Kansa-koulu III – Sosiaalialan kirjaamisosaamisen vahvistaminen digitaalisesti
Kansa-koulu III –hanke toi aiemmista Kansa-koulu –hankkeista tutut sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijavalmennukset digiaikaan! Hankkeessa tuotettiin neljän viikon mittainen tuettuun itseopiskeluun pohjautuva verkkovalmennus, jota tarjottiin sekä suomeksi että ruotsiksi.
Valmennuksen suorittaneet kirjaamisasiantuntijat vahvistavat työyhteisöjensä kirjaamisosaamista tarjoamalla tukea esimerkiksi arkipäiväisissä kirjaamistilanteissa tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa omalla työpaikallaan.
Hankkeen tuottama avoin materiaalipankki tarjoaa välineitä valmennetuille kirjaamisasiantuntijoille ja kaikille kirjaamisen teemoista kiinnostuneille sosiaalihuollon ammattilaisille.
Kokonaisuuden nimi
Kansa-koulu III –hanke toi aiemmista Kansa-koulu –hankkeista tutut sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijavalmennukset digiaikaan! Hankkeessa tuotettiin neljän viikon mittainen tuettuun itseopiskeluun pohjautuva verkkovalmennus, jota tarjottiin sekä suomeksi että ruotsiksi.
Valmennuksen suorittaneet kirjaamisasiantuntijat vahvistavat työyhteisöjensä kirjaamisosaamista tarjoamalla tukea esimerkiksi arkipäiväisissä kirjaamistilanteissa tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa omalla työpaikallaan.
Hankkeen tuottama avoin materiaalipankki tarjoaa välineitä valmennetuille kirjaamisasiantuntijoille ja kaikille kirjaamisen teemoista kiinnostuneille sosiaalihuollon ammattilaisille.
Sosiaalihuollon palveluja ei voi kehittää erillisinä toimintaprosesseina ilman kirjaamisosaamisen ja yhtenäisten kirjaamiskäytäntöjen kehittämistä, sillä juuri laadukas kirjaaminen luo sosiaalipalvelujen kehittämiseen tarvittavan tietopohjan. Laadukkaasti kirjatulla ja hyvin hallinnoidulla asiakastiedolla voidaan edistää tuottavuutta, osallisuutta ja vaikuttamisen mahdollisuuksia sekä mahdollistaa tietojen ajantasainen saatavuus, yhteiskäyttö ja sähköinen arkistointi.
Kirjaamisosaamisella ja sosiaalialan tiedonhallinnan kehittämisellä on erityisen suuri merkitys nyt, kun sosiaalialalla siirrytään yksittäisten organisaatioiden palvelujen kehittämisestä kohti kokonaisten hyvinvointialueiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen kehittämistä. Vahva ja kehittyvä kirjaamisosaaminen lisää sosiaalihuollossa tehtävän työn ammatillisuutta, asemaa ja arvostusta. Kirjaamisosaamisen varaan rakentuvan sosiaalialan tiedontuotannon avulla sosiaalityö myös avautuu ulospäin, tullen näkyvämmäksi ja ymmärrettävämmäksi paitsi asiakkaille myös muille toimijoille.
Hankkeelle määriteltiin kaksi päätavoitetta: sosiaalihuollon kirjaamisosaamisen lisääminen valtakunnallisesti sekä asiakastiedon yhdenmukaisen kirjaamisen ja käsittelyn edellytysten vahvistaminen.
1.4.2020–31.12.2021
Suomenkieliset asiantuntijavalmennukset järjestetiin 26.10.2020–19.11.2021, ruotsinkielisten valmennukset 16.8.–19.11.2021.
Hankkeen työ jatkuu vuonna 2022 Kansa-koulu 4.0 -hankkeessa.
Hankkeen toteuttajana on toiminut valtakunnallinen osaamiskeskusverkosto ja hankkeen hallinnoijana Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy VASSO Ab.
Ab Det finlandssvenska kompetenscentret inom det sociala området FSKC
Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ISO
Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy
Keski-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Koske
Länsi- ja Keski-uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy
Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONet BOTNIA
Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Poske
Päijät-Hämeen ja Itä-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso
Pääkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca
Sosiaalialan osaamiskeskus Kanta-Hämeessä, Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy
Kun asiakastieto on kirjattu laadukkaasti ja tallennettu sähköiseen rekisteriin, on tieto hyödynnettävissä siellä, missä asiakasta palvellaan. Näin sosiaalialan ammattilaiset ja johto saavat nykyaikaisia työvälineitä arvioinnin ja päätöksenteon tueksi.
