Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Varha-valmennus sote-prosessien kehittämiseen

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Varha-valmennuksessa kehitetään sote-palveluprosesseja systemaattisen läpimurtomenetelmän avulla. Menetelmä hyödyntää Lean-ajattelua, systemaattisen kehittämisen menetelmiä, asiakaskeskeisyyttä ja vertaisoppimista.

Toimintaympäristö

Varha-valmennuksessa käytettävää läpimurtotyöskentelyn menetelmää voi käyttää missä tahansa hyvinvointialueen asiakasprosessissa, kun halutaan kehittää prosessia asiakaslähtöisesti ja kestävästi. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Hyvinvointialueelta on puuttunut menetelmä, jonka avulla voidaan systemaattisesti kehittää sote-palveluprosesseja. Varha-valmennuksen myötä menetelmä on käytössä ja sitä voidaan monipuolisesti käyttää eri palveluissa.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Varha-valmennuksella oli kaksi tavoitetta. Ensimmäinen tavoite liittyi kehittämismenetelmän osaamisen lisäämiseen hyvinvointialueella. Tarvitsimme oppia systemaattisen prosessien kehittämisestä, jotta jatkossa voimme käyttää menetelmää hyvinvointialueen kehittämisen tarpeisiin jatkossakin. Toinen tavoite liittyi asiakkaan prosessien kehittämiseen. Läpimurtomenetelmä keskittyy erityisesti asiakkaan prosessiin ja asiakkaan saamaan hyötyyn. Valmennuksen lähtökohtana oli, että kehitämme sen avulla hankkeen kohderyhmien asiakasprosesseja. 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Keräsimme valmentajiksi hyvinvointialueen Lean-osaajia ja prosessien kehittämisestä kiinnostuneita. Lisäksi hankimme ulkopuolista asiantuntija-apua, jotta saimme valmennuksen suunnitteluun tukea ja osaamista. 

Tavoiteltu muutos

Tavoiteltavia muutoksia oli kaksi: Ensinnäkin läpimurtomenetelmän osaamisen lisääminen, jotta menetelmää voidaan käyttää asiakasprosessien kehittämiseen jatkossa. Toinen tavoiteltu muutos koski kehitettyjä asiakasprosesseja. Valmennuksen avulla kehitimme useaa asiakasprosessia systemaattisesti ja tehokkaasti.

Muutoksen mittaaminen

Toteutuvatko valmennuskokonaisuudet osat jokaisessa ryhmässä?

Eteneekö valmennusryhmien työskentely menetelmän mukaisesti?

Lisääntyykö valmennusosaaminen?

Toteutussuunnitelma

Toteutamme Varha-valmennuksen, jossa kehitetään sote-palveluiden asiakasprosesseja läpimurtotyöskentelymenetelmällä. Valmennus koostuu neljästä työpajasta. Valmennustiimit kootaan kehitettävien asiakasprosessien ympäriltä ja tiimeihin rekrytoidaan myös asiakasosallistuja.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Varha-valmennuksen kohderyhmänä ovat lapset ja nuoret joilla on tunnistettuja tai tunnistamattomia mielenterveys- tai päihdeongelmia, tai ovat korkeassa riskissä sairastua niihin. Lisäksi valmennukseen oli mahdollista osallistua aikuisten sote-palvelujen prosesseja kehittäviä tiimejä, jos tilaa jäi. Jokaiseen kehittämistiimiin rekrytoitiin asiakasosallistuja, joka oli kehittämistiimin jäsen koko valmennuksen ajan.

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Varha-valmennus perustuu Läpimurtotyöskentelyn menetelmälle. Tarkemmin menetelmää on kuvattu: Läpimurtotyöskentely sote-kehittämisessä | Innokylä

Idean valinta

Valmennuksen menetelmäksi valittiin läpimurtotyöskentelyn menetelmä, sillä se on koettu erittäin hyväksi menetelmäksi asiakasprosessien kehittämiseen. 

Idean konkretisointi ja visualisointi

Varha-valmennuksen tarkoitus on systemaattisen läpimurtomenetelmän avulla kehittää sote-palveluiden asiakasprosesseja. Työskentelyn keskiössä ovat kehittämistiimit joiden yhtenä jäsenenä toimii asiakas. Menetelmän lähtökohtana on asiakaslähtöisyys ja sen etuna on systemaattinen ja selkeä etenemistapa prosessin kehittämisessä ja arvioinnissa.

