THL:n RAI-järjestelmän käyttöönottomalli palvelunjärjestäjälle tai palveluntuottajalle
THL:n käyttöönottomallissa on hyödynnetty eri organisaatioissa toteutuneita RAIn käyttöönottoja. Käyttöönoton vaiheet:
- Organisoituminen
- Orientoituminen
- RAI-osaamisen varmistaminen
- Asiakkaan RAI-arviointi ja arviointitiedon käyttö
- RAI-vertailutiedon käyttö
Toimintamallin nimi
THL:n käyttöönottomallissa on hyödynnetty eri organisaatioissa toteutuneita RAIn käyttöönottoja. Käyttöönoton vaiheet:
- Organisoituminen
- Orientoituminen
- RAI-osaamisen varmistaminen
- Asiakkaan RAI-arviointi ja arviointitiedon käyttö
- RAI-vertailutiedon käyttö
Lakiin ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista lisättiin vuonna 2020 säännös RAI-välineistön käytöstä iäkkäiden palvelutarpeen arvioinnissa. RAI-välineistön käyttö iäkkäiden henkilöiden säännöllisissä palveluissa ja asiakasohjauksessa on aloitettava viimeistään 1.4.2023. Myös muiden asiakasryhmien palveluissa, esimerkiksi vammaispalveluissa, voidaan käyttää RAI-välineistöä, vaikka laki ei vaadi sen käyttöä.
Palvelutarpeiden laaja-alainen selvittäminen on prosessi. Sen tavoitteena on varmistaa iäkkään henkilön saamien palvelujen tarpeenmukaisuus, mutta myös laatu ja yhdenvertaisuus. Tämä edellyttää järjestelmällisyyttä. On tärkeää, että esimerkiksi uuden asiakkaan RAI-arvioinnin tekeminen ohjelmoidaan lähiajan tehtäväksi. Palveluja jo saavan asiakkaan kohdalla taas on olennaista huomioida toimintakyvyssä muutokset, ja tehdä RAI-arviointi oikeaan aikaan jotta hoitoa tai palvelua voidaan mukauttaa tarpeiden mukaiseksi. Järjestelmällistä toimintaa edellyttää myös se, että asiakkaiden arvioinnit tehdään ajallaan puolen vuoden välein ja mukaan arviointiin otetaan myös asiakkaan läheiset.
RAI-järjestelmän käyttöönottomallin tavoitteena on helpottaa palveluiden järjestäjiä ja niiden tuottajia RAI-välineistön järjestelmällisessä käyttöönotossa ja käytön jatkuvassa seurannassa.
Käyttöönottoprosessissa on viisi vaihetta.
1. Organisoituminen,
2. Orientoituminen
3. RAI-osaamisen varmistaminen
4. RAI-arviointi ja arviointitiedon käyttö
5. RAI-vertailutiedon käyttö.
RAI-järjestelmän käyttöönotossa voidaan joutua luomaan kokonaan uusi toimintatapa mutta voi riittää myös, että tarkastetaan olemassa oleva toimintakäytännöt ja mukautetaan niitä niin, että varmennetaan järjestelmällinen RAI-välineistön ja -tiedon käyttö. Molemmissa tapauksissa kyse on muutoksesta joka edellyttää uuden ajattelutavan omaksumista ja uusien asioiden oppimista.
Palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan välillä tarvitaan RAI-välineistön käyttöönotossa ja RAI-tiedon optimaaliseksi hyödyntämiseksi hyvää suunnittelua, tiedon jakamista ja vuorovaikutusta.
Palvelunjärjestäjä hyödyntää RAI-välineistöstä saatavaa tietoa palvelujen ja hoidon koordinoimisessa. Tieto auttaa palvelunjärjestäjää myös palveluntuottajien toiminnan seurannassa, raportoinnissa ja valvonnassa. Palveluntuottaja voi RAI-tiedon avulla tarkastella omaa toimintaansa ja sen laatua. Ammattilaiset käyttävät RAI-tietoa asiakkaiden palvelutarpeen arvioinnissa, palvelu- ja hoitosuunnitelman laadinnassa sekä palvelujen ja hoidon seurannassa.
RAI-järjestelmän käyttöönottomalli on luotu ensisijaisesti silmällä pitäen ikäihmisten palveluiden organisaatioita, niiden johtoa ja henkilöstöä. RAI-järjestelmän käyttöönottomallia voidaan kuitenkin soveltaa myös esimerkiksi vammais- tai mielenterveyspalveluissa.
RAI-välineistön käyttöönotossa organisaatioon nimetään vastuuhenkilöitä, joiden rooli korostuu muutosvaiheessa mutta heidän tehtävänsä jatkuu myös silloin kun RAI-toiminta on vakiintunut. Näitä ovat RAI-koordinaatioryhmän jäsenet, RAI-koordinaattori, RAI-kouluttajat ja yksiköiden RAI-vastaavat.
Ammattihenkilöt voivat kokea uuden RAI-välineen käyttöönoton haasteellisena sekä uuden oppimisen tarpeen että ajankäytön suhteen. RAI-järjestelmän käyttöönoton alussa myöskään johdolla ei välttämättä ole vielä tietoa siitä mitä RAI-käyttöönotto edellyttää, millaista tietoa RAI -välineet tuottaa ja kuinka RAI-tiedolla johtamista toteutetaan. Siksi onkin tarpeen luoda huolellinen ja realistinen suunnitelma RAI-järjestelmän käyttöönotosta. Siihen kuuluu suunnitelma niin arviointeja tekevien ammattilaisten kuin johdon eri tasoilla toimivien osaamisen kehittämisestä, arviointien tekemisen ja tiedon käytön suunnitelma sekä viestintäsuunnitelma, jolla varmistetaan yhteinen ymmärrys muutoksesta ja sen toteutumisesta.
RAI-järjestelmän käyttöönoton organisoituminen alueella (PDF)
Viisi RAI-järjestelmän käyttöönoton vaihetta (PDF)
RAI-järjestelmän käyttöönoton vaiheet:
Organisoitumisvaiheessa tehdään huolellinen ja realistinen RAI-järjestelmän käyttöönottosuunnitelma, jolla varmistetaan, että organisaatiossa kaikilla on yhteinen ymmärrys muutoksesta ja sen toteuttamisesta. RAI-järjestelmän käyttöönottosuunnitelmassa kuvataan tarkasti eri vaiheissa toteutettavat toiminnot. Tässä vaiheessa tehdään myös RAI-koulutussuunnitelma, joka sisältää perehtymisen THL:n verkkokoulun avulla, RAI-kouluttajakoulutuksen, työntekijöiden itsenäisen opiskelun ja perehtymisen sekä RAI-vastaavien resurssin henkilöstön RAI-osaamisen varmistamisessa.
RAI-järjestelmän käyttöönotto edellyttää myös vastuuhenkilöiden nimeämisen, joita ovat RAI-koordinaatioryhmän jäsenet, RAI-koordinaattori, RAI-kouluttajat ja yksiköiden RAI-vastaavat. Vastuuhenkilöiden rooli korostuu muutosvaiheessa, mutta heidän tehtävänsä jatkuu myös silloin kun RAI-toiminta on vakiintunut.
- RAI-koordinaatioryhmä vastaa RAI-järjestelmän käyttöönotosta.
- RAI-koordinaattori toteuttaa RAI-järjestelmän käyttöönottoa RAI-kouluttajien, RAI-vastaavien ja henkilöstön kanssa.
- RAI-kouluttajat toteuttavat organisaatiossa RAI-arviointiin ja siitä saatavan tiedon hyödyntämiseen liittyviä koulutuksia henkilöstölle.
- RAI-vastaavat ovat yksikön henkilöstön lähitukena RAI-arviointien toteutuksessa sekä siitä saatavan tiedon hyödyntämisessä.
- Esihenkilön keskeisenä tehtävänä on juurruttaa RAI osaksi hoidon suunnittelu- ja seurantaprosessia yksikössään.
- Edellä mainitut ovat tärkeitä henkilöstölle RAI-järjestelmän käyttöönotossa, mutta heidän tukeaan tarvitaan myös siirryttäessä jatkuvaan RAI-toimintaan.
Varhain organisoitumisvaiheessa organisaatio tekee THL:n kanssa alilisenssisopimuksen RAI-välineen käytöstä. Sopimus on välttämätön, koska se on edellytys RAI-välineistön käytölle. Sopimus velvoittaa organisaation toimittamaan THL:ään organisaatiorakennetta (toimintayksiköt) koskevat ajantasaiset tiedot sekä tiedot RAI-arvioinneista. Sopimus oikeuttaa organisaation saamaan käyttöönsä arviointitietojen pohjalta THL:ssä koostettuja vertailutietoja (keskiarvo- ja jakaumatietoja).
