on myös varmistaa digitaalisten ratkaisujen tehokas ja vaikuttava käyttö.
Muutos tarvitaan siis varmistamaan ammattilaisten osaaminen ja työhyvinvointi, organisaation strategisten tavoitteiden saavuttaminen sekä laadukkaiden ja saavutettavien palvelujen tarjoaminen asiakkaille digitalisoituvassa toimintaympäristössä.
Toiminnan kohderyhmänä on Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soiten koko henkilöstö (noin 4000 ammattilaista). Asiakasymmärrystä kohderyhmän (henkilöstön) tarpeista kerrytettiin syksyllä 2022 toteutetulla laajalla digiosaamiskyselyllä sekä sitä seuranneilla haastatteluilla ja työpajoilla. Tässä prosessissa selvitettiin henkilöstön digiosaamisen tasoa ja kehittämistarpeita.
Keskeisiksi digiosaamisen osa-alueiksi tunnistettiin ICT-perustaidot, digitaalisten ratkaisujen hyödyntäminen ja arviointi, niiden eettinen osaaminen, ihmislähtöinen etäohjausosaaminen sekä digitaalisuus osana työtä. Lisäksi tunnistettiin osaamiseen vaikuttavia tekijöitä, kuten johdon tuki, organisaation käytännöt ja vertaistuki. Henkilöstöä osallistettiin kehittämiseen kyselyn, haastattelujen ja työpajojen kautta.
Digimentoritoiminnan pilotointi käynnistyi tammikuussa 2024, jolloin 37 digiasioista motivoitunutta ja kiinnostunutta vapaaehtoista työntekijää eri puolilta organisaatiota aloitti digimentoreina. Osa mentoreista osallistuu myös räätälöityyn Sote-kehittäjän erikoisammattitutkintoon (yhteistyössä Rastor-instituutin ja Kpedun kanssa).
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Digimentoritoiminnan tavoitteena on saada aikaan seuraavia muutoksia ja tuloksia:
- Soiten ammattilaisten digitaaliset taidot ja osaaminen vahvistuvat.
- Henkilöstön asenteet digitaalisuutta ja digitaalisia palveluja kohtaan muuttuvat myönteisemmiksi.
- Ammattilaiset hyödyntävät digitaalisia palveluja ja työkaluja tehokkaammin ja ohjaavat asiakkaita niiden käyttöön aktiivisemmin.
- Toiminta edesauttaa Soite 2030 -ohjelman digitaalisten asiointien osuutta koskevan tavoitteen saavuttamista.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Muutoksen saavuttamista seurataan ja arvioidaan useilla mittareilla, jotka perustuvat digiosaamisen kehittämissuunnitelmaan ja päivitettyyn (15.2.2025) hankesuunnitelmaan:
- Arviointikysymykset:
- Onko digimentoriverkosto kattava ja toimiva?
- Miten digimentoritoiminta koetaan hyödylliseksi?
- Onko henkilöstön digiosaamisessa ja asenteissa tapahtunut muutosta?
- Mihin digitaalisiin työkaluihin tai prosesseihin tukea tarvitaan eniten?
- Indikaattorit ja Mittarit:
- Laajuus ja aktiivisuus: Digimentoreiden kokonaismäärä ja kattavuus eri yksiköissä; digimentorointiin käytetyt työtunnit (seuranta).
- Koettu hyöty ja palaute: Digimentoreilta ja heidän tukemiltaan työntekijöiltä kerättävä palaute (esim. kyselyt, haastattelut); digimentoriverkoston kautta kerätty tieto yleisimmistä kysymyksistä ja niiden ratkaisuista (indikaattori tukitarpeista).
- Osaamisen ja asenteiden muutos: Henkilöstön digiosaamisen tason seuranta (esim. uusintakyselyt Digiosaamisen mittarilla pidemmällä aikavälillä); asennemuutosten seuranta (esim. osana palautekyselyitä).
- Menetelmät: Seuranta perustuu säännölliseen tiedonkeruuseen, kuten työajanseurantaan, palautekyselyihin, verkostotapaamisten muistioihin ja mahdollisesti toistuviin osaamiskartoituksiin.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Digimentoritoiminnan vakiinnuttaminen ja levittäminen osaksi organisaation arkea edellyttää seuraavia jatkuvia toimenpiteitä ja resursseja:
- Sitoutuminen ja resursointi: Johdon tuki; esihenkilöiden osallistuminen ja sitoutuminen (ml. työajan mahdollistaminen); riittävä määrä motivoituneita digimentoreita; koordinointivastuu ja -resurssit.
- Rakenteet ja prosessit: Selkeä perehdytysprosessi (ml. digitaalinen valmennuspolku); toimiva digimentoriverkosto ja säännölliset tapaamiset (sekä Teams että puolivuosittaiset läsnäkokoukset); systemaattinen työajanseuranta; jatkuva tiedotus; säännöllinen palautteen keruu ja toiminnan kehittäminen.
- Integraatio: Digimentoreiden näkemysten huomioiminen digikehittämisessä; ajankohtaisista asioista tiedottaminen digimentoreille ensisijaisesti; säännöllinen yhteistyö esihenkilöiden kanssa (ml. vuosittaiset kolmikantakeskustelut)
