Henkilöstökokemuksen mittaaminen, Satakunnan HVA (RRP, P4, I4)
Yhtenäisen henkilöstökokemuksen keruun kehittäminen ja asiakas- ja henkilöstökokemusmittausjärjestelmän laajentuminen Satakunnan hyvinvointialueella. Kehitystyö liittyy Kestävän kasvun Satakunta 2- hankkeen asiakaskokemuksen mittaamiseen.
Toimintamallin nimi
Yhtenäisen henkilöstökokemuksen keruun kehittäminen ja asiakas- ja henkilöstökokemusmittausjärjestelmän laajentuminen Satakunnan hyvinvointialueella. Kehitystyö liittyy Kestävän kasvun Satakunta 2- hankkeen asiakaskokemuksen mittaamiseen.
Toimintamallin tarkoituksena on saada käyttöön yksi yhtenäinen tapa mitata ja käsitellä henkilöstökokemustietoa hyvinvointialueella. Uusi systemaattisempi tapa kerätä tietoa, auttaa esihenkilöitä osaamisen johtamisessa. Työntekijät yhdessä esihenkilön kanssa voivat kehittää prosesseja ja käytäntöjä sekä luoda positiivisen ja tuottavan työympäristön, joka tukee työntekijöiden hyvinvointia ja tehokkuutta.
Satakunnan hyvinvointialueella mitataan henkilöstökokemusta kerran vuodessa toteutettavalla Työterveyslaitoksen Mitä kuuluu? -työhyvinvointikyselyllä. Hyvinvointialuetasoiset tulokset on kaikkien nähtävissä kyselyn jälkeen ja tuloksia voidaan hyödyntää hyvinvointialueen toiminnan kehittämisessä jokaisella organisaatio tasolla. Johto hyödyntää tuloksia päätöksentekoon liittyen ja kysely tuo henkilöstön näkemykset kuuluviin. Työyksiköissä kyselyn tulokset käsitellään esihenkilön johdolla keskustellen ja tavoitteena on, että työyksiköt kehittävät yhdessä toimintaansa tulosten pohjalta. Mitä kuuluu? -kysely toteutetaan samaan aikaan kahdeksalla hyvinvointialueella. Tämä mahdollistaa tulosten vertailun myös sote-alan keskiarvoon.
Muutosten keskellä tarvitaan myös tiheämmin toistuvaa KEVAn pulssimittausta. Nopeampaa pulssia käytetään koko henkilöstölle kvartaaleittain. Tämän rinnalla esihenkilöillä on mahdollista käyttää myös erillistä pulssikyselyä oman päivittäisjohtamisen tukena. Pulssi auttaa tunnistamaan työkykyyn liittyvät varhaiset merkit ja mahdollistaa tuen kohdistamisen:
- Työntekijälle ja työyhteisölle hyvinvoinnin kehittämiseen
- Esihenkilölle puheeksi oton ja työkykyjohtamisen tueksi
- Johdolle ja HR:lle ilmiöiden seurantaan ja vaikuttavuuden arviointiin
Esihenkilöt, vastuu- ja toimialuejohto seuraavat, arvioivat ja kehittävät henkilöstökokemusta sekä asettavat tavoitteet niiden saavuttamiseksi. Mitä Kuuluu -kyselyn tuloksista raportoidaan kerran vuodessa ja Pulssi-kyselystä neljä kertaa vuodessa organisaation johdolle. Tavoitteena on että esihenkilöt, vastuu- ja toimialuejohto pystyvät peilaamaan henkilöstökokemusta asiakaskokemukseen ja päinvastoin, kun sekä asiakaskokemusta että henkilöstökokemusta seurataan ja käsitellään rinnakkain.
Satakunnan hyvinvointialueelle siirtyneet kahdeksan eri organisaation sote-palvelut luovat tarpeen palvelujärjestelmän yhtenäistettävyydestä tulevina vuosina. Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen myötä on syntynyt myös tarve yhtenevälle sekä vertailukelpoiselle tiedolle. Tietoa tarvitaan eri toimijoiden käyttöön sekä sitä tullaan käyttämään muun muassa päätöksenteon ja johtamisen tukena.
Asiakas- ja henkilöstökokemus ja niiden välinen yhteys tunnistetaan entistä merkittävämmäksi tekijäksi työelämässä. Henkilöstökokemuksen roolin merkittävyys nousee jatkuvasti. Hyvällä henkilöstökokemuksella rakennetaan myös hyvää asiakaskokemusta. Henkilöstön hyvinvointi, työtyytyväisyys sekä osaamisen taso heijastuvat asiakaskokemukseen etenkin alalla jossa työskentely tapahtuu asiakasrajapinnassa. Asiakaskohtaamisilla on suuri merkitys asiakaskokemuksien syntymiseen.
