Yhdistysyhteistyöasiakirja kunnassa

1. Sisältöjen läpikäyminen ja asiakirjan laatimisesta sopiminen johtavan virkamiehen kanss
Järjestöyhdyshenkilö (ks. lisätietoja) käy läpi kunnan käytännöt liittyen yhdistysten kanssa toimimiseen: mitä yhdistyksiä kunnassa toimii, miten ja mille yhdistyksille maksetaan avustuksia, mitä tiloja yhdistykset saavat käyttää ja ovatko ne kaikkien yhdistysten käytössä sekä miten yhdistykset on huomioitu esim. kunnan hyvinvointiryhmässä sekä hyvinvointikertomuksen ja -suunnitelman tekemisessä ja sisällöissä. Järjestöyhdyshenkilö esittää johtavalle virkamiehelle (esim. hyvinvointijohtaja tai kunnanjohtaja) tai muulle taholle, että kunta laatisi yhdistysyhteistyöasiakirjan yhdessä yhdistysten kanssa.

2. Asiakirjan sisällön ja prosessin suunnittelu
Järjestöyhdyshenkilö suunnittelee kunnassa toimivien virkamiesten ja mahdollisten yhdistysagenttien (ks. lisätietoja) kanssa, mitä muita sisältöjä asiakirjaan järjestöyhdyshenkilön, tilojen, avustusten ja hyvinvointityön lisäksi halutaan sisällyttää. Esim. kunnan rooli yhdistystoiminnasta viestimisessä on hyvä huomioida. Samalla suunnitellaan myös prosessi, jonka mukaisesti yhdistysyhteistyöasiakirja toteutetaan. Oleellinen osa prosessia on yhdistysten ottaminen mukaan asiakirjan sisältöjen suunnitteluun mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

3. Yhdistysten osallistaminen prosessiin
Yhdistykset tulee ottaa mukaan prosessiin ennen asiakirjan kirjoittamista. Tällä varmistetaan myös yhdistysten sitoutuminen asiakirjassa sovittaviin käytäntöihin. Yhdistysten mukaan ottamiseksi voidaan järjestää esim. yhdistysiltoja (ks. lisätietoja) tai työpajoja, osallistua yhdistysten omiin kokouksiin sekä koota yhdistysten näkemyksiä sähköisesti. Myös luottamushenkilöt ja vaikuttamistoimielimet kannattaa ottaa mukaan prosessiin käsittelemällä asiakirjan sisältöjä jo suunnitteluvaiheessa niiden kokouksissa. Yhdistyksiltä kartoitetaan (esim. kyselyn avulla tai työpajassa) kokemuksia ja näkemyksiä siitä, miten tilojen käyttö, avustukset ja muu yhteistyö on toiminut kunnassa ja mitä toiveita yhdistyksillä on näiden kehittämiseksi. Vastausten pohjalta laaditaan kooste, joka lähetetään kommentoitavaksi yhdistyksille. Yhteistyössä kunnan ja yhdistysten kanssa päätetään, mitkä kohdat vaativat yksityiskohtaisempaa käsittelyä (esim. työpajan järjestäminen tietyn teeman ympärille).

4. Asiakirjan kirjoittaminen ja vielä kerran osallistaminen
Kerättyjen materiaalien pohjalta kunnassa laaditaan pohja yhteistyöasiakirjalle (voi myös olla toimintamalli/sopimus). Mallina voi käyttää esimerkiksi Hailuodon kunnan yhteistyöasiakirjaa (ks. lisätietoja) niin, että kunta ja yhdistykset voivat poimia sieltä oman kunnan kannalta keskeisimmät teemat. Yhteistyöasiakirjan pohja lähetetään yhdistyksille kommentoitavaksi ja sitä käsitellään kunnan järjestämässä yhdistysillassa. Tarvittaessa yhdistysiltoja voi olla useampia, joissa jokaisessa voi olla oma teema (esim. avustusperiaatteet), jota työstetään osallistujien määrästä riippuen esim. työpajoissa. Kunta kirjaa yhdessä sovitut käytännöt ylös yhteistyöasiakirjaan ja laatii erilliset liitteet yhteistyön sujumiseksi (esim. listaus kaikista kunnan yhdistyksille tarjoamista tiloista).

5. Asiakirjan hyväksyminen tarvittavissa toimielimissä
Yhteistyöasiakirja lähetetään hyväksyttäväksi sille taholle, joka asiasta päättää (kunnasta riippuen kunnanhallitus/-valtuusto/lautakunta tms.). Kun yhteistyöasiakirja on hyväksytty, siitä tiedotetaan yhdistystoimijoille. Asiakirja lisätään kunnan nettisivuille, jossa on hyvä olla oma kohtansa yhdistyksiä koskeville asioille. Samasta paikasta on hyvä löytyä mm. järjestöyhdyshenkilön yhteystiedot, avustusten ja tilojen hakulomakkeet sekä avustuspäätökset.

6. Asiakirjan päivittäminen esim. vuosittain
Kunta ja yhdistykset päättävät yhdessä, kuinka usein yhteistyöasiakirjaa päivitetään ja käytäntöjä tarkistetaan (esim. vuosittain/valtuustokausittain). Yhdistyksiltä kysytään säännöllisesti kokemuksia yhteistyön toimivuudesta esim. yhdistysiltojen yhteydessä, ja tarvittaessa käytäntöjä muutetaan, jotta yhteistyö on sujuvaa ja toimivaa sekä kunnan että yhdistysten näkökulmasta.