Perheiden kohtaamispaikkatoiminnan vertais- ja itsearviointimalli
Lastensuojelun Keskusliiton Perheet keskiöön! -toiminnan Kohtaamispaikkatoiminnan vertais- ja itsearviointimalli on toiminnan kehittämisen työkalu, jonka tavoitteena on kohtaamispaikkojen kehittäminen perheiden tarpeita vastaaviksi.
Toimintamallin nimi
Lastensuojelun Keskusliiton Perheet keskiöön! -toiminnan Kohtaamispaikkatoiminnan vertais- ja itsearviointimalli on toiminnan kehittämisen työkalu, jonka tavoitteena on kohtaamispaikkojen kehittäminen perheiden tarpeita vastaaviksi.
Kohtaamispaikkatoiminnan vertais- ja itsearviointimalli on laadun varmistamisen työkalu, jonka ensisijaisin tavoite on perheiden kohtaamispaikkojen kehittäminen perheiden tarpeita vastaaviksi. Malli toimii työkaluna kohtaamispaikkatoimintaa kehittäville työntekijöille ja vapaaehtoisille sekä toimintaa koordinoiville ja johtaville tahoille.
Arviointimalli soveltuu niin yksittäisen kohtaamispaikan toiminnan arviointiin kuin alueen kohtaamispaikkatoiminnan ja mm. alueellisen kohtaamispaikkatoiminnan rakenteen arviointiin.
Arviointimalli koostuu 21 yksittäisen kohtaamispaikan arviointikriteeristä, jotka jakaantuvat kolmeen osa-alueeseen: toiminta kohtaamispaikassa (11 kriteeriä), kohtaamispaikan toiminnan rakenne (4) ja kohtaamispaikan saavutettavuus ja resurssit (6). Lisäksi on 5 alueellisen kohtaamispaikkatoiminnan arviointikriteeriä, jotka kohdistuvat alueen kohtaamispaikkatoiminnan rakenteen ja ohjaamisen arviointiin. Arviointimallin ja kriteerien pohjana ovat kansalliset kohtaamispaikan laatukriteerit (ks. linkki).
Yksittäiselle kohtaamispaikalle arviointimalli tarjoaa hyvän työkalun, jonka avulla voi kehittää omaa toimintaa. Arviointi voidaan toteuttaa joko vertais- tai itsearviointina tai ulkopuolisena arviointina. Aina ei ole tarpeen käydä kaikkia arviointikriteereitä läpi, vaan arvioinnin kohteeksi voi valita oman toiminnan kannalta keskeiset kriteerit tai osiot. Arviointityökalua voidaan käyttää myös uuden työntekijän tai vapaaehtoisen perehdyttämiseen.
Mm. kunnan tai hyvinvointialueen kohtaamispaikkatoimijaverkostolle arviointimalli tarjoaa välineen toiminnan systemaattisen arvioinnin ja kehittämistyön tueksi. Kohtaamispaikoissa toteutetun systemaattisen arvioinnin kautta saadaan tietoa mm. siitä, mitkä ovat ko. alueen kohtaamispaikkatoiminnan vahvuudet ja kehittämiskohteet. Alueellisen kohtaamispaikkatoiminnan rakenteen arvioinnin kautta saadaan tietoa, miten koordinointi toimii tai miten kohtaamispaikkatoiminta kytkeytyy perhekeskuksiin.
Perheiden kohtaamispaikkatoiminnan itse- ja vertaisarvioinnin arviointimalli on työkalu kohtaamispaikkojen toiminnan kehittämiseksi ympäri Suomen.
Perheiden kohtaamispaikoilla tarkoitetaan avoimia matalan kynnyksen paikkoja tai tiloja, joissa lapsilla, vanhemmilla ja perheillä on mahdollisuus tavata toisiaan. Näitä perheiden kohtaamispaikkoja ylläpitävät niin varhaiskasvatus, sosiaali- ja terveystoimi, kirjastot, järjestöt, seurakunnat kuin muut uskonnolliset yhteisöt. Niissä voi työskennellä sekä palkattuja työntekijöitä että vapaaehtoisia.
