Markkinoinnin tuotannollisten töiden dynaaminen hankintajärjestelmä, Kouvolan kaupunki
Kouvolan kaupungilla on dynaaminen hankintajärjestelmä, jonka sisällä kaupungin palvelut hankkivat markkinoinnin tuotannollisia töitä. Innovatiivinen järjestelmä edistää ketteriä ostoja paikallisilta yrityksiltä ja helpottaa hankintaprosessia kaupungin palveluissa.
Toimintamallin nimi
Kouvolan kaupungilla on dynaaminen hankintajärjestelmä, jonka sisällä kaupungin palvelut hankkivat markkinoinnin tuotannollisia töitä. Innovatiivinen järjestelmä edistää ketteriä ostoja paikallisilta yrityksiltä ja helpottaa hankintaprosessia kaupungin palveluissa.
Kuntamarkkinoinnin SM-kilpailu 2022 / Kouvolan kaupungin markkinoinnin tuotannollisten töiden dynaaminen hankintajärjestelmä
Kouvolan kaupungilla on käytössä innovatiivinen dynaaminen hankintajärjestelmä markkinoinnin tuotannollisiin töihin. Hankintajärjestelmän kautta Kouvolan kaupungin palvelut ostavat joustavasti ja tarpeidensa mukaan markkinoinnin tuotannollisia töitä, kuten graafista suunnittelua, videotuotantoa tai digitaalisen markkinoinnin palveluita.
Alan toimijat voivat hakea mukaan dynaamiseen hankintajärjestelmään koko sen keston ajan. Dynaamisen hankintajärjestelmän etuna on joustavuus, ostamisen nopeus, mahdollisuus valita kulloinkin soveltuvin kumppani ja hankintojen jakautuminen paikallisesti useammille toimijoille. Lisäksi hankintajärjestelmän kautta jalkautetaan Kouvolan uutta graafista ilmettä näkyviin erilaisissa markkinoinnin materiaaleissa. Järjestelmä palvelee koko kaupunkiorganisaatiota ja edistää saavutettavuutta sekä tasalaatuisuutta.
Hankintajärjestelmä otettiin käyttöön maaliskuussa 2021, ja sen kategoriat, joista palveluita voi hankkia, ovat graafinen suunnittelu, videotuotanto, laajemmat mainostoimistotyöt ja digitaalisen markkinoinnin palvelut. Järjestelmän kesto on 22 kuukautta (1.3.2021-31.12.2022).
Dynaamisen hankintajärjestelmän ulkopuolelle jäävät mm. valokuvaus ja tekstintuottaminen, digityökalut ym. järjestelmät, digikoulutukset, painopalvelut, pr-tuotteet sekä käännökset/tulkkaus, sillä näissä aiheissa nähty perustelluksi tehdä hankinta tarpeen mukaisesti.
Lähtötilanne: Aiemmin Kouvolan kaupunki toteutti markkinoinnin tuotannollisten töiden hankintaa puitesopimuksilla. Puitesopimuskauden päättyessä Kouvolan viestintäyksikkö ja hankintayksikkö alkoivat suunnitella uutta kilpailutusta. Hankinnasta haluttiin tehdä joustavampaa. Lisäksi hankintaohjelman mukaisesti Kouvolassa haluttiin nostaa hankintojen paikallisuusastetta ja lisätä hankintojen innovatiivisia ratkaisuja. Oli tarkoituksenmukaista, että kuhunkin työhön voisi valita aina soveltuvimman kumppanin. Tämän vuoksi päädyttiin ottamaan käyttöön markkinoinnin tuotannollisten töiden dynaaminen hankintajärjestelmä, joka mahdollistaa joustavan ja nopean hankinnan aina soveltuvimman kumppanin kanssa. Erityisesti paikallisia toimijoita kannustettiin hakemaan mukaan järjestelmään.
Dynaamisen hankintajärjestelmän perustaminen tehtiin omana työnä. Ennen järjestelmän osallistumishakemusten julkaistua järjestettiin markkinavuoropuhelu, johon osallistui runsaasti paikallisia mainostoimisto- ja videopalveluita tarjoavia yrityksiä.
Kaupungin markkinoinnista ja viestinnästä vastaava Viestintä ja VisitKouvola -yksikkö otti yhteyttä paikallisiin toimijoihin henkilökohtaisesti ja kertoi uuden hankintajärjestelmän mahdollisuuksista yrityksille. Tämä työ on ollut hedelmällistä, ja jatkuu yhä. Lisäksi kehittämisyhtiö Kouvola Innovation Oy:n hankinta-asiamies tiedotti hankintajärjestelmästä paikallisia yrittäjiä, ja on ollut yrittäjien tukena myös käytännössä hakuprosessissa. Dynaamisen hankintajärjestelmän perustamista ja toimintaa on siis tuettu käytännön työllä, tuella ja opastuksella hyvin tuloksin.
Linkittyminen strategiaan: Dynaaminen hankintajärjestelmä edistää osaltaan Kouvolan kaupunkistrategian, hankintaohjelman ja viestintä- ja markkinointiohjelman toteutumista.
Kouvolan kaupunkistrategia tähtää elinvoiman ja hyvinvoinnin kasvuun. Elinvoiman kasvun tukeminen on kirjattu myös Kouvolan hankintaohjelma 2021–2025 -ohjelman yhdeksi päämääräksi. Hankintaohjelman mukaisesti elinvoiman kasvun tukemisen tavoitteita ovat seuraavat:
- Hankintojen paikallisuusaste kasvaa
- PK-yrittäjien osallistuminen tarjouskilpaluihin mahdollistuu aiempaa paremmin
- Hankinnan kohteissa haetaan innovatiivisia ratkaisuja
- Lähituotannon ja pienyrittäjyyden edistäminen
Markkinoinnin tuotannollisten töiden dynaaminen hankintajärjestelmä on esimerkki näiden tavoitteiden konkretisoimisesta. Dynaamisessa hankintajärjestelmässä oli huhtikuussa 2022 18 toimijaa, joista 11 on paikallisia. Lisäksi yhdellä on työllistämisvaikutus Kouvolassa. Olemme iloksemme havainneet, että valtaosa hankinnoista osoitetaan paikallisille toimittajille, mikä edistää työllisyyttä, ja siten vaikuttaa elinvoimaan kaupungissa. Vuonna 2021 noin 82 % järjestelmän hankinnoista osoitettiin paikallisille toimijoille. Luku nousee 95 prosenttiin, jos otetaan mukaan myös toimijat, joilla on työllistämisvaikutus Kouvolassa. Luvut ovat suuntaa antavia.
Lisäksi dynaaminen hankintajärjestelmä tukee Kouvolan Viestintä- ja markkinointiohjelmaan kirjattua tavoitetta lisätä koko organisaation viestintäkyvykkyyttä. Periaate on, että kaupungin palvelut vastaavat oman palvelunsa markkinoinnista, ja Viestintä ja VisitKouvola -yksikkö tukee, sparraa ja avustaa markkinoinnin ja viestinnän suunnittelussa, toteuttamisessa ja hankinnoissa. Dynaaminen hankintajärjestelmä on työkalu koko Kouvolan kaupungille, sillä sen kautta voi ostaa tarpeen mukaan tarvittavaa materiaalia tai palvelua joustavasti ja itsenäisesti.
Kouvolan kaupungin hankintayksikön tavoitteena on hankintaosaamisen lisääminen. Uusilla hankintamenetelmillä, kuten dynaamisella hankintajärjestelmällä, mahdollistetaan uusien toimintamallien käyttäminen ja uusien palveluntuottajien pääsy mukaan.
Dynaamisen hankintajärjestelmän etuna verrattuna puitesopimuksiin ja yhteen tai muutamaan sopimuskumppaniin on järjestelmän ketteryys, joustavuus puolin ja toisin, useampien paikallisten toimijoiden tukeminen ja työllistäminen, ja siten positiivinen vaikutus kaupungin elinvoimaan. Kouvolassa tunnistettiin tarve puitesopimusmallia joustavampaan toimintatapaan markkinoinnin tuotannollisissa töissä. Kaupunki on sitoutunut ostamaan markkinoinnin tuotannollisia töitä ainoastaan järjestelmään hyväksytyiltä toimijoilta.
Hyödyt kaupungille: Järjestelmän hyödyt kaupungille ja kaupungin palveluille ovat ketteryys, helppokäyttöisyys ja nopeus. Dynaamisessa hankinnassa työt toteutetaan kulloinkin soveltuvimman kumppanin kanssa. Markkinointimateriaalien tarve voi herätä nopeastikin, jolloin ketterä ostoprosessi helpottaa työtä. Käytännössä palvelun ostaja voi ostaa työtä suoraan tietyltä toimijalta hankintajärjestemän sisältä, tai tiedustella useammalta tarpeen mukaan.
Kaikki järjestelmässä mukana olevat toimijat ovat sitoutuneet noudattaman kaupungin graafisia ohjeistuksia ja digitaalista saavutettavuutta, mikä lisää tasalaatuisuutta sekä edistää tavoitteellista ja lakisääteistä työtä.
Toimintamalli on selkeä, sillä kaikki kaupungin ostamat markkinoinnin tuotannolliset työt ostetaan dynaamisen hankintajärjestelmän kautta oston hinnasta riippumatta. Mikäli hankinnan arvo ylittää 15 000 euroa, suorittaa hankintayksikkö toimijoiden kesken minikilpailutuksen. Dynaamisen hankintajärjestelmän ulkopuolella suoraoston raja on hankintaohjeen mukaisesti 9 000 euroa, joten korkeampi raja tuo dynaamiseen hankintajärjestelmään lisää joustavuutta, helppokäyttöisyyttä ja tarkoituksenmukaisuutta.