Idean testaus asiakkaalla

Keräämme valmennuksen aikana palautetta kehittämistiimeiltä ja erikseen myös asiakasosallistujilta eri tiimeistä. Palautteen pohjalta kehitämme valmennusta ja työpajoja. 

Ratkaisun testaaminen

Varha-valmennus toteutetaan neljässä työpajassa ajalla 12/2023-10/2024. Valmentajina toimi yksi ulkopuolinen valmentaja ja neljä Varhan valmentajaa sekä lisäksi työpajapäivien käytännön järjestelyistä vastasi yksi koordinaattori. 

Kokeilun tavoitteet

Valmennuksen ja kehittämisen tavoitteet​

  • Kehittää valitun asiakasryhmän palvelukokonaisuuksia, –polkuja ja –prosesseja hyvinvointialuetasoisesti​

  • Nopeuttaa palveluihin pääsyä​

  • Parantaa hoidon ja tuen saavutettavuutta, saatavuutta ja jatkuvuutta​

  • Selkeyttää yhteisiä toimintatapoja​

  • Parantaa henkilöstön työtyytyväisyyttä ja työhyvinvointia​

  • Parantaa toiminnan kustannusvaikuttavuutta​

  • Edistää hyvien käytäntöjen jakamista ja hyödyntämistä eri alueiden välillä​

  • Kehittää asiakaslähtöisen ja systemaattisen kehittämisen osaamista​

  • Laajentaa Varhan kehittämismenetelmien valikkoa​

Ratkaisun perusidea

Varha-valmennuksessa käytettiin läpimurtotyöskentelyn menetelmää, joka perustuu Yhdysvalloissa kehitettyyn näyttöön perustuvaan "Breakthrough series collaborative" - menetelmään. Suomeen menetelmä on tullut 2010-luvulla  ja sitä on käytetty useissa kansallisissa sote-palvelujen ja hoidon saatavuuden kehittämisen hankkeissa.

Valmennuksessa kootaan tietyn asiakasprosessin ympärille kehittämistiimi, joka työskentelee koko valmennuksen ajan yhdessä. Tiimiin kuuluu myös asiakasjäsen. Valmennus koostuu neljästä työpajasta, jotka järjestetään noin 3 kk välein. Työpajojen välillä tiimi edistää kehittämistyötä kokoontumalla vähintään 2 viikon välein yhteen ja tarkastelemalla tilannetta ja muutoksia.

Asiakasprosessin kehittäminen toteutetaan tutkimalla nykyistä prosessia ja tekemällä siihen pieniä muutoksia. Arvioimalla tehtyjä muutoksia kehitetään toimintaa edelleen ja sen vaikutuksia mitataan. Kun muutos vastaa sille asetettuun tavoitteeseen, se vakioidaan toimintaan. Kehittämisen olennainen osa on prosessin omistaja, jonka tuella muutos toteutetaan.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Varha-valmennus vaatii valmennusosaamista ja mahdollisuuden työpajojen järjestämiseen. 

Valmennuksessa on hyvä olla samaan aikaan useita kehittämistiimejä, sillä tiimit vertaiskehittävät myös yhdessä. 

Valmennuksen toteuttamiseen tarvitaan:

  • Jokaista kehittämistiimiä kohden 2 läpimurtotyöskentelyn valmentajaa. Toinen valmentajista voi olla ns. apuvalmentaja, joka toimii apuna tai joka on oppimassa menetelmää.
  • Useita kehittämistiimejä, jotka koostuvat kehitettävän asiakasprosessin parissa työskentelevistä ammattilaisista. Kehittämistiimin koko on max. 8 henkilöä. Yksi tiimin jäsenistä on asiakasjäsen.
  • Kullekin kehitettävälle asiakasprosessille "omistaja", joka vastaa kyseisen asiakasprosessin palvelutuotannosta. Prosessin omistajan ei tarvitse olla tiimin jäsen, mutta hänen tulee olla tietoinen kehittämistyöstä ja tehdä päätöksiä muutoksen toteuttamiseksi.
  • Tilat, joissa valmennus toteutetaan. Tiloissa on hyvä olla yksi iso tila, johon kaikki tiimit mahtuvat samanaikaisesti sekä ryhmätiloja, joissa ryhmät voivat työskennellä häiriöttä.
Vinkit toimintamallin soveltajille

On tärkeää, että jokaisella kehittämistiimillä on valmennuksen alusta saakka nimetty prosessin omistaja, joka on sitoutunut kehittämistyöhön. Prosessin omistajan tuki on erittäin tärkeää toiminnan muutoksessa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä