Innomarkkinat - joukkoistaminen tapahtumatuotannossa
Tapahtuman järjestämisen tapa, jossa vastuu sisällöntuotannosta jaetaan avoimella haulla valitulle joukolle toimijoita.
Toimintamallin nimi
Tapahtuman järjestämisen tapa, jossa vastuu sisällöntuotannosta jaetaan avoimella haulla valitulle joukolle toimijoita.
Innomarkkinat on keino vahvistaa toimijoiden osallisuutta tapahtumatuotannossa. Avoimessa haussa etsittävät sisältökokonaisuudet voivat olla esimerkiksi seminaareja, työpajoja tai verkostotapaamisia.
Avoimen haun kautta haetaan
- toimijoiden ja heidän verkostojensa sitoutumista ja tapahtuman "omistamista". Kun verkostot aktivoituvat, tietoisuus Innomarkkinoista ja Innokylästä kasvaa potentiaalisesti. Tämä perustuu viraalimarkkkinoinnin periaatteisiin.
- haetaan tapahtumaan sellaisia elementtejä, jotka haastaisivat hallinnollis-byrokraattisen ajattelun ja konventiot, antaisivat uutta ajattelemisen aihetta ja olisivat hieman ”harmaalla” vyöhykkeellä.
- Osallistumismahdollisuuksia myös pienemmille toimijoille
Tapahtumakonsepti on luotu yhdessä Innokylän asiakkaiden kanssa ja heidän antamaa palautetta on hyödynnetty kehittämistyön jokaisessa vaiheessa.
Tapahtuman pääviesti ja tavoitteet
Tapahtuman pääviestin ja tavoitteiden tulee olla selvillä ennen avoimen haun avaamista. Suunnittelua, markkinointia ja käytännön järjestelyjä hoitaa tapahtumajärjestäjän suunnitteluryhmä.
Avoin haku
Esimerkki avoimesta kyselystä:
1. Kuvaile lyhyesti session ideaa.
2. Kerro, miksi haluat toteuttaa ideasi Innomarkkinoilla.
3. Kuvaile, millainen olisi session toteutustapa.
4. Kerro, miten vuorovaikutus vetäjien ja yleisön välillä toteutetaan/voitaisiin toteuttaa. Miten yleisön osaaminen ja kokemus saadaan yhteiseen käyttöön? Millaisia keinoja yleisöllä on vaikuttaa session kulkuun?
5. Vastuuhenkilön yhteystiedot
6. Kerro muista toiveistasi Innomarkkinoihin liittyen.
Vastuunjako
Vastuunjako tapahtuman järjestäjän ja avoimen haun kautta mukaan valittujen toimijoiden välillä tulee olla selvä. Hakija vastaa sisältökokonaisuuden suunnittelusta ja nimeää tehtävään vastuuhenkilön.
Esimerkki: Vastuuhenkilö
• vetää sisältökokonaisuuden suunnittelua
• ottaa suunnitteluun mukaan keskeiset henkilöt
• huolehtii suunnitteluryhmän yhteydenpidosta ja varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla
• huolehtii esiintyjien ja mahdollisen puheenjohtajan/isännän valinnasta
• osallistuu tarvittavien markkinointitekstien työstämiseen
Avointa tiedonjakoa ja suunnittelua varten on hyvä sopia avoimesta sähköisestä työskentelyalustasta, jossa toimijoiden välinen tiedonjakaminen on jatkossa mahdollista esim. Innokylän verkkopalvelun mahdollisuudet.
Innomarkkinoiden kävijämäärät ovat kasvaneet vuosittain.Vuonna 2012 Innomarkkinoiden jälkeen kävijäpalautetta saatiin 105 kpl (n. 300), mikä on erinomainen palautemäärä.
Verkostoitumisen tarve on kasvanut vuosien mittaan. Innokylän verkostomaista toimintatapaa on pyritty tukemaan vuodesta 2012 alkaen sitouttamalla toimijoita vahvasti tapahtuman järjestämiseen. Vuonna 2012 tämä tapahtui toimijoille avatun ns. avoimen haun kautta, jossa haettiin toimijoita toteuttamaan Innomarkkinoiden osasessioita. Hakemuksia tuli 16, joista 5 valittiin toteuttamaan osaseminaaria.
Vuoden 2012 Innomarkkinoiden viestiseinältä lähti idea hyvinvointialan "ravintolapäivän" viettämiseen ja Innomarkkinoilla ollut toimija toimii päivän toteuttajana. Ensimmäistä kertaa Hyvä päivä-tapahtumaa vietetään 15.6.2013. Innokylä on mukana vuonna 2013 markkinoimassa tapahtumaa, vuonna 2014 tehdään tiiviimpää yhteistyötä.
Huhtikuussa 2013 avatun avoimen haun kautta osaseminaareja haki toteuttamaan 16 toimijaa, joista 7 valittiin. Loput 5 osaseminaaria toteutetaan perustajaorganisaatioiden koordinoimana ja/tai ideoimana.
Toiminnallinen koordinointi
Innokylän perustajaorganisaatiot ovat osallistuneet sovitusti tapahtumatyöryhmän toimintaan.
Vuosi 2011
Alussa Innomarkkinoita alettiin toteuttaa ns. normaalin tapahtumatoiminnan keinoin ts. torityöryhmän kokouksissa (1 krt/kk) ideoitiin sisältöjä. Vastuu esiintyjien yhtydenotoista ja muusta tapahtumajärjestelyjen etenemisestä oli STKL:n Innomarkkinoihin nimetyillä työntekijöillä. Ensimmäisiä pre-Innomarkkinoita Innokyläfoorumia vuonna 2010 koordinoi STKL, samoin vuoden 2011 Innomarkkinat koordinoituivat STKL:n toimesta. Innokyläfoorumi toteutui Innovaatiopolitiikkaan ja kehittämistoimintaan liittyvinä asiantuntijaluentoina.
Vuosi 2012
Vuoden 2012 alusta alkaen Innomarkkinoita koordinoivassa projektihenkilöstössä tapahtui muutoksia. Samalla otettiin käyttöön uudenlainen rakenne Innokylän tapahtumatoiminnan koordinoinnissa. Torityöpaketin (1 krt/kk) lisäksi vuoden 2012 aikana kokoontui Innomarkkinoiden työrukkanen, jonka tehtävänä oli keskittyä Innomarkkinoiden suunnitteluun ja luoda myös uudenlaista toimintatapaa. Tarkoituksena oli myös sitouttaa toteuttajaorganisaatioiden toimijoita tiiviimmiin tapahtumasuunnitteluun.
Vuosi 2013
Innomarkkinoiden suunnitteluprosessia on edelleen avattu toimijoille avoimemmaksi. Innokylän sivuilla ideoita on koottu avoimella google-drive-ohjelmalla. Lisäksi avoimen haun ohjeistuksia ja hakijoiden roolia ja tehtäviä osaseminaarin järjestelyissä on saatu tarkennettua. Avoimen haun kautta tulleiden toimijoiden koordinaatio on keskitetty SOSTE:een. Ne toimijat, jotka tulivat Innomarkkinoiden osaseminaareihin toteuttajaorganisaatioiden verkostojen kautta, ovat ohjautuneet luontevasti "tuutoroitavaksi" sille torityöpaketin henkilölle, joka ko.organisaatiosta on. Tämän kautta työnjako on pikkuhiljaa selkiytymässä.
Henkilövaihdokset Innokylän projektityöntekijöissä ovat vaikuttaneet työskentelyyn. Toiveena olisi, että kustakin talosta (SOSTE, THL, KL) olisi resurssoitu torityhmään tapahtumatoimintaan liittyvää sekä viestinnällistä, että sisällöllistä osaamista. Tämä ei ole kaikilta osin toteutunut, samoin sitoutuminen torityöryhmän työskentelyyn on ollut vaihtelevaa. Riskinä on, että tapahtuman koordinointi on yhden ihmisen vastuulla, mikä tekee toiminnasta erittäin haavoittuvaisen.
Yhteenveto
Innomarkkinoille vuonna 2013 ilmoittautui 534 ammattilaista ja kehittäjää. Osallistujia oli "tasaisesti" kunnista, järjestöistä, ministeriöistä, yrityksistä ja muista organisaatioista Palautteet olivat edellisvuotta parempia.
Kokemus on, että sessiot, jotka on avattu ns. avoimen haun kautta toimijoiden toteutettavaksi, vaativat tapahtumaryhmältä vähemmän tukea ja ohjausta.
Myös Innokylään verkkopalveluun avautunut verkosto-työkalu on auttanut Innomarkkinoista kiinnostuneiden toimijoiden linkittymistä tapahtuman toteutuksesta kiinnostuneiden verkostoon. Innomarkkinat -verkostossa oli 56 jäsentä syyskuussa 2014.
Innomarkkinat ovat ottaneet vuonna 2014 paikkansa yhtenä merkittävänä sosiaali- ja terveysalan kehittäjien tapahtumana.
Joukkoistamalla toteutetut Innomarkkinat ovat ottaneet paikkansa sosiaali- ja terveysalan kehittäjien ja ammattilaisten tapahtumana. Innopalkintoprosessi kiinnitetään tiukemmin Innokylän innovaatioprosessin ja sisältöasiantuntijoiden vastuulle. Tapahtumaryhmän jaetut vastuut ovat keskeistä prosessissa. Vuonna 2014 suunniteltiin, että päättäjille ja johtajille kohdennetaan tulevaisuudessa MAYDAY-päivä osana Innomarkkinoita. Nämä suunnitelmat eivät toteutuneet SOSTEn vetäydyttyä Innomarkkinoiden koordinointitehtävästään STEAn rahoituksen laskun johdosta. Innomarkkinoiden budjetti oli n. 30.000 e.
Kansikuva