Toisena organisoitumisvaiheen tehtävänä on käynnistää RAI-ohjelmiston hankinta ohjelmistotoimittajalta (Apotti Oy, Invian Oy ja Raisoft Oy). Ohjelmistot ovat maksullisia ja niiden hankintaan ja teknisen käyttövalmiuden rakentamiseen on hyvä varata riittävästi aikaa, tyypillisesti prosessiin kuluu useampia kuukausia.
Alilisenssisopimus THL:n kanssa Näin otat RAI-järjestelmän käyttöön -verkkosivulla
RAI-ohjelmiston hankkiminen Näin otat RAI-järjestelmän käyttöön -verkkosivulla
Alueellinen RAI-koordinaatioryhmä ja RAI-koordinaattori (PDF).
RAI-vastaavien ja RAI-kouluttajien roolit ja tehtävät (PDF)
Orientoitumisvaiheessa infotilaisuuksien ja vertaiskäyntien tavoitteena on jakaa tietoa ja sitouttaa henkilöstöä RAI-välineistön käyttöönottoon. Infotilaisuuksissa RAI-koordinaatioryhmän ja henkilöstön välinen avoin dialogi varmistaa onnistuneen RAI-välineistön käyttöönoton. RAI-koordinaatioryhmän jäsenet tuovat esille tavoitteita, joita RAI-järjestelmän avulla halutaan saavuttaa. Henkilöstölle on tärkeä tuoda esille RAI-välineistön käyttöönotto ja sen hyödyt moniammatillisessa yhteistyössä hoitajien, lääkäreiden ja kuntoutuksen ammattilaisten (fysioterapeutit, toimintaterapeutit) kesken.
RAI-koordinaattori voi järjestää vertaiskäyntejä tai tapaamisia RAI-välineistöä jo pidempään käyttäneiden käyttävien organisaatioiden henkilöstön kanssa voi edesauttaa luomaan oikeita toimintatapoja ja välttämään mahdollisten virheiden toistamisen.
RAI-järjestelmän käyttöönottoa varten on hyvä luoda tukijärjestelmä henkilöstön kysymyksiä varten. Henkilöstöä kannattaa kannustaa hyödyntämään RAI-tiedon hankintaa esimerkiksi THL:n verkkosivuilta ja RAI-verkkokoulusta sekä RAI-välineistön käyttökokemuksista tehdyistä julkaisuista.
Esimerkki henkilöstön infotilaisuuden sisällöstä (PDF)
RAI-osaamisen varmistamisen vaiheessa organisaatio toteuttaa RAI-koulutukset organisoitumisvaiheessa tehdyn koulutussuunnitelman mukaisesti. Työntekijöiden oppimisen erilaisuus on hyvä huomioida. RAI-kouluttajilla ja RAI-vastaavilla on tärkeä rooli organisaation RAI-osaamisen varmistamisessa.
THL:n RAI-kouluttajakoulutus antaa valmiudet kouluttaa henkilöstöä RAI-arvioinnin tekemiseen ja siitä saatavan tiedon hyödyntämiseen. Lisätietoa RAI-kouluttajakoulutuksesta saa THL:n verkkosivustolta.
Yksiköiden RAI-vastaavat ovat työyhteisön lähitukena RAI-arvioinnin tekemisessä ja siitä saatavan tiedon hyödyntäminen palvelujen ja hoidon suunnittelussa ja toteutuksessa. RAI-vastaavan verkostoituminen ja vertaistuki alueen palveluntuottajien muiden RAI-vastaavien kanssa on suositeltavaa. Kokemusten jakaminen tukee RAI-vastaavaa hänen tehtävässään yksikön RAI-osaaminen tukijana ja varmistajana.
RAI-koordinaattorin tehtävänä on luoda RAI-kouluttajien ja RAI-vastaavien osaamisen verkosto alueella. Verkosto tukee järjestelmällisten RAI-arviointien toteutumisen sekä osaavan RAI-tiedon hyödyntämisen asiakkaan hoidossa.
Esihenkilöillä on tärkeä rooli yksikön RAI-osaamisen varmistamisessa. Esihenkilön huolehtii, että työnsuunnittelussa huomioidaan riittävät sekä henkilöstö- että aikaresurssit jotka tarvitaan työntekijöiden RAI-koulutuksiin, asiakkaan RAI-arvioinnin tekemiseen ja palvelu- ja hoitosuunnitelman laatimiseen. Lisäksi pitää huomioida RAI-vastaavan tarvitsema aika omaan kouluttautumiseen ja työyhteisön tukemiseen. Esihenkilön ja RAI-vastaavan hyvä ja kiinteä yhteistyö on olennainen käyttöönoton onnistumiselle.