Asiakastiedon kirjaaminen tulisi nähdä myös olennaisena osana asiakkaan palveluprosessia. Kirjaamisen pitäisi tukea asiakkaan kohtaamista ja palvelujen järjestämistä siten, että se edistää asiakkaan asiaa. Asiakasosallisuus lisääntyy ja sen myötä asiakkaan asema vahvistuu. Kaiken pohjalla on sosiaalialan ammattilaisten vahva kirjaamisosaaminen, jota tulee kehittää käsi kädessä alan toimintaprosessien kanssa.
Sosiaalialan kirjaamisosaamisen kehittäminen saatiin hyvin käyntiin jo aiempien Kansa-koulu -hankkeiden aikana. Lainsäädäntömuutosten sekä valtakunnallisen kehittämistyön myötä sosiaalialan kirjaamisosaamisen kehittämiseen kohdistuneet vaatimukset ovat kuitenkin lisääntyneet. Muutosten myötä syntyi myös tarvetta uusille kirjaamisasiantuntijoille, jotka voivat vahvistaa organisaatioiden kirjaamisosaamista ja edistää valtakunnallisten toimintatapojen käyttöönottoa omissa työyhteisöissään.
Raamit sosiaalihuollon kirjaamiselle luo edelleen laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015), jossa määritellään sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen minimisisällöt. Kansa-koulu III -hankkeen toimintakaudella astui kuitenkin voimaan myös uusia sosiaalihuollon kirjaamista koskevia lakimuutoksia, ohjeistuksia ja määräyksiä, jotka vaikuttivat olennaisesti hankkeen toimintaan ja sisältöihin. Hankkeen toimintakaudella Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) muun muassa päivitti sosiaalihuollon sanastoa, antoi määräyksen sosiaalihuollossa käytettävistä asiakirjoista sekä julkaisi Monialaisen kirjaamisen oppaan. Lisäksi 1.11.2021 astui voimaan laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (784/2021).
Tavoite 1: Kirjaamisasiantuntijoiden määrä kasvaa
Organisaatioissa on kirjaamisasiantuntijoita, jotka tuntevat asiakastiedon sisältöön, kirjaamiseen, arkistointiin ja toisiokäyttöön liittyvän merkityksen, lainsäädännön ja toimintatavat. Kirjaamisasiantuntijoita löytyy valtakunnallisesti myös niistä organisaatiosta, joita ei ole tavoitettu aikaisempien Kansa-koulu -hankkeiden aikana. Asiantuntijat ovat sitoutuneita tukemaan oman organisaationsa ammattilaisia valtakunnallisten toimintatapojen käyttöönotossa.
Tavoite 2: Kirjaamisosaaminen vahvistuu organisaatioissa
Kirjaamisasiantuntijoiden rooli organisaatiossa on selkeä ja asiantuntijat saavat esihenkilöiltään tukea kirjaamisosaamisen juurruttamiseen. Asiantuntijoiden osaaminen on ajan tasalla ja heillä on käytössään ajantasaista tietoa sekä työkaluja kirjaamisosaamisen juurruttamiseen. Organisaatiot käyttävät resursseja kirjaamisosaamisen vahvistamiseen ja valtakunnallisten toimintatapojen käyttöönoton edellytykset paranevat.
Näiden tavoitteiden toteutuessa asiakasasiakirjalain toimeenpanon, määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönoton ja kertakirjaamisen edellytykset paranevat.
Alhaisesta resursoinnista johtuen ruotsinkielisten kirjaamisasiantuntijoiden säännöllinen tukeminen jäi vähäiseksi aikaisemmissa Kansa-koulu –hankkeissa, eikä kirjaamisosaaminen levinnyt ruotsinkielisiin organisaatioihin odotetulla tavalla. Tässä hankkeessa oli tavoitteena tuottaa ruotsinkielistä valmennusmateriaalia, järjestää ruotsinkielisiä kirjaamisasiantuntijoiden valmennuksia sekä muilla tavoin tukea erityisesti ruotsinkielisten kirjaamisasiantuntijoiden toimintaa aiempaa paremmin.
