Ongelmanratkaisutyöpajat kotiin vietävien palvelujen kehittämisessä
Työskentelytapa, jonka avulla tunnistettiin erilaisia palvelujen rajapinnoilla ilmeneviä hukkia ja lähdettiin etsimään niille ratkaisuja.
Tarkasteltava rajapinnat olivat: sairaala -kuntouttava arviointiyksikkö -asiakasohjaus -kotihoito
Toimintamallin nimi
Työskentelytapa, jonka avulla tunnistettiin erilaisia palvelujen rajapinnoilla ilmeneviä hukkia ja lähdettiin etsimään niille ratkaisuja.
Tarkasteltava rajapinnat olivat: sairaala -kuntouttava arviointiyksikkö -asiakasohjaus -kotihoito
Ennen ongelmanratkaisutyöpajoja eri sidosryhmille tehtiin ennakkokysely ongelmista yhteiseen asiakastyöhön liittyen. Ongelmia tunnistettiin 465, ne olivat eri tasoisia ja osittain päällekkäisiä.
Ongelmanratkaisutyöpajoihin (4 kpl)osallistui työntekijöitä eri organisaatioista ja ammattiryhmistä.
Työpajoissa ongelmia analysoitiin juurisyiden kautta, jotta löydettiin priorisoitavat kohdat yhteiseen kehittämiseen. Priorisoitavista ongelmista koottiin useampi A3 jatkuvan kehittämisen työkalu.
Ongelmanratkaisutyöpajoissa oli myös ulkopuolinen fasilitaattori ohjaamassa työpajojen kulkua.
Kotihoidossa on kuukausittain noin 5800 oman toiminnan asiakasta ja noin 1200 asiakasta osto- ja palveluseteleillä. Kuntouttavalla arviointijaksolla on noin 500 asiakasta kuukausittain.
Ongelmanratkaisutyöpajat käsitteli eri ammattiryhmien sekä organisaatioiden yhteistyötä. Asiakkaita ei osallistettu ongelmanratkaisutyöpajoihin. Taustalla on kuitenkin asiakkailta ja heidän läheisiltään tullut palaute.
Ongelmanratkaisutyöpajoihin osallistuneen henkilöstön palautteen mukaan:
- Työpajalle oli tarve
Leanin avulla päästiin nopeasti miettimään ratkaisuja ennalta tunnistettuihin ongelmiin
Ratkaisu edellyttää yhteistä tahtotilaa ratkoa ongelmia ja sujuvoittaa asiakkaan saamia palveluja.
Ongelmanratkaisutyöpajaan on valmistauduttava etukäteen, esimerkiksi kuvaamalla omassa palvelussa ilmeneviä ongelmia. Kartoitus kannattaa tehdä mahdollisimman laajasti. Jonkun tai joidenkin henkilöiden on tehtävä alkuluokittelu ja analysointi ongelmille.
Työpajaan kutsutaan osallistujia kaikista hoitoketjun toimijoista. Työpajan kesto 1/2-1 pv. Puolikas päivä koettiin liian lyhyeksi. Työpaja tarvitsee fasilitaattorin, jolla on lean-osaamista ja kirjaajan /kirjaajat.
Aihealueita kannattaa pilkkoa useampaan työpajaan, jotta kokonaisuus ei paisu liian suureksi.
Työpajojen jälkeen valitaan kehitettävät kohteet (isoimmat ongelmat, suurin vaikuttavuus). Siirretään ne A3-pohjalle ja sovitaan niiden edistämisestä ja arvioinnista.
Tunnistettuja kehittämiskohteita on lähdetty työstämään aktiivisesti ja tuloksena:
- Kirjalliset lähetteet ovat ensisijainen muoto viestiä uudesta asiakkaasta kuntouttavaan arviointiyksikköön tai kotihoitoon
- Kotihoidon uusien asiakkaiden asiakkaaksi tulon prosessia muutettiin niin, että sairaalasta kotiutuvien kotihoito käynnistyy kuntouttavalla arviointijaksolla ja asiakasohjauksen palvelutarpeen arvioinnin kautta kotihoitoon tulevien asiakkaiden kotihoito käynnistyy pääsääntöisesti suoraan kotihoidossa
- Kotiutuskoordinaattorit (pilotti) ohjaavat kotiutuvien uusien asiakkaiden kuntouttavan arviointijakson alkua
- Asiakasvirtoja on seurattu alussa viikoittain ja jatkossa kuukausittain. Tiedetään tarkkaan uusien asiakkaiden määrä ja heidän palvelupolkunsa kotihoitoon
- Hoito- ja palveluketjut ovat sujuvoituneet
Kansikuva