RAI-osaamista tukee THL:n RAI-verkkokoulu, jossa voi opiskella RAI-välineiden käyttöä ja RAI-tiedon hyödyntämistä. RAI-verkkokoulu on kaikille avoin ja maksuton, mutta edellyttää kirjautumisen.
RAI-koulutuksen hankkiminen Näin otat RAI-järjestelmän käyttöön -verkkosivulla
THL:n RAI-verkkokoulu
RAI-arviointi ja arviointitiedon käyttö vaiheessa konkretisoituu RAI-koulutuksissa käydyt asiat RAI-arvioinnista ja arviointitiedon hyödyntämisestä. RAI-osaajaksi kehittyminen on prosessi, jossa työntekijä kehittyy RAI-arvioinnin teknisestä täyttäjästä RAI-arviointitiedon hyödyntäjäksi. Aloittelijatasolla työntekijä tietää RAI-arvioinnin sisällön ja periaatteet. Seuraavalla edistyneellä tasolla työntekijä ymmärtää kysymysten sisällöllisen merkityksen ja käyttää apuna RAI-arviointikäsikirjaa. Pätevällä tasolla työntekijä osaa tulkita mittarit ja herätteet sekä soveltaa niistä saatua tietoa asiakkaan palvelu- ja hoitosuunnitelman laatimisessa. Taitavalla tasolla työntekijä analysoi RAI-arvioinnista saatavaa tietoa ja osaa asettaa asiat tärkeysjärjestykset asiakkaan palvelu- ja hoitosuunnitelmaan. Asiantuntijatasolla työntekijällä on paljon kokemusta RAI-arvioinnin tekemisestä ja RAI-tiedon hyödyntämisestä asiakkaan palvelujen ja hoidon suunnittelussa. Tämä tulee näkyviin muiden työntekijöiden tukemisessa RAI-arviointitiedon hyödyntämisessä sekä kehittämisosaamisessa.
RAI-kokonaisarvioinnin tekevät asiakasohjauksessa useimmiten asiakasohjaajat ja säännöllisissä palveluissa henkilön tuntevat hoitajat. Asiakkaan ja läheisen osallistuminen arviointiin on olennaista. Arviointia tekevä ammattilainen, asiakasohjaaja tai hoitaja, kokoaa asiakkaan haastattelun lisäksi arviointiin tietoja myös asiakirjoista ja muilta ammattihenkilöiltä, mm. fysio- ja toimintaterapeutilta tai lääkäriltä.
Laaja-alainen asiakkaan toimintakyvyn ja voimavarojen kartoitus, asiakkaan näkemysten ja toiveiden huomioiminen sekä useiden eri ammattiryhmien osallistuminen arviointiin tuottaa kattavaa tietoa asiakkaan tilanteesta ja siten luotettavan RAI-arvioinnin.
Moniammatillisen RAI-arvioinnin ja siihen perustuvan palvelu- ja hoitosuunnitelman tavoitteena on, että asiakas saa tarpeidensa mukaiset palvelut ja hoidon. Yksilölliseen palvelu- ja hoitosuunnitelmaan kirjataan RAI-arvioinnin tulokset, asiakkaan kanssa yhteistyössä asetetut tavoitteet ja suunnitelma seurannasta.
THL:n RAI-verkkokoulun kurssi RAI-arviointi on tarkoitettu osaamisen tueksi asiakkaan RAI-arvioinnissa ja palvelu- ja hoitosuunnitelman laatimisessa.
Asiakkaille ja omaisille on hyvä järjestää infotilaisuuksia RAI-välineistön käyttöön liittyvistä asioista.
Asiakkaan RAI-arviointi RAIn käyttö asiakastyössä -verkkosivulla
Asiakkaan palvelu- ja hoitosuunnitelma RAIn käyttö asiakastyössä -verkkosivulla
THL:n RAI-verkkokoulu
Esimerkki ikäihmisille ja omaisille järjestettävän infotilaisuuden sisältö (PDF)
RAI-vertailutiedon käyttö vaiheessa vertailutietoa hyödynnetään organisaation tiedolla johtamisessa. Asiakkaiden RAI-arvioinneista muodostuvasta tiedoista tehdään THL:ssä vertailutietoa. Luotettavan vertailutiedon muodostuminen edellyttää kattavasti ja huolellisesti tehtyjä RAI-arviointeja. RAI-vertailutieto on yhteenvetoja ja keskiarvoja, vertailutiedosta ei ole tunnistettavissa yksittäisen henkilön tietoja.