Työpaketti 1: Kirjaamisasiantuntijoiden määrän kasvattaminen
Tuotokset: Tarveymmärrys, valmennusten toteuttamissuunnitelma, valmennusmateriaali, valmennettujen kirjaamisasiantuntijoiden määrä
Vaikutukset: Kirjaamisasiantuntijoiden määrä kasvaa
- Kirjaamisosaamisen ns. katvealueet pienenevät
- Kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa mukaan lukien sosiaalialan osaamiskeskuksissa
- Edellytykset valtakunnalliselle yhdenmukaisuudelle ja määrämuotoiselle kirjaamiselle paranevat
Työpaketti 2: Kirjaamisasiantuntijoiden tukeminen ja osaamisen vahvistaminen
Tuotokset: Tarveymmärrys, määritelty kirjaamisasiantuntijoiden rooli, kertaavan asiantuntijavalmennuksen toimintasuunnitelma, kertaavan asiantuntijavalmennuksen käyneiden määrä, kirjaamisasiantuntijoiden verkostojen toimintasuunnitelma, verkostotapaamisten materiaali, avoin materiaali
Vaiktuukset: Kirjaamisosaaminen vahvistuu organisaatioissa:
- Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanon edellytykset paranevat, esimerkiksi yhteisten asiakirjojen käyttö monialaisessa työssä
- Valtakunnallisesti yhdenmukaiset toimintatavat tukevat Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoja
- Tiedontuotannon uudistuksen edellytysten paraneminen
- Toisiokäytön mahdollisuudet paranevat
- Tietoisuus sosiaalihuollon kirjaamisen merkityksestä lisääntyy
Kirjaamisasiantuntijoiden valmennus
Hankkeen ensimmäinen päätavoite oli lisätä kirjaamisasiantuntijoiden määrää valtakunnallisesti. Uusi, verkossa tapahtuvaan itseopiskeluun perustuva valmennusmuoto mahdollisti selvästi aiempia Kansa-koulu -hankkeita suuremmat osallistujamäärät.
Uusia kirjaamisasiantuntijoita valmennettiin hankkeen toimintakaudella 1 545 kappaletta, mitä voidaan pitää varsin hyvänä saavutuksena, etenkin kun huomioidaan hankkeen lyhyt toimintakausi sekä koronapandemiasta johtuva poikkeuksellinen yhteiskunnallinen tilanne.
Hanke järjesti julkisen sosiaalihuollon organisaatioille yhteensä 28 valmennusryhmää, joista yksi oli pilottiryhmä. Julkisten organisaatioiden valmennuksiin ilmoittautui 964 osallistujaa, joista 835 suoritti valmennuksen hyväksytysti.
Yksityisille sosiaalihuollon organisaatioille järjestettiin yhteensä 25 ryhmää, joista niin ikään yksi oli pilottiryhmä. Yksityisten organisaatioiden valmennuksiin ilmoittautui yhteensä 841 henkilöä, joista 682 suoritti valmennuksen hyväksytysti.
Ruotsinkielisiä valmennusryhmiä järjestettiin kolme. Ruotsinkieliset valmennusryhmät olivat sekaryhmiä, joihin ilmoittautui julkisista ja yksityisistä organisaatioista kaikkiaan 66 henkilöä. Osa osallistujista oli ensikertalaisia ja osa kertaamaan tulleita kirjaamisasiantuntijoita. Ruotsinkielisen valmennuksen suoritti hyväksytysti yhteensä 40 henkilöä.
Kertaavia valmennusryhmiä järjestettiin yhteensä 15 kpl. Kaksi näistä ryhmistä oli pilottiryhmiä. Kertaaviin valmennuksiin ilmoittautui julkisista ja yksityisistä organisaatioista kaikkiaan 433 osallistujaa, joista 348 suoritti kertaavan valmennuksen hyväksytysti.
Valmennuksen saamat kokonaisarvosanat ovat varsin korkeita. Kaikkien julkisten ja yksityisten organisaatioiden valmennusryhmistä saatujen kokonaisarvosanojen keskiarvo on 4,1.
Ruotsinkielisiin sekaryhmiin osallistui sekä ensikertalaisia että kertaamaan tulleita kirjaamisasiantuntijoita niin julkiselta kuin yksityiseltä sektorilta. Ruotsinkielisten ryhmien valmennuksesta antamien kokonaisarvosanojen keskiarvo oli 4,0.
