Sosiaalihuollon kirjaamiskoulutusten palvelupolku, Itä-Uudenmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I3)
Sosiaalihuollon laadukas kirjaaminen tukee hyvää ja turvallista asiakastyötä. Laadukkaan kirjaamisen varmistamiseksi sosiaalihuollon ammattilaisten osaamista tulee vahvistaa ja ylläpitää laadukkaalla perehdytyksellä ja kirjaamiskoulutuksilla.
Sosiaalihuollon laadukas kirjaaminen tukee hyvää ja turvallista asiakastyötä. Sosiaalihuoltoa koskee velvoite liittyä valtakunnallisen asiakastietojen arkistointipalvelun käyttäjäksi, mikä tuo mukaan uudenlaisia vaatimuksia sähköisen asiakastiedon käsittelyyn ja tuottamiseen. Tulevien muutosten myötä sosiaalihuollon ammattilaisilta vaaditaan uudenlaista asiakastiedon kirjaamisen tapaa. Kirjaamisesta syntyvää tietoa hyödynnetään entistä enemmän tutkimuksen, tiedolla johtamisen ja valtion ohjauksen ja valvonnan tarpeisiin. Valtakunnallinen tahtotila on kehittää yhtenäistä ja laadukasta kansallista tietopohjaa päätöksenteon tueksi.
Kehittämisen alussa Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella oli käytössä useita eri asiakastietojärjestelmiä ja toimintatavat sekä -prosessit olivat erilaiset eri kunnissa. Edellä mainitut seikat aiheuttivat myös merkittäviä haasteita yhtenäisen tiedot tuottamiseen ja seurantaan. Lisäksi alueen kirjaamiskäytännöt vaihtelivat merkittävästi, eikä yhtenäisiä ohjeistuksia oltu laadittu.
Yhdeksi hyvinvointialueen strategiseksi tavoitteeksi oli asetettu alueen toiminnan johtaminen tietoon pohjautuen.
Kehittämistyön tueksi perustettiin kirjaamisen koordinaatiotyöryhmä, joka tehtävänä oli koordinoida kirjaamisen kehittämistä ja toimia ”sparrausalustana” sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamiskoordinaattoreille. Ryhmä kokoontui joka toinen viikko ja koostui kirjaamiskoordinaattoreista sekä tiedolla johtamisen asiantuntijoista. Nopeasti huomattiin, että ryhmää oli tarvetta laajentaa ja sisällyttää sekä järjestelmäasiantuntijoiden osaamista, että jonkinlaista päätäntävaltaa. Ryhmään pyydettiin mukaan järjestelmäasiantuntijoita sekä professiojohtajia. Professiojohtajien tehtävänä oli viedä asioita koordinaatiotyöryhmästä johtoryhmien linjattavaksi.
Kirjaamisen koordinaatiotyöryhmän lisäksi perustettiin alueellinen kirjaamisasiantuntijoiden verkosto, joka kokoontui 1x/kk. Verkoston tavoitteena oli yhdenmukaistaa kirjaamisen käytäntöjä ja toimintamalleja sekä luoda selkeät rakenteet kirjaamisosaamisen lisäämiseen ja ylläpitoon.
Kuva
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen ammattilaiset kirjaavat laadukkaasti ja yhtenäisten ohjeiden mukaisesti. Hyvinvointialueella tarjotaan laadukasta kirjaamisperehdytystä ja alueen ammattilaisten osaamista ylläpidetään säännöllisellä kirjaamiskoulutuksilla. Kirjaamiseen liittyvät ohjeet ovat yhdenmukaisia, saavutettavia ja kaikkien alueella toimivien ammattilaisten käytössä.
Tavoiteltua muutosta sekä vaadittavia toimenpiteitä visualisoitiin yhdessä kirjaamisen koordinaatiotyöryhmän kanssa Lean Canvas-menetelmää hyödyntäen.
Kuva
.png)
- Onko kartoitettu kirjaamisen osaamisen nykytila? Kyllä/Ei/Osittain
- Onko luotu saavutettava sijainti yhtenäisille kirjaamisohjeille? Kyllä/Ei/Osittain
- Onko kirjaamisohjeet yhdenmukaiset? Kyllä/Ei/Osittain
- Onko alueella rakenne kirjaamiskoulutusten toteuttamiseen? Kyllä/Ei/Osittain
- Koulutettujen ammattilaisten määrä
- Toteutetaan sosiaalihuollon henkilöstön osaamiskykykartoitus
- Rakennetaan kirjaamisen intrasivut
- Suunnitellaan ja toteutetaan henkilöstön kirjaamiskoulutukset hyödyntäen kirjaamisasiantuntijaverkostoa
- Suunnitellaan ja aloitetaan säännölliset perehdyttämisinfot hyödyntäen kirjaamisasiantuntijaverkostoa
Kohderyhmään kuuluivat kaikki Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon ammattilaiset, jotka työtehtävissään kirjaavat sosiaalihuollon asiakastietoa sekä heidän esihenkilönsä. Lisäksi kirjaamisasiantuntijaverkoston jäsenet ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri yksiköissä.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamiskoulutuksissa hyödynnettiin Kansa-Koulu –hankkeen sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssia.
Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi eOppivassa (RRP, P4, I3) | Innokylä
Ennen kirjaamiskoulutusten suunnittelua, haluttiin kartoittaa sosiaalihuollon henkilöstön osaamisen tasoa. Kartoitus toteutettiin osaamiskykyä mittaavan Forms-kyselyn avulla. Kyselyyn vastasi yhteensä 502 hyvinvointialueen palveluksessa olevaa sosiaalihuollon ammattilaista.
Osaamiskykykartoituksen jälkeen lähdettiin työstämään koulutettavien ammattilaisten asiakasprofiileja. Tämä toteutettiin järjestämällä innovointityöpaja alueella toimiville kirjaamisasiantuntijoille. Työpajan tavoitteena oli miettiä minkälaisia koulutettavia sosiaalihuollon kirjaamisen koulutuksiin tulee osallistumaan ja mitkä muuttujat vaikuttavat heidän oppimiseen. Työpajan tuloksena syntyi neljä erilaista asiakasprofiilia. Työpajatyöskentely jatkui SWOT-menetelmällä, jossa osallistujat pohtivat jokaisen asiakasprofiilin vahvuuksia, heikkouksia, uhkia ja mahdollisuuksia sekä työntekijän, että esihenkilön näkökulmasta katsottuna.
Kirjaamisasiantuntijaverkoston erillisessä kokouksessa työstettiin myös tulevien kirjaamiskoulutusten teemoja.
Kansa-Koulu –hankkeelta saatu peruskurssin käsikirjoitus, vastasi hyvinvointialueen tarpeita ja siellä esiintyi samat teemat, joita kirjaamisasiantuntijaverkostossa oli korostettu. Hyvinvointialueen pienistä resursseista johtuen, tehtiin päätös odottaa peruskurssin julkaisua ja hyödyntää sitä, jotta vältyttäisiin turhalta päällekkäiseltä työltä.
Sillä aikaa kun odotettiin Kansa-Koulu –hankkeen sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin julkaisua, aloitettiin kirjaamiskoulutusten palvelupolun visualisointi. Palvelupolkuun haluttiin kuvata konkreettisesti ammattilaisen ohjautuminen koulutuksiin, mutta myös sisällyttää palvelupolkuun ammattilaisten tunnetiloja ohjautumisen aikana.
Lisäksi rakennettiin sosiaalihuollon kirjaamiskoulutusten intrasivut, jotka sisälsivät ohjeistuksen koulutuksista ja jonne linkki sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssista lisättiin.
Kuva
Kuva
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue on vahvasti kaksikielinen ja Itä-Uudellamaalla ruotsinkielisten osuus maan kaikista hyvinvointialueista on toiseksi suurin. Kaksikielisyys näkyy myös hyvinvointialueen henkilöstössä. Henkilöstöstä lähes 30% puhuu äidinkielenään ruotsia. Tästä syystä alueella toteutettavia koulutuksia tulee tarjota aina kaksikielisinä.
Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin ruotsinkielisen version julkaisu tapahtui vasta syksyllä 2024, minkä vuoksi päätettiin lähteä pilotoimaan kurssia valitulla kohderyhmällä suomenkielisenä, sillä aikaa kun odotettiin ruotsin kielisen kurssin julkaisua. Pilotointiin osallistui yhteensä 39 ammattilaista, viidestä eri palvelutehtävästä. Pilotoinnista kerättiin palautetta ammattilaisilta.
Pilotoinnin aikana kerätty palaute osoitti että, vastaajien vastausten välillä oli merkittävää vaihtelua, joka oli suoraan yhteydessä henkilön aiempaan osaamiseen. Ammattilaiset jotka olivat kirjanneet pitkään sosiaalihuollon asiakastietoa sosiaalihuollon järjestelmiin, ilmaisivat etteivät he ollut oppineet mitään uutta. Toisaalta osa ammattilaista koki kertauksen olevan hyväksi, vaikka mitään uutta ei olisi oppinutkaan. Vähemmän kirjanneet, kokivat kurssin hyödylliseksi ja arvioivat osaamisen lisääntyneen kurssin myötä.
Palautteiden perusteella voitiin myös todeta motivaation olevan suorassa yhteydessä oppimiskokemukseen. Ammattilaiset, jotka arvioivat motivaation kurssin suorittamiselle olevan alhainen, antoivat alhaisempia arvosanoja koko palautteessa verrattuna ammattilaisiin, jotka olivat ilmoittaneet motivaationsa olevan korkea.
Johtopäätöksinä voitiin todeta, että kaikissa palvelutehtävissä työskenteli ammattilaisia, joiden osaaminen oli jo hyvällä tasolla, mutta myös niitä, joiden osaamista tulisi parantaa. Tästä syystä ei voitu rajata yksittäisiä palvelutehtäviä tai yksiköitä sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin ulkopuolelle.
Hyvinvointialueella linjattiin, että koko sosiaalihuollon henkilöstöllä tulisi olla perusymmärrys ja osaaminen sosiaalihuollon rakenteisesta kirjaamisesta, sosiaalihuollon kirjaamisen lainsäädännöstä, kirjaamisen etiikasta sekä tallennetun tiedon toisiokäytöstä ja siksi päätettiin, että Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella kaikkien sosiaalihuollossa työskentelevien tulee suorittaa sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi ennen uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönottoa. Tällä tavoin varmistettiin, että jokaisella ammattilaisella on riittävä tietoperusta jonka päälle palvelutehtäväkohtaisia syventäviä koulutuksia voidaan rakentaa tulevaisuudessa asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä.