Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Muutosvalmennuksen jatkaminen ja toimintamallin kehittäminen, Keski-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I1)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Jatketaan henkilöstön työhyvinvoinnin parantamista yhteisöohjautuvuutta vahvistamalla ja kehitetään toimintamallia muutosvalmennuksen juurruttamisen tukemiseksi. 

Toimintaympäristö **

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite koostuu maakunnan kahdeksasta kunnasta, joiden yhteenlaskettu väestöpohja on noin 68 000 henkilöä. Soitessa työskentelee noin 4000 eri alan ammattilaista.

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen voimavarana on Suomen pienimpänä hyvinvointialueena sen keveys, ketteryys ja kokemus. Hyvinvointialueen missiona on tuottaa hyvinvointia, terveyttä ja turvallisuutta ihmiselle.  Lähtökohtana on ennakoivat, yhdenvertaiset ja ehyet palveluketjut lähellä ihmisten arkea. Vaikuttavuutta saadaan monimuotoisilla palveluilla ja taloudellisesti sekä inhimillisesti kestävillä rakenteilla.  

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Soite käynnisti helmikuussa 2021 koko organisaation kattavan valmennusohjelman kohti yhteisöohjautuvaa toimintakulttuuria osana Rakenneuudistus- ja Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeita. Tarve muutosvalmennukselle nousi käytännön työssä ja kehittämisessä koetuista palvelujen toimivuuden pullonkauloista. Muutosvalmennuksen avulla kuntayhtymä valmistautui mm. tulevaan soteuudistukseen tavoittelemalla organisaation parempaa joustavuutta ja edellytyksiä vastata paremmin kasvaviin palvelutarpeisiin kasvattamatta palvelutuotannon resursointia samassa suhteessa. Tämän seurauksena odotetaan palvelujen vaikuttavuuden kasvavan, henkilöstön kokema työn merkityksellisyyden vahvistuvan ja suoritekustannusten alenevan.

Soiten muutosvalmennus on edennyt syklimäisesti ja vaiheittain. Kesäkuussa 2024 yli puolet Soiten yksiköistä on käynyt valmennuksen ja näihin on osallistunut lähes 1500 eri alan ammattilaista.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Soiten muutosvalmennus on edennyt organisaatiossa suunnitellusti, käytettävissä olevan valmentajamäärän ja valmentajille mahdollistettuun työaikaan suhteutettuna. Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen koulutetut muutosvalmentajat valmentavat käynnissä olevan valmennusohjelman mukaisesti yksiköitä, joissa asiakkaana ja potilaana ovat erityisesti heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevat henkilöt.  Kehittämistyö vastaa hyvinvointialueen strategiassa asetettuihin tavoitteisiin hyvinvoivasta ja osaavasta henkilöstöstä.  Valmentamalla koko henkilöstö yhteisöohjautuvuuteen on haluttu taata, että kaikki Soitelaiset pääsevät vaikuttamaan oman työhönsä.  Kesäkuussa 2024 puolet Soiten yksiköistä on käynyt valmennuksen ja työpajoihin on osallistunut Soiten henkilöstöstä n. 1500 työntekijää.  

Käynnissä oleva organisaatiomuutos ja säästötavoitteet haastavat niin työntekijöitä kuin valmentajiakin uudella tavalla. Resilienssiä, eli muutoksen sietokykyä tarvitaan entistä enemmän, ja työtehtävät on kyettävä järjestämään niin että tehdään mahdollisimman vähän päällekkäistä työtä.

Yksiköiden valmennuksia jatketaan osana Keski-Pohjanmaan Kestävä kasvu -RRP -hanketta, jotta yhteisöohjautuvuus kehittyy työntekijöiden työskentelytapana ja juurtuu osaksi arkea. Uudenlainen työote edistää asiakkaiden ja potilaiden hoitoon ja palveluun pääsyä. 

Jotta valmennuksesta saadut opit ja valmennuksella saavutetut hyödyt jäisivät osaksi organisaation toimintakulttuuria ja arkea, tulee toimintamallia kehittää edelleen toimintamallin juurruttamiseksi osaksi organisaation toimintaa.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Muutosvalmennusta jatketaan Soiten sisäisten muutosvalmentajien avulla, joita  Filosofian Akatemia on kouluttanut kokonaisuudessaan 37. Näistä enää kuusi tekee aktiivisesti valmennustyötä. Muutosvalmentajat antavat oman panoksensa Soiten työyhteisöjen toiminnan kehittämiselle. Muutosvalmentajat tulevat eri puolilta organisaatiota ja tekevät valmennustyötä joko päätoimen ohessa ns. 10 prosentin työpanoksella tai kokoaikaisena valmentajana hankerahoituksella. 

Soiten valmentajat ovat moniosaajatiimi, jotka tekevät töitä yhdessä ja toisten osaamista hyödyntäen yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. Muutosvalmentajat tukevat sekä työntekijä- että johtotasoa ja houkuttelevat mukaan muutokseen ja sen kehittämiseen.  Muutosvalmennustiimi koordinoi valmennuskokonaisuutta ja kehittää sen sisältöä ja pitää yllä kokonaiskuvaa; missä organisaatiossa mennään, miten muutos etenee ja onko tavoite edelleen tarkoituksenmukainen? 

Tavoiteltu muutos
  • yhteisöohjautuvuus kehittyy hyvinvointialueen työntekijöiden työskentelytapana. Soitessa toimii laajasti yhteisöohjautuvia tiimejä, jota tukee valmentava johtamiskulttuuri. Uudenlainen työote edistää asiakkaiden ja potilaiden hoitoon ja palveluun pääsyä. Palvelujen saatavuuden lisääminen edellyttää uudenlaista tapaa tehdä ja organisoida työtä.
  • yhteisöohjautuvuuden kehittämisen lisäksi valmennuksen tavoitteena on kehittää lähijohtamista.  Yhteisöohjautuva toimintakulttuuri tarvitsee toteutuakseen paitsi organisaation tahtotilan, myös johtamisen muutoksen valmennukselliseksi. Osallistava ja valmentava johtaminen edistää itseohjautuvuutta yhteisöissä sekä henkilöstön sitoutumista ja vastuun ottamista. 
  • kehitetään valmennusten sisältöä  ja toimintamallia vastaamaan paremmin Soiten erityistarpeita perustuen saatuun palautteeseen. 
  • muutosvalmennustiimi jatkaa työntekijä- ja johtotason välistä yhteistyötä ja tukevat sekä houkuttelevat mukaan toimintakulttuurin muutokseen ja sen kehittämiseen. 
  • Soitessa on osaava, hyvinvoiva ja motivoitunut henkilöstö. Hyvinvointi näkyy henkilöstön tyytyväisyytenä, sitoutumisena ja vähentyneinä poissaoloina. Yhteisöohjautuva kulttuuri lisää henkilöstön työkokemuksen parantumista sekä asiakkaiden saamien palvelujen vaikuttavuutta. 
    Yhteisöohjautuva kulttuuri parantaa organisaation herkkyyttä ja kykyä vastata uusiin palvelutarpeisiin ilman resurssien lisäämistä. Samalla myös asiakaskokemus paranee.
  • muutosvalmennuksen vaikutusten osoittaminen - tavoitteena toimintamallin juurtuminen osaksi Soiten toimintaa. 
Muutoksen mittaaminen
  • yksiköiden määrä, joihin muutosvalmennus toteutettu organisaatiossa
  • palautekyselyjen tulokset 
  • muutosvalmennuksen käyneille tiimeille toteutetaan valmennusta koskeva alku- ja loppumittaus, jotka sisältävät samat teemat (vastuu ja valtuudet, yhteistyö, psykologinen turvallisuus, työn kehittäminen ja lähijohtaminen). Mittaukset toteutetaan yksikkötasolla valmennusten vaikuttavuuden arvioimiseksi.
Toteutussuunnitelma
  • hyvinvointialueen koulutetut muutosvalmentajat jatkavat työyhteisöjen valmennuksia.
  • valmennustyötä tekee kolme Soiten sisäistä muutosvalmentajaa 100% työajalla sekä kolme valmentajaa oman työn ohella.
  • muutosvalmennustiimi arvio ja seuraa valmennusten etenemistä ja vaikuttavuutta mm. saatujen kokemusten ja palautteiden pohjalta.
  • tavoiteltavan muutoksen saavuttamiseksi kehitetään valmennusten sisältöä edelleen ja toimintamallia ja arvioidaan saadun palautteen perusteella sen tuloksia.
  • muutosvalmennustiimi jatkaa työntekijä- ja johtotason välistä yhteistyötä ja tukevat sekä houkuttelevat mukaan toimintakulttuurin muutokseen ja sen kehittämiseen.
  • muutosvalmennuksen käyneille tiimeille toteutetaan valmennusta koskeva alku- ja loppumittaus. 
  • valmennukseen osallistuneilta kerätään palautetta valmennuksesta toiminnan arvioimiseksi ja kehittämiseksi.
  • esihenkilötyön tueksi kootaan valmentavan johtajan työkalupakki
  • henkilöstön uudelle intrasivustolle on luotu muutosvalmennuksen sivusto, johon on lisätty ajankohtaista tietoa muutosvalmennuksesta organisaatiossa. Sisältöä päivitetään ja tuotetaan lisää hankkeen aikana.
Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Soitessa työskentelee noin 4000 eri alan ammattilaista. Muutosvalmennus on koko organisaatiota koskettava toimintakulttuurin muutos. Valmennuksessa on kyse työyhteisöjen omista tarpeista kumpuavasta työn kehittämisestä. Valmennuksen aikana työyhteisöt määrittelevät itse, mitä yhteisöohjautuvuus heille tarkoittaa ja kuinka lähtevät kehittämään toimintaansa. Muutosvalmennus on mahdollistanut sen, että jokainen saa osallistua oman työnsä kehittämiseen. 

Muutosmatka kohti yhteisöohjautuvaa organisaatiota jää puolitiehen, jos johtamista ei asemoida uudelleen tukemaan tavoiteltavia päämääriä eikä varmisteta, että johtamisjärjestelmä tukisi muutoksen toteutumista organisaation kaikilla tasoilla. Ei riitä, että työyhteisöt käyvät muutosvalmennusprosessin läpi ikään kuin sivusta, irrallisena arjesta vailla esihenkilön tukea ja aktiivista osallistumista. Koska lähijohtajat ovat muutoksen keskiössä, se, miten he suhtautuvat tavoiteltavaan kulttuurimuutokseen ja miten taitavasti he osaavat sitä johtaa, vaikuttaa ratkaisevasti muutoksen toteutumiseen työyhteisössä.

Ideointi
  • muutosvalmennuksen työpajojen lisäksi laajennetaan toimintaa ja hyödynnetään muutosvalmentajien osaamista mm. fasilitoimalla erilaisia työpajoja ja tilaisuuksia organisaatiossa.
  • pelastustoimelle on aloitettu kaksi pilottiryhmää. Johtuen pelastustoimen erilaisesta työkulttuurista, valmennusten sisältöä on muokattu vastaamaan toimintaympäristön tarpeita.
Idean testaus asiakkaalla
  • muutosvalmentajat ovat olleet esihenkilön tukena fasilitoimassa Miten voimme? - työpajoja, joissa käsitellään työyhteisön työhyvinvointikyselyn tuloksia ja työyhteisö valitsee tärkeimmät kehittämiskohteet työhyvinvointiin liittyen.
  • työpajoista on lähetetty palautekyselyt esihenkilöille. Tähän mennessä saatujen palautteiden perusteella ulkopuoliselle fasilitoijalle on ollut tarvetta, jotta aikataulussa pysytään ja varmistetaan henkilöstön tasapuolinen osallistaminen.
  • kahdesta pelastustoimen pilottiryhmästä saadun suullisen palautteen perusteella muutosvalmennus on koettu tarpeelliseksi erityisesti madaltamaan toimintaympäristön hierarkisuutta.
Kokeilun tavoitteet
  • kehitetään Soiteen toimintamallia työhyvinvointikyselyiden käsittelyyn ja annetaan esihenkilöille työkaluja kyselyiden käsittelyyn henkilöstön kanssa.
Kokeilussa opittua
  • esihenkilöiden fasilitointitaitojen kehittämistä tulee jatkaa. Fasilitointi on tehokas työkalu valmentavassa johtamisessa. Se auttaa luomaan psykologisesti turvallisen sekä osallistavan ja vuorovaikutteisen ilmapiirin, jossa tiimin jäsenet voivat jakaa ajatuksiaan ja ideoitaan ja esihenkilö voi näin auttaa heitä löytämään omat ratkaisunsa.
  • muutosvalmennuksen toimintamalli on pienillä muutoksilla sovellettavissa myös muihin toimintaympäristöihin.
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **
  • muutosvalmennukset toteutetaan Soiten sisäisten muutosvalmentajien avulla. Muutosvalmentajat ovat keskeisessä asemassa tukemassa Soiten toimintakulttuurin kehittämistä. Muutosvalmentajat tukevat sekä työntekijä- että johtotasoa ja houkuttelevat mukaan muutokseen ja sen kehittämiseen. 
  • muutosvalmennustiimi koordinoi valmennuskokonaisuutta ja kehittää sen sisältöä. Valmennuksiin käytetyn työajan laajuutta määrittelevät niin valmentajien kokonaismäärä kuin mahdollistettu työaika.
  • kulttuurimuutos perinteisestä johtamismallista kohti yhteisöohjautuvaa organisaatiota on suuri askel. Tämä vaatii niin johtamisuskomusten, asenteiden ja toimintatapojen kuin myös rakenteiden ja prosessien miettimistä uusiksi. Kehitys voi tapahtua ainoastaan, jos koko organisaatio sitoutuu muutokseen kaikilla organisaatiorakenteen tasoilla. 
  • kulttuurimuutos on vuosien matka - toimintakulttuurin muutoksen onnistumiseksi on tärkeää, että koko organisaatiolla johtoryhmätasolta henkilöstöön on yhteinen ymmärrys siitä,  minkä vuoksi matkalle on lähdetty ja mikä on yhteinen päämäärä.   Muutosvalmennusta tulisi tarkastella pitkäjänteisesti organisaation strategisena menestystekijänä, osana osaamisen kehittämistä. 
  • hyvä muutosvalmennus on pitkäjänteistä ja linkittyy organisaation päivittäiseen toimintaan ja haasteisiin. Se luo yhteistä ymmärrystä ja yhteistä kieltä kaikille organisaation jäsenille. Muutos vaatii  sekä uudenlaista ajattelua että toimintaa, jotka vaikuttavat molemmat toisiinsa.
  • muutosmatka kohti yhteisöohjautuvaa organisaatiota jää puolitiehen, jos johtamista ei asemoida uudelleen tukemaan tavoiteltavia päämääriä eikä varmisteta, että johtamisjärjestelmä tukisi muutoksen toteutumista organisaation kaikilla tasoilla. Ei riitä, että työyhteisöt käyvät muutosvalmennusprosessin läpi ikään kuin sivusta, irrallisena arjesta vailla esihenkilön tukea ja aktiivista osallistumista. Koska lähijohtajat ovat muutoksen keskiössä, se, miten he suhtautuvat tavoiteltavaan kulttuurimuutokseen ja miten taitavasti he osaavat sitä johtaa, vaikuttaa ratkaisevasti muutoksen toteutumiseen työyhteisössä.
Vinkit toimintamallin soveltajille **

Organisaatioiden uusien toimintatapojen ja strategioiden omaksumisessa ei auta yksistään hyvät päätökset ja visiot. Tarvitaan paljon aikaa ja johdon sekä koko esimieskaartin vahva tahtotila. Uusien toimintatapojen läpivienti edellyttää heiltä paljon keskustelua henkilöstön kanssa, sitkeyttä toistaa samoja asioita ja myös kykyä vaatia. On tärkeää, että kulttuurimuutoksen edistämiseksi valitaan motivoituneita organisaation sisäisiä muutosvalmentajia, jotka tukevat muutoksessa ja pitävät yllä kokonaiskuvaa siitä, missä organisaatiossa mennään ja seuraavat muutoksen etenemistä. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä **
  • työyhteisöjen valmennukset ovat edenneet suunnitellusti hankkeella työskentelevien valmentajien johdolla.
  • hyvinvointialueen koulutetut muutosvalmentajat ovat valmentaneet yksiköitä, joissa asiakkaana ja potilaana on heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevia.
  • työyhteisöjen valmennukset on aloitettu vuonna 2021. Kesäkuun 2024 loppuun mennessä valmiita, valmennuksen käyneitä ryhmiä on yhteensä 133 kpl. Valmennuksia on ollut käynnissä kaikilla organisaation toimialueilla. Soiten yksiköistä reilu puolet on käynyt valmennuksen. Henkilöstöstä n. 1500 henkilöä on osallistunut valmennukseen.
  • valmennuksen käyneille yksiköille lähetetty muutosvalmennusta koskeva loppumittaus, mutta vastausmäärät ovat olleet toivottuja pienempiä. Näin ollen kyselyt eivät ole tuottaneet vertailukelpoista mittaritietoa toiminnan vaikuttavuudesta. Tästä johtuen loppumittausta on kehitetty edelleen pyrkimyksenä madaltaa kynnystä/helpottaa kyselyyn vastaamista.