Kirjaamisasiantuntijaverkostot
Kirjaamisasiantuntijaverkostojen toiminta painottui hankkeen toimintakaudella kirjaamisasiantuntijoiden verkostotapaamisiin, jotka toteutettiin Teams-kokouksina. Tapaamisia järjestetään yhteensä 48 kappaletta ja niihin osallistui 891 osallistujaa. Syksyllä 2021 järjestettiin lisäksi ensimmäistä kertaa kirjaamisverkostoille suunnattu verkkotapahtuma Verkostofoorumi, jossa vierailtiin tapahtuman aikana yhteensä 2 664 kertaa ja tapahtumaympäristön keskustelualueille kirjoitettiin yli 800 kommenttia.
Vaikutukset kirjaamisasiantuntijoiden määrään
Kirjaamisosaamisen katvealueet pienenivät
Kesäkuussa 2020 Suomessa oli 24 julkisen sosiaalipalvelun järjestäjäorganisaatiota, joista ei löytynyt yhtäkään kirjaamisasiantuntijaa. Näistä kolme oli yli 10 000 asukkaan kuntia. Yhteensä 19 palvelunjärjestäjällä oli tuolloin käytössään vain yksi asiantuntija. Hankkeen päättyessä koko maassa on enää vain 10 julkista palvelunjärjestäjää, joiden palveluksessa ei työskentele kirjaamisasiantuntijaa. Kaikki mainitut palvelunjärjestäjät ovat alle 4000 asukkaan kuntia. Samaan aikaan koko maasta löytyy 17 palvelunjärjestäjää, joilla on palveluksessaan vain yksi asiantuntija. Kirjaamisasiantuntijoiden määrä on hankkeen aikana lisääntynyt jokaisella hyvinvointialueella.
Aiemmissa Kansa-koulu –hankkeissa valmennettiin kirjaamisasiantuntijoita noin 160 yksityisen palveluntuottajan palvelukseen. III –hankkeen toimintakaudella tuo luku kaksinkertaistui. Nyt asiantuntijoita löytyy 370 yksityisen palveluntuottajan palveluksesta. Hieman alle joka kymmenenneltä (9 %) yksityiseltä sosiaalihuollon palveluntuottajalta löytyy siis palveluksestaan vähintään yksi valmennettu kirjaamisasiantuntija. Julkisella sektorilla työskentelevien asiantuntijoiden määrään verratessa on selvää, että kirjaamisasiantuntijoista on edelleen puutetta yksityisellä sektorilla.
Kirjaamisasiantuntijoiden osaaminen on ajan tasalla
Kirjaamisasiantuntijavalmennusten osallistujilta kerättiin itsearviointeja sekä valmennuksen alussa ja lopussa. Kaikkien yleisarvosanojen vaihteluväli oli valmennuksen alkuarvioissa 2,5–3,4 ja loppuarvioissa 3,7–4,4. Selkein kasvu on nähtävissä julkisten organisaatioiden ryhmiin osallistuneiden osaamiselleen antamissa yleisarvosanoissa, jotka paranivat valmennuksen aikana peräti 39%.
Kirjaamisasiantuntijoiden loppukyselyssä vastaajien itsearvioitua osaamista kartoitettiin valmennuksen jälkeen. Keskimäärin vastaajat arvioivat hallitsevansa useimmat osa-alueet hyvin. Parhaiten vastaajat arvioivat hallitsevansa kirjaamisen eettisyyteen, kieleen sekä tietojen luovuttamiseen liittyvät seikat, sekä kirjaamiseen liittyvän lainsäädännön, käyttöoikeudet sekä asiakaslähtöisen kirjaamisen.
Osallistujilta kerätyn itsearvioinnin perusteella voidaan todeta, että valmennus lisäsi osallistujien kirjaamisosaamista ja asiantuntijuutta merkittävästi. Valmennuksen sisällöt olivat näiltä osin onnistuneita ja tarkoituksenmukaisia. Vaikutusta arvioidessa on myös syytä huomioida, että valmennuksen kesto oli teemojen laajuuteen nähden lyhyt.
Voidaan todeta, että jo neljän viikon kestoisen valmennuksen aikana voitiin vaikuttaa merkittävällä tavalla osallistujien osaamiseen ja kokemukseen omasta osaamisesta. Valmennuksen suorittaneiden kirjaamisasiantuntijoiden valmius ja osaaminen määrämuotoiseen kirjaamiseen oli hyvällä tasolla myös valmennusten jälkeen.
