Malli hyvinvointinäkökulmien ja -tiedon kytkemisestä kunnan johtamiseen, toimintaan ja talouteen: sähköinen hyvinvointikertomus

Sähköinen hyvinvointikertomus (SHVK) on internetissä toimiva kuntien tiedolla johtamisen työväline. Se tukee hyvinvoinnin näkökulmien kytkemistä kunnan toiminnan ja talouden suunnitteluun, seurantaan ja arviointiin erityisesti strategisella tasolla.

Toimituksen siirtämä 6/2020.

icon/chevron-down Created with Sketch. Perustiedot

Toimintamallin nimi
Malli hyvinvointinäkökulmien ja -tiedon kytkemisestä kunnan johtamiseen, toimintaan ja talouteen: sähköinen hyvinvointikertomus
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Sähköinen hyvinvointikertomus (SHVK) on internetissä toimiva kuntien tiedolla johtamisen työväline. Se tukee hyvinvoinnin näkökulmien kytkemistä kunnan toiminnan ja talouden suunnitteluun, seurantaan ja arviointiin erityisesti strategisella tasolla.

Toimituksen siirtämä 6/2020.

Toteutuspaikka
Kaste-ohjelmaan kuuluneet Terveempi Pohjois-Suomi -hankkeet (TerPS ja TerPS2) Pohjois-Pohjanmaan shp
Paikkakunta tai maakunta
Pohjois-Pohjanmaa
Toimintamallin rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)

Luotu

26.06.2020

Viimeksi muokattu

26.06.2020
Ratkaisun perusidea **

Mallissa hyödynnettävä SHVK (www.hyvinvointikertomus.fi) ohjaa kunnan johdolle ja hyvinvointiryhmälle kuuluvaa hyvinvointikertomuksen valmisteluprosessia. SHVK tukee tiedon kokoamista ja raportointia sekä hyvinvoinnin edistämisen suunnittelua, resursointia ja seurantaa. Mallissa tarkastellaan hyvinvointia laajana kokonaisuutena ja kannetaan yhdessä vastuuta kuntalaisten hyvinvoinnista.

Taustaa toteutukselle ja sen vaiheille
Hyvinvointikertomuksen valmistelusta vastaa yleensä kunnan hyvinvointiryhmä ja/tai johtoryhmä (tai muu pysyvä ryhmä). Ryhmässä tulee olla kaikkien hallinnonalojen edustus sekä muiden tarpeelliseksi katsottujen tahojen edustus. Valmistelu mukautetaan kunnan toiminnan ja talouden suunnittelun ja päätöksenteon vuosikelloon sekä vuosi- että valtuustokausittaisella tasolla. Kunnissa voidaan suunnitella omat vuosikellot tämän toimintamallin liitteenä olevien vuosikellopohjien avulla. Vaikka valmisteluprosessissa on kuntien välillä eroja, valmistelu etenee yleensä samankaltaisten vaiheiden kautta. Osa vaiheista toteutuu yhtäaikaisesti / päällekkäisesti. Seuraavat suuntaa-antavat vaiheet ja vuosikellorytmitys kuvaavat valtuustokausittaisen hyvinvointikertomuksen valmistelua:

  1. Tehtävänanto ja vastuutahojen nimeäminen
    Jos kunnassa ei ole vielä hyvinvointikertomuksen valmistelusta vastaavaa hyvinvointiryhmää, kunnan johtoryhmä määrittelee ja nimeää valmistelun vastuutahon / -tahot ja resursoi valmistelun vaatimat asiat (aika ja henkilöstö).
  2. Valtuuston tiedottaminen
    Johtoryhmä esittelee valtuustolle lain velvoittaman hyvinvointikertomuksen valmisteluprosessin. Valtuusto vahvistaa kertomuksen valmistelun ja sisällyttämisen kunnan toiminta- ja taloussuunnitelmaan koko suunnittelukauden ajaksi.
  3. Tehtävien ja vastuiden jakaminen
    Johtoryhmä laatii suunnitelman kertomuksen valmistelusta. Ensisijainen valmisteluvastuu on kunnan hyvinvointiryhmällä. Ryhmä aloittaa työnsä laatimalla työsuunnitelman, joka sisältää valmistelun aikataulutuksen ja sopimisen ryhmän jäsenten tehtävistä ja vastuunjaosta (liite ”hyvinvointikertomuksen valmistelumatriisi”). Lisäksi ryhmä tekee suunnitelman valmisteluyhteistyöstä ryhmän ulkopuolisten toimijoiden kanssa (minkä toimijoiden kanssa, missä vaiheessa, mitä yhteistyötä ja mitkä ovat yhteistyön tavoitteet). Hyvinvointiryhmä voi tarpeenmukaisesti jakaa joitakin tehtäviä muille yhteistyötahoille. Konkreettisia esimerkkejä kunnassa toimivien tahojen rooleista ja vastuista lisätään lähiaikoina SHVK:n internetsivuille ja Innokylään tämän toimintamallin liitteeksi.
  4. Hyvinvointikertomuksen valmistelu
    • Hyvinvointikertomuksen valmistelu: Kuntastrategiaan, ohjelmiin ja suunnitelmiin sekä tietoon tutustuminen ja tiedon kokoaminen
      Valtuustokausittaisen kertomuksen työstäminen aloitetaan yleensä valtuustokauden viimeisen vuoden tammi-maaliskuussa: a) Koska voimassa oleva kuntastrategia linjaa kertomuksen valmistelua, hyvinvointiryhmä kirjaa työvälineeseen lyhyesti strategian hyvinvointia koskevat painopisteet ja linjaukset ja huomioi ne valmistelun seuraavissa vaiheissa. Kuntastrategian päivittäminen huomioidaan valmistelussa. b) Valmistelussa huomioidaan myös erilaiset hyvinvointia koskevat ohjelmat ja suunnitelmat, jotka hyvinvointiryhmä kokoaa luetteloksi työvälineeseen. c) Hyvinvointiryhmä tutustuu työvälineen avulla oman kunnan hyvinvointitietoon tarkastellen viime vuosien kehitystä ja verraten tietoja muihin kuntiin. Myös kunnan omista järjestelmistä saatavaa tietoa ja eri tavoin kerättyä kokemustietoa kootaan kertomukseen. Tiedosta tehtävien analyysien ja keskustelujen perusteella ryhmän jäsenet kirjaavat arviointia ja johtopäätöksiä kuntalaisten hyvinvoinnista ja palvelujärjestelmän toimivuudesta.
    •  Hyvinvointikertomuksen valmistelu: Hyvinvointitiedon käsittely ja tulkinta sekä vahvuuksien ja kehittämiskohteiden valinta 
      Kertomuksen työstämistä jatketaan huhti-kesäkuussa käsittelemällä ryhmän kokoamaa hyvinvointitietoa johtoryhmän, valtuuston, lautakuntien ja kunnanhallituksen kanssa. Hyvinvointitiedon tulkintaan ja vahvuuksien ja kehittämiskohteiden valintaan voivat osallistua myös muut toimijat, kuten hyvinvoinnin teemaryhmät, vapaaehtoissektori, yksityissektori ja kuntalaiset. Keskustelujen pohjalta hyvinvointiryhmä määrittelee kuntalaisten hyvinvoinnin vahvuudet ja kehittämiskohteet, jotka kirjataan sähköiseen hyvinvointikertomukseen kohtaan ”Yhteenveto ja johtopäätökset havainnoista ja arvioinneista”.
    • Hyvinvointikertomuksen valmistelu: Hyvinvoinnin edistämisen suunnitelman laatiminen ja kytkeminen muihin asiakirjoihin
      Kertomukseen määritellyt vahvuudet ja kehittämiskohteet muodostavat pohjan hyvinvoinnin edistämisen suunnitelmalle, jonka hyvinvointiryhmä työstää elo-lokakuussa. Ryhmä kirjaa taulukon muodossa olevaan suunnitelmaan hyvinvoinnin edistämisen tavoitteet, toimenpiteet ja niiden vastuutahot, resurssit ja arviointimittarit painopisteittäin ja kehittämiskohteittain. Hyvinvointiryhmä tekee suunnittelutyön yhdessä talousarviosta ja toimialojen käyttösuunnitelmista vastaavien henkilöiden kanssa, jotta hyvinvoinnin edistäminen kytkeytyy aidosti osaksi kunnan toiminnan ja talouden suunnittelua. Hyvinvointiryhmä, toimialojen johtajat, lautakunnat ja kunnanhallitus varmistavat, että valtuuston hyväksymät toiminnan ja talouden suunnitelma, talousarvio, käyttösuunnitelmat ja hyvinvoinnin edistämisen suunnitelma tukevat toisiaan ja ovat linjassa kuntastrategian kanssa.
  5. Hyvinvointikertomuksen valtuustokäsittely ja hyväksyntä
    Marras-joulukuussa hyvinvointikertomus ja sen sisältämä suunnitelma viedään valtuuston käsittelyyn. Kertomus käsitellään mielellään samassa kokouksessa kuin toiminta- ja taloussuunnitelma ja talousarvio, joko samassa pykäläkohdassa liitemateriaalina tai omana pykäläkohtanaan.
  6. Hyvinvointikertomuksen julkaisu
    Hyvinvointiryhmä julkaisee sähköinen hyvinvointikertomus -työvälineellä valmistellun, valtuuston hyväksymän hyvinvointikertomuksen. Julkaistuja kertomuksia voi lukea työvälineen internetsivuilla (www.hyvinvointikertomus.fi), josta ne löytyvät Valmiit asiakirjat -välilehdestä.
  7. Toimeenpano ja sen tukeminen ja seuranta
    Valtuustokausittaisen hyvinvointikertomuksen sisältämää suunnitelmaa toteutetaan koko valtuustokauden ajan. Toimialojen johtajat ja esimiehet varmistavat, että hyvinvoinnin edistämisen suunnitelmaan ja käyttösuunnitelmiin kirjattuja toimenpiteitä toteutetaan käytännön työssä. Toimenpiteitä ja niiden vaikutuksia seurataan erilaisten arviointimenetelmien ja indikaattoreiden avulla (esim. palveluprosesseja ja hyvinvointia kuvaavat mittarit, asiakaspalaute ja työntekijöiden kokemukset). Toimeenpanon ja vaikutusten arviointi kytketään kunnan osavuosikatsauksiin, tilinpäätöksiin sekä arviointi- ja toimintakertomuksiin. Hyvinvointiryhmä raportoi toimeenpanon toteutuksesta kunnan johtoryhmälle, valtuustolle, kunnanhallitukselle, lautakunnille ja muille tarpeellisiksi katsotuille tahoille vuosittain. Vuosittaisten raporttien yhteydessä suunnitelmaa tarkennetaan vuositasolle. Myönteisiä muutoksia tuetaan, ja havaittuihin ongelmakohtiin puututaan.
  8. Hyvinvoinnin ja tehtyjen toimenpiteiden arviointi valtuustokauden päättyessä
    Valtuustokauden viimeisenä vuonna aloitetaan uuden valtuustokausittaisen hyvinvointikertomuksen valmistelu, joten prosessi palaa jälleen vaiheeseen 1. Hyvinvointitiedon tarkastelu- ja käsittelyvaiheessa (vaiheissa 4 ensimmäinen ja toinen kohta) hyvinvointiryhmä ja sen yhteistyötahot arvioivat myös päättyvällä valtuustokaudella tehtyjen toimenpiteiden toteutumista ja vaikutuksia sekä valtuustokaudelle asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Hyvinvointiryhmä kirjaa arvioinnin ja valtuustokauden aikaiset keskeiset oppimiskokemukset työvälineeseen.
Toimintaympäristö **

Hyvinvoinnin edistäminen on yksi kunnan tärkeistä tehtävistä (Kuntalaki), mutta hyvinvointijohtaminen ja kokonaiskuvan luominen kuntalaisten hyvinvoinnista on haasteellista. Hyvinvointikertomuksella helpotetaan hyvinvointijohtamista ja kokonaiskuvan luomista.

Valmis hyvinvointikertomus ei kuitenkaan riitä, jos sen sisältämiä asioita ei ole aidosti kytketty kunnan toimintaan ja talouteen sekä niiden suunnitteluun, seurantaan ja arviointiin. Siksi kertomuksen valmisteluprosessia ja sen juurruttamista pysyväksi toimintamalliksi tulee pitää yhtä tärkeänä kuin lopputulostakin. Valmistelun aikana tapahtuva toimijoiden vuoropuhelu ja yhteinen oppimisprosessi auttavat heitä sitoutumaan hyvinvoinnin johtamiseen ja edistämiseen sekä kantamaan omalta osaltaan siitä vastuuta.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Sähköinen hyvinvointikertomus -työväline tukee hyvinvointikertomuksen valmistelua

Soveltamalla tässä kuvattua toimintamallia kunta vastaa lakiin perustuvaan velvoitteeseen, jonka mukaan kunnan on valmisteltava valtuustolle kerran valtuustokaudessa laajempi hyvinvointikertomus. Lisäksi kunnan on raportoitava valtuustolle vuosittain kuntalaisten hyvinvoinnista ja toteutetuista toimenpiteistä. (Terveydenhuoltolaki 12 §.)

  • keräten yhteen hajallaan olevaa, eri toimialoja koskevaa kuntakohtaista tietoa, jolloin aikaa vapautuu tiedon etsimisen sijasta sen tulkintaan
  • esittämällä tiedon ikäryhmittäin ja hyvinvointiteemojen mukaisesti jaoteltuna
  • esittämällä numeroiden lisäksi graafisesti trendikehitystä ja havainnollistamalla tietoa nuolten ja ”liikennevalovärien” avulla
  • kooten kaikkien toimialojen asiantuntijoita ja muita toimijoita yhteen tulkitsemaan tietoa ja tekemään johtopäätöksiä kuntalaisten hyvinvointiin ja palvelujärjestelmään liittyvistä vahvuuksista ja kehittämistarpeista
  • ohjaamalla viranhaltijajohtoa, luottamushenkilöitä ja muita tahoja kytkemään hyvinvoinnin näkökulman kunnan toiminnan ja talouden suunnitteluun, seurantaan ja arviointiin

Seuraavassa on poimintoja hyvinvointiryhmien jäsenten kokemuksista maaliskuussa 2014:

  • Oikealla tiellä ollaan! Taustatiedon koostaminen ja muutosten seuraaminen on välttämätöntä kestävälle päätöksenteolle.
  • Hyvinvointijohtaminen on perustyötä, josta kaiken pitäisi lähteä. Siitä olen iloinen, että yksittäisissä ihmisissä on nähnyt ymmärryksen lisääntyneen. Näiden asioiden eteenpäin vieminen vaatii sitkeyttä ja aikaa.
  • Olen iloinen siitä, että hyvinvointijohtamisesta on vihdoin alettu laajasti keskustella.
  • Olen ollut tekemisissä hyvinvointikertomusten kanssa jo 2000-luvun alussa. Silloin tehdyissä kertomuksissa haettiin tiedot käsin eri tilastoista. Sähköinen versio 0.3 on loistava työkalu kertomuksen tekemiseen.
Vinkit toimintamallin soveltajille **

Sähköinen hyvinvointikertomus -työväline ja sen ympärille rakentuva toimintamalli ovat käytössä jo lukuisissa Suomen kunnissa. Keväällä 2013 tehdyn Terveyden edistämisen aktiivisuus (TEA) -viisarin mukaan työväline oli jo tuolloin aktiivisessa käytössä 124 kunnassa.

Työvälineestä kertovia seminaareja on kuitenkin kyseisen ajankohdan jälkeen pidetty lähes kaikissa Suomen maakunnissa, minkä vuoksi työvälinettä käyttävien kuntien määrä on lisääntynyt vuosien 2013 ja 2014 aikana. Maaliskuussa 2014 työväline on käytössä jo arviolta 250 kunnassa eli yli 80 prosentissa Manner-Suomen kunnista. Valtuuston hyväksymän hyvinvointikertomuksen tai vuosittaisen raportin on julkaissut työvälineen internetsivustolla 44 kuntaa. Julkaistujen kertomusten ja raporttien määrä tulee nousemaan merkittävästi kesään 2014 mennessä.

Kehittämisen vaihe

icon/bulb Created with Sketch. Kehitteillä

Aihealueet

Indikaattorit Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen Kunnat Yhteistyö Palvelujärjestelmä

Ilmiöt

Ei liity ilmiöön

Kohderyhmä

Organisaatiot