Terveydenhuollon sähköisen ajanvarauksen kehittäminen / Pohjois-Karjalan hyvinvointialue
Toimintamallissa on kyse ammattilaisten ja asiakkaiden tarpeiden huomioimisesta sekä näiden sovittamisesta tekniseen viitekehykseen. Mallilla tavoitellaan sähköisen ajanvarauksen hyötyjä mahdollisimman vähäisellä ammattilaisten kuormituksella.
Perustiedot
Toimintamallin nimi
Toimintamallissa on kyse ammattilaisten ja asiakkaiden tarpeiden huomioimisesta sekä näiden sovittamisesta tekniseen viitekehykseen. Mallilla tavoitellaan sähköisen ajanvarauksen hyötyjä mahdollisimman vähäisellä ammattilaisten kuormituksella.
Toimintamalli lyhyesti
Terveydenhuollon sähköisen ajanvarauksen kehittämisen toimintamallissa on kyse ammattilaisten ja asiakkaiden tarpeiden huomioimisesta sekä näiden sovittamisesta tekniseen viitekehykseen. Toimintamallin avulla tavoitellaan sähköisen ajanvarauksen tarjoamia hyötyjä mahdollisimman vähäisellä ammattilaisten kuormituksella.
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue – Siun sote järjestää julkiset sosiaali- ja terveydenhuollon, pelastustoimen ja ympäristöterveydenhuollon palvelut Pohjois-Karjalassa. Se toimii 13 kunnan alueella: Joensuussa, Kiteellä, Lieksassa, Nurmeksessa, Outokummussa, Kontiolahdella, Ilomantsissa, Juuassa, Liperissä, Polvijärvellä, Rääkkylässä, Tohmajärvellä ja Heinävedellä.
Siun sote on toiminut Pohjois-Karjalassa jo vuodesta 2017 alkaen. Ensin kuntayhtymänä, kunnes 1.1.2023 palvelut ja henkilöstö siirtyivät hyvinvointialueelle. Siunsotelaisia on lähes 8000 ja Siun soten palveluita käyttää vuosittain lähes jokainen pohjoiskarjalainen.
Sähköistä ajanvarausta kehitetään organisaatiomuutosten keskellä. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen palvelujen järjestämisvastuu siirrettiin kunnilta hyvinvointialueille 1.1.2023 alkaen. Hyvinvointialueet ovat Suomessa kokonaan uudenlainen hallinnollinen rakenne, joihin valitaan päättäjät aluevaaleilla neljän vuoden välein. Hyvinvointialueet saavat rahoituksensa valtiolta. Palvelustrategiasta ja palveluverkkosuunnitelmasta päätti aluevaltuusto kesäkuussa 2023.
Kohderyhmänä ovat kaikki ne ammattilaiset, jotka jo käyttävät sähköistä ajanvarausta palveluiden tarjoamiseen tai olisivat halukkaita tarjoamaan palveluita sähköisen ajanvarauksen avulla. Lisäksi kohderyhmänä ovat kaikki asiakkaat, joilla on halu ja/tai mahdollisuus varata aikoja palveluihin sähköisesti. Sekä ammattilaisten että asiakkaiden palautetta on saatu yleisten palautekanavien sekä erilaisten kyselyiden kautta. Palautteet otetaan esimerkiksi asiakasohjausteksteissä huomioon mahdollisuuksien mukaan.
Tavoiteltua muutosta tavoitellaan pääsääntöisesti alla luetelluin vaiheistuksin. Vaiheistus tuo johdonmukaisuutta ja tasapuolisuutta eri palvelualueiden kanssa työskentelyn. Eri vaiheiden välillä voidaan siirtyä molempiin suuntiin tilanteen niin vaatiessa, eli kehittämistyötä tehdään mahdollisimman ketterästi.
Nykytilan haasteet ja kehittämiskohteet esitetään palvelujohdolle
- Käydään läpi nykytilan kuvaus palvelualueittain
- Palvelujohdon kanssa sovitaan kehittämistyön aloittamisesta
Nimetään kehittäjäjoukko
- Kehittäjäjoukko määritellään aloituspalaverissa tai erillisen ilmoittautumisen avulla
- Riittävä edustus ammattilaisia, joilla substanssiosaamista
Vapaa ideointi kehittäjäjoukolla
- Ammattilaisille tarvittava tila vapaaseen ideointiin
- Ammattilaisten tarpeet ja resurssit keskusteluun
- Ideoiden hyödynnettävyys, pääpaino laajalla hyödyntämisellä
- Asiakasohjauksen korostaminen
Ideoiden koostaminen tekniseen viitekehykseen
- Kehittäjäjoukon tuottamat ideat käydään läpi ja valitaan teknisesti mahdolliset
- Ideoiden toteuttamisen vaiheistaminen arvioitujen teknisten ja toiminnallisten vaatimusten mukaan
- Toteutettavat ideat koostetaan asiakasohjauksineen kattavasti taulukkoon
Keskustelu kehittäjäjoukolla koostetuista ideoista ja tarvittavat muutokset
- Taulukko toteutettavista ideoista käydään läpi ja tehdään tarvittavia muutoksia
- Kehittäjäjoukolla päätetään johdolle vietävät asiat
Hyväksyttäminen palvelualueen johdolla
- Kehittäjäjoukolla tuotettu materiaali viedään palvelualueen johdolle
- Johdolle vietävä materiaali tuotetaan niin, ettei muutoksille ole pääosin tarvetta
Muutokset tuotantoon
- Johdon hyväksymät muutosehdotukset saatetaan tietotuotantoon tiedoksi ja toteutukseen
Viestintä
- Ammattilaisten sisäinen viestintä kehittämistyön eri vaiheissa
- Ulkoinen viestintä ajoitetaan niin, ettei siitä aiheudu tarpeetonta lisäkuormaa ammattilaisille
Toimintamallin juurruttaminen
- Tarvittavat tiedot kehittämisen periaatteista kuvataan
- Tuotetaan viimeistellyt materiaalit (sähköisen ajanvarauksen palvelut palvelualuekohtaisesti, asiakasohjaustekstit), joita ammattilaiset voivat jatkossa hyödyntää itsenäisesti
- Kehittämistyön alusta alkaen korostetaan ammattilaisten omistajuutta prosessissa. Kehittämistyön edetessä ja sen kuormittavuuden vähentyessä vastuutta siirretään vähitellen ammattilaisille. Ammattilaisten käyttöön jäävät valmiit materiaalit hyödynnettäväksi, jolloin jatkokehittäminen vaatii parhaimmassa tapauksessa vain mallipohjien hyödyntämistä.
Toimintamallin seurauksena
- asiakasohjauksen merkitystä sähköisessä ajanvarauksessa on nostettu enemmän esiin
- asiakasohjaustekstit ovat kokonaisuutena yhtenäisemmät
- ymmärrys ammattilaisen ja asiakkaan näkymistä sekä näiden vaikutuksista toisiinsa on lisääntynyt