Malli hyvinvointinäkökulmien ja -tiedon kytkemisestä kunnan johtamiseen, toimintaan ja talouteen: sähköinen hyvinvointikertomus

Mallissa hyödynnettävä SHVK (www.hyvinvointikertomus.fi) ohjaa kunnan johdolle ja hyvinvointiryhmälle kuuluvaa hyvinvointikertomuksen valmisteluprosessia. SHVK tukee tiedon kokoamista ja raportointia sekä hyvinvoinnin edistämisen suunnittelua, resursointia ja seurantaa. Mallissa tarkastellaan hyvinvointia laajana kokonaisuutena ja kannetaan yhdessä vastuuta kuntalaisten hyvinvoinnista.

Taustaa toteutukselle ja sen vaiheille
Hyvinvointikertomuksen valmistelusta vastaa yleensä kunnan hyvinvointiryhmä ja/tai johtoryhmä (tai muu pysyvä ryhmä). Ryhmässä tulee olla kaikkien hallinnonalojen edustus sekä muiden tarpeelliseksi katsottujen tahojen edustus. Valmistelu mukautetaan kunnan toiminnan ja talouden suunnittelun ja päätöksenteon vuosikelloon sekä vuosi- että valtuustokausittaisella tasolla. Kunnissa voidaan suunnitella omat vuosikellot tämän toimintamallin liitteenä olevien vuosikellopohjien avulla. Vaikka valmisteluprosessissa on kuntien välillä eroja, valmistelu etenee yleensä samankaltaisten vaiheiden kautta. Osa vaiheista toteutuu yhtäaikaisesti / päällekkäisesti. Seuraavat suuntaa-antavat vaiheet ja vuosikellorytmitys kuvaavat valtuustokausittaisen hyvinvointikertomuksen valmistelua:

1. Tehtävänanto ja vastuutahojen nimeäminen
   Jos kunnassa ei ole vielä hyvinvointikertomuksen valmistelusta vastaavaa hyvinvointiryhmää, kunnan johtoryhmä määrittelee ja nimeää valmistelun vastuutahon / -tahot ja resursoi valmistelun vaatimat asiat (aika ja henkilöstö).
2. Valtuuston tiedottaminen
   Johtoryhmä esittelee valtuustolle lain velvoittaman hyvinvointikertomuksen valmisteluprosessin. Valtuusto vahvistaa kertomuksen valmistelun ja sisällyttämisen kunnan toiminta- ja taloussuunnitelmaan koko suunnittelukauden ajaksi.
3. Tehtävien ja vastuiden jakaminen
   Johtoryhmä laatii suunnitelman kertomuksen valmistelusta. Ensisijainen valmisteluvastuu on kunnan hyvinvointiryhmällä. Ryhmä aloittaa työnsä laatimalla työsuunnitelman, joka sisältää valmistelun aikataulutuksen ja sopimisen ryhmän jäsenten tehtävistä ja vastuunjaosta (liite ”hyvinvointikertomuksen valmistelumatriisi”). Lisäksi ryhmä tekee suunnitelman valmisteluyhteistyöstä ryhmän ulkopuolisten toimijoiden kanssa (minkä toimijoiden kanssa, missä vaiheessa, mitä yhteistyötä ja mitkä ovat yhteistyön tavoitteet). Hyvinvointiryhmä voi tarpeenmukaisesti jakaa joitakin tehtäviä muille yhteistyötahoille. Konkreettisia esimerkkejä kunnassa toimivien tahojen rooleista ja vastuista lisätään lähiaikoina SHVK:n internetsivuille ja Innokylään tämän toimintamallin liitteeksi.
4. Hyvinvointikertomuksen valmistelu
   • Hyvinvointikertomuksen valmistelu: Kuntastrategiaan, ohjelmiin ja suunnitelmiin sekä tietoon tutustuminen ja tiedon kokoaminen
     Valtuustokausittaisen kertomuksen työstäminen aloitetaan yleensä valtuustokauden viimeisen vuoden tammi-maaliskuussa: a) Koska voimassa oleva kuntastrategia linjaa kertomuksen valmistelua, hyvinvointiryhmä kirjaa työvälineeseen lyhyesti strategian hyvinvointia koskevat painopisteet ja linjaukset ja huomioi ne valmistelun seuraavissa vaiheissa. Kuntastrategian päivittäminen huomioidaan valmistelussa. b) Valmistelussa huomioidaan myös erilaiset hyvinvointia koskevat ohjelmat ja suunnitelmat, jotka hyvinvointiryhmä kokoaa luetteloksi työvälineeseen. c) Hyvinvointiryhmä tutustuu työvälineen avulla oman kunnan hyvinvointitietoon tarkastellen viime vuosien kehitystä ja verraten tietoja muihin kuntiin. Myös kunnan omista järjestelmistä saatavaa tietoa ja eri tavoin kerättyä kokemustietoa kootaan kertomukseen. Tiedosta tehtävien analyysien ja keskustelujen perusteella ryhmän jäsenet kirjaavat arviointia ja johtopäätöksiä kuntalaisten hyvinvoinnista ja palvelujärjestelmän toimivuudesta.
   •  Hyvinvointikertomuksen valmistelu: Hyvinvointitiedon käsittely ja tulkinta sekä vahvuuksien ja kehittämiskohteiden valinta 
     Kertomuksen työstämistä jatketaan huhti-kesäkuussa käsittelemällä ryhmän kokoamaa hyvinvointitietoa johtoryhmän, valtuuston, lautakuntien ja kunnanhallituksen kanssa. Hyvinvointitiedon tulkintaan ja vahvuuksien ja kehittämiskohteiden valintaan voivat osallistua myös muut toimijat, kuten hyvinvoinnin teemaryhmät, vapaaehtoissektori, yksityissektori ja kuntalaiset. Keskustelujen pohjalta hyvinvointiryhmä määrittelee kuntalaisten hyvinvoinnin vahvuudet ja kehittämiskohteet, jotka kirjataan sähköiseen hyvinvointikertomukseen kohtaan ”Yhteenveto ja johtopäätökset havainnoista ja arvioinneista”.
   • Hyvinvointikertomuksen valmistelu: Hyvinvoinnin edistämisen suunnitelman laatiminen ja kytkeminen muihin asiakirjoihin
     Kertomukseen määritellyt vahvuudet ja kehittämiskohteet muodostavat pohjan hyvinvoinnin edistämisen suunnitelmalle, jonka hyvinvointiryhmä työstää elo-lokakuussa. Ryhmä kirjaa taulukon muodossa olevaan suunnitelmaan hyvinvoinnin edistämisen tavoitteet, toimenpiteet ja niiden vastuutahot, resurssit ja arviointimittarit painopisteittäin ja kehittämiskohteittain. Hyvinvointiryhmä tekee suunnittelutyön yhdessä talousarviosta ja toimialojen käyttösuunnitelmista vastaavien henkilöiden kanssa, jotta hyvinvoinnin edistäminen kytkeytyy aidosti osaksi kunnan toiminnan ja talouden suunnittelua. Hyvinvointiryhmä, toimialojen johtajat, lautakunnat ja kunnanhallitus varmistavat, että valtuuston hyväksymät toiminnan ja talouden suunnitelma, talousarvio, käyttösuunnitelmat ja hyvinvoinnin edistämisen suunnitelma tukevat toisiaan ja ovat linjassa kuntastrategian kanssa.
5. Hyvinvointikertomuksen valtuustokäsittely ja hyväksyntä
   Marras-joulukuussa hyvinvointikertomus ja sen sisältämä suunnitelma viedään valtuuston käsittelyyn. Kertomus käsitellään mielellään samassa kokouksessa kuin toiminta- ja taloussuunnitelma ja talousarvio, joko samassa pykäläkohdassa liitemateriaalina tai omana pykäläkohtanaan.
6. Hyvinvointikertomuksen julkaisu
   Hyvinvointiryhmä julkaisee sähköinen hyvinvointikertomus -työvälineellä valmistellun, valtuuston hyväksymän hyvinvointikertomuksen. Julkaistuja kertomuksia voi lukea työvälineen internetsivuilla (www.hyvinvointikertomus.fi), josta ne löytyvät Valmiit asiakirjat -välilehdestä.
7. Toimeenpano ja sen tukeminen ja seuranta
   Valtuustokausittaisen hyvinvointikertomuksen sisältämää suunnitelmaa toteutetaan koko valtuustokauden ajan. Toimialojen johtajat ja esimiehet varmistavat, että hyvinvoinnin edistämisen suunnitelmaan ja käyttösuunnitelmiin kirjattuja toimenpiteitä toteutetaan käytännön työssä. Toimenpiteitä ja niiden vaikutuksia seurataan erilaisten arviointimenetelmien ja indikaattoreiden avulla (esim. palveluprosesseja ja hyvinvointia kuvaavat mittarit, asiakaspalaute ja työntekijöiden kokemukset). Toimeenpanon ja vaikutusten arviointi kytketään kunnan osavuosikatsauksiin, tilinpäätöksiin sekä arviointi- ja toimintakertomuksiin. Hyvinvointiryhmä raportoi toimeenpanon toteutuksesta kunnan johtoryhmälle, valtuustolle, kunnanhallitukselle, lautakunnille ja muille tarpeellisiksi katsotuille tahoille vuosittain. Vuosittaisten raporttien yhteydessä suunnitelmaa tarkennetaan vuositasolle. Myönteisiä muutoksia tuetaan, ja havaittuihin ongelmakohtiin puututaan.
8. Hyvinvoinnin ja tehtyjen toimenpiteiden arviointi valtuustokauden päättyessä
   Valtuustokauden viimeisenä vuonna aloitetaan uuden valtuustokausittaisen hyvinvointikertomuksen valmistelu, joten prosessi palaa jälleen vaiheeseen 1. Hyvinvointitiedon tarkastelu- ja käsittelyvaiheessa (vaiheissa 4 ensimmäinen ja toinen kohta) hyvinvointiryhmä ja sen yhteistyötahot arvioivat myös päättyvällä valtuustokaudella tehtyjen toimenpiteiden toteutumista ja vaikutuksia sekä valtuustokaudelle asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Hyvinvointiryhmä kirjaa arvioinnin ja valtuustokauden aikaiset keskeiset oppimiskokemukset työvälineeseen.