Etähoivan käyttöönoton laajennus Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle

Toimintamallissa on muodostettu aluksi kotihoidon etähoivan organisaatiomalli.

1. Kotihoidon päällikkö, etä- ja tukipalvelukeskus
   1. Etähoivayksikön esihenkilö, joka vastaa etähoitoyksikön hallinnollisesta työstä
   2. Etähoivayksikön työvuorojen ja lomien suunnittelu
   3. Vastaa sijaisten hankinnasta
   4. Muut vastaavat tehtävät
2. Etähoivayksikkö
   1. Yksi yhteinen etähoivayksikkö, jonka alaisuudessa kaikki etähoito tiimit työskentelevät
   2. 3 etähoito tiimiä (Eteläinen, Keskinen & Pohjoinen)
   3. 4 erillistä toimipistettä
      1. Eteläinen: Kauhajoki
      2. Keskinen: Seinäjoki
      3. Pohjoinen: Kauhava & Alajärvi
   4. Etähoiva toimipisteissä alueen etähoitajat suorittavat hoivasoittoja asiakkaille
   5. Etähoivan ryhmätoimintaa pääsääntöisesti toteutetaan Keskisellä alueella
3. Etähoivan tiiminvetäjä
   1. Jokaisessa etähoivan tiimissä on etähoivan tiiminvetäjä, joka vastaa:
      1. Toimipisteen toiminnasta
      2. Asiakkuusprosesseista
      3. Hyvinvointiteknologialaitteiden esiasennukset
      4. Hyvinvointiteknologialaitteiden laitetietokannan toiminnasta ja päivittämisestä
      5. Huolehtii ja delegoi etähoitajien ja kotihoidon laitetoimitukset asiakkaille 
      6. Yhteistyöstä muiden etähoivan tiiminvetäjien kanssa
      7. Pääkäyttäjänä etähoiva palveluiden eri järjestelmissä
         1. Virtuaalihoitaja järjestelmä
         2. Kuvapuhelin järjestelmä
         3. Lääkeautomaatti järjestelmät
         4. Sensori järjestelmät
4. Etähoitajat & Kotihoidon lähihoitajat
   1. Etähoivan käyntien soittaminen
   2. Asiakkaiden voinnin seuranta ja niistä kirjaaminen
   3. Etähoiva palvelun sopivuuden arviointi asiakkaalle
   4. Etähoitajat voivat suorittaa etähoivan soittoja oman alueensa ulkopuolelle (esim. Eteläisen toimipisteen hoitaja voi soittaa Pohjoisen alueen asiakkaalle etähoivan käynnin)
   5. Etähoitajat huolehtii oman sisäisen vikailmoitusjärjestelmän tiketeistä

Kotihoidon etähoivan asiakkuusprosessi:

1. Etelä-Pohjanmaan asiakkuusprosessi alkaa, kun asiakkaalla todetaan potentiaalinen etähoiva asiakkuus. 
2. Asiakkaan palvelun sopivuuden arvioivat joko asiakasohjaajat, alueen palvelukoordinaattori tai kotihoidon yhteyshenkilö. 
3. Ilmoitetaan asiakkaan alueen etähoidon tiiminvetäjälle asiasta, joka tarkistaa hyvinvointiteknologia laitetietokannasta onko alueella vapaana kyseisiä laitteita, joita asiakkaan etähoiva asiakkuuteen tarvitaan. 
4. Otetaan asiakkaaseen tai läheiseen yhteyttä ja sovitaan laitteiden toimitus sekä käyttöönoton ohjaus päivä
5. Etähoidon tiiminvetäjä kartoittaa alueelta sopivan etähoitajan tai kotihoidon lähihoitajan yhdessä työnjärjestelijän ja alueen palvelukoordinaattorin/kotihoidon yhteyshenkilön kanssa. 
6. Palvelukoordinaattori tai kotihoidon yhteyshenkilö päivittää asiakkaan käynnin tiedot ja tarpeet potilastietojärjestelmään
7. Etähoidon tiiminvetäjä esiasentaa tarvittavat hyvinvointiteknologia laitteet (linkittää asiakkaan kyseiseen laitteeseen ja virtuaalihoitaja järjestelmiin)
8. Kotihoidon työnjärjestelijä lisää laitteen viennin ja opastuskäynnin toimittavan etähoitajan tai kotihoidon lähihoitajan työlistaan sekä lisää käyntiin lisätiedoksi alustavat tiedot asiakkaan sopimusta varten
9. Etähoitajan tai kotihoidon lähihoitaja käynnillään asentaa ja kytkee laitteen sekä opastaa asiakasta ja läheistä laitteen käytössä. Hoitaja myös tarjoaa läheisille tiedot kuinka läheinen voi itse ottaa yhteyttä kuvapuhelimeen. Käynnillään hoitajalla on mukana:
   1. Tarvittavat laitteet ja muut lisätarvikkeet (mahd. lisäkaiutin, jatkojohto, kuvapuhelin teline jne.)
   2. Etähoivan sopimukset 2 kpl (asiakkaalle ja hyvinvointialueelle)
10. Toimituksen jälkeen hoitaja palaa takaisin oman tiiminsä yksikköön ja skannaa sopimukset ja lisää ne potilastietojärjestelmän mediakansioon. 
11. Lopuksi hoitaja vielä kuittaa etähoivan tiiminvetäjälle laitteen toimituksesta sekä sopimusten lisäämisestä potilastietojärjestelmään. Etähoivan tiiminvetäjä päivittää asiakkuusprosessin hyvinvointiteknologian laitetietokantaan. 

