Digimentoritoiminta Kymenlaaksossa
Toiminnan tarkoituksena on edistää sote-ammattilaisten digiosaamista. Digimentorit ovat organisaation omia työntekijöitä, jotka toimivat yksiköissään digitukena. Digimentoreille pidetään digiaiheisia valmennuksia 1 / kk ja digimentoritoimintaan on allokoitu työaikaa 2 h / viikko.
Toimintamallin nimi
Toiminnan tarkoituksena on edistää sote-ammattilaisten digiosaamista. Digimentorit ovat organisaation omia työntekijöitä, jotka toimivat yksiköissään digitukena. Digimentoreille pidetään digiaiheisia valmennuksia 1 / kk ja digimentoritoimintaan on allokoitu työaikaa 2 h / viikko.
Kymenlaakson hyvinvointialueen sote-ammattilainen toimii organisaatiossa ja omassa palveluyksikössään digimentorina. Digimentori pääsee osallistumaan kuukausittaisiin valmennuksiin, joiden aiheet nostetaan Kymenlaakson hyvinvointialueen sote-ammattilaisille tehdyn digiosaamiskartoituksen pohjalta.
Digimentori on osa organisaation sisäistä digituen verkostoa, joka toimii omalla Teams -alustallaan. Teams alustalla on mahdollisuus kysyä asioita muilta digimentoreilta tai digikehittämisen ammattilaisilta ja jakaa tietoa sekä kokemuksia digimentoriyhteisön kanssa. Digimentorit tukevat omissa palveluyksiköissään kollegoitaan digitaalisten palveluiden ja järjestelmien käytössä sekä käyttöönotoissa.
Kymenlaakson hyvinvointialueella työskentelee n. 7000 sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaista. Digitaaliset palvelut ja tietojärjestelmät ovat lisääntyvissä määrin osa asiakkaiden ja potilaiden palveluita sekä ammattilaisten työtä. Ammattilaisten osaamista palveluiden ja järjestelmien käytössä tulee tukea.
Julkisena toimijana Kymenlaakson hyvinvointialuetta velvoittaa laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019).
Kohderyhmänä ovat Kymenlaakson sote-ammattilaiset.
Kymenlaakson sote-ammattilaisille toteutettiin digiosaamiskysely, jonka tulosten pohjalta voitiin todeta seuraavaa:
- Vastaajien ikäryhmän perusteella voitiin olettaa, että suuri osa on suorittanut ammattitutkintonsa ennen digiosaamisen sisällyttämistä perustutkintoon.
- Tuloksissa ilmenee selkeästi osaamisvajetta perustaidoissa, kuten laitteiden ja sovelluksien hallinnassa.
- Kun ydinjärjestelmiin tehdään päivityksiä tai käyttöön otetaan uusia järjestelmiä tai digipalveluja, aiheuttaa se kuormaa asianosaisen lisäksi myös kollegalle, joka joutuu käyttämään paljon aikaa työkavereiden opettamiseen.
- Ongelmatilanteet tuottavat haasteita, ei tunneta toimintaohjeita
- Osaamisen lisääminen tulee kohdentaa työntekijän omaan toimintaympäristöön eli ei kaikkea kaikille.
- Sähköisten palveluiden käyttö on vähäistä, kaikki eivät tunne Kymsoten käyttämiä digipalveluita. Toisaalta palvelun käyttöä halutaan lisätä yksikössä.
- Digiosaamista tai digituen antamista ei nähdä vahvasti oman työn osana.
- 91% ohjaa asiakasta tai kollegaa kasvokkain. Etäyhteydessä toimiminen koetaan nyt haasteeksi. Teknisen osaamisen lisäksi lähes 75% ilmoittaa tarvitsevansa koulutusta myös asiakkaan kohtaamiseen etäyhteydellä.
- eAsioinnin palveluissa 2/3 asiakkaista ohjataan ajanvarauksessa ja yhteydenotossa/turvallisessa viestinnässä. Näissä koetaan myös eniten osaamistarvetta.
Käyttöönotto vaatii organisaation johdon ja palveluyksiköiden esihenkilöiden sitoutumisen toimintamalliin ja työntekijöiden työaikaresurssin kohdentamiseen toimintamallin mukaisesti digimentoritoimintaan.
Toimintamallin käyttöönotto ja toimivuus vaativat seuraavia toimenpiteitä:
- Johdon hyväksyntä toimintamallille.
