Monipalveluasiakkaan suostumuksenhallintamalli (RRP2, P4, I1)
Toimintamallin tavoitteena oli useissa sosiaali- ja terveyspalveluissa asioivan asiakkaan tilanteen joustava hoitaminen ammattilaisten välistä tiedonkulkua helpottamalla ja edistämällä moniammatillista yhteistyötä.
Toimintamallin nimi
Toimintamallin tavoitteena oli useissa sosiaali- ja terveyspalveluissa asioivan asiakkaan tilanteen joustava hoitaminen ammattilaisten välistä tiedonkulkua helpottamalla ja edistämällä moniammatillista yhteistyötä.
Monipalveluasiakkaan suostumusprosessi jalkautettiin Pirkanmaan hyvinvointialueella useaan eri palveluun. Tarkoituksena oli, että ammattilainen täydentää suostumuksen tarkasti asiakkaan kanssa yhteistyössä, jonka jälkeen täydennetty suostumus toimitetaan suostumusrekisteriin tallennettavaksi. Suostumusrekisteristä oli tarkoitus tallentaa skannattu suostumus rekisteriin, toimittaa Pirkanmaan hyvinvointialueen ulkopuolisille suostumuksessa nimetyille yhteistyötahoille sekä tallentaa kaikkiin potilas- ja asiakastietojärjestelmiin, joissa asiakas suostumuksen tietojen perusteella asioi, jolloin tieto olisi kaikille asiaa käsitteleville ammattilaisille saavutettavissa oman järjestelmänsä kautta. Pirkanmaan hyvinvointialueella on useita sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmiä, joilla ei ole keskenään keskusteluyhteyttä, jonka vuoksi tarkoitus oli tallentaa tieto jokaiseen kohdejärjestelmään asiakkaan suostumuksessa mainitun tiedon mukaisesti.
Toimintamallin tavoitteena oli mahdollistaa tietojen vaihto ja käsittely asiakkaan asiaa käsittelevien ammattilaisten kesken joustavasti kaikissa niissä palveluissa, joissa asiakas kyseisen aihepiirin osalta asioi. Asiakkaan ammattilaisen kanssa täydennettyyn suostumukseen perustuville yhteistyötahoille annettaisiin täten lupa käsitellä asiakkaan määrittelemiä asioita keskenään myös silloin, kun asiakas itse ei ole paikalla. Tarkoituksena oli parantaa ammattilaisten välistä tiedonkulkua, helpottaa moniammatillista yhteistyötä ja parantaa täten asiakkaan kokemusta ja helpottaa palveluissa asioimista.
Monipalveluasiakas on useassa eri sosiaali- ja/tai terveydenhuollon toimintayksikössä saman aiheen tiimoilta asioiva asiakas. Tällä hetkellä monialainen yhteistyö voi olla tietojen vaihtumisen näkökulmasta haastavaa ja kokonaisprosessi hankaloittaa asiakkaan asian hoitumista jouhevasti.
Monipalveluasiakkaan suostumusprosessia jalkautettiin osana Minun tiimini -toimintamallia.
Suostumuslomakkeen käyttöön, rekisteriin toimittamiseen sekä tallentamiseen liittyen kohdattiin merkittäviä ongelmia.
Suostumuslomake koettiin sisällöllisesti monimutkaiseksi ja hankalaksi täyttää, josta syystä rekisteriin saapui lukuisia vajavaisesti tai väärin täytettyjä suostumuksia. Lomaketta ei koettu sisällöltään intuitiivisesti eteenpäin ohjaavaksi ja tarkempia ohjeistuksia työn ohella kuormittaviksi ja monimutkaisiksi tulkita. Lomakkeen sisältö myöskin havaittiin käytännön tarpeiden osalta puutteelliseksi esimerkiksi osoite-, kunta- ja puolesta asiointitiedon osalta. Osa lomakkeista oli myöskin täytetty tulkinnan kannalta niin epäselvästi, ettei varmuutta yhteistyötahoista voinut käsiala- tai tiedostoteknisistä syistä olla. Tarkkaa kuvausta siitä, millaisissa tilanteissa tai millaisilla asiakkailla suostumusta on tarkoitus käyttää ei ole pystytty määrittelemään, kuten ei myöskään miten suostumuksen täydennyksen suhteen tulisi menetellä tilanteissa, jossa kyseessä on alaikäinen, vammainen tai muutoin holhouksen alainen henkilö. Puolesta asiointiin liittyvää täydennysohjetta ei myöskään ollut olemassa. Asiasta keskusteltu Kelan avainhenkilöiden kanssa, jotka eivät koe akuuttia muutostarvetta lomakkeeseen havaittujen ongelmien osalta.
