Sosiaalihuollon tiedonhallinta 2021 - Etelä-Karjala

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan määritysten kehittäminen ja organisaation kirjaamistapojen yhdenmukaistaminen. Kirjaamisosaamisen juurruttaminen sekä esimiehistön ja henkilöstön sparraaminen kirjaamisen sisällöllisissä kysymyksissä. 👉 Datan laadun parantaminen!

icon/chevron-down Created with Sketch. Perustiedot

Toimintamallin nimi
Sosiaalihuollon tiedonhallinta 2021 - Etelä-Karjala
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan määritysten kehittäminen ja organisaation kirjaamistapojen yhdenmukaistaminen. Kirjaamisosaamisen juurruttaminen sekä esimiehistön ja henkilöstön sparraaminen kirjaamisen sisällöllisissä kysymyksissä. 👉 Datan laadun parantaminen!

Toteutuspaikka
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri
Paikkakunta tai maakunta
Etelä-Karjala
Toimintamallin rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)
Liitteet ja linkit

Tekijä

Kati Utriainen

Luotu

01.12.2021

Viimeksi muokattu

23.02.2022
Ratkaisun perusidea **

Sosiaalihuollon datan laadun parantamiseen vaikuttavat seuraavat tekijät

  • organisaation ammattilaisten tiedonhallinnan osaamisen vahvistaminen
  • ymmärrys tiedonhallinnan kokonaisuudesta
  • ymmärrys datan laadun merkityksestä osana tiedolla johtamista.

Sosiaalihuollon asiakastiedon kirjaaminen liittyy vahvasti tiedolla johtamiseen, sillä sosiaalihuollon vaikuttavuustiedot sekä asiakas- ja asiantuntijatiedot välittyvät poliittiseen ja hallinnolliseen päätöksentekoprosessiin. Laaja näkökulma kirjaamisessa liittyy myös tiedonhallintaan sosiaalihuollon palveluissa, kun kirjaamisen käytäntöjä tullaan yhtenäistämään valtakunnallisesti.

Toimintaympäristö **

Sosiaalihuollon kansalliset prosessit ja tiedon laatu suhteessa uudistuvaan tiedonkeruuseen ovat tulleet näkyviksi Kanta-liittymisten kautta. Organisaatioissa vaaditaan uudenlaista resurssia jäsentämään oman toiminnan sisältöjä ja niissä tapahtuvia muutoksia kirjaamisen oikaisemiseksi asiakas- ja potilasrekisterien välillä sekä määrittämään järjestelmien käyttöoikeudet vastaamaan kansallisia määräyksiä kaikkiin asiakastietoja sisältäviin järjestelmiin. Siksi tarvitaankin jatkuvaa sosiaalihuollon kirjaamisen sisältö- ja järjestelmäkoulutusta, jolla saavutetaan ymmärrystä ja laatua asiakkaan prosessista ja valmistaudutaan Kanta II -vaiheen käyttöönottoon, jolloin asiakas pääsee katsomaan omat asiakastietonsa Kanta-palvelun kautta Omakannasta. Kanta II -vaiheen käyttöönoton myötä sosiaalihuollon sisällön tuntemusta vaaditaan yhä enemmän myös ns. ”yhteisen asian” määrittelemiseksi. Hyvällä tiedonhallinnan prosessiosaamisella ja yhteisen asian ymmärryksellä voidaan turvata asiakastietojen näyttäminen ajantasaisesti Kanta-palveluissa. Samalla prosessien selkiytyminen vähentää päällekkäistä ja peräkkäistä kirjaamista ja asiakkaan palveluprosessi näyttäytyy selkeästi myös Kanta-palveluissa.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Hankkeen aikana havaittiin, että myös esimiehet tarvitsevat tukea sosiaalihuollon asiakastiedon toisiokäytön hyödyntämisessä päivittäisen johtamisen tukena. Sosiaalihuollon määritykset ohjaavat kirjaamista ja näin raportointia, mikä aiheuttaa sen, että raportteja tulkittaessa, tulee tuntea nämä määritykset. Tarve yksilölliseen ohjaukseen sekä esimies että työntekijätasolla on suurta, eikä ohjauksen ja määrittelytyön tarve tule päättymään hankkeeseen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **
  • Määritellään kirjauskäytännöt ammattilaisten kanssa kansalliset linjaukset huomioiden
  • Yhtenäistetään ja ajantasaistetaan ohjeistukset
  • Laaditaan mittaristo datan laadun seuraamiseksi ja parantamiseksi
  • Laaditaan prosessi datan laadun parantamiseksi
  • Koulutetaan ja sparrataan ammattilaisia kirjaamisen kysymyksissä
Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Ennen hanketta ei monestikaan toiminnassa hahmotettu kirjaamistyön kokonaisvaikutusta; kirjaaminen vaikuttaa esimerkiksi raportointiin ja aina talouteen asti unohtamatta ajanvaraustietojen hallintaa. Kirjaamisella on vaikutusta myös asiakkaan oikeusturvaan ja käytännössä työntekijän työhön sekä monialaiseen yhteistyön rakenteisiin. Kirjaaminen vaikuttaa käytännön toiminnan prosesseihin ja näin nämä tulee yhteensovittaa, jotta toiminta olisi mahdollisimman sujuvaa myös kirjaamisen osalta ja lakisääteiset velvoitteet tulisivat toteutettua.

Vinkit toimintamallin soveltajille **

Olemme koonneet kehittämistyön tuloksena syntyneitä materiaaleja ja tietoa seuraaviin liitteinä löytyviin dokumentteihin:

  • Sote-kirjaamisen määrittelytyön prosessi - Miten toiminnan aloittamisesta edetään kirjauskäytäntöihin?
  • Määrittelytyön kysymyspatteristo (Excel)
  • Eksoten sosiaalihuollon kirjaamiskoulutus
  • Monialainen yhteistyö sosiaalihuollon kirjaamisen näkökulmasta
  • Määrittelytyöllä kohti laadukkaampaa dataa
  • Kirjaamisen määrittelytyöllä sujuvaan kirjaamiseen ja onnistuneeseen tietojohtamiseen sekä laadukkaisiin asiakasprosesseihin (video)
Kansikuva
Kansikuva Sosiaalihuollon tiedonhallinta

Kehittämisen vaihe

icon/launch Created with Sketch. Valmis

Aihealueet

Tiedonhallinta Arviointi ja tiedonkeruu

Kohderyhmä

Ammattilaiset