Ohjelmistorobotiikka Kymenlaakson hyvinvointialueella

Ohjelmistorobotiikka on digitalisaation työväline, jossa ohjelmistosovellus käyttää toisia organisaation sovelluksia käyttäjän puolesta. Ohjelmistorobotti kykenee yhdistämään tietoa eri lähteistä sujuvasti ja tekemään niiden pohjalta tarvittavat toimenpiteet toimien 24/7. 

icon/chevron-down Created with Sketch. Perustiedot

Toimintamallin nimi
Ohjelmistorobotiikka Kymenlaakson hyvinvointialueella
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Ohjelmistorobotiikka on digitalisaation työväline, jossa ohjelmistosovellus käyttää toisia organisaation sovelluksia käyttäjän puolesta. Ohjelmistorobotti kykenee yhdistämään tietoa eri lähteistä sujuvasti ja tekemään niiden pohjalta tarvittavat toimenpiteet toimien 24/7. 

Toteutuspaikka
Kymenlaakso
Paikkakunta, maakunta tai hyvinvointialue
Hamina
Kouvola
Kotka
Miehikkälä
Pyhtää
Virolahti
Toimintamallin rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)

Tekijä

Juhana Haavisto

Luotu

10.11.2022

Viimeksi muokattu

18.11.2022
Ratkaisun perusidea **

Ohjelmistorobotiikka on digitaalisen palvelun mahdollistaja. Ohjelmistorobotti toimii väsymättä 24/7 ilman inhimillisiä virheitä, paljon ihmistä nopeammin. Robotti kykenee yhdistämään tietoa useista eri lähteistä sujuvasti ja tekemään niiden pohjalta tarvittavat toimenpiteet useisiin eri järjestelmiin. Robotti osaa käyttää eri tietojärjestelmiä ja yhdistää, sekä soveltaa niiden tietoa toisiin tietojärjestelmiin tai prosessin edistämiseen. Ohjelmistorobotti toimii loppukäyttäjälle huomaamattomana apurina. 

Toimintaympäristö **

Kymenlaakson hyvinvointialueen organisaatiossa on tunnistettu ja tunnistetaan paljon manuaalista työtä vaativia, työläitä ja henkilöstöä kuormittavia työtehtäviä. Tehtävät ovat itseään toistavaa toimintaa, joissa käsiteltävien tapahtumien ja tietojen volyymit ovat suuret ja ovat automatisoitavissa ohjelmistorobotin tehtäväksi.

Muun muassa vähentyneet henkilöstöresurssit ja tehtävien määrän pysyminen ennallaan tai lisääntyminen uhkaavat heikentää palvelujen laatua, jolloin tehtävien automatisoinnilla pyritään kohdistamaan olemassa olevaa henkilöstöresurssia ydintehtäviin. Tavoitteena on palveluiden laadun varmistaminen, henkilöstön työkuormituksen vähentäminen ja työtyytyväisyyden lisääminen mutta myös ajalliset ja kustannushyödyt kun henkilöstön työaikaa ei mene manuaaliseen, itseään toistavien työtehtävien suorittamiseen. 

Käyttöönotettuja tai käyttöönottoa odottavia automaatioita ovat mm. tilastoinnin ja laskutuksen laadun tarkistus, sähköisten lähetteiden kirjaaminen ja Covid testin positiivisen tuloksen ilmoittaminen asiakkaalle tekstiviestillä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Kohderyhmänä on Kymenlaakson hyvinvointialueen ammattilaiset. Ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen kohteiksi ollaan tunnistettu sairaalan potilashallinto, tietohallinto, hallinnolliset prosessit sekä perusterveydenhuolto ja sosiaalitoimi.

Ohjelmistorobotiikan käytön tarpeet tunnistetaan yhdessä palvelualueiden kanssa. Kehittämistoimissa osallistetaan kohdepalvelujen ammattilaisia ohjelmistorobotin määrittelyvaiheessa.  

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **

Tietojen oltava digitaalisessa muodossa ja robotille on oltava annettavissa säännöt ja ehdot käsittelyyn.

Lähtökohtaisesti aina selvitettäviä asioita:

1. Idean yleiskuvaus / Tahtotila

  • Tehtävä tai ongelman, jonka haluat ratkaista hyödyntäen digitalisaatiota ja  ohjelmistorobotiikkaa?
  • Aihioita toiminnan kehittämiseksi ja rutiinitehtävän automatisointiin jollakin osa-alueella työssäsi tai työyhteisössäsi?

2. Mikä on tehtävä ja mitä halutaan saavuttaa?

  • Automatisoinnin hyödyt (ajalliset/rahalliset/toimintana liittyvät)
  • Nykymuotoisen toimintamallin heikkoudet
  • Mitä mahdollisesti rutiininomaista tehtävään liittyy…tai mikä toimii huonosti tai ei ole aiemmin kannattanut/voitu tehdä

3. Kuka on asiakas ja kenelle uusi ohjelmistorobotiikan avustama toimintamalli on suunniteltu

  • Tiedonsiirto/Integraatio
  • Järjestelmämigraatioiden tukipalvelu
  • Oman palvelutuotannon kehitys
  • Testaustoiminnan kehittäminen
  • Terveydenhuollon ammattilaisten rutiinityön korvaaminen
  • Yksinkertaisen integraation vaihtoehto
  • Organisaation/henkilökohtaisen tehtävän avuksi

4. Kustannukset

Jokaiselle toteutettavalle robotille lasketaan etukäteen hyötylaskelma ja sen pohjalta perustellaan robotin hankinta tai hylätään robotin hankinta-aie. Robotille tehdään kustannusarvio, sisältäen vuosittaiset käyttökustannukset. Tehdään suunnitelma, miten kustannukset saadaan katettua nykyistä toimintaa muuttamalla eli mitkä nykyiset kustannukset poistuvat. Arvioinnissa hyödynnetään soveltuvia business case -menetelmiä ja työkaluja.

5. Tekniset taustatiedot

  • Tiedon laatu, saatavuus ja käytettävyys
  • Ovatko tiedot digitaalisessa muodossa ja liittyykö prosessiin tiedon manuaalista käsittelyä nykytilassa?
  • Ovatko tiedot hajallaan eri järjestelmissä ja eri formaatissa?
  • Pystytäänkö mielestäsi tiedoille muodostamaan selkeät raja-arvot joiden mukaan robotit koulutetaan?
  • Pystytäänkö prosessien ja sääntöjen osalta määrittelemään uudistettava toimintaprosessien
  • Huonot säännöt --> nopeasti ja tehokkaasti vääriä toimenpiteitä
  • Vaaditaanko reaaliaikaista tiedonsiirtoa tai tietojen muokkausta
  • Kuvaa käytettävät kohdejärjestelmät

Kehittämisen vaihe

icon/bulb Created with Sketch. Kehitteillä

Kohderyhmä