Kohtaamispaikat ovat osa perhekeskuksia, joita parhaillaan kehitetään kaikilla hyvinvointialueilla. Kehittämistyön tavoitteena on alueellinen yhdenmukaistaminen ja vakiinnuttaminen, mitä myös kohtaamispaikkatoiminnan arviointimalli tukee. Se toimii niin yksittäisen kohtaamispaikan toiminnan kehittämisen tukena kuin tietyn alueen kohtaamispaikkatoiminnan ja mm. alueellisen kohtaamispaikkatoiminnan rakenteen arvioinnissa. Tätä kautta voidaan vahvistaa ko. alueen kohtaamispaikkatoiminnan laatua ja kytkeytymistä alueen perhekeskustoimintaan.
Suunnitelmallinen ja säännöllinen arviointi tuo näkyviin eri toimijoiden toteuttaman kohtaamispaikkatoiminnan laadun sekä sen merkityksen perheiden palvelurakenteissa.
Kohtaamispaikkatoiminnan vertais- ja itsearviointimalli soveltuu työkaluksi niin yksittäisen kohtaamispaikan toimintaa kehittäville työntekijöille ja vapaaehtoisille kuin kohtaamispaikkatoimintaa koordinoiville ja johtaville tahoille. Säännöllisen ja systemaattisen arvioinnin kautta on mahdollista välittää myös perhekeskuksen johdolle tietoa siitä, mitkä ovat alueen kohtaamispaikkatoiminnan vahvuudet ja kehittämiskohteet sekä sopia tarvittavista toimenpiteistä.
Työkalun keskeisenä tavoitteena on tuoda esille perheiden erilaisten tarpeet ja kehittää kohtaamispaikkojen toimintaa niitä vastaavaksi sekä perheiden arkea ja jaksamista tukevaksi. Perheiden osallisuus on huomioitu arviointimallissa monin eri tavoin: muun muassa arviointiaineisto koostuu työntekijöiden/ vapaaehtoisten haastattelun ja toiminnan havainnoimisen ohella osallistujien kanssa käydyistä keskustelusta. Myös arviointikriteereissä on mukana sekä vanhempien että lasten osallisuus. Lisäksi kiinnitetään huomiota mm. vuorovaikutukseen, perheiden monimuotoisuuden huomioimiseen, ja toiminnan saavutettavuuteen. On myös tärkeää, että arvioinnin tuloksista keskustellaan kohtaamispaikassa käyvien perheiden kanssa ja heitä informoidaan mm. sovituista kehittämiskohteista.
Arviointi kohtaamispaikassa
Arviointi voidaan toteuttaa joko vertais- tai itsearviointina tai ulkopuolisena arviointina.
Itsearvioinnin suorittavat kohtaamispaikan työntekijät/vapaaehtoiset. Jokainen tekee oman henkilökohtaisen arviointinsa, minkä jälkeen kaikki kokoontuvat keskustelemaan arvioinneista. Yhteisiin arvioihin päädytään yhteisen neuvottelun tuloksena. Mikäli arviointimalli ei ole entuudestaan tuttu, itsearviointi on hyvä keino tutustua malliin ja siihen liittyviin materiaaleihin.
Vertaisarvioinnin tekee arviointipari, jonka muodostavat kaksi työntekijää/vapaaehtoista kahdesta eri kohtaamispaikasta, esim. arvioijat kohtaamispaikoista A ja B ja arvioivat C:tä. Tärkeää on, että riippuvuuksia syntyy mahdollisimman vähän, eli jos A ja B ovat arvioineet C:tä, C ei arvioi heitä. Näin arvioinnin objektiivisuus vahvistuu ja vertaisoppiminen lisääntyy.
Arviointipari vierailee arvioitavassa toimipaikassa haastatellen henkilöstöä, jututtaen kävijöitä, havainnoiden ja perehtyen saatavilla olevaan materiaaliin. Arviointi voidaan suorittaa myös ulkopuolisena arviointina, jolloin sen suorittaa sellainen pari, joka ei työskentele kohtaamispaikoissa. Pari voi muodostua perhekeskuksen työntekijöistä, taustajärjestöjen toimihenkilöistä tai vaikkapa läheisen nuorisotalon työntekijöistä, joilla saattaa olla kokemusta samantyyppisen arvioinnin tekemisestä.
Vertaisarvioinnin eteneminen kohtaamispaikassa
Arvioinnin kesto
Arvioinnin kesto vaihtelee sen mukaan, miten pitkäksi keskustelut työntekijöiden/vapaaehtoisten ja osallistujien kanssa venyvät, miten laajasti havainnointia on tarpeen tehdä, miten haastavaksi kriteereiden arviointi muodostuu sekä sen mukaan, miten paljon keskustelua palautteesta syntyy.
Esimerkki arviointipäivän aikataulusta:
9.30-10.00 Alkupalaveri työntekijöiden/ vapaaehtoisten kanssa
10.00-12.00 Arviointiaineiston kerääminen, havainnointi, haastatteleminen, loppupalaveri
12.00-13.00 Arvioinnin kokoaminen esim. lounaan äärellä
14.00-16.00 Palautteen antaminen
Arvioinnin toteutus voidaan jakaa neljään eri vaiheeseen: 1. valmistautuminen, 2. arviointiaineiston kerääminen, 3. arvioinnin kokoaminen ja 4. palautteen antaminen.
1. Valmistautuminen
Arvioitsijapari on perehtynyt huolellisesti arviointimalliin ja -kriteeristöön sekä arvioitavaan kohtaamispaikkaan.
Arvioinnista sovitaan etukäteen. Samassa yhteydessä kohtaamispaikan henkilökunnalle esitetään toivomus, että arvioitsijoiden vierailusta kerrottaisiin myös paikalla oleville perheille ja että arvioitsijat voisivat keskustella myös heidän kanssaan. Arviointikohteelta tulee pyytää etukäteen kohtaamispaikkaa koskevaa materiaalia. Siitä, ketkä ovat läsnä palautteen antamistilanteessa (johtoa, koordinaattori yms.), tulee myös sopia.
2. Arviointiaineiston kerääminen
Arviointiaineistona ovat: työntekijöiden/ vapaaehtoisten haastattelu, toiminnan havainnoiminen, osallistujien kanssa keskustelu sekä kohtaamispaikan verkkosivut ja muu materiaali
On tärkeää huolehtia siitä, että kaikkiin neljän arviointiaineiston keräämisen osa-alueeseen jää riittävästi aikaa. Työntekijöiden/ vapaaehtoisten haastattelut voi sopia tehtäviksi ennen kuin aloitetaan havainnointi ja osallistujien kanssa keskustelu. Osallistujien kanssa keskustelu on hyödyllistä, mutta se ei saa syödä kaikkea aikaa – myös rauhalliseen havainnointiin pitää jäädä tarpeeksi aikaa.
Työntekijöillä/ vapaaehtoisilla on omat tehtävänsä ja he ovat siellä osallistujia varten. Osallistujat ovat osallistumassa paikan toimintaan, joten arvioitsijoiden on toimittava hienovaraisesti tätä toimintaa häiritsemättä. Työntekijöiden/ vapaaehtoisten ja osallistujien kanssa keskustelu on tehtävä hienotunteisesti joko silloin, kun siihen tarjoutuu luonteva mahdollisuus tai silloin, kun siitä on etukäteen sovittu. Arvioitsijan tulee olla tilanneherkkä tarkkailija – ei konsultti tai omien kokemustensa esiintuoja.
Havainnointi
Arvioinnin aikana on tärkeä tarkkailla ihmisiä, ryhmiä ja niiden välistä vuorovaikutusta sekä aistia ilmapiiriä ja tunnelmaa. Lisäksi on havainnoitava ympäristöä: löytyykö paikasta interaktiivisia tiloja (kohtaamisia edistäviä paikkoja, tavaroidenvaihtokulmauksia, keittiö jne.) ja pintoja (liitutauluja ja niissä olevia kuvia ja kirjoituksia, ilmoitustauluja ja niiden ilmoituksia).
Havainnoista ja keskusteluista tehdään muistiinpanoja kriteeristö- ja asteikkokortille kunkin kriteerin kohdalle. Lisäksi kirjataan ylös vuorovaikutusta ja tunnelmaa, kuvataan lyhyesti havaintoja, joihin ne perustuvat. Kirjataan myös fyysistä ympäristöä koskevat havainnot (esim. ”asiakkaan myönteiset palautteet liitutaululla loivat kivaa tunnelmaa”). Huomioidaan myös ongelmat ja kielteiset piirteet, esim. tilajärjestely tai sisustus eivät suosi kohtaamista, tila on ”kalsea”, huono akustiikka haittaa keskustelua, pieneen keittiöön ei mahdu toimimaan ryhmää, ei ole vetäytymispaikkaa luottamukselliseen keskusteluun, verkkoviestintä ei ole selkokielistä ja/ tai ei suosi vuorovaikutusta jne.
3. Arvioinnin kokoaminen
Kun aineisto on kerätty, arvioitsijapari vetäytyy johonkin rauhalliseen paikkaan, jossa kumpikin tekee ensin henkilökohtaiset arviointinsa kriteeri kerrallaan. Tämän jälkeen he käyvät kaikki kriteerit läpi ja muodostavat konsensukseen perustuvan yhteisen arvion. Lopuksi koontilomakkeelle (ks. linkki) kirjataan yhdessä vahvuudet ja kehittämiskohteet kokonaisin lausein.
On ehdottoman tärkeää olla objektiivinen, kriittinen ja tarkka. Arvioinnin tarkoitus on tukea toiminnan kehittämistä, siksi arvioinnin kohde hyötyy tarkoista kriteereihin pohjautuvista havainnoista.
4. Palautteen antaminen
Paikalla tulisi olla työntekijät/ vapaaehtoiset ja mahdollisesti kohtaamispaikkatoiminnan koordinaattori ja muuta johtoa. Arvioitsijoiden asenteen tulee olla kohtelias, arvostava ja positiivisen rohkaiseva.
Ensin käydään läpi vahvuudet, sitten kehittämiskohteet, jotka on pyrittävä kuvaamaan rakentavasti. Parantamista kaipaavat seikat tulee kuitenkin kuvata selkeästi ja kaunistelematta. Tarvittaessa kriteerejä voidaan käydä läpi tarkemmin. Todennäköisesti keskustelulle varattu aika kuluu kuitenkin vahvuuksista ja kehittämiskohteista keskusteluun, mikä onkin tärkeintä. Arvioitsijoiden pitää tarvittaessa perustella arvionsa ja arvosanansa aineistoonsa perustuen.
Mikäli keskustelussa tulee esille uusia näkökohtia, arvioitsijoiden on varauduttava muuttamaan arvioitaan. Lopullinen arviointilomake luovutetaan kohtaamispaikalle vasta, kun nämä mahdolliset korjaukset on tehty. Palautetilaisuus on siis vielä osa arviointiprosessia. Tavoitteena on sopia jo palautekeskustelussa, millaisiin toimiin ja millaisella aikataululla kohtaamispaikka ryhtyy kehittämiskohteiden osalta.
Alueen tai verkoston kohtaamispaikkatoiminnan arviointi
Kohtaamispaikkojen arvioinnit viedään alueen kohtaamispaikkatoimijaverkoston (esim. kunta tai hyvinvointialue) tapaamiseen vuosittain.
Yksittäisistä arvioinneista on hyvä tehdä yhteenveto, josta tulee ilmi kohtaamispaikkojen vahvuudet ja kehittämiskohteet sekä suunnitelmat toiminnan kehittämiseksi. Arvioinnit ja yhteenveto käydään läpi keskustellen ja tarkastellaan erityisesti toimintaa yhdistäviä seikkoja.
Sen jälkeen verkosto arvioi keskustellen alueellisen kohtaamispaikkatoiminnan viisi kriteeriä. Keskustelun pohjalta määritellään verkoston vahvuudet, kehittämiskohteet sekä tehdään suunnitelma toiminnan kehittämiseksi.
Tämän jälkeen kooste kohtaamispaikkojen arvioinneista ja alueellisesta arvioinnista viedään perhekeskuksen johdolle tiedoksi ja mahdollisia toimenpiteitä varten. Toivottavaa olisi, että siinä kohtaamispaikkaverkoston tapaamisessa, jossa arviointi tehdään, olisi läsnä myös perhekeskuksen johtoa.
Tuki työkalun käyttöön
Perheet keskiöön! -toiminta tarjoaa kohtaamispaikka- ja perhekeskustoimijoille tukea ja koulutusta arviointityökalun käyttöön. Mikäli työkalu ei ole vielä tuttu, meiltä voi tilata peruskoulutuksen (3h), jossa käymme tiiviisti läpi, mistä perheiden kohtaamispaikkatoiminnan arviointimallissa on kyse ja mitä arviointi käytännössä tarkoittaa niin yksittäisen kohtaamispaikan kuin laajemman verkoston tai hyvinvointialueen tasolla.
Järjestämme koulutuksia hyvinvointialuekohtaisesti yhteistyössä alueen kohtaamispaikkatoimintaa koordinoivien tahojen kanssa. Koulutukset on suunnattu yksittäisten kohtaamispaikkojen toimijoille sekä kohtaamispaikkatoimintaa koordinoiville ja johtaville tahoille. Koulutus sopii sekä ammattilaisille että vapaaehtoisille. Koulutuksen jälkeen olemme tarvittaessa hyvinvointialueen tukena arviointien käynnistämisessä. Mikäli olet kiinnostunut tilaamaan koulutuksen oman alueesi kohtaamispaikkatoimijoille, ole yhteydessä Lastensuojelun Keskusliiton Perheet keskiöön -toiminnan työntekijöihin.
Työkalun voi ottaa käyttöön myös ilman koulutusta perehtymällä verkkosivuillamme olevaan arviointimateriaaliin.
Perheet keskiöön! -toiminta (aiemmin hanke) on kouluttanut vuodesta 2019 lähtien yli 200 perheiden kohtaamispaikkatoiminnan työntekijää, vapaaehtoista sekä toimintaa koordinoivaa tai johtavaa tahoa. Koulutuksiin osallistuneet ovat kunnista, hyvinvointialueilta, järjestöistä ja seurakunnista tai muista uskonnollisista yhteisöistä. Koulutuksen käyneitä on liki kaikilla hyvinvointialueilla, joskin alueiden välillä on suuria eroja.
Vertaisarviointimallin koulutusten palautteissa on todettu mallin olevan hyvä ja toimiva käytännön työkalu, joka tukee sekä työntekijän/vapaaehtoisen omaa että kohtaamispaikan toimintaa. Malli jäsentää, selkiyttää ja luo rakennetta toimintaan. Parhaimmillaan malli on väline tutustumisessa oman alueen eri toimijoihin ja sen kautta löytää kehittämisen kohteita myös omaan toimintaan. Mallin avulla saadaan nostettua kehittämisen kohteita esiin ja havainnollistettua, millaisiin asioihin tulisi kiinnittää huomiota, jotta toiminta olisi hyvää. Vertais- ja itsearviointimallin käytön koetaan vahvistavan hyvin alueellista kumppanuutta ja yhteisöllisyyttä. Arviointien toteutusta tukevat myös toimivat alueelliset verkostot.
Koulutettujen kokemukset vertaisarviointiprosesseista ovat olleet positiivisia ja arviointien on koettu olevan antoisia sekä arvioitsijoille että arvioinnin kohteena oleville. Myös vapaaehtoisen ja ammattilaisen välisenä parityönä toteutettujen vertaisarviointien on koettu olevan erittäin mielenkiintoisia kokemuksia. Myös arvioinnin toteuttaminen itsearviointina on koettu hyväksi.
Itsearvioinnit ovat parhaimmillaan käynnistäneet monenlaisia oman toiminnan kehittämisen prosesseja. Arviointien kautta saa tärkeää tietoa toiminnan vaikuttavuudesta ja mahdollisista kehityskohteista. Mallin on todettu olevan oiva apuväline ja tarjoavan taustamateriaalia myös käynnistyvän toiminnan suunnitteluun sekä oman toiminnan arviointiin henkilökunnan kesken.
Kansikuva
