Sähköinen ajanvaraus , Itä-Uudenmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I4)
Toimintamallin tarkoituksena on edistää yhtenäisen sähköisen ajanvarauksen käyttöönottoa Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella. Malli selkeyttää sähköisen ajanvarauksen laajentamista uusiin palveluihin ja toimii kehittämistyön tukena.
Model name
Toimintamallin tarkoituksena on edistää yhtenäisen sähköisen ajanvarauksen käyttöönottoa Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella. Malli selkeyttää sähköisen ajanvarauksen laajentamista uusiin palveluihin ja toimii kehittämistyön tukena.
Toimintamalli tukee sähköisen ajanvarauksen käyttöönottoa ja laajentamista niissä palveluissa, joissa sähköinen ajanvaraus ei ole vielä käytössä. Sen avulla palveluyksikön palveluvastaava tai esimies voi käynnistää käyttöönottoprosessin omassa yksikössään. Prosessikuvaus nopeuttaa myös ICT-kehittämisasiantuntijan ja järjestelmäasiantuntijan työtä sekä selkeyttää rooleja ja eri toimijoiden vastuita prosessin eri vaiheissa.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueeseen kuuluu seitsemän kuntaa, ja se vastaa alueen sosiaali- ja terveyspalveluista sekä pelastustoimesta. Erikoissairaanhoidon palvelut tuottaa HUS-yhtymä. Alue on kaksikielinen ja siellä asuu noin 99 000 ihmistä.
Alueen ikärakenne vaihtelee kunnittain, vähiten nuoria ja eniten iäkkäitä asuu Myrskylän, Pukkilan ja Lapinjärven alueella. Koko alueen yli 65-vuotiaden osuus on kuitenkin kasvussa .(Itä-Uudenmaan hyvinvointialue, 2023.)75 vuotta täyttäneen väestön osuus on jo nykytilanteessa samalla tasolla kuin maassa keskimäärin.(THL, 2023.)
Alueella on laajennettu digitaalisia palveluja, joista sähköinen ajanvaraus on keskeinen kehityskohde. Sen käyttöönotolla pyritään parantamaan palvelujen saatavuutta, saavutettavuutta ja asiakaslähtöisyyttä. Sähköinen ajanvaraus voi myös edistää yhdenvertaisuutta vapauttamalla ammattilaisten puhelinaikaa niille asiakkaille, jotka eivät voi asioida sähköisesti.
Sähköisen ajanvarauksen ratkaisut ja kehittäminen hyvinvointialueella tulee toteuttaa asiakastietolain mukaisesti ja olla yhteensopivia Kanta-järjestelmän kanssa. Ammattilaisen on kiinnitettävä huomiota esimerkiksi alaikäisen päätöskyvyn kirjaamiseen ja mahdollisiin kieltoihin. Asiakkaan siirtäessä tai peruessa aikaansa sähköisesti, hoitotakuun määräaika voi umpeutua, ja näistä asioista on tärkeää informoida asiakasta. Näiden lisäksi Itä-Uudenmaan hyvinvointialue on kaksikielinen, joten palvelut on järjestettävä myös ruotsiksi terveydenhuoltolain mukaisesti.
Sähköisen ajanvarauksen käyttöönoton mallin avulla ammattilaiset saavat selkeän kuvan, siitä miten käyttöönoton prosessi etenee ja siitä mitä asioita kehittämisessä ja käyttöönotossa tulee huomoida.
Sähköisen ajanvarauksen kohderyhmä on laaja. Kohderyhmään kuuluu ajanvarauspalveluita käyttävät asiakkaat ja ammattilaiset. Varsinaisen käyttöönoton mallin kohderyhmää on ajanvarauksia käsittelevät ammattilaiset ja palvelut.
Ammattilaisen ja asiakkaiden toiveita ja kiinnostusta sähköiseen ajanvaraukseen oli kysytty ennen projektin alkamista hyvinvointialueen sisäisellä kyselyllä. Kyselyt toteutettiin vuoden 2023-2024 aikana.
Asiakkaiden toive sähköiseen ajanvarausmahdollisuuteen esiintyy myös vahvasti Nordic health care Groupin tekemässä Digisotekeskusken perustamisselvityksessä. (liite)
Asiakkaat voivat antaa palautetta sähköisesessä ajanvarauksessa olevan linkin kautta.
- Selkeä prosessikuvaus käyttöönotosta ja ajanvarauksen toiminnoista
- Käyttöön otettavissa olevat, testatut ja määritellyt sähköisen ajanvarauksen ominaisuudet
- Hyötyjen seuranta ja viestiminen saavutetuista hyödyistä
- Alueellinen yhteistyö ja yhteiset toimintatavat
- Ongelmien esille tuominen ja aktiivinen ratkaisujen etsiminen
- Säännöllinen viestintä ja koulutukset.
- Teknisesti yhteensopivat järjestelmät
- Toimintamallissa sähköisen ajanvarauksen käyttöönotto etenee suunnitellusti neljän tapaamisen kautta, joista jokaiselle on määritelty selkeä agenda.
- Käyttöönoton malli sekä sähköisen ajanvarauksen toiminnallisuudet kuvattiin prosessina IMS järjestelmään.
-
Mallissa on edelleen kehittämisen varaa, etenkin yhtenäisten alueellisten ajanvarauskäytäntöjen kehittämisessä, johon huomattiin menevän enemmän aikaa ja suunnittelua.
Kansikuva