Rekisteriin toimittamisessa havaitut ongelmat liittyivät tiedostojen laatuun tai siihen, että usean eri asiakkaan tiedot oli toimitettu samassa tiedostossa. Ammattilaisilla oli ohjeena skannata täydennetty suostumus ja lähettää se suojatulla sähköpostiyhteydellä suostumusrekisteriin. Toimitetut tiedostot kuitenkin saattoivat olla myös valokuvattuja, joka periaatteessa olisi hyväksyttävää, jos kuva olisi laadullisesti hyvä, mutta näin ei kuitenkaan useissa tapauksissa ollut, vaan kuva saattoi olla valottunut, sumea, epätarkka tai rajattu siten, että osa tiedosta jäi puuttumaan. Skannattuja suostumuksia saatettiin lähettää yhdessä viestissä useampia siten, että samaan skannattuun tiedostoon olikin skannattu yhden asiakkaan suostumuksen sijasta useiden asiakkaiden suostumuksia, joten tiedoston käsittely suostumusten eriyttämiseksi vei merkittävästi lisää työresursseja.
Tallennuksen suhteen havaitut ongelmat olivat kuitenkin käytön kannalta merkityksellisimpiä ja kytkeytyivät suurilta osin Pirkanmaan hyvinvointialueen tietojärjestelmäinfrastruktuuriin sekä suostumuksen sisällön puutteiden yhteisvaikutukseen. Tallennus itse rekisteriin oli tiedoston ollessa kunnossa ongelmatonta ja tietoturvallista. Rekisterinä suostumuksille toimi Lokero. Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietojärjestelmät sen sijaan ovat vielä paljolti sidonnaisia asiakkaan koti- tai asiointikuntaan ja koska suostumuksessa asiakkaan koti- tai asiointikunnalle ei erillistä paikkaa suostumuksessa ole, eivät ammattilaiset kuntatietoa suostumukseen välttämättä täydentäneet. Tämän lisäksi ammattilaiset eivät nimenneet esimerkiksi sosiaalihuollon asiakkuuksia, joita tietojenvaihtosuostumus koskee, joka on useassa sosiaalihuollon järjestelmässä tallennuskohteiden ja näkyvyysasioiden osalta merkityksellinen tieto. Tallennuksien osittain edetessä todettiin myös, ettei kaikissa asiakas- ja potilastietojärjestelmissä ollut mahdollisuutta tallentaa skannattua tiedostoa lainkaan, jonka vuoksi jouduttiin purkamaan suostumuksen sisältö tekstimuotoon ja kirjaamaan suostumuksen sisältö järjestelmään siten. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien moninaisuudesta johtuen myös tietojärjestelmien oikeuksiin liittyvissä asioissa esiintyi hankaluutta. Rekisterin ylläpito-, tallennus- ja tarkentamista vaativat tehtävät olivat keskitetty yhdelle henkilölle, joka myös oli työntekijäresurssillisesti vajavainen.
Suostumuksen käyttö lakkautettu Pirkanmaan hyvinvointialueella toukokuun 2024 alussa ja lakkautus on voimassa toistaiseksi. Suostumuksia vastaanotetaan jos niitä organisaation ulkopuolella täydennetään ja ne käsitellään mahdollisuuksien mukaan. Rekisteriin lähetetyt suostumukset ovat tallennettuina rekisteriin ja ne tallennetaan myös suostumuksen perusteella tulkittavissa oleviin kohdejärjestelmiin mahdollisuuksien mukaan.