Keskitetyn toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun kuntapilotti
Kuntapilotin tavoitteena oli henkilöstövoimavarojen tiedolla johtamisen kehittäminen keskitettyä toimintalähtöistä työvuorosuunnittelun prosessia kehittämällä ja kokeilemalla.
Toimintamallin nimi
Kuntapilotin tavoitteena oli henkilöstövoimavarojen tiedolla johtamisen kehittäminen keskitettyä toimintalähtöistä työvuorosuunnittelun prosessia kehittämällä ja kokeilemalla.
Näkökulmana pilotissa oli henkilöstövoimavarojen tiedolla johtamisen kehittäminen asiakastarpeeseen perustuvan, toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun prosessia kehittämällä ja kokeilemalla.
Pilotin tavoitteena oli vähentää työn kuormittavuutta sekä tarjota laadukasta ja asiakaslähtöistä palvelua noudattamalla työaikaergonomiaa ja kohdentamalla henkilöstöresurssit vastaamaan asiakasvirtoja työvuoro- ja lomasuunnittelussa. Työvuorosuunnittelussa huomioitiin, minkälaista osaamista ja kuinka paljon resursseja kussakin toiminnossa tarvittiin eri ajanjaksoina. Myös työntekijöiden henkilökohtainen osaaminen määriteltiin ja huomioitiin työvuoro- ja lomasuunnittelussa. Työvuorosuunnittelun toteutti pilottiyksiköiden yhteinen resurssisuunnittelija.
Pilotin yhtenä tavoitteena on ollut kehittää toimintamallia kohti automatisoitua ja optimoitua työvuorosuunnittelun prosessia. Keskitetyn toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun kautta on ollut mahdollista kehittää yhdessä esihenkilöiden ja henkilöstön kanssa toimintamalleja, joita automatisoidun työvuorosuunnittelun prosessi edellyttää. Keskitetyllä toimintalähtöisellä työvuorosuunnittelulla ja myöhemmin automatisoidulla työvuorosuunnittelulla vapautetaan tulevaisuudessa esihenkilöiden työaikaa henkilöstön ja palvelun lähijohtamiseen.
Työvuorosuunnittelu vie esihenkilöiltä suhteellisen paljon aikaa ja suunnitteluaika on pois henkilöstön ja palvelun lähijohtamisesta. Työvuorosuunnittelua tekee osittain myös työntekijät, jolloin suunnitteluun käytetty työaika on pois asiakastyöstä. Kohdentamalla nykyiset olemassa olevat henkilöstöresurssit paremmin sekä osaamisen että asiakastarpeen kannalta sekä noudattamalla työaikaergonomiaa pystytään palvelua toteuttamaan entistäkin asiakasturvallisemmin ja samalla voidaan vähentää henkilöstön työnkuormittavuutta.
Kuntapilotin kohderyhmänä olivat pilottiorganisaatiot, pilottiyksiköiden esihenkilöt ja henkilöstö. Keskitetyn toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun avulla pyrittiin järjestämään henkilöstön määrä ja osaaminen mahdollisimman optimaalisesti asiakkaiden palvelutarpeeseen nähden. Oikea määrä henkilöstöä oikeaan aikaan, osaamisen varmistaminen ja työaikaergonomian noudattaminen vähensivät työnkuormittavuutta. Henkilöstöä ja esihenkilöitä osallistutettiin pilottiin henkilöstöinfojen, henkilöstöedustajien tapaamisten ja esihenkilöiden palavereiden avulla. Henkilöstön näkemystä työvuorosuunnittelun toteutumisesta kartoitettiin säännöllisillä kyselyillä. Myös esihenkilöiden näkemystä kartoitettiin kyselyn avulla.
Keskitetyn toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun kuntapilottiin palkattiin HR-suunnittelija 25% työajalla 11.1.-31.12.2021. Lisäksi pilottiin palkattiin resurssisuunnittelija, joka työskenteli 100% työajalla 26.2.-31.12.2021.
Kuntapilotin alussa pilottiyksiköistä kerättiin taustatiedot ja tehtiin asiakasvirta-analyysit. Näiden tietojen avulla saatiin tietoa työvuorosuunnittelun ja lomasuunnittelun nykytilasta sekä asiakkaiden palvelutarpeen ja henkilöstön sijoittumisen suhteesta.
Pilotin alussa luotiin yhteiset pelisäännöt työvuorosuunnitteluun ja lomasuunnitteluun. Työvuorosuunnittelussa kiinnitettiin erityistä huomiota osaamisen varmistamiseen ja työaikaergonomian toteutumiseen. Työvuorosuunnittelussa varmistettiin jokaisessa työvuorossa tarvittava henkilöstömäärä ja osaaminen ja suunnittelussa käytettiin olemassa oleva henkilöstö optimaalisesti. Lomasuunnittelussa tuli käyttää koko kesälomakausi hyväksi ja laskea lomajanat henkilöstön lomaoikeuksien mukaan.
Henkilöstöltä kysyttiin säännöllisesti mielipidettä työvuorosuunnittelun onnistumisesta ja henkilöstöedustajille pidettiin säännölliset kokoukset. Resurssisuunnittelija ja HR-suunnittelija olivat tiiviisti yhteydessä pilottiyksiköiden esihenkilöihin. Resurssisuunnittelija kävi pilottiyksiköissä säännöllisesti. Pilottia ohjasi ohjausryhmä. Keskitetyn toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun prosessi tarkentui ja kehittyi pilotin edetessä.
Kun työvuorosuunnittelussa noudatettiin työaikaergonomiaa, voimakkaasti kuormittavat päivät vähenivät verrattuna aikaan, kun suunnittelutyö toteutettiin yksikössä. Esihenkilöiden työaikaa vapautui muuhun työhön sen jälkeen, kun taustatiedot ja asiakasvirta-analyysit oli tehty yksiköissä. Jos yksikössä oli aikaisemmin työvuorosuunnittelua tehnyt henkilöstön edustajat, vapautui heidän aikaansa asiakastyöhön.
Kun kesälomaoikeudet (65 % lomaoikeudesta jokaiselta työntekijältä) ja kesälomajanojen määrä laskettiin tarkasti ja käytettiin koko kesälomakautta, kyettiin turvaamaan paremmin riittävä osaavan henkilöstön määrä myös kesälomakaudella, koska yhtä aikaa lomalla olevia vakituisia työntekijöitä oli kerralla vähemmän. Yksiköt tarvitsivat vähemmän sijaisia ja sijaiskulut näissä yksiköissä vähenivät.