Kotiin vietävien teknologioiden tietojohtamisen kehittämisen toimintamalli ikääntyneiden palveluissa, Pirkanmaan HVA (RRP, P4, I1, TP5)
Pirkanmaan Kestävän Kasvun hankkeen aikana kehitettiin kotiin vietävästä teknologiasta tehtävää raportointia, tiedon esittämistapoja ja tiedolla johtamista.
Toimintamallin nimi
Pirkanmaan Kestävän Kasvun hankkeen aikana kehitettiin kotiin vietävästä teknologiasta tehtävää raportointia, tiedon esittämistapoja ja tiedolla johtamista.
Pirkanmaan hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa tunnistettiin tarve kotiin vietävän teknologian hyvinvointialuetasoiseen raportointiin. Vuosina 2022-2023 PirKOTI -hankkeen aikana oli jo todettu, että teknologiakehittämisen näkökulmasta on tärkeää määritellä tavoitetasot ja mittarit, joita seurataan säännöllisesti. Teknologiakehityksen mittareiksi suunniteltiin muun muassa etähoivaa hyödyntävien asiakkaiden prosentuaalista osuutta kaikista säännöllisen kotihoidon asiakkaista sekä etäkäyntien määrän prosentuaalista osuutta kaikista säännöllisen kotihoidon käynneistä.
Pirkanmaalla käytettävien järjestelmien kirjo on laaja. Käytössä on useita erilaisia potilastieto-, asiakastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmiä. Järjestelmien hajanaisuuden vuoksi laite- ja asiakasmäärätietoja kerättiin
- Kysymällä yksiköistä ja esihenkilöiltä
- Sotkanetin raporteista
- Tableausta (Pegasos-tieto)
- ICMT -toimittajan raporteista
- Laitetoimittajien raporteista (Evondos, VideoVisit nyk. OivaHealth)
Saatavilla oli kuitenkin vain suuntaa antavia lukuja.
Raportointia lähdettiin kehittämään hallitusti koostamalla kuukausittainen yhteenveto, ns. teknologiakatsaus. Asiakasmäärätietoa ylläpidettiin excel-tiedostossa kotona asumista tukevien palveluiden esihenkilöiden toimesta. Yhdistämällä tähän tietoon teknologiatoimittajien kuukausiraporteista saatava tieto, päästiin vastuuyksikkö- ja hyvinvointialuetasolla tarkastelemaan muun muassa
- laitemääriä (käytössä/vapaana)
- teknologiapeittävyyttä (%) ja sen kehitystä
- laitteiden käyttöastetta (%)
- etäkäyntien, omaissoittojen ja lääkeannostelujen määriä
- tietoja hälytyksistä, poikkeamista ja tiketeistä
- tietoja etäkäyntien jakautumisesta tunneittain, alueittain, viikonpäivittäin jne.
Kuukausiraportointi on lisännyt tietoisuutta ja tiedolla johtamisen mahdollisuuksia, mutta on edellyttänyt myös runsaasti manuaalista laskentaa ja laskelmien työstämistä excel-tiedostoissa kaavioiksi.
Joulukuussa 2024 alkoi kotiin vietävien teknologioiden osalta Tableau -raporttipohjien työstäminen. Tableau on raportointityökalu, jonne hyödynnettävä data kootaan erilaisista tietolähteistä, tässä tapauksessa useammasta excel-tiedostosta. Tableau -raportointi mahdollistaa ajantasaisen tiedon ja laajemman pääsyn tiedon äärelle. Tavoitteena on ottaa Tableau -raportit käyttöön tammikuussa 2025.
Jatkokehittämisen aihioina ja tulevaisuuden visiona on kehittää tiedon näyttämisen mahdollisuuksia edelleen siten, että tietojen liikkuminen on automatisoitua. Tämän mahdollistaa rajapinnat ja integraatiot tietojärjestelmien välillä. Tiedon automatisointi lisää myös tiedon luotettavuutta, kun inhimillisen virheen mahdollisuus pienenee.
Toimintamallin toimintaympäristönä on hyvinvointialueen kotona asumista tukevat palvelut.
Raportointia oli tarve kehittää tiedolla johtamisen tarpeisiin, eli kohderyhmänä oli kotona asumista tukevien palveluiden johto sekä tietohallinto.
Raportoinnin kehittämistä edistetään edelleen Pirkanmaan hyvinvointialueen digikehittämisen yksikön ja tietohallinnon toimesta. Raportoinnin vastuista tulee sopia vuoden 2025 aikana, jotta se juurtuu osaksi jatkuvaa toimintaa ja tiedolla johtamista.
Raportointi on kehittynyt hankkeen aikana erittäin paljon, tiedon hyödyntäminen on järjestelmällisempää ja säännöllistä. Jatkokehittäminen tullee vähentämään edelleen manuaalista työtä.
Kansikuva
