Muutosvalmennuksen jatkaminen ja toimintamallin kehittäminen, Keski-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I1)
Toimintamallissa on jatkettu henkilöstön työhyvinvoinnin parantamista yhteisöohjautuvuutta vahvistamalla ja kehittämällä toimintamallia muutosvalmennuksen juurruttamisen tukemiseksi.
Toimintamallin nimi
Toimintamallissa on jatkettu henkilöstön työhyvinvoinnin parantamista yhteisöohjautuvuutta vahvistamalla ja kehittämällä toimintamallia muutosvalmennuksen juurruttamisen tukemiseksi.
Muutosvalmennuksen keskeisin tavoite on parantaa työhyvinvointia ja henkilöstön jaksamista, jolla on suora vaikutus työviihtyvyyteen ja sairaspoissaoloihin. Valmennuksella tavoitellaan yhdessä tekemisen, vastuunkannon ja ihmisen itseohjautuvuuden sekä yhteisöohjautuvuuden vahvistumista. Samalla tavoitellaan asiakkaiden saamien palvelujen vaikuttavuuden ja henkilöstön työkokemuksen parantumista.
Muutosvalmennus antaa henkilöstölle mahdollisuuden vahvistaa yhteisöohjautuvuutta sekä kehittää työtä järkevämpään ja sujuvampaan suuntaan niin työyhteisön kuin asiakkaan näkökulmasta. Tavoitteena on, että jokainen pääsee vaikuttamaan ja kehittämään omaa työtään sellaiseen suuntaa, joka palvelee asiakkaita ja omaa työyhteisöä.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite koostuu maakunnan kahdeksasta kunnasta, joiden yhteenlaskettu väestöpohja on noin 68 000 henkilöä. Soitessa työskentelee noin 4000 eri alan ammattilaista.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen voimavarana on Suomen pienimpänä hyvinvointialueena sen keveys, ketteryys ja kokemus. Hyvinvointialueen missiona on tuottaa hyvinvointia, terveyttä ja turvallisuutta ihmiselle. Lähtökohtana on ennakoivat, yhdenvertaiset ja ehyet palveluketjut lähellä ihmisten arkea. Vaikuttavuutta saadaan monimuotoisilla palveluilla ja taloudellisesti sekä inhimillisesti kestävillä rakenteilla.
Tänä päivänä työelämässä tarvitaan kipeästi uudenlaista tapaa ajatella, säädellä omaa energiaa, johtaa ja olla vuorovaikutuksessa, sillä maailma muuttuu jatkuvasti yhä kompleksisemmaksi. Itse- ja yhteisöohjautuvuus sekä valmentava johtaminen ovat vahvasti pinnalla monen organisaation sisällä, niin meillä kotimaassa kuin myös kansainvälisessä johtajuuskeskustelussa. Työelämässä on tapahtunut murros, sillä jäykän hierarkkisten organisaatioiden ketteryys ei enää riitä. (Martela & Jarenko 2017.) Yhteisöohjautuvuus on myös organisaatioiden kilpailutekijä, sillä yhteisöohjautuvien organisaatioiden työtyytyväisyys ja asiakastyytyväisyys on tutkitusti muita organisaatioita parempi.
Soite käynnisti helmikuussa 2021 koko organisaation kattavan valmennusohjelman kohti yhteisöohjautuvaa toimintakulttuuria osana Rakenneuudistus- ja Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeita:
https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/muutosvalmennus-keski-pohjanmaan-hyvinvointialueella.
Tällä muutoksella tavoitellaan organisaation parempaa joustavuutta ja edellytyksiä vastata paremmin kasvaviin palvelutarpeisiin kasvattamatta palvelutuotannon resursointia. Tämän seurauksena palvelujen vaikuttavuus kasvaa, henkilöstön kokema työn merkityksellisyys vahvistuu ja suoritekustannukset alenevat.
Muutosvalmennuksen taustalla on itsemääräämisteoria (Self Determination Theory, Ryan & Deci). Teorian ytimessä on ajatus ihmisestä aktiivisena toimijana, joka pyrkii toteuttamaan itseään ja itse valitsemiaan päämääriä. Ihmisen sisäinen motivaatio ja mielekkyyden ja merkityksellisyyden kokemus perustuu kolmen psykologisen perustarpeen (autonomia, kyvykkyys, yhteisöllisyys) täyttymiselle. Psykologisten perustarpeiden täyttyminen edistää sisäistä motivaatiota, työn imun kokemusta ja hyvinvointia. Nämä ovat tärkeitä myös kestävän oppimisen kannalta. Tutkimukset osoittavat, että yhdessä ne selittävät suuren osan ihmisen kokemasta työtyytyväisyydestä ja myönteisistä tunteista. (Itsemääräämisteoria – Eli onnellisen elämän kolme keskeisintä tekijää | Frank Martela). Tutkimusten mukaan itseohjautuvuus lisää työhyvinvoinnin kokemusta (Frank Martela tutki ristiriitaista itseohjautuvuutta: "Tulokset olivat selkeät: itseohjautuvuus vahvistaa työn imua").
Soiten yksiköiden muutosvalmennuksia on jatkettu osana Keski-Pohjanmaan Kestävä kasvu -RRP -hanketta, jotta yhteisöohjautuvuus työntekijöiden työskentelytapana kehittyy ja juurtuu osaksi arkea.
Soitessa työskentelee noin 4000 eri alan ammattilaista. Muutosvalmennus on koko organisaatiota koskettava toimintakulttuurin muutos. Valmennuksessa on kyse työyhteisöjen omista tarpeista kumpuavasta työn kehittämisestä. Valmennuksen aikana työyhteisöt määrittelevät itse, mitä yhteisöohjautuvuus heille tarkoittaa ja kuinka lähtevät kehittämään toimintaansa. Muutosvalmennus on mahdollistanut sen, että jokainen saa osallistua oman työnsä kehittämiseen.
Muutosmatka kohti yhteisöohjautuvaa organisaatiota jää puolitiehen, jos johtamista ei asemoida uudelleen tukemaan tavoiteltavia päämääriä eikä varmisteta, että johtamisjärjestelmä tukisi muutoksen toteutumista organisaation kaikilla tasoilla. Ei riitä, että työyhteisöt käyvät muutosvalmennusprosessin läpi ikään kuin sivusta, irrallisena arjesta vailla esihenkilön tukea ja aktiivista osallistumista. Koska lähijohtajat ovat muutoksen keskiössä, se, miten he suhtautuvat tavoiteltavaan kulttuurimuutokseen ja miten taitavasti he osaavat sitä johtaa, vaikuttaa ratkaisevasti muutoksen toteutumiseen työyhteisössä.
- Muutosvalmennukset on toteutettu Soiten sisäisten muutosvalmentajien avulla. Muutosvalmentajat ovat keskeisessä asemassa tukemassa toimintakulttuurin kehittämistä. Muutosvalmentajat tukevat sekä työntekijä- että johtotasoa ja houkuttelevat mukaan muutokseen ja sen kehittämiseen.
- Muutosvalmennustiimi koordinoi valmennuskokonaisuutta ja kehittää sen sisältöä. Valmennuksiin käytetyn työajan laajuutta määrittelevät niin valmentajien kokonaismäärä kuin mahdollistettu työaika.
- Kulttuurimuutos perinteisestä johtamismallista kohti yhteisöohjautuvaa organisaatiota on suuri askel. Tämä vaatii niin johtamisuskomusten, asenteiden ja toimintatapojen kuin myös rakenteiden ja prosessien miettimistä uusiksi. Kehitys voi tapahtua ainoastaan, jos koko organisaatio sitoutuu muutokseen kaikilla organisaatiorakenteen tasoilla.
- Kulttuurimuutos on vuosien matka - toimintakulttuurin muutoksen onnistumiseksi on tärkeää, että koko organisaatiolla johtoryhmätasolta henkilöstöön on yhteinen ymmärrys siitä, minkä vuoksi matkalle on lähdetty ja mikä on yhteinen päämäärä. Muutosvalmennusta tulisi tarkastella pitkäjänteisesti organisaation strategisena menestystekijänä, osana osaamisen kehittämistä.
- Hyvä muutosvalmennus on pitkäjänteistä ja linkittyy organisaation päivittäiseen toimintaan ja haasteisiin. Se luo yhteistä ymmärrystä ja yhteistä kieltä kaikille organisaation jäsenille. Muutos vaatii sekä uudenlaista ajattelua että toimintaa, jotka vaikuttavat molemmat toisiinsa.
- Muutosmatka kohti yhteisöohjautuvaa organisaatiota jää puolitiehen, jos johtamista ei asemoida uudelleen tukemaan tavoiteltavia päämääriä eikä varmisteta, että johtamisjärjestelmä tukisi muutoksen toteutumista organisaation kaikilla tasoilla. Ei riitä, että työyhteisöt käyvät muutosvalmennusprosessin läpi ikään kuin sivusta, irrallisena arjesta vailla esihenkilön tukea ja aktiivista osallistumista. Koska lähijohtajat ovat muutoksen keskiössä, se, miten he suhtautuvat tavoiteltavaan kulttuurimuutokseen ja miten taitavasti he osaavat sitä johtaa, vaikuttaa ratkaisevasti muutoksen toteutumiseen työyhteisössä.
- Soiten muutosvalmennus on edennyt organisaatiossa syklimäisesti ja vaiheittain. Muutosvalmennukset on kohdennettu valmennusohjelman mukaisesti yksiköihin, joissa asiakkaina/potilaina ovat heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevat hyvinvointialueen asukkaat.
- Käytettävissä oleva muutosvalmentajaresurssi laski vuodesta 2022, sillä koulutetuista 37:sta muutosvalmentajasta vuoden 2024 aikana aktiivisina toimii enää kuusi henkilöä. Yksi syy valmentajien määrän vähenemiseen on, että 10 % työajan irrottaminen perustyöstä valmennustyölle koettiin liian haasteelliseksi järjestää.
- Käytettävissä olevan valmentajamäärän sekä valmentajien mahdollistettuun työaikaan suhteutettuna valmennukset etenivät organisaatiossa kuitenkin suunnitellusti. Hankerahoituksella työskentelevien (100 % työaika) valmentajien ansiosta vauhti saatiin pidettyä yllä, vaikka valmentajien kokonaismäärä on matkan varrella vähentynyt.
- Muutosvalmennuksen keskeisimmät tavoitteet ovat olleet lisätä työhyvinvointia yhdessä tekemisen, vastuunkannon sekä itse- ja yhteisöohjautuvuuden vahvistumisen myötä. Samalla on tavoiteltu myös palvelun käyttäjien saamaa vaikuttavuutta ja henkilöstön työntekijäkokemuksen vahvistumista.
- Työyhteisöjen valmennukset aloitettiin vuonna 2021. Vuoden 2024 loppuun mennessä n. 80% Soiten yksiköistä oli käynyt käynyt valmennuksen läpi;
- valmennuksia on ollut käynnissä kaikilla organisaation toimialueilla
- valmennuksiin on osallistunut lähes 1800 eri alan ammattilaista
- valmennuksen käyneitä ryhmiä on yhteensä 161 kpl
- erillisiä muutosvalmennuksen työpajoja on ollut 1127 kpl
- muutosvalmennuksen työpajoihin käytetyt osallistumistunnit 16 153 h - RRP-hankkeen aikana muutosvalmennustiimi piti esihenkilö-, henkilöstö- sekä verkostoinfoja 27 kappaletta. Muutosvalmentajat olivat mukana 13:ssa erilaisessa tilaisuudessa fasilitoimassa ko. tilaisuuksia (Tyhy-päivät, miten voimme -hetket)
- Muutosvalmennustiimi on tehnyt aktiivisesti työtä näkyvyyden eteen. Infojen lisäksi tuotettu sisältöä muutosvalmennuksen Instagram tilille sekä intraan. Henkilöstölle toteutettiin syksyllä 2024 kysely kehittämistyön tuloksista. Tämän kyselyn tulosten mukaan muutosvalmennus oli tunnetuin kehittämishanke organisaatiossa (75% vastaajista).
- Yksiköiden muutosvalmennuksista on kerätty palautetta mm. Webropol -pohjaisella kyselyllä sekä suullisesti valmennustyön yhteydessä. Saatujen palautteiden perusteella muutosvalmennustiimi on tavoiteltavan muutoksen saavuttamiseksi ja toiminnan juurruttamiseksi kehittänyt valmennusten ja työpajojen sisältöä edelleen vastaamaan paremmin organisaation ja työyhteisöjen erityistarpeita, kokeilemalla kehittämisen periaatteiden mukaisesti.
- Jokaiselle valmennukseen osallistuneelle ryhmälle on toteutettu muutosvalmennusta koskeva alkumittaus. Alkumittauksista on saatu arvokasta tietoa työyhteisön kulttuurista ja käsityksen siitä, mitkä työyhteisön suurimmat haasteet ja kehittämisen tarpeet ovat. Kyselymenetelmällä toteutettu mittaristo on sisältänyt seuraavat teemat: vastuut ja valtuudet, yhteistyö, psykologinen turvallisuus, työn kehittäminen sekä esihenkilötyö.
- Työyhteisön valmennusten päätyttyä, on työyhteisölle lähetetty valmennusta koskeva loppumittaus. Mittauksen tarkoituksena on ollut saada tietoa siitä, millaista muutosta itse- ja yhteisöohjautuvuudessa on valmennusprosessin myötä tapahtunut. Kuitenkin vastausaktiivisuus on jäänyt näissä huomattavasti heikommaksi ja syitä heikkoon vastausintoon on varmasti monia. Loppumittauksen alhainen vastausprosentti heikentää luotettavuutta tapahtuneen muutoksen arvioinnissa. Tästä syystä loppumittausta muokattiin uudelleen ja se toteutettiin organisaatiotasolla eikä yksikkökohtaisesti. Vastausmäärät jäivät siitä huolimatta alhaisiksi.
- Valmennukseen osallistuneiden palautteissa on tuotu esille, että muutosvalmennus on tuonut uusia käytänteitä sekä ajattelu- ja toimintamalleja työhön ja arkeen. Muutosvalmennus mahdollistanut aikaa yhteiselle kehittämiselle ja kehittämisestä on tullut sujuva osa arkea. Kokeilemalla kehittämisen mallit ovat selkiyttäneet arkea eri työyhteisöissä. Samalla toimivat, yhteisesti sovitut mallit sekä käytänteet vapauttavat arjessa aikaa varsinaiseen asiakas- ja potilastyöhön, kun arjen reunaehtoja on tarkennettu ja ovat kaikille selkeitä. Muutoksissa ei ole aina kyse isoista prosesseista, vaan ne voivat olla pieniä, arkea sujuvoittavia asioita. Työskentelytapoja kehittämällä saadaan henkilöstölle kohdennettua työaikaa vapautumaan varsinaisiin työtehtäviin, kun arjesta saadaan sujuvaa ja sitä kautta hyöty näkyy myös asiakas- ja potilastyössä.
- Palautteissa on nostettu esille kehittämistyöhön käytettävän yhteisen ajan tärkeys, mahdollisuus ajatuksien jakamiseen kollegoiden kanssa sekä toisilta oppiminen. Muutosvalmennus on ollut keskustelun avaus monessa työyhteisöissä. Kokonaisuutena voidaan todeta, että palautteista on heijastunut kiitos mahdollisuudesta osallistua valmennukseen ja sen arvo on ymmärretty. Useissa kommenteissa on toivottu, että valmennuksen opit ja sisällöt jäisivät elämään Soitessa ja organisaatiossa ymmärrettäisiin varata muutokseen riittävästi aikaa ja henkilöresurssia.
- Soitessa otettiin käyttöön Howspace lokakuussa 2024. Howspace on digitaalinen alusta organisaatioiden muutos- ja kehittämisprosesseihin, joka mahdollistaa matalan kynnyksen yhteistyön ja henkilöstön osallistamisen. Howspacen käyttöönotto mahdollisti sen, että muutosvalmennukselle saatiin luotua oma alusta, jonne saimme lisättyä kaikki muutosvalmennukseen liittyvät materiaalit ohjeineen organisaation, esihenkilöiden sekä työyhteisöjen hyödynnettäväksi jatkossa. Koska Howspace on otettu vasta käyttöön loppuvuodesta 2024, ei tulevasta käyttöasteesta ja hyödynnettävyydestä ole vielä tietoa.
Kansikuva