Vaikutukset sote-ammattilaisten kirjaamisosaamiseen
Kirjaamisasiantuntijat juurruttavat kirjaamisosaamista organisaatioihin
Kansa-koulu II -hankkeen asiantuntijavalmennuksiin osallistuneet ovat kyselyntulosten perusteella kokeneet valmennuksen kasvattaneen heidän asiantuntijuuttaan ja osaamistaan. Kokemus riittämättömistä työkaluista omien valmennusten järjestämiseen nousee kuitenkin esille kirjaamisasiantuntijoiden loppukyselyssä.
Loppukyselyn vastauksista käy ilmi, että kirjaamisosaamisen juurruttamisen esteitä ovat muun muassa esihenkilöiden ja muun työyhteisön tuen puute sekä riittämättömät resurssit. Asiantuntijana toimimiseen ei välttämättä ole varattu työaikaa, joten asiantuntijatyön tekeminen ruuhkauttaa jonkin työn muun osa-alueen. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen kirjaamiseen on usein yksittäisen työntekijän vastuulla.
Uuden asiantuntijaroolin omaksumiseen pitää tarjota enemmän välineitä, kuten esimerkiksi kokeneempien asiantuntijoiden vertaistukea. Kirjaamisasiantuntijaverkoston toimintaa pitää kehittää myös tulevaisuudessa. Kertaava valmennus koettiin toimivaksi tavaksi vahvistaa asiantuntijuutta, ja jatkuvan valmentautumisen järjestäminen voisi olla yksi mahdollinen tapa asiantuntijaverkoston pitovoiman kasvattamiseen.
Valtakunnallisten toimintatapojen käyttöönoton edellytykset paranivat
Kirjaamisasiantuntijoiden hyödyntämisen laajuus ja merkitys on nähtävissä viimeistään siinä vaiheessa, kun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto sekä yhteinäiset tietosisällöt ja toimintamallit otetaan laajamittaisesti käyttöön sosiaalihuollon organisaatioissa. Kirjaamisasiantuntijoiden loppukyselyn tulokset antavat kuitenkin jo viitteitä edellytyksien kehittymisestä.
Vastaajia pyydettiin arvioimaan työyhteisönsä valmiuksia rakenteiseen kirjaamiseen erilaisten väittämien avulla. Avoin keskustelu kirjaamiseen liittyvistä kysymyksistä työyhteisössä toteutui erilaisista valmiuksista parhaiten. Myös uusien työntekijöiden perehdyttäminen kirjaamiskäytäntöihin, määrämuotoisen kirjaamisen mahdollisuus organisaation käyttämässä tietojärjestelmässä, mahdollisuus viipymättä kirjaamiseen, kansallisten määritysten mukaisten asiakasasiakirjojen käyttäminen sekä kirjaamisen yhdessä kehittäminen arvioitiin yleisesti ottaen hyviksi. Heikoiten toteutuviksi arvioitiin kirjaamisvalmennuksen järjestäminen kaikille asiakastyötä kirjaaville työntekijöille sekä asiakastyön kirjaamisen ohjeiden laatiminen.
Osa vastaajista kertoi, että heidän organisaationsa käytössä oleva tietojärjestelmä ei tue määrämuotoista kirjaamista tai ole Kanta-yhteensopiva. Monissa vastauksissa kerrottiin, että tietojärjestelmä oli parhaillaan tai pian vaihtumassa tai päivittymässä. Asiakas- ja potilastietojärjestelmätoimittajilla onkin keskeinen rooli rakenteisen kirjaamisen mahdollistajana. Järjestelmien kyvykkyys määrittää, voidaanko uudenlaista kirjaamisosaamista ja toimintaprosessia käytännössä hyödyntää.
Tietoisuus sosiaalihuollon kirjaamisen merkityksestä kasvoi
Yhteistyö muiden kehittämishankkeiden ja sidosryhmien kanssa on oleellisesti lisännyt tietoisuutta sosiaalihuollon kirjaamisen merkityksestä. Alueiden välistä yhteistyötä tehtiin hankkeessa onnistuneesti ja yhteistyöhön tulee panostaa entisestään hyvinvointialueiden muodostuessa. THL ja Kanta-palvelut edistävä sosiaalialan tiedonhallinnan kehittymistä ja Kansa-koulu-hanke on pystynyt osaltaan edistämään kansallista tavoitetilaa. Hankkeen saama huomio ja esimerkiksi verkkosivujen vierailijamäärät kertovat kasvavasta kiinnostuksesta.