Etähoivan ryhmätoiminta

Etähoivan ryhmätoiminta on kotihoidon etähoivan työntekijöiden toteuttamaa tavoitteellista ja ylläpitävää viriketoimintaa etähoidon asiakkaille. Etähoidon asiakkailla on mahdollisuus osallistua etähoivan ryhmätoimintaan jos;

• Asiakkaalla todetaan tuen tarve fyysisen, psyykkisen tai sosiaalisen toimintakyvyn edistämisessä ja ylläpitämisessä
• Ei ole kykeneväinen osallistumaan päivätoimintaan
• Riittävän vuorovaikutustaidot
• Todetaan esimerkiksi joku näistä ja toiminnalla lievitetään sitä:
  • Yksinäisyys
  • Turvattomuuden tunne
  • Yhteen kuulumattomuuden tunne

Etähoidon ryhmätoiminta on jaksotettua ja tavoitteellista. Esimerkkejä tavoitteista:

• Fyysisen, psyykkisen tai sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen tai ylläpitäminen
  • Ravitsemuksen seuranta (Yhteisruokailuryhmä)
  • Arkikuntoutuksen tukeminen (Arkikuntoutusryhmä)
  • Hygienian seuranta (Opastus ja neuvonta)
• Esimerkiksi lievittää:
  • Yksinäisyyden tunnetta
  • Yhteen kuulumattomuuden tunnetta
  • Merkittömyyden tunnetta
  • Turvattomuuden tunnetta

Etähoivan asiakas voi osallistua etähoivan ryhmätoimintaan 6kk jakson verran. Jakson aikana asiakas voi halutessaan vaihtaa ryhmää, joka tukee asiakkaalle asetettuja tavoitteita. Jakson aikana asiakkaan sopivuutta ryhmätoimintaa arvioidaan ja seurataan. 

Etähoivan ryhmätoiminta jaetaan eri ryhmiin, jossa asiakkaat jaetaan tavoitteiden ja mielenkiintojen mukaan samoihin ryhmiin. Esimerkiksi etähoivan asiakkaat, joilla on arkikuntoutuksen tarvetta kotona jaetaan samaan ryhmään. Ryhmä koko on maksimissaan 8 hlö, jonka jälkeen lähdetään rakentamaan uusia ryhmiä. Ryhmien ohjaajina voidaan käyttää hyvinvointialueella jo muodostettuja sidosryhmiä, jos ne tukevat ryhmän toimintaa. Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella on jo tehty paljon yhteistyötä mm. Sedun, SeAMKin, seurakunnan, kulttuurikerhojen kanssa.

Lääkeautomaattien hälytyksien vastaanottaminen ja hoitaminen 21:00-07:00

Hyvinvointiteknologialaitteiden hälytysten vastaanottaminen ja kuittaaminen on tärkeä osa hoitajien työtä. Välillä hyvinvointiteknologialaitteissa ilmenee häiriötä, joka vaikuttaa laitteiden toimivuuteen. Päivä aikaan hälytykset ja tilanteiden hoitamisen hoitaa jokaisen toimipisteen etähoitajat, joille tilanne sattuu kohdilleen. Yleensä tämä on henkilö, jolla on toimipisteen päivystyspuhelin käytössä. 