Henkilöstökokemuksen mittaamista kehitetään yhdessä asiakaskokemuksen mittaamisen rinnalla vuosina 2023–2025 osana Kestävän kasvun Satakunta 2 -hanketta.
Toimintamallin kohderyhmänä on koko Satakunnan hyvinvointialueen henkilöstö. Henkilöstön edustajista muodostetun työryhmän avulla on varmistettu, että henkilöstön edustajat ovat mukana toimintamallin suunnittelussa ja kehittämisessä. Tämä edistää työyhteisön osallisuutta ja varmistaa, että malli vastaa työyhteisön tarpeita ja toiveita. Toimintamallissa korostetaan jatkuvaa kehittämistä. Malli mahdollistaa prosessien tarkastelun ja parantamisen, mikä voi johtaa sujuvampiin työskentelytapoihin ja parantaa työntekijöiden kokemuksia. Toimintamallin jatkuva arviointi ja kehittäminen työryhmän avulla varmistaa sen, että malli pysyy ajantasaisena ja että se vastaa muuttuviin tarpeisiin.
Työntekijä saa sähköpostiin tiedon kyselystä ja vastaa kyselyyn.
- Laajempi työhyvinvointikysely toteutetaan 1krt/vuosi loka-marraskuussa ja jatkuva pulssikysely 3-4 krt/vuosi
Esihenkilöt käyvät läpi tuloksia työyhteisöissään mahdollisimman nopeasti kyselyjen toteuttamisen jälkeen.
- Esihenkilö antaa palautetta/tunnustusta ja nostaa esiin työyksikkönsä positiiviset onnistumiset ja saavutukset sekä yksikkökohtaisesti että henkilökohtaisesti.
Vastuualuejohto käsittelee ja keskustelee henkilöstön kokemuksista 3-4 kertaa vuodessa omissa johtoryhmissä.
Toimialuejohto käsittelee ja keskustelee henkilöstön kokemuksista 2 kertaa vuodessa työkykyjohtamisen ohjausryhmissä.
Vastuu- ja toimialuejohto seuraa 2 kertaa vuodessa henkilöstökokemuksen tuloksia sekä esihenkilöiden kirjaamia jatkotoimenpiteitä tulosportaaleissa.
- Vastuu- ja toimialuejohto auttaa tarvittaessa yksikön esihenkilöitä kehittämistoimenpiteiden toteutuksessa.
Johtoryhmä/HR käsittelee ja keskustelee henkilöstön kokemuksista 2 kertaa vuodessa hyvinvointialueen johtoryhmässä.
- Johtoryhmä/HR seuraa vuosittain ja tarvittaessa antaa tukea vastuu- ja toimialuejohdolle.
Työntekijät ja henkilöstökokemustyöryhmä osallistuvat mukaan sovittuihin kehittämistoimenpiteisiin.
- Toimenpiteiden avulla esihenkilöt voivat parantaa prosesseja ja käytäntöjä sekä luoda positiivisen ja tuottavan työympäristön, joka tukee työntekijöiden hyvinvointia ja tehokkuutta osana päivittäisjohtamista.
Esihenkilöt, vastuu- ja toimialuejohto seuraavat, arvioivat ja kehittävät henkilöstökokemusta sekä asettavat tavoitteet niiden saavuttamiseksi.
- Mitä kuuluu kyselyn tuloksista raportoidaan kerran vuodessa ja Pulssi kyselystä raportoidaan neljä kertaa vuodessa organisaation johdolle.
- Samalla peilataan henkilöstökokemusta asiakaskokemukseen.
Tarpeiden mukaan sovitaan hyvinvointialuetason laajuisista kehittämistoimenpiteistä, jotka edistävät ja parantavat hyvää henkilöstökokemusta.
Satakunnan hyvinvointialueen johtoryhmä / HR määrittelee tavoitetasot.
Tuloksista raportoidaan myös vähintään vuositasolla yhteistyötoimikuntaan (YTT).
Järjestelmät ja rakenteet yhdenmukaiseen henkilöstökokemusmittaamiseen on saatu toteutettua kehitetyn toimintamallin myötä. Henkilöstökokemusta mitataan koko hyvinvointialueen laajuisesti samalla tavalla. Tuloksia voidaan arvioida vasta myöhemmin kun toimintamalli on vakiintunut käyttöön ja nähdään miten prosessi toimii käytännössä.
Vastausprosentti ja avoimien kommenttien määrä on yllättänyt positiivisesti ja luonut tarpeen pohtia miten käsitellä esim. avoimia palautteita ja herättänyt ajatuksia, että voisiko esim. tekoäly olla tässä apuna.
Kansikuva