- Esihenkilöiden tuki ja toimintamallin mukainen toiminta on tärkeää.
- Digimentoritoimintaan halukkaiden ammattilaisten rekrytointi.
- Hallintamallin rakentaminen (digimentori rekisteri ja sen ylläpitäminen).
- Aloitus / kick-off tilaisuudet digimentoritoimintaan mukaan lähteneille, jossa käydään läpi toiminnan tavoitteet ja toteutus.
- Yhteisen viestintäalustan luominen (esim. Teams).
- Säännöllinen viestiminen digimentoreille.
- Säännölliset valmennustilaisuudet.
- Säännöllinen tiedon ja kokemusten kerääminen digimentoritoiminnan toteutumisesta.
Digimentoritoimintaa on kehitetty ja pilotoitu vuosien 2021 ja 2022 aikana. Vuoden 2022 digimentoritoiminnan kautta tietoa organisaatiossa käytettävissä olevista digipalveluista ja järjestelmistä on saatu välitettyä ja koulutettua digimentoritoiminnassa mukana oleville organisaation ammattilaisille. Tätä tietoa digimentorit ovat voineet viedä eteenpäin omiin toimintayksiköihinsä. Digimentoritoiminnan viestintäalusta (Teams) kautta on myös ollut mahdollista antaa digitukea ja digimentoreiden vertaistukea matalalla kynnyksellä.
Toimintamallin laajentamisessa ja juurruttamisessa osaksi organisaation vakiintunutta käytäntöä on vielä jatkokehittämistä. Toimintamallin kehitystä on jatkettu vuoden 2023 aikana ja tarkoitus on käynnistää toiminta uudelleen uudistetulla toiminta- ja hallintamallilla.
Vuoden 2022 toiminnan perusteella teetettiin kaksi kyselyä digimentoritoiminnan toteutumisesta ja digimentoreiden kokemuksista toiminnasta.
Vuoden 2022 toiminnan perusteella tehdyt huomiot perustuen digimentoritoiminnan kyselyyn:
- Esihenkilöiden sitouttaminen ja tuki toimintaan tärkeää.
- Tämä on vaihdellut suuresti. Jos esihenkilö ei ole sitoutunut, aikaa digimentoritoimintaan ei anneta ja digimentorin osallistuminen toimintaan vähäisempää.
- Ilmoittautuneita digimentoritoimintaan oli alun perin yli 100, joista n. 60 listattiin mukaan digimentoritoimintaan. Näistä 10-15 oli aktiivisia toimijoita ja osallistujia valmennuksiin.
- Yksikön arjen toiminta vaikuttaa osallistumiseen.
- Aikaa digimentoritoimintaan on käytetty soveltaen yksikön arjen toiminta ja tarpeet huomioiden.
- Kyselyn perusteella Digimentorointi ollut luonteva osa omaa työtehtävää.
- Digimentoreiden rooli ollut:
- Arjessa auttaminen, kollegoiden opastus yksilöllisesti ja ryhmässä.
- Yksikön käytössä olevien tarpeen mukaisten järjestelmien ja työkalujen käytön tukemista, auttamista ja neuvomista.
- Tukena ja innostajana tekemässä asennevaikuttamista.
- Digimentoreita osallistettu myös kehittämishankkeiden toimintaan, joka nähty positiivisena asiana.
- Digimentorien oma yhteisö.
- Valmennukset ja niistä tehdyt tallenteet nähty hyvänä asiana.
- Valmennusten säännöllisyys nähtiin tärkeänä.
- Omaan Teams alustaan oltu tyytyväisiä.
Toiminnan ylläpitämiseen olevat henkilöresurssit ovat olleet toiminnan vaatimuksiin ja laajuuteen nähden riittämättömät ja tähän ollaan suunnittelemassa muutosta toimintamallin ja hallintamallin jatkokehittämisessä.
Sitoutuminen digimentoritoimintaan on ollut yksiköissä vaihtelevaa ja tämän vuoksi toimintamallin kehittämisessä huomioidaan jatkossa esihenkilöiden sitouttaminen ja toimintamallin juurruttaminen osaksi koko organisaation toimintaa. Tavoitteena ollut digimentoreiden yhteisö ei vielä ole ottanut suuremmin tuulta alleen vaikka muutamia aktiivisia toimijoita onkin Teams alustalla toiminut. Tätäkin tavoitetta edistetään jatkokehitysvaiheessa.