Kello 21:00 - 07:00 välillä, kun etähoitajat eivät ole työssään, tarvitaan työntekijöitä, jotka huolehtii laitteiden toimivuudesta. Tätä lähdettiin avaamaan siitä, että ketkä ovat siihen aikaan työssään ja alettiin pohtimaan ensin turva-auttajia, mutta nämä ovat vasta toiminnassa Seinäjoen alueella eivätkä koko hyvinvointialueella. Tämän jälkeen seuraavaksi pohdittiin yöhoitajia ja heidän aikatauluaan. Nopeasti etenikin tilanne siihen, että on mahdollista ohjata laitevikahälytysten ilmoitukset työntekijän puhelimeen. Yöaikaan ei tarvita muiden laitteiden toiminnan seuraamista paitsi lääkeautomaattien, koska pienellä osalla asiakkaita on lääkkeitä, joita he tarvitsevat aikavälillä 21:00 - 07:00. Kuvapuhelinten ja sensorien toimintaa ei siihen aikaan niin tarkasti seurata, joten yöaikaan tarvitaan vaan lääkeautomaattien virheilmoituksiin reagointia. Turvapuhelimet ovat oma osuutensa tässä tapauksessa ja näille on omat toimintamallinsa. 

Riippuen siitä mikä lääkeautomaatti palvelu tulee hyvinvointialueen käyttöön, voidaan ohjata lääkeautomaateista koituvat virheilmoitukset tietyn alueen yöhoitajan puhelimeen. Hyvinvointialueella yöhoitajilla on yleensä oma tietty alueensa hoidettavissa yöaikaan sekä jokaisen alueen yöhoitajalla on yksi ja sama puhelin käytössään. Tämä helpottaa sitä, että hälytykset voidaan ohjelmoida kerran vain tietylle puhelimelle yöaikaan, eikä tarvitse erikseen ohjelmoida monen hoitajan työpuhelimeen hälytysten vastaanottoa yöaikaan, vaan tämä onnistuu yhdellä numerolla. Samalla yöhoitaja voi vian ilmetessä tarkistaa, mihin aikaan asiakkaan lääkkeet on otettavissa ja hän voi suunnitella oman aikataulutuksensa sen mukaan. 

Tämän toimintamallin osuudesta ei ole vielä niin tarkkaa keskustelua ollut, mutta teoria tasolla tämän pitäisi toimia. Tämä vaatii vielä jatkokehittelyä ja perehdytystä alueen ammattilaisilta sekä johtajilta. 

Etähoivan henkilöstön koulutus ja perehdytys

Etähoivan henkilöstön koulutus on tärkeä osa toimintamallia. Kilpailutusten päätyttyä (kuvapuhelinpalvelu, lääkeautomaatit ja kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmä) voidaan aloittaa kunnolla henkilöstön perehdyttäminen ja kouluttaminen. Mutta jo, kun joku edellä mainituista koulutuksista saadaan päätökseen voidaan jo aloittaa toimintamallin esittely henkilöstölle. 

1. Toimintamallin esittely kotihoidon ja etähoivan henkilöstölle

   Tämän osuuden tarkoituksena on käydä koulutus- tai infotilaisuuden muodossa läpi tämän hetkiset etähoivan toimintamallit siihen liittyvien henkilöiden kanssa. Tähän kuuluu koko kotihoidon henkilöstö ja johtajat. Se pidetään tarvittavan määrän Microsoft Teamsin välityksellä ja siitä tehdään tallenne, joka on jälkikäteen katsottavissa hyvinvointialueen ammattilaisille. Tässä osuudessa on tärkeää käydä läpi, mitkä ovat kenenkin tehtävät etähoivan työssä ja asiakkuusprosessien hoitamisessa. Nämä roolit on kuvattu aikaisemmin tässä dokumentissa. Varsinkin on tärkeää kiinnittää huomiota kotihoidon lähihoitajien tehtäviin laitteiden toimituksessa ja asentamisessa asiakkaille, joita varten pidetään myöhemmin koulutuksia. Tässä tilaisuudessa on myös tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että tuo etähoivan positiivisia tuloksia ilmi hoitajille, jotta ymmärrys etähoivan hyödyistä avautuu heille ja heillä on suurempi mahdollisuus sitoutua ja hyväksyä uuden toimintamallin käytännöt. Näitä hyötyjä ja vaikutuksia on tutkittu Digiteko-hankkeessa ja etähoivan osuudelta tuloksia voi tarkastella tästä linkistä: Kotihoidon etäpalveluosaaminen – Digiteko

   2. Hyvinvointilaitteiden ja niiden järjestelmien koulutukset henkilöstölle

   Tämä osuus koskee etähoivan ammattilaisia sekä kotihoidon lähihoitajia, jotka ovat yhteyksissä asiakkaisiin sekä hoitavat laitetoimituksia ja asennuksia etähoivan asiakkaille. On tärkeää, että henkilöstöllä on osaaminen käyttää eri hyvinvointiteknologia laitteita, joita hyvinvointialueella tulee käyttöön, jotta asiakkaiden palvelu, jota he saavat on mahdollisimman laadukasta. Tässä vaiheessa ei vielä osata tarkemmin sanoa, minkä palveluiden koulutuksia henkilöstölle pidetään, mutta tämä tulee selville ensi vuoden puolella. Tähän osuuteen hyödynnetään järjestelmätoimittajien pidettäviä omia koulutuksia, joita palveluiden käyttöönotossa järjestetään koko henkilöstölle. Tähän kuuluu myös Gillie.AI -tekoälyjärjestelmä, jonka laajennus aloitetaan vuonna 2024 koko hyvinvointialueen kotihoidon työntekijöiden käyttöön. 

   Palvelujärjestelmien toimittajien alkukoulutuksen jälkeen etähoivan henkilöstöä koulutetaan tarpeen mukaan. Koulutusmateriaalit säilytetään, jotta uuden henkilöstön perehdyttäminen helpottuu ja he voivat tutkia oppimateriaaleja jälkeen päin etähoivayksikön sopimasta oppimateriaalien säilytyspaikasta. 

   3. Uuden henkilöstön koulutus ja perehdyttäminen

   Kun toimintamalli ollaan saatu juurrutettua hyvinvointialueelle, niin uusien työntekijöiden perehdytys on tärkeää. Mitä nopeammin, sitä nopeammin. Tässä tapauksessa, kun uusi etähoivan työntekijä aloittaa työnsä etähoivan osalta on hyvä selvittää työntekijän taustat etähoivaan liittyen. Onko työntekijä ollut aikaisemmin varahenkilöstön kautta etähoivan työssä mukana vai onko hän käynyt tutustumassa etähoivan toimintaan jo aikaisemmin. Tämä määrittää paljon sitä, kuinka kauan henkilön perehdytykseen kannattaa käyttää aikaa. Jos kyseessä on kokeneempi työntekijä perehdytykseen voi käyttää vähemmän työpäiviä. 

   Riippumatta työntekijän kokemukseta etähoivassa, työntekijä aloittaa aina työnsä kokeneemman etähoivan työntekijän seuraamisella. Toimipisteissä vaihdellaan perehdytys työntekijää, jotta kaikille etähoitajille saadaan samat perehdytysopit opetettua. Perehdytettävä etähoitaja seuraa kokeneempaa päivän ajan ja tämän aikana työntekijä esittelee kaikki tarvittavat työvälineet, kommunikointivälineet sekä etähoivayksikön käytännöt.  Liiteestä Etähoivan henkilöstön ja perehdytys pohja -tiedostosta tästä tietoa tarkemmin ja laajemmin.

   Etähoivan henkilöstön osaamisen ylläpitäminen,

   On tärkeää ylläpitää ja huolehtia etähoivan henkilöstön osaamisesta. Tätä varten kannattaa henkilöstön kanssa pitää joka päiväiset tai viikoittaiset palaverit, jossa käydään mitä etähoivayksikössä tapahtuu ja mitä henkilöstölle kuuluu. Tämän avulla pysytään kärryillä siitä mitä toimipisteissä tapahtuu ja saadaan kartoitettua osaamisen tarvetta. Jos henkilöstöltä herää tarvetta, jonkin tietyn osa-alueen kohdalla, voidaan pitää kerran kuukaudessa lyhyt pieni koulutus/kertaus -tapaaminen, jossa käydään asiaa läpi. Nämä joka kuukausi järjestettävät koulutukset voivat sisältää uutta koulutettavaa materiaalia tai kuten aikaisemmin nostettiin esille, tarpeista heränneitä kertaustarpeita.