Sosiaalihuollon datan laadun parantamiseen vaikuttavat seuraavat tekijät
Sosiaalihuollon asiakastiedon kirjaaminen liittyy vahvasti tiedolla johtamiseen, sillä sosiaalihuollon vaikuttavuustiedot sekä asiakas- ja asiantuntijatiedot välittyvät poliittiseen ja hallinnolliseen päätöksentekoprosessiin. Laaja näkökulma kirjaamisessa liittyy myös tiedonhallintaan sosiaalihuollon palveluissa, kun kirjaamisen käytäntöjä tullaan yhtenäistämään valtakunnallisesti.
Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.
Joukkuepeliä-hankkeen kautta koordinoidaan Eksoten henkilöstön kirjaamisvalmennuksia, jotka mahdollisesti toteutetaan erillisessä Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen koordinoimassa Kansa-koulu III -hankkeessa.
Sosiaalihuollon kansalliset prosessit ja tiedon laatu suhteessa uudistuvaan tiedonkeruuseen ovat tulleet näkyviksi Kanta-liittymisten kautta. Organisaatioissa vaaditaan uudenlaista resurssia jäsentämään oman toiminnan sisältöjä ja niissä tapahtuvia muutoksia kirjaamisen oikaisemiseksi asiakas- ja potilasrekisterien välillä sekä määrittämään järjestelmien käyttöoikeudet vastaamaan kansallisia määräyksiä kaikkiin asiakastietoja sisältäviin järjestelmiin. Siksi tarvitaankin jatkuvaa sosiaalihuollon kirjaamisen sisältö- ja järjestelmäkoulutusta, jolla saavutetaan ymmärrystä ja laatua asiakkaan prosessista ja valmistaudutaan Kanta II -vaiheen käyttöönottoon, jolloin asiakas pääsee katsomaan omat asiakastietonsa Kanta-palvelun kautta Omakannasta. Kanta II -vaiheen käyttöönoton myötä sosiaalihuollon sisällön tuntemusta vaaditaan yhä enemmän myös ns. ”yhteisen asian” määrittelemiseksi. Hyvällä tiedonhallinnan prosessiosaamisella ja yhteisen asian ymmärryksellä voidaan turvata asiakastietojen näyttäminen ajantasaisesti Kanta-palveluissa. Samalla prosessien selkiytyminen vähentää päällekkäistä ja peräkkäistä kirjaamista ja asiakkaan palveluprosessi näyttäytyy selkeästi myös Kanta-palveluissa.
Tarvitaan jatkuvaa sosiaalihuollon kirjaamisen sisältö- ja järjestelmäkoulutusta, jolla saavutetaan ymmärrystä ja laatua asiakkaan prosessista ja valmistaudutaan Kanta II -vaiheen käyttöönottoon, jolloin asiakas pääsee katsomaan omat asiakastietonsa Kanta-palvelun kautta Omakannasta.
Kanta II -vaiheen käyttöönoton myötä sosiaalihuollon sisällön tuntemusta vaaditaan yhä enemmän myös ns. ”yhteisen asian” määrittelemiseksi. Hyvällä tiedonhallinnan prosessiosaamisella ja yhteisen asian ymmärryksellä voidaan turvata asiakastietojen näyttäminen ajantasaisesti Kanta-palveluissa. Samalla prosessien selkiytyminen vähentää päällekkäistä ja peräkkäistä kirjaamista ja asiakkaan palveluprosessi näyttäytyy selkeästi myös Kanta-palveluissa.
Hankkeen aikana havaittiin, että myös esimiehet tarvitsevat tukea sosiaalihuollon asiakastiedon toisiokäytön hyödyntämisessä päivittäisen johtamisen tukena. Sosiaalihuollon määritykset ohjaavat kirjaamista ja näin raportointia, mikä aiheuttaa sen, että raportteja tulkittaessa, tulee tuntea nämä määritykset. Tarve yksilölliseen ohjaukseen sekä esimies että työntekijätasolla on suurta, eikä ohjauksen ja määrittelytyön tarve tule päättymään hankkeeseen.
Datan laadun parantaminen on keskeinen toimenpide tietojohtamisen kehittämisessä.
Sosiaalihuollon datan laadun parantamiseen vaikuttavat seuraavat tekijät
Sosiaalihuollon asiakastiedon kirjaaminen liittyy vahvasti tiedolla johtamiseen, sillä sosiaalihuollon vaikuttavuustiedot sekä asiakas- ja asiantuntijatiedot välittyvät poliittiseen ja hallinnolliseen päätöksentekoprosessiin. Laaja näkökulma kirjaamisessa liittyy myös tiedonhallintaan sosiaalihuollon palveluissa, kun kirjaamisen käytäntöjä tullaan yhtenäistämään valtakunnallisesti.
Ennen hanketta ei monestikaan toiminnassa hahmotettu kirjaamistyön kokonaisvaikutusta; kirjaaminen vaikuttaa esimerkiksi raportointiin ja aina talouteen asti unohtamatta ajanvaraustietojen hallintaa. Kirjaamisella on vaikutusta myös asiakkaan oikeusturvaan ja käytännössä työntekijän työhön sekä monialaiseen yhteistyön rakenteisiin. Kirjaaminen vaikuttaa käytännön toiminnan prosesseihin ja näin nämä tulee yhteensovittaa, jotta toiminta olisi mahdollisimman sujuvaa myös kirjaamisen osalta ja lakisääteiset velvoitteet tulisivat toteutettua.
Olemme koonneet kehittämistyön tuloksena syntyneitä materiaaleja ja tietoa seuraaviin liitteinä löytyviin dokumentteihin: