RAI-järjestelmän käyttöönoton vaiheet:
Organisoitumisvaiheessa tehdään huolellinen ja realistinen RAI-järjestelmän käyttöönottosuunnitelma, jolla varmistetaan, että organisaatiossa kaikilla on yhteinen ymmärrys muutoksesta ja sen toteuttamisesta. RAI-järjestelmän käyttöönottosuunnitelmassa kuvataan tarkasti eri vaiheissa toteutettavat toiminnot. Tässä vaiheessa tehdään myös RAI-koulutussuunnitelma, joka sisältää perehtymisen THL:n verkkokoulun avulla, RAI-kouluttajakoulutuksen, työntekijöiden itsenäisen opiskelun ja perehtymisen sekä RAI-vastaavien resurssin henkilöstön RAI-osaamisen varmistamisessa.
RAI-järjestelmän käyttöönotto edellyttää myös vastuuhenkilöiden nimeämisen, joita ovat RAI-koordinaatioryhmän jäsenet, RAI-koordinaattori, RAI-kouluttajat ja yksiköiden RAI-vastaavat. Vastuuhenkilöiden rooli korostuu muutosvaiheessa, mutta heidän tehtävänsä jatkuu myös silloin kun RAI-toiminta on vakiintunut.
- RAI-koordinaatioryhmä vastaa RAI-järjestelmän käyttöönotosta.
- RAI-koordinaattori toteuttaa RAI-järjestelmän käyttöönottoa RAI-kouluttajien, RAI-vastaavien ja henkilöstön kanssa.
- RAI-kouluttajat toteuttavat organisaatiossa RAI-arviointiin ja siitä saatavan tiedon hyödyntämiseen liittyviä koulutuksia henkilöstölle.
- RAI-vastaavat ovat yksikön henkilöstön lähitukena RAI-arviointien toteutuksessa sekä siitä saatavan tiedon hyödyntämisessä.
- Esihenkilön keskeisenä tehtävänä on juurruttaa RAI osaksi hoidon suunnittelu- ja seurantaprosessia yksikössään.
- Edellä mainitut ovat tärkeitä henkilöstölle RAI-järjestelmän käyttöönotossa, mutta heidän tukeaan tarvitaan myös siirryttäessä jatkuvaan RAI-toimintaan.
Varhain organisoitumisvaiheessa organisaatio tekee THL:n kanssa alilisenssisopimuksen RAI-välineen käytöstä. Sopimus on välttämätön, koska se on edellytys RAI-välineistön käytölle. Sopimus velvoittaa organisaation toimittamaan THL:ään organisaatiorakennetta (toimintayksiköt) koskevat ajantasaiset tiedot sekä tiedot RAI-arvioinneista. Sopimus oikeuttaa organisaation saamaan käyttöönsä arviointitietojen pohjalta THL:ssä koostettuja vertailutietoja (keskiarvo- ja jakaumatietoja).
Toisena organisoitumisvaiheen tehtävänä on käynnistää RAI-ohjelmiston hankinta ohjelmistotoimittajalta (Apotti Oy, Invian Oy ja Raisoft Oy). Ohjelmistot ovat maksullisia ja niiden hankintaan ja teknisen käyttövalmiuden rakentamiseen on hyvä varata riittävästi aikaa, tyypillisesti prosessiin kuluu useampia kuukausia.
Alilisenssisopimus THL:n kanssa Näin otat RAI-järjestelmän käyttöön -verkkosivulla
RAI-ohjelmiston hankkiminen Näin otat RAI-järjestelmän käyttöön -verkkosivulla
Alueellinen RAI-koordinaatioryhmä ja RAI-koordinaattori (PDF).
RAI-vastaavien ja RAI-kouluttajien roolit ja tehtävät (PDF)
Orientoitumisvaiheessa infotilaisuuksien ja vertaiskäyntien tavoitteena on jakaa tietoa ja sitouttaa henkilöstöä RAI-välineistön käyttöönottoon. Infotilaisuuksissa RAI-koordinaatioryhmän ja henkilöstön välinen avoin dialogi varmistaa onnistuneen RAI-välineistön käyttöönoton. RAI-koordinaatioryhmän jäsenet tuovat esille tavoitteita, joita RAI-järjestelmän avulla halutaan saavuttaa. Henkilöstölle on tärkeä tuoda esille RAI-välineistön käyttöönotto ja sen hyödyt moniammatillisessa yhteistyössä hoitajien, lääkäreiden ja kuntoutuksen ammattilaisten (fysioterapeutit, toimintaterapeutit) kesken.
RAI-koordinaattori voi järjestää vertaiskäyntejä tai tapaamisia RAI-välineistöä jo pidempään käyttäneiden käyttävien organisaatioiden henkilöstön kanssa voi edesauttaa luomaan oikeita toimintatapoja ja välttämään mahdollisten virheiden toistamisen.
RAI-järjestelmän käyttöönottoa varten on hyvä luoda tukijärjestelmä henkilöstön kysymyksiä varten. Henkilöstöä kannattaa kannustaa hyödyntämään RAI-tiedon hankintaa esimerkiksi THL:n verkkosivuilta ja RAI-verkkokoulusta sekä RAI-välineistön käyttökokemuksista tehdyistä julkaisuista.
Esimerkki henkilöstön infotilaisuuden sisällöstä (PDF)
RAI-osaamisen varmistamisen vaiheessa organisaatio toteuttaa RAI-koulutukset organisoitumisvaiheessa tehdyn koulutussuunnitelman mukaisesti. Työntekijöiden oppimisen erilaisuus on hyvä huomioida. RAI-kouluttajilla ja RAI-vastaavilla on tärkeä rooli organisaation RAI-osaamisen varmistamisessa.
THL:n RAI-kouluttajakoulutus antaa valmiudet kouluttaa henkilöstöä RAI-arvioinnin tekemiseen ja siitä saatavan tiedon hyödyntämiseen. Lisätietoa RAI-kouluttajakoulutuksesta saa THL:n verkkosivustolta.
Yksiköiden RAI-vastaavat ovat työyhteisön lähitukena RAI-arvioinnin tekemisessä ja siitä saatavan tiedon hyödyntäminen palvelujen ja hoidon suunnittelussa ja toteutuksessa. RAI-vastaavan verkostoituminen ja vertaistuki alueen palveluntuottajien muiden RAI-vastaavien kanssa on suositeltavaa. Kokemusten jakaminen tukee RAI-vastaavaa hänen tehtävässään yksikön RAI-osaaminen tukijana ja varmistajana.
RAI-koordinaattorin tehtävänä on luoda RAI-kouluttajien ja RAI-vastaavien osaamisen verkosto alueella. Verkosto tukee järjestelmällisten RAI-arviointien toteutumisen sekä osaavan RAI-tiedon hyödyntämisen asiakkaan hoidossa.
Esihenkilöillä on tärkeä rooli yksikön RAI-osaamisen varmistamisessa. Esihenkilön huolehtii, että työnsuunnittelussa huomioidaan riittävät sekä henkilöstö- että aikaresurssit jotka tarvitaan työntekijöiden RAI-koulutuksiin, asiakkaan RAI-arvioinnin tekemiseen ja palvelu- ja hoitosuunnitelman laatimiseen. Lisäksi pitää huomioida RAI-vastaavan tarvitsema aika omaan kouluttautumiseen ja työyhteisön tukemiseen. Esihenkilön ja RAI-vastaavan hyvä ja kiinteä yhteistyö on olennainen käyttöönoton onnistumiselle.
RAI-osaamista tukee THL:n RAI-verkkokoulu, jossa voi opiskella RAI-välineiden käyttöä ja RAI-tiedon hyödyntämistä. RAI-verkkokoulu on kaikille avoin ja maksuton, mutta edellyttää kirjautumisen.
RAI-koulutuksen hankkiminen Näin otat RAI-järjestelmän käyttöön -verkkosivulla
THL:n RAI-verkkokoulu
RAI-arviointi ja arviointitiedon käyttö vaiheessa konkretisoituu RAI-koulutuksissa käydyt asiat RAI-arvioinnista ja arviointitiedon hyödyntämisestä. RAI-osaajaksi kehittyminen on prosessi, jossa työntekijä kehittyy RAI-arvioinnin teknisestä täyttäjästä RAI-arviointitiedon hyödyntäjäksi. Aloittelijatasolla työntekijä tietää RAI-arvioinnin sisällön ja periaatteet. Seuraavalla edistyneellä tasolla työntekijä ymmärtää kysymysten sisällöllisen merkityksen ja käyttää apuna RAI-arviointikäsikirjaa. Pätevällä tasolla työntekijä osaa tulkita mittarit ja herätteet sekä soveltaa niistä saatua tietoa asiakkaan palvelu- ja hoitosuunnitelman laatimisessa. Taitavalla tasolla työntekijä analysoi RAI-arvioinnista saatavaa tietoa ja osaa asettaa asiat tärkeysjärjestykset asiakkaan palvelu- ja hoitosuunnitelmaan. Asiantuntijatasolla työntekijällä on paljon kokemusta RAI-arvioinnin tekemisestä ja RAI-tiedon hyödyntämisestä asiakkaan palvelujen ja hoidon suunnittelussa. Tämä tulee näkyviin muiden työntekijöiden tukemisessa RAI-arviointitiedon hyödyntämisessä sekä kehittämisosaamisessa.
RAI-kokonaisarvioinnin tekevät asiakasohjauksessa useimmiten asiakasohjaajat ja säännöllisissä palveluissa henkilön tuntevat hoitajat. Asiakkaan ja läheisen osallistuminen arviointiin on olennaista. Arviointia tekevä ammattilainen, asiakasohjaaja tai hoitaja, kokoaa asiakkaan haastattelun lisäksi arviointiin tietoja myös asiakirjoista ja muilta ammattihenkilöiltä, mm. fysio- ja toimintaterapeutilta tai lääkäriltä.
Laaja-alainen asiakkaan toimintakyvyn ja voimavarojen kartoitus, asiakkaan näkemysten ja toiveiden huomioiminen sekä useiden eri ammattiryhmien osallistuminen arviointiin tuottaa kattavaa tietoa asiakkaan tilanteesta ja siten luotettavan RAI-arvioinnin.
Moniammatillisen RAI-arvioinnin ja siihen perustuvan palvelu- ja hoitosuunnitelman tavoitteena on, että asiakas saa tarpeidensa mukaiset palvelut ja hoidon. Yksilölliseen palvelu- ja hoitosuunnitelmaan kirjataan RAI-arvioinnin tulokset, asiakkaan kanssa yhteistyössä asetetut tavoitteet ja suunnitelma seurannasta.
THL:n RAI-verkkokoulun kurssi RAI-arviointi on tarkoitettu osaamisen tueksi asiakkaan RAI-arvioinnissa ja palvelu- ja hoitosuunnitelman laatimisessa.
Asiakkaille ja omaisille on hyvä järjestää infotilaisuuksia RAI-välineistön käyttöön liittyvistä asioista.
Asiakkaan RAI-arviointi RAIn käyttö asiakastyössä -verkkosivulla
Asiakkaan palvelu- ja hoitosuunnitelma RAIn käyttö asiakastyössä -verkkosivulla
THL:n RAI-verkkokoulu
Esimerkki ikäihmisille ja omaisille järjestettävän infotilaisuuden sisältö (PDF)
RAI-vertailutiedon käyttö vaiheessa vertailutietoa hyödynnetään organisaation tiedolla johtamisessa. Asiakkaiden RAI-arvioinneista muodostuvasta tiedoista tehdään THL:ssä vertailutietoa. Luotettavan vertailutiedon muodostuminen edellyttää kattavasti ja huolellisesti tehtyjä RAI-arviointeja. RAI-vertailutieto on yhteenvetoja ja keskiarvoja, vertailutiedosta ei ole tunnistettavissa yksittäisen henkilön tietoja.
Kaikki RAI-alilisenssisopimuksen tehneet organisaatiot saavat käyttöönsä RAI-palauteraportin. Sen tietosisältöä ovat asiakasrakenne ja palvelujen laatu. Palauteraportin tarkoituksena on tuoda oman toimintayksikön toiminta näkyväksi. Palauteraportin tietoja käyttävät pääasiassa palveluntuottajat ja sen lähijohto.
Yhteisrahoitteiseen RAI-vertailukehittämiseen osallistuvat organisaatiot saavat palauteraportin lisäksi käyttöönsä järjestäjä-, asiakasohjaus-, tilaaja- ja EasyRAIder-tietokannat. Näiden tietosisältöä ovat asiakasrakenne ja palvelujen laatu. Tietokantojen tarkoituksena on tuoda oman organisaation ja vertailukumppanien toiminta näkyväksi. Tietokantoja käyttävät erityisesti palvelunjärjestäjät ja palveluntuottajat.
Iäkkäiden säännöllisten palvelujen RAI-tietokanta on kaikkien käytettävissä. Sen tietosisältöä ovat palvelurakenne, asiakasrakenne, palvelujen kohdentuminen ja palvelujen laatu. Tietokannan tarkoituksena on tuoda oman organisaation ja vertailukumppanien toiminta näkyväksi. Tietokantoja käyttävät erityisesti palvelunjärjestäjät ja palveluntuottajat.
THL:n RAI-verkkokoulun RAI-vertailukehittäminen-kurssilla voi tutustua enemmän RAI-vertailutietoon ja vertailukehittämiseen.
RAI-tiedon käytön tasot: Asiakkaan RAI-arviointi ja vertailutieto (PDF)
RAI-tiedolla johtaminen -verkkosivu
RAI-palauteraportti ja RAI-vertailutietokannat RAI-tiedolla johtaminen -verkkosivulla
THL:n verkkokoulu