Kaikki RAI-alilisenssisopimuksen tehneet organisaatiot saavat käyttöönsä RAI-palauteraportin. Sen tietosisältöä ovat asiakasrakenne ja palvelujen laatu. Palauteraportin tarkoituksena on tuoda oman toimintayksikön toiminta näkyväksi. Palauteraportin tietoja käyttävät pääasiassa palveluntuottajat ja sen lähijohto.
Yhteisrahoitteiseen RAI-vertailukehittämiseen osallistuvat organisaatiot saavat palauteraportin lisäksi käyttöönsä järjestäjä-, asiakasohjaus-, tilaaja- ja EasyRAIder-tietokannat. Näiden tietosisältöä ovat asiakasrakenne ja palvelujen laatu. Tietokantojen tarkoituksena on tuoda oman organisaation ja vertailukumppanien toiminta näkyväksi. Tietokantoja käyttävät erityisesti palvelunjärjestäjät ja palveluntuottajat.
Iäkkäiden säännöllisten palvelujen RAI-tietokanta on kaikkien käytettävissä. Sen tietosisältöä ovat palvelurakenne, asiakasrakenne, palvelujen kohdentuminen ja palvelujen laatu. Tietokannan tarkoituksena on tuoda oman organisaation ja vertailukumppanien toiminta näkyväksi. Tietokantoja käyttävät erityisesti palvelunjärjestäjät ja palveluntuottajat.
THL:n RAI-verkkokoulun RAI-vertailukehittäminen-kurssilla voi tutustua enemmän RAI-vertailutietoon ja vertailukehittämiseen.
RAI-tiedon käytön tasot: Asiakkaan RAI-arviointi ja vertailutieto (PDF)
RAI-tiedolla johtaminen -verkkosivu
RAI-palauteraportti ja RAI-vertailutietokannat RAI-tiedolla johtaminen -verkkosivulla
THL:n verkkokoulu
Yhteenveto sujuvan RAI-välineistön käyttöönoton onnistumisen edellytyksiä
THL:n RAI-järjestelmän käyttöönottomallin noudattaminen askel kerrallaan mahdollistaa sujuvan ja onnistuneen RAI-välineistön käytön organisaatiossa.
Käyttöönotossa keskeistä on osaamisen kehittäminen ja sekä organisaation että sen henkilöstön kehittyminen. Tehokkaita keinoja ovat yhdessä työssä oppiminen ja tiedon siirtäminen puhumalla ja keskustellen. Tämä tarkoittaa sitä, että
- RAI-arviointeja ja hoitosuunnitelmia käydään läpi moniammattillisesti työyhteisössä ja keskustellaan arviointiin liittyvistä haasteista ja sitä edistävistä asioista. Tämä osaltaan vaikuttaa siihen, että RAI-arviointitieto on luotettavaa ja sitä hyödynnetään asiakastyössä.
- Esihenkilö valmentaa ja tukee henkilöstöä ymmärtämään miten RAI-tietoa käytetään osana hoidon-,kuntoutuksen ja palveluiden suunnitteluprosessia. Esihenkilö huolehtii, että henkilöstölle on riittävästi perehdytystä ja koulutusta ja aikaa siihen. RAI-arviointien ajantasainen toteutus sekä palvelu -ja hoitosuunnitelman laatimiseen tarvittava aika huomioidaan työvuorosuunnittelussa. Esihenkilö tarkastelee RAI-vertailutiedon avulla yksikön toimintaa ja keskustelee yhdessä henkilöstön kanssa tuloksista: Missä onnistuttiin ja missä on kehitettävää?
- Johdon on tärkeää osaltaan perehtyä RAI-järjestelmään ja sen tuottamaan tietoon. RAI-vertailutieto on olennainen tiedolla johtamisen väline. Sitä tulee hyödyntää laajasti koko organisaation toiminnan tarkastelussa ja resurssien kohdentamisessa.
Huolellisesti tehty RAI-järjestelmän käyttöönotto luo pohjan jatkuvalle RAI-toiminnalle, jota tukee RAI-käyttöönoton aikana luodut rakenteet, toiminnot ja hyvät käytännöt. Jatkuvaa toimintaa tulee tarkistaa, arvioida ja tarvittaessa korjata jotta se säilyy tuloksellisena ja tehokkaana.
Kansikuva