Kouvolan kaupunki aloitti brändiuudistuksensa toimeenpanemisen vuonna 2020 uuden viestintä- ja markkinointiohjelman mukaisesti. Kouvolan uudeksi ydinviestiksi astetettiin "aktiivisten kaupunki". Osana brändiuudistusta Kouvolan graafinen ilme päivitettiin kuvastamaan ja visualisoimaan aktiivisten kaupunki -tavoitemielikuvaa. Dynaaminen hankintajärjestelmä on ollut yksi työkalu jalkauttaa uutta brändiä ja ilmettä sekä viedä sitä käytäntöön paikallisten toimijoiden kanssa.
Hyödyt toimijoille: Markkinoinnin palveluita tarjoaville yrityksille järjestelmä on joustava. Puitesopimuksessa mukaan voisi valita useamman sopimuskumppanin, mutta kaikki valinnat tehdään tarjousvaiheessa, eli osallistumien myöhemmässä vaiheessa ei ole mahdollista. Dynaamisessa hankintajärjestelmässä tarjoajat voivat osallistua mukaan koko hankinnan keston ajan. Tästä on etua esimerkiksi uusille ja pienille yrityksille sekä yrityksille, jotka eivät ehkä täytä asetettuja vaatimuksia heti, mutta täyttävät ne myöhemmin.
Dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytään hakijat, jotka täyttävät hakijalle asetetut soveltuvuusvaatimukset. Toimija voi hakea järjestelmän yhteen tai useampaan kategoriaan, mikäli kyseessä olevan hankinnan soveltuvuusvaatimukset täyttyvät. Mukaan voivat hakea paikalliset ja paikkakunnan ulkopuoliset toimijat. Soveltuvuutta arvioidaan osallistumispyynnön yhteydessä toimitettujen referenssitöiden ja työryhmän kuvauksen perusteella. Kriteerit kuhunkin kategoriaan (graafinen suunnittelu, videotuotanto, laajmmat mainostoimistotyöt, digitaalisen markkinoinnin palvelut) on kirjattu osallistumispyyntöihin.
Ennen järjestelmän perustamista siitä tiedotettiin paikallisille toimijoille ja kaupungille sisäisesti. Järjestelmää on otettu kaupungin palveluissa hyvin käyttöön, mutta juurrutustyö jatkuu yhä. Tietoisuutta ja käytännön osaamista levitetään kaupunkiorganisaation sisällä hyvässä yhteistyössä. Uusia toimijoita kehotetaan hakemaan mukaan, ja hakemiseen saa tarvittaessa opastusta hankinta-asiamieheltä. Hakeminen, hakuprosessi ja ostamisprosessi on pyritty tekemään joustavaksi kaikille osapuolille.
Järjestelmään kuuluvia toimijoita opastetaan kaupungin graafisen ilmeen suhteen sekä neuvomalla että tarjoamalla käytännön materiaaleja. Näin parannetaan toimijoiden edellytyksiä tarjota palveluita, edistetään uuden graafisen ilmeen juurtumista ja tehdään ostamisesta helppoa kaupungin palveluille luomalla toimiva kumppanuuksia.
Markkinoinnin tuotannollisten töiden dynaaminen hankintajärjestelmä on otettu hyvin käyttöön Kouvolan kaupungin eri palveluissa. Olemme iloksemme nähneet, että merkittävä osa ostoista ohjautuu paikallisille toimijoille.
Olemme saaneet yrityksiltä hyvää palautetta siitä, että osallistumaan pääsee koko järjestelmän keston ajan. Uudet ja pienetkin toimijat pääsevät mukaan, ja voivat hakea useamman kerran, mikäli jokin soveltuvuusvaatimus ei ensimmäisellä kerralla täyty.
Dynaamisen hankintajärjestelmän toimintamalli työllistää hieman enemmän ja eri aikataululla kuin puitesopimushankinta. Verrattuna tavalliseen kilpailutukseen, jossa tarjousvertailu tehdään kerran, tapahtuu nyt vertailua aina uuden osallistumishakemuksen tullessa. Hakemuksia on saapunut suhteellisen säännöllisesti. Tämä työ kannattaa kuitenkin mielestämme ehdottomasti tehdä, sillä dynaamisen hankintajärjestelmän edut palkitsevat vaivannäön: mukaan voi saada uusia mahtavia osaajia koko järjestelmän keston ajan.
Yhteistyö kaupungin sisällä on ollut toimivaa ja sujuvaa, mikä on osaltaan mahdollistanut dynaamisen hankintajärjestelmän onnistumisen. Yhteistyössä tarvitaan molempia: substanssiosaamista markkinoinnista ja viestinnästä, ja toisaalta hankinta-asiantuntemusta.
Toimintamalli on nähty Kouvolan kaupungilla hyvänä ja toimivana. Tahtotila on suunnitella nykyiselle järjestelmälle jatkoa myös tulevaisuudessa.
Kansikuva
